II. Thực trạng hoạt động xuất khẩu hạt tiêu ở công ty XNKTổng hợp I
2. Thực trạng hoạt động xuất khẩu hạt tiêu của công ty XNKTổng hợ pI
2.5. Qui trình thực hiện hoạt động xuất khẩu hạt tiêu ở công ty xuất nhập khẩu
khẩu Tổng hợp I.
Việc thực hiện hoạt động xuất khẩu hạt tiêu ở công ty XNK Tổng hợp I đợc thực hiện theo qui trình dới đây:
Nghiên cứu thị tr ờng
Nh đã nói ở trên, công tác nghiên cứu thị trờng đối với mặt hàng hạt tiêu xuất khẩu ở công ty XNK Tổng hợp I rất yếu và diễn ra một cách bị động. Công ty chỉ th- ờng có quan hệ buôn bán, giao dịch với các bạn hàng cũ, có mối quan hệ từ trớc. Hoạt động nghiên cứu thị trờng cung cầu hạt tiêu, xác định giá cả trong ngày của mặt hàng hạt tiêu hầu nh không có. Công ty chỉ tiến hành nghiên cứu thị trờng dới hình thức tìm kiếm nguồn cung ứng hạt tiêu khi có khách ngoại đặt hàng, hoặc tìm ngời mua hàng khi có doanh nghiệp trong nớc nhờ công ty xuất khẩu uỷ thác.
Lựa chọn ph ơng án kinh doanh và tiến hành kí kết hợp đồng XK
Nghiên cứu thị trường
Lựa chọn phương án kinh doanh và tiến hành kí kết hợp đồng XK
Giao hàng, thuê tàu và mua bảo hiểm
Làm thủ tục thông quan xuất khẩu
Tạo nguồn và mua hạt tiêu xuất khẩu
Thanh toán tiền hàng xuất khẩu
Khi đã tìm đợc các đối tác kinh doanh, bao gồm ngời cung ứng hạt tiêu xuất khẩu và ngời nhập khẩu hạt tiêu, công ty sẽ lên phơng án xuất khẩu hạt tiêu. Phơng án xuất khẩu hạt tiêu thờng đợc lập ra bởi các phòng nghiệp vụ. Các phòng nghiệp vụ tiến hành xác định giá mua, từ đó định ra giá bán hạt tiêu, ứơc tính các chi phí phát sinh, dự tính lợi nhuận. Trên cơ sở đó, phòng nghiệp vụ đề ra phơng thức xuất khẩu có hiệu quả nhất. Phơng án xuất khẩu hạt tiêu đợc phòng nghiệp vụ đề ra này sẽ đợc trình lên giám đốc. Sau khi xem xét tính khả thi, hiệu quả cũng nh độ rủi ro của phơng án xuất khẩu, giám đốc sẽ là ngời đa ra quyết định cuối cùng là có thực hiện việc xuất khẩu hạt tiêu theo phơng án đó hay không.
Sau khi đợc giám đốc duyệt phơng án xuất khẩu, phòng nghiệp vụ sẽ tiến hành thơng lợng về giá cả, số lợng, chất lợng của hàng hoá. Các giao dịch thờng diễn ra tơng đối lâu do bạn hàng cả trong nớc và nớc ngoài đều không phải là bạn hàng truyền thống Việc giao dịch thờng gặp nhiều khó khăn nhất khi thoả thuận về giá cả hạt tiêu và phơng thức thanh toán. Việc thơng lợng về các điều khoản khác trong hợp đồng thờng đơn giản hơn so với điều khoản về giá. Các hợp đồng xuất khẩu hạt tiêu từ trớc tới nay thờng có giá trị không cao, chính vì vậy, các giao dịch đợc tiến hành chủ yếu qua điện thoại, fax, hoặc qua mạng Internet.
Tạo nguồn và mua hạt tiêu xuất khẩu
Nh đã nói ở phần trên, công ty hiện nay xuất khẩu hạt tiêu chủ yếu dới 2 hình thức: xuất khẩu uỷ thác và xuất khẩu tự doanh. Đối với xuất khẩu uỷ thác, công ty không phải thực hiện hoạt động tạo nguồn cũng nh mua hàng xuất khẩu. Chỉ với hình thức xuất khẩu tự doanh, công ty mới phải tiến hành tạo nguồn và mua hàng xuất khẩu. Đối với hình thức tự doanh, công ty thờng tiến hành mua đứt bán đoạn hàng hoá.
Khi tìm đợc khách ngoại muốn nhập khẩu hạt tiêu, công ty liên lạc với các đơn vị sản xuất và chế biến hạt tiêu trong nớc, hỏi và thơng lợng về giá cả và sản phẩm. Công ty đi lấy mẫu hàng của các đơn vị sản xuất, chế biến này và giao cho khách ngoại. Sau khi khách ngoại chấp nhận về sản phẩm và về giá cả, công ty kí kết
hợp đồng xuất khẩu với khách ngoại và lúc này mới quay lại kí kết hợp đồng mua hàng xuất khẩu với khách nội.
Hợp đồng mua hàng với khách nội đợc thoả thuận kĩ lỡng về hàng hoá, bao bì,
kẻ kí mã hiệu, giá cả, thời gian, địa điểm giao hàng Các điều khoản này phải phù…
hợp với các điều kiện mà khách ngoại yêu cầu.
