Trên cơ sở đặc điểm kinh doanh và hình thức kế toán áp dụng tại Công ty, các mẫu sổ tổng hợp và chi tiết đợc sử dụng trong nghiệp vụ này nh sau:
2.2.4. Kế toán chi phí và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu
1.2.4.1. Kế toán chi phí thu mua hàng nhập khẩu
Chứng từ và luân chuyển chứng từ
Chi phí thu mua trong quá trình nhập khẩu hàng hoá ở Công ty bao gồm các loại chi phí nh: chi phí lu kho, lu bãi, chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí cho bên môi giới, hao hụt trong định mức Tuy nhiên, ở Công ty một lợng lớn chi phí có thể hạch toán vào chi phí mua hàng thì lại đợc hạch toán vào chi phí bán hàng (TK 641).
Sau khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến chi phí mua hàng, kế toán phụ trách và các kế toán phần hành có liên quan tập hợp số liệu và chứng từ để chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ đó tiến hành nhập số liệu vào máy tính. Định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán tổng hợp tiến hành chiết xuất và in các báo cáo có liên quan.
Tài khoản sử dụng
Trong nghiệp vụ này, kế toán sử dụng tài khoản 1562 để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác nh TK111, TK 112, TK 331,...
Toàn bộ quá trình hạch toán chi phí thu mua hàng hoá có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau:
TK11,112 TK156(1562) TK157
CP bảo hiểm, CP thuê kho, CP thu mua phân bổ cho hàng gửi bán tiền công tác phí,
hao hụt trong định mức TK156(1561)
TK1331 CP thu mua phân bổ hàng nhập kho
Thuế GTGT TK632 đợc khấu trừ
CP thu mua phân bổ hàng bán ngay
Sơ đồ 2.7: Sơ đồ hạch toán chi phí thu mua hàng nhập khẩu
Việc tính và phân bổ chi phí thu mua trong quý của Công ty đợc thể hiện qua trờng hợp sau:
-Tổng chi phí thu mua hàng nhập trong quý là: 1.100.546.200, trong đó đợc
phân bổ nh sau:
+Chi phí thu mua phân bổ cho hàng gửi bán: 0
+Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ngay: 815.476.400
+Chi phí thu mua phân bổ cho hàng nhập kho: 285.069.800 Kết quả nghiệp vụ
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp và kế toán phụ trách tiến hành lập các báo cáo có liên quan: Sổ cái TK 156 (1562)
Sổ cái Quý I/2003
Tên tài khoản: Chi phí thu mua hàng nhập khẩu Số hiệu: 1562 NT GS SHCT GSNT Diễn giải TK ĐƯ Nợ Có 01/1 Số d đầu kỳ ì 70.008.400 ... ... ... ... 31/3 0108 10/1 CP nhận kẹo nhập khẩu 141 7.213.000 31/3 0309 20/3 CP nhận lô hàng xe máy 141 4.400.000 31/3 0312 20/3 CP nhận lô hàng màn hình 141 4.000.000
... ... ... ... ... ...
Cộng PS 1.100.546.200 815.476.400
Số d cuối kỳ ì 355.078.200
Bảng 21: Sổ Cái TK 1562 - Chi phí thu mua hàng nhập khẩu
(Nguồn: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất nhập khẩu)
2.2.4.2. Kế toán chi phí bán hàng
Chứng từ và luân chuyển chứng từ
Chi phí bán hàng trong Công ty là các khoản chi phí nh: chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho bán hàng, chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bốc xếp hàng hoá cho khách hàng, chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng ( chi phí điện, nớc, chi phí điện phí, điện thoại, các khoản chi phí phục vụ cho bán hàng khác,... Trong phần hành nghiệp vụ này, kế toán sử dụng các chứng từ nh: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Giấy báo Nợ - báo Có của ngân hàng,... Các chứng từ này sau khi đã đợc lập và kiểm tra bởi kế toán phụ trách sẽ đợc chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp trên cơ sở các số liệu và chứng từ của các kế toán phần hành tiến hành nhập số liệu vào máy tính. Định kỳ hoặc cuối niên độ, kế toán chiết xuất và in các báo cáo có liên quan.
