II. Phân tích thực trạng hoạt động xuất khẩu một số mặt hàng nông sản tại Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I.
2.4. Tổ chức nghiệp vụ xuất khẩu hàng nông sản của Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I.
khẩu Tổng hợp I.
2.4.1. Nghiên cứu, lựa chọn thị trờng xuất khẩu hàng nông sản.
Nghiên cứu lựa chọn thị trờng xuất khẩu là khâu đầu tiên của quá trình xuất khẩu hàng hoá, là khâu quan trọng trong việc đa ra quyết định: xuất khẩu mặt hàng nông sản nào để đem lại lợi nhuận lớn nhất.
Việc tìm kiếm thông tin, thăm dò thị trờng là rất khó vì hiện nay Công ty vẫn cha có nhiều kinh nghiệm trong tìm kiếm và xử lý thông tin. Trớc kia, Công ty xuất khẩu sang các nớc Đông Âu và Liên Xô là chủ yếu. Từ năm 1991 tình hình quốc tế có nhiều thay đổi, thị trờng Đông Âu nhày càng co hẹp, thị trờng Tây Âu, Châu Phi, Châu á mở rộng, cơ chế hoạt động cũng rất khác so với thị trờng Đông Âu cũ.
Để giải quyết những khó khăn này, Công ty phải đa ra kế hoạch chi tiết và phù hợp để giải quyết những khó khăn. Công ty cần phải nghiên cứu thị trờng quốc tế một cách nghiêm túc, có thể tìm kiếm thông tin từ các trung tâm thông tin thơng mại, các văn phòng đại diện thơng mại, phòng t vấn thơng mại, tạp chí thơng mại trong và ngoài nớc.
Một thực tế khả quan là từ năm 1991 đến nay, Công ty đã mở rộng quan hẹ với những thị trờng lớn; giầu tiềm năng, lại có vị trí địa lý rất gần với Việt Nam đó là Nhật Bản, Hàn Quốc, Malaysia, Singapore, Philipin, Thái Lan, Trung Quốc. Hàng năm, số hàng nông sản xuất khẩu sang thị trờng này chiếm từ 65-80% tỷ trọng xuất khẩu hàng nông sản. Trong tơng lai, Công ty vẫn muốn tiếp tục duy trì quan hệ làm ăn ở các thị trờng này và khối lợng hàng xuất khẩu sang khu vực này trong tơng lai sẽ còn tăng mạnh.
Bên cạnh việc nghiên cứu thị trờng quốc tế, Công ty cũng cần phải nỗ lực nghiên cứu thị trờng trong nớc để tạo nguồn hàng xuất khẩu bảo đảm cả về số lợng, chất lợng, thời gian...
2.4.2. Tổ chức tạo nguồn và mua hàng xuất khẩu
Nghiệp vụ thu mua tạo nguồn hàng bao gồm các khâu nghiên cứu, lựa chọn nguồn hàng, phơng thức mua, ký kết hợp đồng mua bán, hình thành đơn nguyên hàng xuất khẩu. Nhiệm vụ chủ yếu là tìm kiếm nguồn hàng, lựa chọn khu vực đặt hàng, địa điểm giao hàng, phơng thức mua bán nhằm có đợc hàng đúng chất lợng, đúng thời gian và thuận tiện cho vấn đề tài chính, huy động vốn. Hiện nay Công ty thờng dùng các hình thức: mua bán đứt đoạn, xuất khẩu, uỷ thác, liên doanh liên kết sản xuất hàng xuất khẩu. tuỳ từng trờng hợp cụ thể để lựa chọn cho thích hợp trên cơ sở căn cứ vào yêu cầu của bên nhập khẩu, về hiện trạng Công ty, về cán bộ kỹ thuật viên, lao động, vốn,...
ở khâu này, việc ký kết hợp đồng của Công ty đợc cân nhắc cẩn thận, có sự thoả thuận bằng văn bản giữa hai bên về chất lợng sản phẩm, tiêu chuẩn kỹ thuật, bao bì, ký mã hiệu, giá cả, thời gian địa điểm giao hàng và mức độ th- ởng phạt.
Việc ký kết hợp đồng phải đợc dựa trên pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 21/9/1989 mà thực hiện đối với hàng nông sản trên nguyên tắc hai bên cùng có lợi.
Khi ký kết hợp đồng xong, hình thành đơn nguyên hàng nông sản, nhằm phân định rõ ràng các mẫu mã, tiện cho việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện hợp đồng, đồng thời giúp cho ngời nhập khẩu phân chia hàng đợc thuận tiện. Phơng pháp này hiện nay đợc sử dụng là bảng kê khai chi tiết (packing list)
trong đó hàng đợc bao gói theo yêu cầu, đợc đánh số thứ tự sau đó ghi chi tiét lên bảng kê gồm: số lợng hàng bên trong, trọng lợng tịnh của kiện hàng.
2.4.3. Đàm phán và ký kết hợp đồng.
Sau khi nghiên cứu về thị trờng, mặt hàng xuất khẩu, tìm hiểu đối tác thì công việc tiếp theo trong hoạt động nghiệp vụ của Công ty là thực hiện đàm phán và ký kết hợp đồng.
