- Nhật ký chứng từ số 8: để ghi có các tài khoản 511, 632, 156…
2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hoàn hiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Gas Petrolimex.
2.1. Về luân chuyển luân chứng từ.
-Trong trờng hợp bán hàng cho khách qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp trực thuộc, Công ty chỉ cần lập hoá đơn GTGT làm 4 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho Chi nhánh, Xí nghiệp làm cơ sở báo nợ cho Văn phòng Công ty, 1 liên lu ở sổ gốc, 1 liên dùng để hạch toán. Điều này hoàn toàn hợp lý vì hàng ở Chi nhánh, Xí nghiệp hay hàng ở kho Văn phòng Công ty vẫn là hàng thuộc sở hữu của toàn Công ty. Việc xuất bán trực tiếp cho khách qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp vì thế vẫn đợc coi là xuất khỏi Công ty. Chứng từ này vẫn đảm bảo cơ sở pháp lý để các bên theo dõi và hạch toán. Hoặc Công ty chỉ làm nhiệm vụ nhập hàng và điều động hàng hoá cho các NH, XN. Các CH, XN đợc uỷ quyền xuất hàng và bán hàng trực tiếp. Tại các CN, XN đã có kho hàng, có hệ thống quản lý và theo dõi toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Nh vậy trên Văn phòng Công ty sẽ giảm bớt việc theo dõi bán hàng, hạch toán công nợ để tập trung vào điều hành Công ty. Đồng thời việc luân chuyển chứng từ cũng thuận lợi hơn, phù hợp với chế độ tài chính và chính sách thuế.
+ Trờng hợp bán hàng cho khách ngay tại cảng nhập nên giao hoá đơn GTGT cho khách ngay tại CN cảng đầu mối. Khi ký kết hợp đồng kinh tế thì lu chứng từ cần thiết vào tập hồ sơ, đến khi nào CN chuyển hoá đơn GTGT về số hàng đã bán cho Công ty thì Công ty tiến hành hạch toán số hàng đã bán theo giá bán cho khách. Những hoá đơn này phải đợc gửi ngay về Công ty để kịp thời hạch toán.
+ Đối với hàng hoá bán lẻ: các cửa hàng lập báo cáo bán hàng và gửi về Công ty không theo một quy định thống nhất có khi 10 ngày mới nhận đợc báo cáo bán hàng điều này gây cản trở cho công tác quản lý và hạch toán tiêu thụ ở Công ty. Do đó Công ty nên đa ra các quy định rõ ràng, cụ thể về việc lập và nộp báo cáo bán hàng theo ngày hoặc theo định kỳ ngắn (tối đa là 5 ngày). Để đảm bảo việc theo dõi tốc độ thực tế bán ra tại các cửa hàng bán lẻ, cũng nh công nợ đối với các cửa hàng. Đối với những hàng hoá mới đa ra thị trờng phải báo cáo thờng xuyên với Công ty để có thể nắm bắt thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh đạo Công ty đa ra những quyết định hợp lý cho sự tồn tại và phát triển của hàng hoá đó trên thị trờng.