Phơng pháp tính và phân bổ chi phí bán hàng
Tại Công ty Techsimex, đến cuối kỳ, kế toán phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý cho hàng nhập khẩu xuất bán ra trong kỳ để tính ra kết quả kinh doanh. Tiêu thức để tính và phân bổ chi phí bán hàng là doanh thu của hàng bán trong quý.
Việc phân bổ chi phí bán hàng đợc thực hiện theo công thức sau:
Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng nhập
khẩu tiêu thụ
Tổng CPBH phát sinh trong quý = x
Tổng doanh thu của quý
Tổng doanh thu hàng nhập
trong quý
Sau đó Công ty sẽ phân bổ CPBH cho hàng nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác theo công thức sau:
Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng
nhập trực tiếp
CPBH phân bổ cho hàng nhập trong quý = x
Tổng doanh thu hàng nhập trong quý
Doanh thu hàng nhập trực tiếp
Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng
nhập uỷ thác
CPBH phân bổ cho hàng nhập trong quý = x
Tổng doanh thu hàng nhập trong quý
Doanh thu hàng nhập uỷ thác
trong quý
Để xem xét tình hình tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng trong quý của Công ty, có thể minh hoạ qua ví dụ chi phí bán hàng phát sinh và phân bổ trong quý I/2003 của Công ty nh sau:
-Tổng chi phí bán hàng trong quý là: 115.663.438 -Tổng doanh thu trong quý là: 71.607.522.230
-Tổng doanh thu hàng nhập trong quý là: 50.709.518.000, trong đó:
+ Tổng doanh thu hàng nhập trực tiếp là: 42.632.150.700 + Tổng doanh thu hàng nhập uỷ thác là: 8.007.367.300
Theo cách phân bổ trên thì chi phí bán hàng đợc phân bổ nh sau:
-CPBH phân bổ cho hàng nhập khẩu bằng: 81.908.115 trong đó:
+ CHBH phân bổ cho hàng nhập trực tiếp bằng: 68.861.216 + CPBH phân bổ cho hàng nhập uỷ thác bằng: 13.046.899 Tài khoản sử dụng trong hạch toán chi phí bán hàng
Trong quá trình hạch toán chi phí bán hàng, Công ty sử dụng các tài khoản chính sau: TK 641 ( 6411, 6414, 6417, 6418) và một số tài khoản liên quan nh TK 111, TK 112, TK 331, TK 334, TK 214,...
Phơng pháp hạch toán chi phí bán hàng
Quá trình hạch toán chi phí bán hàng có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau:
TK111,112,331 TK641 (1,4,7,8) TK911 Chi phí dịch vụ mua ngoài
Kết chuyển TK133 chi phí bán hàng Thuế GTGT
đợc khấu trừ TK 214
Chi phí khấu hao TSCĐ TK142,242 phục vụ hoạt động bán hàng
TK334
Các chi phí bằng tiền khác
Sơ đồ 2.8: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng tại Công ty Techsimex
(Nguồn: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu)
Trên cơ sở đặc điểm kinh doanh các mẫu sổ đợc ghi chép nh sau:
2.2.4.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chứng từ và luân chuyển chứng từ
Chi phí quản lý doanh nghiệp trong Công ty là các khoản chi phí nh: chi phí nhân viên quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý, thuế, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác dùng cho quản lý,... Trong phần hành nghiệp vụ này, kế toán sử dụng các chứng từ nh: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng,... Tơng tự nh việc hạch toán các khoản chi phí và nghiệp vụ khác, các chứng từ này sau khi đã đợc lập và kiểm tra bởi kế toán phụ trách sẽ đợc chuyển cho kế toán tổng hợp.
Phơng pháp tính và phân bổ chi phí quản lý
Tơng tự nh việc tính và phân bổ chi phí bán hàng, đến cuối kỳ, kế toán tiến hành tính toán và phân bổ chi phí quản lý cho hàng nhập khẩu xuất bán ra trong kỳ để tính ra kết quả kinh doanh. Tiêu thức để tính và phân bổ chi phí quản lý là doanh thu của hàng bán trong quý.
