Để thực hiện một hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, Công ty phải ký kết hai hợp đồng: hợp đồng nội với đơn vị uỷ thác và hợp đồng ngoại với bên bán nớc ngoài.
Hợp đồng nội ký với đơn vị giao uỷ thác: quy định cụ thể, rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên.
Đối với hợp đồng ngoại, mọi thủ tục chứng từ cũng tơng tự nh trờng hợp nhập khẩu trực tiếp.
Có thể lấy một ví dụ minh hoạ bằng một hợp đồng Công ty đã thực hiện vào quý I - 2003 nh sau:
Ngày 03/03/2003, Công ty dịch vụ kỹ thuật và XNK ký hợp đồng ngoại CONTRACT số GENSUNG/02 bằng tiếng Anh với công ty ASUNG TRADING CORP để nhập khẩu hàng hoá có nội dung tơng tự nh trờng hợp nhập khẩu trực tiếp.
Khi nhận đợc giấy báo Nợ của Ngân hàng VIETCOMBANK về việc thu phí mở L/C 0065E 1001/0098 - Công ty TNHH Thơng mại và Du lịch Khải Hoàng. (0,1% x 38.000 x 15.430 = 586.340), kế toán Công ty hạch toán vào chi phí bán hàng (TK 641).
Đồng thời, kế toán tổng hợp cập nhật số liệu vào máy tính.
Khi nhận đợc Giấy báo Có của ngân hàng thông báo bên giao uỷ thác đã chuyển tiền cho Công ty ký quỹ mở L/C đợt 1, số tiền (30% x 38.304 x 15.430 = 177.309.216), kế toán Công ty tiến hành ghi sổ và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp tiến hành cập nhật số liệu vào máy tính.
Khi nhận đợc Giấy báo Có của ngân hàng thông báo bên giao uỷ thác đã chuyển tiền cho Công ty ký quỹ mở L/C đợt 2, số tiền (70% x 38.304 x 15.430 = 413.721.504), kế toán Công ty hạch toán tơng tự nh khi khách hàng chuyển tiền đợt 1.
Đối với hợp đồng này, Công ty phải ký quỹ 100% giá trị hợp đồng (38.000USD). Tuy nhiên, Công ty đã mở sẵn TK 112 - mở L/C. Do vậy khi thanh toán L/C 0065E 1001/0098, ngân hàng sẽ trích ra số tiền tơng ứng trong tài khoản này.
Sổ theo dõi L/C (Bảng 01)
Khi nhận đợc bộ chứng từ hàng hoá do công ty ASUNG TRADING CORP gửi đến, kế toán kiểm tra thấy phù hợp với nội dung L/C và hợp đồng đã ký, kế toán làm lệnh thanh toán gửi đến ngân hàng để trả tiền cho bên bán.
Khi nhận đợc giấy báo Nợ của ngân hàng về việc chuyển tiền trả bên bán, tỷ giá thực tế 15.420đ/USD (38.000 x 15.420 = 585.960.000), kế toán tiến hành ghi sổ theo tỷ giá thực tế ngày phát sinh và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp tiến hành cập nhật số liệu vào máy tính.
Mặt khác, trong quá trình giao dịch và nhận hàng có phát sinh khoản lệ phí dịch vụ thanh toán với nớc ngoài và chi điện phí bằng ngoại tệ (0,2% x 38.000 + 7,5 = 83,5 USD), tỷ giá thực tế trong ngày là 15.440 tơng đơng với 83,5 ì15.440 = 1.289.240, khoản chi phí này đợc kế toán hạch toán vào chi phí quản lý bán hàng (TK641). Đồng thời, kế toán tổng hợp cập nhật số liệu nghiệp vụ phát sinh vào máy tính
Khi nhận đợc thông báo hàng đã về đến cảng Hải Phòng, Phòng Nghiệp vụ làm tờ khai hàng hoá nhập khẩu. Đồng thời khi nhận đợc thông báo thuế của hải quan, Công ty chuyển trả Công ty TNHH Thơng mại và Du lịch Khải Hoàng. Theo hợp đồng này, Công ty TNHH Thơng mại và Du lịch Khải Hoàng tự giao dịch nhận hàng.
Ngày 26/03/2003, hai bên làm biên bản thanh lý hợp đồng.
Biên bản thanh lý hợp đồng
Hôm nay ngày 26 tháng 03 năm 2003
Chúng tôi gồm :
Bên uỷ thác: Công ty TNHH Thơng mại và Du lịch Khải Hoàng. Bên nhận uỷ thác: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất nhập khẩu
Sau khi thực hiện hợp đồng số 303/UTNK/2003 ngày 03/03/2003, chúng tôi đồng ý làm biên bản thanh lý sau:
Điều I: Bên nhận uỷ thác đã thực hiện đầy đủ trách nhiệm ghi trong hợp đồng số
303/UTNK/2003.
Điều II: Bên uỷ thác đã thanh toán đầy đủ tiền hàng, phí uỷ thác.
Biên bản thanh lý này đợc làm 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản và có hiệu lực từ ngày ký.
Đại diện bên A Đại diện bên B
(Ký đóng dấu) (Ký, đóng dấu)
Kế toán tính và hạch toán số phí uỷ thác Công ty TNHH Khải Hoàng đã trả, tỷ giá thực tế trong ngày 15.430/USD, số phí uỷ thác là 304 x 15.430 = 4.690.720. Kế toán lập Hoá đơn cung cấp dịch vụ nh sau:
Căn cứ vào Hoá đơn cung cấp dịch vụ, kế toán hạch toán khoản thu này vào doanh thu cung cấp dịch vụ (TK 5113).
Đến cuối kỳ, kế toán tiến hành điều chỉnh các khoản chênh lệch về tỷ giá ngoại tệ (15.430 - 15.420) ì 38.000 = 380.000, số chênh lệch đợc kế toán hạch toán vào tài khoản 413.
Tỷ giá 15.420 là tỷ giá ngày chuyển tiền trả bạn hàng nớc ngoài. Tỷ giá 15.430 là tỷ giá ngày Công ty nhận đợc tiền.
Quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau: TK111,112 TK3388 TK111,112 TK144
Thanh toán tiền hàng, Khách hàng Ký quỹ mở L/C thuế nhập khẩu trả tiền hàng,
tiền cung cấp
TK5113 dịch vụ TK33312 TK1331
Doanh thu uỷ thác Nộp thuế Khấu trừ thuế GTGT hàng GTGT hàng
TK33311 nhập khẩu nhập khẩu
Thuế GTGT
doanh thu uỷ thác Thuế GTGT đợc khấu trừ
Thuế GTGT TK641
hàng NK
TK1388 Khách hàng
còn nợ
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác