Cỏc nghiệp vụ liờn quan đến việc nhập, xuất kho thành phẩm của cụng ty diễn ra thường xuyờn, liờn tục. Do vậy lượng thành phẩm trong kho của cụng ty luụn biến động. Để quản lý chặt chẽ thành phẩm, cỏc chứng từ nhập xuất kho thành phẩm được sử dụng để làm căn cứ cho thủ kho tiến hành nhập xuất kho thành phẩm và là căn cứ phỏp lý minh chứng tớnh cú thực của cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
2.1.3.1. Thủ tục nhập kho thành phẩm:
Thủ tục nhập nhập kho thành phẩm ở kho thành phẩm nội địa và kho thành phẩm xuất khẩu là khỏc nhau do đặc điểm quản lý thành phẩm ở 2 kho là khỏc nhau.
Ở kho thành phẩm nội địa:
Ở kho thành phẩm nội địa, thành phẩm chủ yếu được nhập từ cỏc phõn xưởng sản xuất hoặc cỏc xớ nghiệp may của cụng ty. Đối với thành phẩm gửi đại lý, khi thanh lý hợp đồng đại lý hoặc khi bỏn khụng hết thỡ thành phẩm được nhập lại kho của cụng ty.
*/ Trường hợp nhập thành phẩm từ cỏc phõn xưởng sản xuất:
Sau khi sản phẩm được hoàn thành ở giai đoạn sản xuất cuối cựng, cỏn bộ phõn xưởng lập Bỏo cỏo thành phẩm, đồng thời chuyển hàng về kho của cụng ty. Trước khi nhập kho, phũng kiểm nghiệm phải tiến hành kiểm tra, đỏnh giỏ chất lượng thành phẩm. Nếu thành phẩm đạt yờu cầu sẽ được nhập kho. Chứng từ nhập kho là Phiếu nhập kho, do cỏc phõn xưởng lập.
Thủ tục lập và luõn chuyển Phiếu nhập kho (PNK) được túm tắt như sau: - Cỏn bộ phõn xưởng đề nghị nhập kho thành phẩm.
- Cỏn bộ phõn xưởng lập Phiếu nhập kho thành 3 liờn, ghi số lượng thực nhập vào phiếu, cựng người giao hàng ký tờn vào phiếu. 1 liờn chuyển lờn phũng Kinh doanh nội địa để theo dừi, 1 liờn giao cho người giao hàng, 1 liờn giao cho thủ kho giữ lại để ghi Thẻ kho sau đú chuyển lờn cho phũng KT.
- KT thành phẩm nhập phiếu nhập kho vào mỏy tớnh (Mẫu phiếu nhập kho trờn phần mềm KT theo biểu 2.1). Cuối quý, phần mềm tự động bổ sung cột đơn giỏ và tớnh tổng tiền trờn phiếu nhập kho (cột 3,4).
- Lưu trữ và hủy CT.
Biểu 2.1: Phiếu nhập kho thành phẩm nội địa trờn phần mềm KT
Khi thanh lý hợp đồng đại lý hoặc khi hàng bỏn khụng hết, cỏc đại lý cú thể trả lại hàng cho cụng ty. Khi đú, cỏc đại lý sẽ lập Bảng kờ chi tiết hàng xuất đại lý, Cụng ty lập Phiếu nhập kho hàng đại lý. Sau khi nhận được Bảng kờ chi tiết hàng xuất đại lý do bờn đại lý gửi, phũng Kinh doanh nội địa lập Phiếu nhập kho hàng đại lý, người lập phiếu ký vào rồi chuyển cho KT trưởng và thủ trưởng ký duyệt, sau đú chuyển cho thủ kho làm căn cứ nhập kho. Sau khi kiểm tra lại hàng, thủ kho ghi ngày thỏng nhập và cựng người giao hàng ký vào phiếu. Phiếu nhập kho hàng đại lý được lập thành 3 liờn:
Liờn 1 lưu ở phũng Kinh doanh nội địa Liờn 2 giao cho người nhận hàng
Liờn 3 thủ kho giữ ghi thẻ kho sau đú chuyển lờn phũng KT để KT thành phẩm tiến hành nhập dữ liệu vào mỏy tớnh. Sau đú CT được lưu trữ và hủy.