Việc phân bổ chi phí quản lý đợc thực hiện theo công thức sau:
Chi phí quản lý phân bổ cho hàng nhập khẩu tiêu thụ
Tổng chi phí quản lý PS trong quý = x
Tổng doanh thu của quý
Tổng doanh thu của hàng nhập
khẩu trong quý
Phân bổ chi phí quản lý cho hàng nhập trực tiếp và nhập uỷ thác tơng tự nh phân bổ chi phí bán hàng.
-Tổng chi phí quản lý trong quý: 61.057.000 -Tổng doanh thu trong quý là: 71.607.522.230
-Tổng doanh thu hàng nhập trong quý là: 50.709.518.000, trong đó:
+ Tổng doanh thu hàng nhập trực tiếp là: 42.632.150.700 + Tổng doanh thu hàng nhập uỷ thác là: 8.007.367.300 Theo cách tính toán và phân bổ trên ta có:
- Chi phí quản lý phân bổ cho hàng nhập khẩu tiêu thụ: 43.238.069 + CP quản lý phân bổ cho hàng nhập trực tiếp bằng: 36.350.806 + CP quản lý phân bổ cho hàng nhập uỷ thác bằng: 6.887.263 Tài khoản sử dụng hạch toán chi phí quản lý
Trong quá trình hạch toán chi phí quản lý, kế toán sử dụng những tài khoản chủ yếu sau: TK 642 (6421, 6424, 6425, 6427, 6428), TK 111, TK 112,....
Phơng pháp hạch toán chi phí quản lý
Quá trình hạch toán chi phí quản lý đợc tóm tắt qua sơ đồ sau:
TK111,112,331 TK642 (1,4,5,7,8) TK911 Chi phí dịch vụ mua ngoài
Kết chuyển TK133 chi phí quản lý Thuế GTGT
đợc khấu trừ TK 214
Chi phí khấu hao TSCĐ TK142,242 phục vụ hoạt động quản lý
TK334(3344)
Chi phí nhân viên quản lý Phần chi phí chờ kết chuyển TK333
Thuế, phí, lệ phí phải nộp TK111,112
Sơ đồ 2.9: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty Techsimex
(Nguồn: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu)
Các mẫu sổ tổng hợp và chi tiết đợc sử dụng và ghi chép nh sau:
2.2.4.4. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu
Cuối kỳ, sau khi đã kết chuyển và phân bổ các loại chi phí, kế toán tổng hợp tiến hành lập các bút toán xác định kết quả kinh doanh và cập nhật các bút toán đó vào máy tính. Trong nghiệp vụ này, kế toán sử dụng tài khoản 911.
Kết quả kinh doanh đợc xác định theo công thức sau: Kết quả hoạt động nhập khẩu = Doanh thu của hoạt động nhập khẩu - Trị giá xuất kho hàng nhập khẩu - CPBH phân bổ cho hàng nhập khẩu - CPQL phân bổ cho hàng nhập khẩu - + Chênh lệch tỷ giá đầu kỳ so với cuối kỳ Để biết đợc hoạt động kinh doanh nhập khẩu trong kỳ của Công ty ta có thể xem xét kết quả kinh doanh nhập khẩu của Công ty quý I/2003 nh sau:
-Doanh thu hoạt động nhập khẩu trong quý: 50.709.518.000 -Giá vốn hàng nhập khẩu xuất trong quý: 48.979.302.200 -CPBH phân bổ cho hàng nhập tiêu thụ trong quý: 81.908.115 -CP quản lý phân bổ cho hàng nhập tiêu thụ trong quý: 43.238.069 -Chênh lệch tỷ giá đầu kỳ so với cuối kỳ: +2.494.214
-Kết quả hoạt động nhập khẩu của Công ty trong quý I/2003 =
= 50.709.518.000 - 48.979.302.200 - 81.908.115 - 43.238.069 + 2.494.214 = = 1.607.563.830
Quá trình hạch toán và xác định kết quả kinh doanh đợc tóm tắt theo sơ đồ sau (riêng đối với khoản chênh lệch tỷ giá đến cuối niên độ kế toán Công ty sẽ tập hợp và kết chuyển).
