II. Thực trạng hoạt động xuất khẩu nói chung và xuất khẩu nhóm hàng mây tre đan nói riêng của công ty TOCONTAP trong
3. Phân tích thực trạng thực hiện quy trình xuất khẩu nhóm hàng mây tre đan của Công ty TOCONTAP.
tre đan của Công ty TOCONTAP.
Trải qua 14 năm hoạt động kinh doanh dới cơ chế thị trờng, Công ty đã tự hoàn thiện quy trình xuất khẩu của mình, quy trình xuất khẩu hiện tại của công ty là : (hình 6)
Hình 10 : Quy trình xuất khẩu nhóm hàng mây tre đan của Công ty TOCONTAP.
3.1. Tìm kiếm thị trờng và đối tác.
Trong kinh doanh, hoạt động tìm kiếm nhu cầu và đối tác có vai trò đặc biệt quan trọng. Nhu cầu là nền tảng cơ bản nhất cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, có thể khẳng định không có nhu cầu tiêu dùng một sản phẩm nào đó sẽ
Bước 1
Tìm kiếm nhu cầu và đối tác
Bước 3 Ký kết hợp đồng Bước 2 Giao dịch và đàm phán Bước 4 Thưc hiện hợp đồng
Thanh toán tiền
hàng Chuẩn bị các chứng từ ngoại thương Làm thủ tục hải
quan Kiểm tra hàng xuất khẩu
Thuê phương tiên
(nếu giao hàng theo giá CIF)
Chuẩn bị hàng xuất khẩu Bước 5 Kết thúc hợp đồng Thanh lý và giải quyết những tồn tại
Giải quyết tranh chấp, khiếu nại
không có hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với một doanh nghiệp, trớc khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh một loại sản phẩm nào đó, họ phải nắm bắt đ- ợc nhu cầu của con ngời trong một quy mô thị trờng cụ thể về sản phẩm dự định sản xuất kinh doanh, dự báo xu thế biến đổi nhu cầu đó trong thời kỳ nhất định.
Đối với Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội TOCONTAP, hoạt động tìm kiếm nhu cầu và đối tác cha đợc chú trọng đúng mức, công tác nghiên cứu và dự báo về nhu cầu cho sản phẩm của Công ty diễn ra còn rất hạn chế. Thực trạng hoạt động xuất khẩu nhóm hàng mây tre đan của Công ty cho thấy. Nhu cầu về mây tre đan mỹ nghệ trong các khu vực thị trờng quen thuộc, Công ty vẫn cha nắm rõ. Công tác xuất khẩu còn bị động theo hớng nhu cầu đi tìm nhà cung cấp. Hoạt động marketing cha đợc chú trọng triển khai, làm cho Công ty không thể đa sản phẩm của mình đến đợc với nhu cầu của khách hàng, mà thực tế hiện nay là nhu cầu khách hàng tự tìm đến sản phẩm của Công ty. Hợp đồng xuất khẩu mây trẻ đan của TOCONTAP trong thời gian qua thờng có giá trị nhỏ, mẫu mã đơn giản, thị trờng biến động mạnh, hoạt động quảng cáo, quảng bá thơng hiệu, mẫu mã sản phẩm, lĩnh vực sản xuất kinh doanh ít đợc Công ty chú trọng, công tác tiếp thị, marketing vẫn còn quá xa lạ và không khai thác hiệu quả. Hiện nay, Công ty chủ yếu đa vào các mối quan hệ đã thiết lập và khai thác từ trớc, cha triển khai sâu rộng hình thức chào hàng, giới thiệu Công ty, giới thiệu sản phẩm, hàng hoá vẫn còn quá manh mún không đồng đều. Ngoài ra các hoạt động chuyên sâu tạo mẫu cha đợc áp dụng, Công ty vẫn còn ít tham gia các hoạt động triển lãm, hội trợ, đợc tổ chức theo chuyên đề nh: về quà tặng, về mỹ nghệ, đồ Noel, đồ trong nhà, đồ ngoài vờn Các hình thức giới thiệu và bán sản phẩm qua các cửa hàng,…
cửa hiệu, siêu thị, rồi qua các hình thức th điện tử, theo địa chỉ, qua mạng... đều cha khai thác hiệu quả. Trong khi đó, Công ty luôn phải đơng đầu với các đối thủ cạnh tranh mạnh trên thị trờng nớc ngoài nh, hàng Trung Quốc, hàng Philippin, ấn Độ, Inđônêsia, Thái Lan... Để thắng cạnh tranh, có nhiều việc đòi hỏi phải làm, nhng điều cơ bản là phải tìm hiểu, nghiên cứu sâu, thậm trí phải học hỏi kinh nghiệm, thủ pháp kỹ thuật trong sản xuất kinh doanh và các giải pháp, chính sách
