Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Lata với tính chất của một công ty trách nhiệm hữu hạn với quy mô tuy không lớn nhưng được chia thành nhiều bộ phận, mỗi bộ phận đảm nhiệm những chức năng và nhiệm vụ khác nhau làm việc theo một thể thống nhất vì mục tiêu chung của công ty. Các thành viên trong công ty đều có giữ một vai trò quan trọng cũng như có những thế mạnh riêng trong từng lĩnh vực và công việc khác nhau. Mỗi thành viên đều được phân công vị trí phù hợp theo nguyện vọng và năng lực thực tế của từng người để đảm bảo một hệ thống, đạt được hiệu quả cao trong mọi công việc cũng như mọi hoạt động của công ty. Sự phân quyền giữa ban lãnh đạo và các bộ phận, giữa trưởng bộ phận với từng nhân viên đều được thống nhất thực hiện. Điều đó giúp
27
công ty hoạt động theo một trật tự và quy củ nhất định giữa lãnh đạo và các cấp qua đó nâng cao trách nhiệm từng cá nhân để nâng cao trách nhiệm tập thể giúp công ty đạt tối đa hiệu quả công việc một cách nhanh chóng và khoa học. Sự nỗ lực, cố gắng của mỗi thành viên chính là biểu hiện cho mối quan hệ tốt đẹp giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa những đồng nghiệp với nhau. Vì là Công ty TNHH hai thành viên trở lên nên cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Lata được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Lata
Nguồn: Phòng hành chính
Mỗi phòng ban trong công ty đều đảm nhiệm những công việc và giữ vai trò khác nhau nhưng mỗi phòng ban là một nền tảng vững chắc để hình thành lên công ty và đảm bảo quá trình hoạt động xuyên suốt kể từ khi thành lập cho đến nay.
Hội đồng thành viên: Hội đồng thành viên gồm tất cả các thành viên công ty, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Hội đồng thành viên có quyền và nghĩa vụ sau đây: Hội đồng thành viên Giám đốc Phó giám đốc Phòng Kinh Doanh Phòng HCNS Phòng Xuất Nhập Khẩu Phòng Kế Toán Kho và giao nhận
28
Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty; quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn; quyết định dự án đầu tư phát triển của công ty; quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và chuyển giao công nghệ; thông qua hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, ký và chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc, kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty; quyết định mức lương, thưởng và lợi ích khác đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty.
Thông qua báo cáo tài chính hằng năm, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của công ty; quyết định cơ cấu tổ chức quản lý của công ty; quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện; sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty; quyết định tổ chức lại công ty; quyết định giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty; quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật và điều lệ công ty.
Giám đốc: là người đại diện, chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Hơn thế, giám đốc còn là người tìm kiếm, kết nối khách hàng cho công ty.
Phó giám đốc: là người hỗ trợ đắc lực cho giám đốc, điều hành và duy trì mọi hoạt động của công ty theo sự phân công và ủy thác của giám đốc. Đặc biệt là người tiếp nhận ý kiến đóng góp và phản hồi của nhân viên để có những biện pháp quản lý và lãnh đạo phù hợp đưa công ty ngày càng phát triển.
Phòng kinh doanh: thực hiện toàn bộ kế hoạch và hoạt động kinh doanh, từ tìm kiếm đối tác, khách hàng đến mở rộng thị trường, tổ chức mua bán hàng hóa, trực tiếp đem lại lợi nhuận cho công ty.
Phòng xuất nhập khẩu: gồm bộ phận xuất, bộ phận nhập, bộ phận mua hàng và chứng từ là bộ phận thực hiện hầu hết các hợp đồng kinh doanh của công ty. Đồng thời, theo dõi, quản lý, điều phối từng khâu trong hoạt động xuất nhập khẩu và trực tiếp làm việc với Hải quan.
Chức năng: xây dựng, điều hành quản lý kế hoạch xuất nhập khẩu của công ty. Công tác cung ứng, quản lý vật tư và sản phẩm trong kho để kịp thời cung ứng cho khách hàng. Tiêu thụ sản phẩm xuất kho ra thị trường trong và ngoài nước. Công tác nhập khẩu trang thiết bị, phụ tùng, nguyên vật liệu, công nghệ phục vụ kinh doanh.
29
Nhiệm vụ: dựa vào kế hoạch hàng năm của công ty và các hợp đồng đã định kỳ giao dịch của khách hàng để xây dựng kế hoạch kinh doanh. Quá trình này đòi hỏi sự nhất quán và phối hợp giữa các bộ phận và đơn vị trong công ty.
Phòng kế toán: kiểm soát quá trình thu – chi của công ty, quản lý và theo sát quá trình sử dụng nguồn vốn của công ty.
Chức năng: đưa ra phương án sử dụng vốn hợp lý, đúng mục đích để đảm bảo cho quá trình kinh doanh của công ty được duy trì liên tục và có hiệu quả kinh tế cao.
Nhiệm vụ: ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu tình hình sử dụng nguồn vốn trong quá trình sản xuất, kinh doanh.
Bộ phận kho và giao nhận hàng hóa: Quản lý sản phẩm hàng hóa nhập kho, xuất kho đảm bảo không sai lệch về số lượng. Bộ phận giao nhận hàng chịu trách nghiệm theo dõi, cập nhật và nhận lịch lấy hàng hóa nhập khẩu, giao hàng đến cho khách. Đồng thời, trong quá trình vận chuyển đảm bảo nguyên trạng thái của hàng hóa tránh hư hỏng.
Phòng hành chính nhân sự: trực tiếp quản lý nhân viên trong công ty, đảm bảo nguồn nhân lực cho quá trình hoạt động kinh doanh, sắp xếp nhân lực phù hợp với trình độ và năng lực của cán bộ nhân viên qua từng thời kỳ.
Chức năng: chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị trong công ty về các thủ tục hành chính cũng như quy trình quản lý, đôn đốc, nhắc nhở nhân viên.
Nhiệm vụ: Quản lý hồ sơ, số lượng nhân viên trong công ty; quản lý công tác tuyển dụng, bổ nhiệm, đề đạt, khen thưởng, kỷ luật… Lấy ý kiến của đông đảo nhân viên trong công ty để đưa ra quyết định phù hợp.