Phần 3: Hoàn thiện kế toán lu chuyển
hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và
Xuất Nhập khẩu
3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu
Nh đã biết, kế toán là công việc ghi chép tính toán phản ánh con số dới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động nhng chủ yếu là dới hình thức giá trị về số hiện có, tình hình biến động về tài sản, vật t, tiền vốn, quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình sử dụng vốn và kinh phí của Nhà nớc, tập thể hay cá nhân.. .
Trong nền kinh tế mở cửa hiện nay, giao lu thơng mại ngày càng phát triển. Đối với các đơn vị hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, khi đi vào hạch toán kinh doanh những yêu cầu về thông tin kinh tế nói chung, nhập khẩu hàng hoá nói riêng trở thành cần thiết bởi những lý do sau:
- Kế toán phản ánh đợc toàn bộ tài sản của doanh nghiệp và sự biến động của tài sản đó.
- Kế toán phản ánh đợc các quan hệ kinh tế, pháp lý trong kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá từ khâu mua hàng đến khâu xuất đi, thu tiền hoặc từ khâu nhập hàng về, thanh toán cho đến khâu tiêu thụ xong...
- Hạch toán hàng hoá nói chung và hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu nói riêng còn phản ánh chính xác các khoản chi tiêu, quá trình sinh lợi và phân phối lợi nhuận.
Do vậy hoàn thiện kế toán hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu trớc hết là do lợi ích của bản thân doanh nghiệp, sau nữa là giúp Nhà nớc quản lý đợc các hoạt động kinh doanh của đơn vị, cũng trên cơ sở đó mà có những quyết định chính xác và kịp thời.
Tổ chức hợp lý và đúng đắn việc hạch toán nhập khẩu hàng hoá có ý nghĩa rất to lớn đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Tổ chức đúng đắn việc hạch toán nhập khẩu hàng hoá đáp ứng đợc các yêu cầu quản lý và thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán.
- Tổ chức hợp lý hạch toán nhập khẩu hàng hoá tạo điều kiện quản lý một cách toàn diện tiền, hàng hoá của đơn vị.
- Tạo điều kiện đánh giá đợc kết quả của hoạt động nhập khẩu một cách đúng đắn, chính xác, cụ thể từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của đơn vị.
- Cung cấp thông tin một cách kịp thời toàn diện cho lãnh đạo và các đối t- ợng liên quan để có thể ra các quyết định kinh doanh, đầu t,...
- Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho bộ máy kế toán và hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị.
- Tạo điều kiện cho công tác kiểm tra và theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách toàn diện và chặt chẽ.
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng nhập khẩu để kế toán trở thành công cụ phản ánh chính xác các quá trình xuất nhập khẩu,
là cơ sở để điều hành, kiểm tra kiểm soát các hoạt động kinh doanh của đơn vị thì kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu phải đáp ứng đợc đầy đủ các yêu cầu sau:
- Hạch toán kinh doanh phải phù hợp với nền kinh tế thị trờng hiện nay, thực hiện chế độ tự chủ tài chính, tự cấp phát tài chính, lấy thu nhập bù đắp các chi phí, giám sát kịp thời quá trình luân chuyển và vận động của vốn, tiết kiệm chi phí bán hàng tăng lợi nhuận cho đơn vị.
- Bảo đảm thông tin có hệ thống, liên tục, chính xác phục vụ cho các nhà quản lý ra các quyết định đúng đắn để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời hạch toán kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu phải tạo điều kiện áp dụng kỹ thuật tiên tiến nhất của tin học góp phần nâng cao năng suất lao động của ngời làm công tác kế toán.
3.2. Một số nguyên tắc hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu
Trong những năm gần đây, cùng với tốc độ tăng trởng của nền kinh tế, kim ngạch hoạt động xuất nhập khẩu ở Việt Nam ngày một tăng. Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu ngày càng đóng một vai trò tích cực trong công cuộc xây dựng đất nớc. Tuy vậy, để đạt đợc mục đích của hoạt động kinh doanh là không