III. Thực trạng hạch toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nộ
b) Chứng từ xuất kho thành phẩm
ở Công ty Cơ khí Hà Nội có 3 loại chứng từ khi phát sinh các nghiệp vụ xuất kho thành phẩm; tuỳ theo mục đích sử dụng hay hình thức tiêu thụ và sử dụng loại chứng từ nào.
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho đợc lập trong trờng hợp xuất thành phẩm sử dụng nội bộ hoặc đa ra cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty. Căn cứ để lập Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho là lệnh của giám đốc và Phiếu yêu cầu của các phân xởng. Khi có hoá đơn này thành phẩm sẽ đợc xuất từ kho thành phẩm sang kho hàng xuất nội bộ chờ sử dụng hoặc mang sang cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty. Thủ kho sau khi xuất kho thành phẩm cùng ngời nhận ký vào Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Đây là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán tiêu thụ ghi sổ kế toán. Hoá đơn này đợc lập thành một liên và chỉ ghi cột tên thành phẩm, đơn vị tính, số lợng, không ghi đơn giá và thành tiền của thành phẩm. Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng nội bộ, cuối tháng kế toán giá thành tính giá thành thành phẩm đó và hạch toán vào chi phí sản xuất chung hoặc chi phí sửa chữa... Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho có mẫu nh sau:
hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Mẫu số 9 VT–
Số 03/01 Thanh toán bằng tiền mặt, séc chuyển khoản
hoặc nhờ thu nhận trả
Ngày 24 tháng 9 năm 2001
QĐ Liên bộ TCTK-TC
Tên và địa chỉ khách hàng: Xởng kết cấu. Định khoản
Lý do tiêu thụ: sử dụng cho sản xuất chung. Nợ 157
Theo hợp đồng số... ngày... tháng... năm 200 Có 155
Nhận tại kho: Xởng cơ khí lớn. Danh điểm
vật t Tên nhãn hiệu và quy cách vật t sản phẩm Đơn vị tính Số lợng đơn vịGiá Thành tiền Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7
1 Vít điều chỉnh 4CT630 cái 10
Cộng
Cộng thành tiền (viết bằng chữ):... Trả vào tài khoản số...
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đợc lập trong trờng hợp hàng gửi đại lý hoặc mang các bộ phận thiết bị rời đến địa chỉ của khách hàng để lắp đặt hoàn chỉnh đối với các dây chuyền máy móc lớn, phải tháo rời các bộ phận mới vận chuyển đợc. Căn cứ để lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là tờ trình của văn phòng giao dịch thơng mại. Khi có chứng từ này thành phẩm sẽ đợc xuất từ kho thành phẩm để chuyển đến đại lý hoặc địa chỉ của khách hàng. Khi đại lý tiêu thụ thành phẩm gửi giấy báo về Công ty hoặc khi các bộ phận máy móc đã đợc lắp đặt hoàn chỉnh và nghiệm thụ kỹ thuật tại địa chỉ của khách hàng theo đúng hợp đồng đã ký kết thì kế toán tiêu thụ mới lập Hoá đơn GTGT. Trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cũng không ghi giá tiền của thành phẩm và không có giá trị thanh toán, đợc kế toán tiêu thụ lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần):
Liên 1: lu tại quyển gốc
Liên 2: giao cho đại lý hoặc ngời nhận hàng đi lắp đặt Liên 3: dùng để lu chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có mẫu nh sau:
Đơn vị Mẫu số: 03-VT-311
Địa chỉ Ban hành theo QĐ Số: 1411-TC-(QĐ/CĐKT) ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính.
phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Ngày 12 tháng 9 năm 2001
AG/01 - BQuyển số 295 Quyển số 295
Liên 1: lu No 014502
Căn cứ lệnh điều động số: tờ trình ngày 12 tháng 9 năm 2001 của Văn Phòng Giao Dịch Thơng Mại về việc....
Họ tên ngời vận chuyển: Hợp đồng số 420/00 Phơng tiện vận chuyển:
Xuất tại kho:
Nhập tại kho: Công ty cơ điện Trần Phú
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lợng Thực xuất Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4
Bộ tơ dây cái 01
Cộng
Xuất, ngày 12 tháng 9 năm 2001 Nhập, ngày 12 tháng 9 năm 2001
Ngời lập phiếu Thủ kho xuất Ngời vận chuyển Thủ kho nhập
Đây là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán theo dõi trên sổ kế toán. Bộ Tài chính
- Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT): Hoá đơn này chỉ lập cho những thành phẩm đã sđ doanh thu tiêu thụ nh những khách hàng mua trực tiếp, đại lý báo tiêu thụ sản phẩm, hoặc lắp đặt hoàn chỉnh dây chuyền thiết bị cho các hợp đồng lớn. Trờng hợp khách hàng mua trực tiếp, hoá đơn GTGT là căn cứ để xuất kho thành phẩm giao cho khách hàng và khách hàng mang hàng ra khỏi Công ty. Trờng hợp đại lý và các hợp đồng lớn, hoá đơn GTGT là căn cứ để tiến hành thanh toán tiền hàng. Hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên (đặt giấy than một lần).
Liên 1: lu tại quyển gốc. Liên 2: giao cho khách hàng. Liên 3: dùng để thanh toán.
Đây là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán ghi sổ kế toán.
3.2 Phơng pháp hạch toán thành phẩm