sáng tạo ra những mẫu mã, kiểu dáng, đề tài hàng hoá đáp ứng nhu cầu, thị hiếu của từng thị trờng, lôi cuốn khách hàng biết đến, chú ý và thích thú với sản phẩm của Công ty. Tuy nhiên công tác dự báo nhu cầu hàng thủ công mỹ nghệ trên thị trờng thế giới và trong nớc phải luôn đợc đảm bảo. Nhu cầu ngày càng tăng theo mức sống của ngời dân và sự phát triển của quan hệ kinh tế, thơng mại, du lịch và giao lu văn hoá. Từ đó xác định vai trò vị trí và triển vọng của ngành hàng coi đó là một thuận lợi cơ bản cho phát triển và lu thông buôn bán. Nhng phát hiện, nắm bắt đợc nhu cầu thị hiếu của từng thị trờng, trong từng thời kỳ, đối với từng chủng loại sản phẩm và nhanh chóng đáp ứng đợc các nhu cầu thị hiếu đó lại là một vấn đề hết sức khó khăn, phức tạp, đòi hỏi phải nhạy bén, tốn kém nhiều công sức và chi phí, nhất là trong giai đoạn khởi đầu việc mở rộng thị trờng và đối tác xuất khẩu.
3.2. Giao dịch và đàm phán.
Giao dịch và đàm phán ký kết hợp đồng kinh doanh quốc tế là hoạt động không thể thiếu trong kinh doanh, càng đặc biệt quan trọng hơn trong quá trình kinh doanh xuất nhập khẩu. Đàm phán chính là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều nhà kinh doanh nhằm thoả thuận đợc với nhau về những điều kiện giao dịch mà mỗi bên có thể chấp nhận đợc. Kết thúc các cuộc đàm phán thờng đa đến kết quả nếu có là các hợp đồng kinh doanh, giao dịch đàm phán nó vừa mang tính nghệ thuật và chịu sự tác động của nhiều các yếu tố khác nhau nh, thông tin về các bên đàm phán, bối cảnh đàm phán, cùng với thời gian và địa điểm, năng lực của ngời tham gia đàm phán. Hoạt động đàm phán kinh doanh trong lĩnh vc xuất nhập khẩu mặt hàng mây tre đan mỹ nghệ có những đặc điểm riêng biệt, xuất phát từ tính đặc thù của ngành hàng. Mây tre đan mỹ nghệ là sản phẩm vừa có tính chất sử dụng hàng ngày trong cuộc sống, vừa mang tính thởng thức văn hoá nghệ thuật. Nét văn hoá và tính nghệ thuật đợc kết tinh trong sản phẩm đã mang lại cho chúng những giá trị to lớn. Chính vì thế trong quá trình giao dịch và đàm phán, kí kết hợp đồng xuất khẩu mây tre đan, đòi hỏi các doanh nghiệp xuất khẩu phải có đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp, có chuyên môn sâu rộng, am hiểm tờng tận về một số vấn đề quan trọng nh, hiểm sâu về sản phẩm - đối tợng để đàm phán, về quy mô của thị trờng
cũng nh các đặc điểm văn hoá của nó và của đối tác. Thực trạng hoạt động đàm phán của Công ty TOCONTAP đang gặp nhiều khó khăn, thiếu đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp, năng lực đàm phán trong kinh doanh vẫn còn hạn chế. Mặt khác, Công ty TOCONTAP là doanh nghiệp chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu tạp phẩm, khả năng chuyên sâu vào một ngành hàng là rất khó khăn, Công ty không trực tiếp sản xuất hàng hoá nên những hiểu biết về mặt hàng sẽ không thể đáp ứng đợc sự mong đợi của đối tác. Do vậy trong quá trình đàm phán của Công ty, thời gian qua chỉ dừng lại ở mức có gì bán đấy, hoạt động đàm phán tập trung xoay quanh vấn đề giá cả, đồng tiền tính giá, phơng thức giao nhận, bảo quản hàng hoá, thời gian địa điểm nhận hàng... và hình thức thanh toán. Các thay đổi về quy trình sản xuất, chất liệu, mẫu mã, và những thay đổi khác trên sản phẩm sẽ vợt ra ngoài khả năng của Công ty.