• Các phơng pháp đàm phán thực hiện ở Công ty là đàm phán qua điện thoại, th tín và đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp.
Đàm phán qua điện thoại, th tín: vì hầu hết khách hàng của Công ty là những khách quen, làm ăn lâu năm nên đây là phơng pháp đàm phán đợc sử dụng khi đàm phán với những đối tác mới, đặc biệt là với các đối tác kinh doanh những mặt hàng mà Công ty mới tham gia xuất khẩu.
• Ký kết hợp đồng .
Sau khi đàm phán để thoả thuận các điều kiên có liên quan thì các phòng nghiệp vụ phải lập phơng án và kế hoạch xuất khẩu trình giám đốc phê duyệt. Nếu phơng án kinh doanh có khả thi, có khả năng đem lại lợi nhuận và phù hợp với các quy định của chính sách Nhà Nớc thì giám đốc Công ty sẽ chình thức phê duyệt. Khi ký kết hợp đồng, Công ty thờng căn cứ vào các định hớng kế hoạch của Nhà Nớc, các chính sách chế độ, các chuẩn mực kinh tế xã hội hiện hành, khả năng phát triển của sản xuất kinh doanh, chức năng hoạt động kinh tế của mỗi bên khi tham gia ký kết hợp đồng.
2.4.4. Quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty đợc tiến hành nh sau:
- Xin giấy phép xuất khẩu hàng hoá.
Giấy phép xuất khẩu của Công ty do Bộ Thơng mại cấp. Đối với hàng nông sản xuất khẩu không cần hạn ngạch thì Công ty có thể nhanh chóng đăng ký hải quan, kê khai hải quan để kiểm tra hàng hoá và nộp thuế hải quan. Sau đó cơ quan hải quan cấp cho Công ty giấy phép xuất khẩu hàng hoá.
- Chuẩn bị hàng xuất khẩu: nguồn hàng xuất khẩu của Công ty phần lớn đợc thu gom từ các bạn hàng truyền thống, đó là các cơ sở sản xuất, các doanh nghiệp sản xuất chế biến, doanh nghiệp thu mua thu gom.
- Thuê tàu lu cớc và mua bảo hiểm: thông thờng Công ty không phải thực hiện công việc này vì điều kiện cơ sở giao hàng mà Công ty ký với khách nớc ngoài thờng là điều kiện FOB nên bên nhập khẩu phải thực hiện nhiệm vụ này. Công ty chỉ cần tổ chức vận chuyển hàng tới cảng xuất khẩu và thuê cẩu hàng hoá lên boong tầu.
- Kiểm tra hàng hoá: nếu là hàng lẻ thì việc kiểm tra đợc thực hiện tại cơ quan hải quan làm thủ tục giấy tờ xuất khẩu. Nừu là hàng trở theo container thì việc kiểm tra hàng hoá đợc thực hiện tại kho của Công ty do cơ quan có thẩm quyển giám định. Đây là khâu kiểm tra toàn diện xem có phù hợp với điều khoản của hợp đồng không; cơ quan trung gian đợc Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I thuê là Vinacontrol và tổ chức giám định hàng quốc tế là SGB. Mục tiêu chủ yếu của công việc này nhằm phát hiện sai sót và khuyết tật về chất lợng hàng hoá xuất khẩu để nhanh chóng khắc phục sai sót nếu có, kịp giao hàng đúng thời gian. Kết thúc kiểm tra bao giờ cũng phải lập một chứng từ bằng tiếng Việt và một bản bằng tiếng nớc ngoài theo yêu cầu của phía bên kia.
- Tổ chức khai báo làm thủ tục hải quan:
Hàng hoá xuất khẩu theo đờng biển thờng đợc thực hiện tại cảng Hải Phòng nên Công ty phải làm thủ tục giấy tờ hải quan tại cơ quan Hải Phòng hoặc có thể chuyển về cơ quan hải quan Hà Nội.
- Giao hàng lên tàu và làm vận đơn: thông thờng Công ty ủy thác toàn phần cho hãng vận tải, việc chuyển giao giấy tờ càng nhanh thì bốc hàng lên tàu càng sớm, mua bảo hiểm hàng hoá và làm thủ tục thanh toán kịp thời. Sau khi hàng hoá vợt qua lan can tàu, Công ty làm thủ tục giao nhận với ngời chuyên chở và lấy vận đơn đờng biển làm thủ tục thanh toán.
- Nghiệp vụ thanh toán: lựa chọn phơng thức thanh toán hợp lý, sau khi giao hàng tuỳ từng hợp đồng xuất khẩu mà có phơng thức thanh toán riêng. Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp i thờng sử dụng phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ L/C để đảm bảo cho việc thu tiền.
Qua nghiên cứu tình hình hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng nông sản của Công ty cho thấy, trong suốt quá trình làm công tác xuất khẩu hàng nông sản Công ty đều thực hiện nghiêm túc, đúng hạn, đạt tiêu chuẩn chất lợng cao trên cơ sở hai bên cùng có lợi và đảm bảo uy tín lâu dài.