Công ty thờng kí kết hợp đồng mua hàng xuất khẩu với điều kiện giao hàng là FOB - cảng xếp hàng (giống với điều kiện giao hàng của hợp đồng xuất khẩu). Công ty không trực tiếp tham gia vào các hoạt động nh thu gom, đóng gói, kẻ kí mã hiệu sản phẩm, mà chỉ cho ngời kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của doanh nghiệp trong nớc này.
Làm thủ tục thông quan xuất khẩu
Hiện nay, đối với hầu hết các điều kiện cơ sở giao hàng, doanh nghiệp xuất khẩu đều phải thực hiện nghĩa vụ thông quan xuất khẩu. Việc thông quan xuất khẩu mặt hàng hạt tiêu ở công ty XNK Tổng hợp I tơng đối đơn giản. Hiện nay, hạt tiêu là một trong những mặt hàng đợc nhà nớc khuyến khích xuất khẩu, do đó thuế suất xuất khẩu hạt tiêu hiện nay là 0%. Thêm vào đó, công ty XNK Tổng hợp I là một công ty có uy tín, cha vi phạm luật Hải quan. Chính vì những lí do trên, mặt hàng hạt tiêu xuất khẩu của công ty XNK Tổng hợp I là mặt hàng thuộc dạng miễn kiểm. Tuy nhiên, hạt tiêu là hàng nông sản nên vẫn phải qua kiểm dịch thực vật và hun trùng.
Giao hàng, thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hoá
* Giao hàng:
Công ty XNK Tổng hợp I xuất khẩu hạt tiêu thờng theo điều kiện cơ sở giao hàng FOB hoặc CIF, do đó công ty thờng giao hàng tại cảng. Đối với mặt hàng hạt tiêu, công ty thờng giao hàng ở cảng Hải Phòng và cảng Sài Gòn. Chủ yếu hạt tiêu đ- ợc giao ở càng Sài Gòn do gần nguồn cung ứng hạt tiêu. Quá trình giao hàng hạt tiêu xuất khẩu thờng bao gồm các công việc chủ yếu sau:
- Kiểm tra, giám định hàng hoá: Trớc khi đóng hàng hoá vào container, công ty phải tiến hành kiểm tra, giám định hàng hoá. Đây là khâu quan trọng nhằm kiểm tra một cách toàn diện xem hàng hoá có phù hợp với các điều khoản của hợp đồng xuất khẩu hay không. Công ty thờng xuyên thực hiện công việc này trớc khi xuất khẩu nhằm nhanh chóng phát hiện ra các thiếu sót nếu có để kịp thời khắc phục. Nếu trong hợp đồng yêu cầu bên xuất khẩu phải thực hiện việc giám định hàng hoá xuất khẩu, công ty thờng mời công ty trung gian giám định nh Vinacontrol hay SGS để kiểm tra về số lợng và chất lợng hàng hoá trớc khi giao hàng. Sau khi quá trình giám định đợc thực hiện xong, công ty giám định sẽ cấp cho công ty một giấy chứng nhận về số lợng và chất lợng, đợc gọi là chứng th giám định. Chứng th giám định bao gồm một bản bằng Tiếng Việt và một bản bằng Tiếng Anh. Đây là một trong những chứng từ quan trọng nhằm đảm bảo cho việc thanh toán sau này.
- Bốc xếp hàng hoá: Thông thờng khi xuất khẩu hạt tiêu, công ty ít khi tự tiến hành bốc xếp hàng hoá lên tàu do công ty mua hạt tiêu trong nớc để xuất khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng FOB. Do đó, việc bốc xếp hàng hoá thờng đợc thực hiện bởi khách nội. Nếu không mua hàng trong nớc theo điều kiện FOB, công ty cũng uỷ thác toàn bộ việc bốc xếp hàng hoá cho hãng tàu.
- Hoàn tất bộ chứng từ: Bộ chứng từ công ty cần phải hoàn tất thờng gồm có giấy chứng nhận xuất xứ và chứng từ vận tải. Sau khi giao hàng lên tàu, hãng tàu sẽ cấp vận đơn đờng biển cho công ty, thờng là vận đơn sạch
* Thuê tàu và mua bảo hiểm
Thông thờng, công ty thờng xuất khẩu hạt tiêu theo điều kiện FOB, do đó không có nghĩa vụ thuê tàu. Tuy nhiên cũng có những hợp đồng công ty xuất theo điều kiện cơ sở giao hàng CIF. Lúc này công ty phải tiến hành thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hoá. Mỗi lô hàng xuất khẩu hạt tiêu của công ty thờng chỉ dao động trong khoảng từ 1 đến 4 container, do đó công ty chỉ thuê tàu chợ để vận chuyển hạt tiêu. Khi mua bảo hiểm cho hạt tiêu xuất khẩu, công ty thờng mua bảo hiểm mọi rủi ro
(All risk) do hạt tiêu là hàng nông sản, do đó rất dễ bị h hỏng trong quá trình vận chuyển.
Thanh toán hợp đồng xuất khẩu
Để có thể thanh toán đợc hợp đồng, trớc hết công ty phải lập một bộ chứng từ hoàn chỉnh. Một bộ chứng từ để thanh toán, thông thờng bao gồm: Hoá đơn thơng mại, vận đơn đờng biển, giấy chứng nhận số lợng, giấy chứng nhận chất lợng, chứng nhận xuất xứ, bản kê chi tiết hàng hoá, chứng từ bảo hiểm.