Biểu 2.2: Phiếu nhập kho hàng đại lý trả lại.
*/ Nhập kho thành phẩm từ kho thành phẩm xuất khẩu:
Khi thành phẩm ở kho thành phẩm xuất khẩu bị tồn kho lõu ngày, cụng ty cú thể chuyển thành phẩm từ kho thành phẩm xuất khẩu sang kho thành phẩm nội địa. Khi đú CT nhập kho ở kho thành phẩm nội địa chớnh là phiếu xuất kho ở kho thành phẩm xuất khẩu. Thủ kho sau khi nhận được Phiếu xuất kho thành phẩm xuất khẩu (liờn 3) do phũng kinh doanh xuất nhập khẩu gửi lờn sẽ tiến hành kiểm hàng và nhập kho, ghi thẻ kho rồi chuyển cho KT kho thành phẩm nội địa nhập dữ liệu vào mỏy tớnh.
Ở kho thành phẩm xuất khẩu:
Cỏc nghiệp vụ nhập kho thành phẩm ở kho thành phẩm xuất khẩu chủ yếu là được nhập từ cỏc phõn xưởng sản xuất, đụi khi là nhập từ kho thành
phẩm nội địa chuyển sang.
*/ Trường hợp nhập kho thành phẩm từ cỏc phõn xưởng sản xuất:
CT nhập kho và trỡnh tự luõn chuyển CT tương tự như ở kho thành phẩm nội địa, chỉ khỏc là liờn 1 của phiếu nhập kho được chuyển lờn phũng kinh doanh nội địa để theo dừi chứ khụng phải là phũng kinh doanh xuất nhập khẩu.
Mẫu phiếu nhập kho thành phẩm xuất khẩu trờn phần mềm KT như sau:
*/ Trường hợp nhập kho thành phẩm từ kho thành phẩm nội địa chuyển sang:
Để đảm bảo cho nhu cầu tiờu thụ của thị trường xuất khẩu, khi thành phẩm ở kho thành phẩm nội địa tồn kho cú thể chuyển sang kho thành phẩm xuất khẩu. Khi nhận được phiếu xuất kho (liờn 3) do phũng kinh doanh nội địa chuyển sang, thủ kho tiến hành kiểm tra hàng, ghi thẻ kho rồi chuyển lờn cho KT kho thành phẩm xuất khẩu nhập vào mỏy tớnh.
2.1.3.2. Thủ tục xuất kho thành phẩm:
Thành phẩm của cụng ty được xuất kho với nhiều mục đớch khỏc nhau, cú thể xuất bỏn trực tiếp, xuất để đưa đi xuất khẩu hoặc xuất cho đại lý…Hơn nữa, thành phẩm được lưu trữ ở 2 kho khỏc nhau thỡ thủ tục xuất kho cũng khỏc nhau.
Ở kho nội địa:
*/ Trường hợp xuất kho giao đại lý:
Trước hết, để bỏn sản phẩm của cụng ty, cỏc cửa hàng phải ký kết hợp đồng kinh tế với cụng ty thụng qua phũng kinh doanh nội địa. Khi cú nhu cầu về mặt hàng nào đú, đại lý phải gửi Bảng kờ mua hàng đến phũng kinh doanh nội địa. Căn cứ vào đú, phũng kinh doanh nội địa lập Phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý(Biểu số 2.4 và 2.5). Phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý được lập thành 3 liờn:
Liờn 1: Lưu tại phũng kinh doanh nội địa. Liờn 2: Giao cho bờn đại lý.
Liờn 3: Thủ kho giữ ghi thẻ kho sau đú chuyển lờn cho KT kho thành phẩm nội địa nhập vào mỏy tớnh.
Đơn giỏ ghi trờn Phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý là giỏ bỏn chưa thuế. Khi bỏn hàng, cỏc đại lý lập Bỏo cỏo bỏn hàng đại lý từng thỏng sau đú cuối thỏng gửi lờn phũng KT. Căn cứ vào Bỏo cỏo bỏn hàng đại lý, KT lập Húa
đơn GTGT và phản ỏnh doanh thu của hàng đại lý.
Biểu số 2.4: Phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý
CễNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG PHIẾU XUẤT KHO Ký hiệu: AM/00-B