II. Một số phơng hớng hoàn thiện trong hạch toán tiêu thụ thành phẩm và sđ kết quả tiêu thụ tại Công ty Cơ khí Hà Nộ
3.Về việc theo dõi công nợ của khách hàng trên Sổ chi tiết công nợ
Hiện nay, để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, song song với việc mở hai sổ chi tiết TK 131.1 Phải thu khách hàng và Sổ chi tiết TK 131.2 khách hàng ứng trớc, kế toán tiêu thụ còn mở Sổ chi tiết Công nợ để theo dõi công nợ cho các khách hàng thờng xuyên của Công ty. Hai sổ chi tiết TK 131.1 và Sổ chi tiết TK 131.2 chỉ ghi theo thứ tự phát sinh của nghiệp vụ hàng ngày cho tất cả khách hàng và theo dõi số tiền phải thu hay số tiền khách hàng ứng trớc theo định khoản:
Nợ TK 131.1. Nợ TK 131.2.
Có TK 511. Có TK 721. Có TK 3331.
Sổ này dùng để cuối tháng kế toán lập Bảng kê số 11, Bảng kê chi tiết TK 131.2, sau đó lập Bảng tổng hợp TK 131 và lấy số tổng cộng để vào Bảng kê số 8.
Còn Sổ chi tiết Công nợ theo dõi riêng từng khách hàng thờng xuyên của Công ty. Sổ này ngoài việc theo dõi số tiền đối ứng Nợ, Có TK 131 còn ghi chép cụ thể nội dung sản phẩm xuất bán, Số Hoá đơn, Số hợp đồng, vừa có tác dụng theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng đối với từng khách hàng vừa đợc sử dụng để thực hiện thanh toán hàng ngày với khách hàng, vừa để đối chiếu công nợ với khách hàng. Việc mở Sổ chi tiết công nợ nh vậy là hợp lý, song để rõ ràng và thuận tiện khi đối chiếu với Sổ chi tiết hai tiểu khoản 131.1 và 131.2, Công ty nên mở thêm cột TK đối ứng vào trớc cột Số tiền nh sau:
Sổ chi tiết Công nợ năm 2001. Tên khách hàng: Mỏ than Cọc Sáu
Ngày Hoá đơn Diễn giải TK đối
ứng Số tiền Nợ Có Tồn đầu kỳ 131.2 15000000 15/10/01 Phát sinh trong kỳ hợp đồng 108/01 131.1 32760000 Tồn cuối kỳ 131.1 17760000