Thực tế tại Công ty, đàm phán diễn ra chủ yếu qua mạng Internet, với những hợp đồng nhỏ, mẫu mã kỹ thuật đơn giản, có sẵn. Những hợp đồng lớn, đòi hỏi đàm phán trực tiếp, thời gian đàm phán kéo dài thờng ít diễn ra. Sự cải tiến, đổi mới trong công tác giao dịch và đàm phán vẫn cón quá chậm, cha sát thực tế. Công ty thờng quá coi trọng hoạt động bảo toàn vốn, thực hiện theo kim ngạch Bộ giao. Những hoạt động kinh doanh, hợp đồng hiệu quả thấp, lãi nhỏ, thời gian quay vòng vốn lâu thờng không đợc chấp nhận phê duyệt. Do vậy, công tác đàm phán thờng cứng nhắc, dễ bỏ qua các đối tác, các nhu cầu và lô hàng nhỏ lẻ, Công ty luôn lấy chỉ tiêu là lợi nhuận và hoàn thành kế hoạch đợc giao hàng năm. Việc bán đợc hàng, phát triển đợc sản xuất, tạo thêm việc làm, tăng thu nhập cho ngời lao động, nhờ đó mở rộng đợc thị trờng, tăng quy môt xuất khẩu cho các năm sau và gia tăng lợi nhuận vẫn cha đợc chú trọng. Do vậy trong giai đoạn qua hoạt động giao dịch, đàm phán, diễn ra ảm đạm cha thực sự cuốn hút, đáp ứng đợc nhu cầu khách hàng nớc ngoài làm cho quy mô xuất khẩu của Công ty giảm mạnh, mặt hàng mây tre đan mất dần thị trờng và vị thế xuất khẩu của Công ty.
3.3. Kí kết hợp đồng xuất khẩu.
của mỗi công đoạn đều tác động mạnh mẽ đến việc thực hiện giai đoạn sau. Kết quả của hoạt động giao dịch và đàm phán nếu có sẽ dẫn đến việc các đối tác cùng nhau ký kết vào một hợp đồng với đầy đủ các điều khoản điều kiện, hai bên đã thoả thuận, nhất chí thông qua và không trái với pháp luật. Trong kinh doanh xuất khẩu mặt hàng mây tre đan của Công ty TOCONTAP, công tác ký kết hợp đồng chịu ảnh hởng mạnh từ hoạt động tìm kiếm nhu cầu, giao dịch và đàm phán với đối tác. Công đoạn kí kết hợp đồng của Công ty vẫn thờng gặp khó khăn đó là: Công ty thờng sử dụng các mẫu hợp đồng có sẵn của những lần giao dịch trớc, mà những hợp đồng này cha hẳn đã đạt đợc sự nhất chí của đối tác. Các điều khoản điều kiện trong hợp đồng thờng vẫn thiên về bảo vệ an toàn cho Công ty, hoạt động kí kết vẫn có thể bị chậm trễ do các bên yêu cầu thơng lợng lại các điều khoản, đôi khi chỉ là ngữ nghĩa của một số từ, thuật ngữ trong hợp đồng. Đối với lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu mây tre, các nhà nhập khẩu thờng tiến hành nhập khẩu một lô hàng nhỏ làm mẫu để thử nghiệm thị trờng, nếu thấy mặt hàng nhập khẩu đợc khách hàng a chuộng và tiêu dùng mạnh, họ tiếp tục nhập khẩu với quy mô lớn hơn. Nh vậy quá trình nhập khẩu lô hàng đầu tiên diễn ra thuận lợi, các đối tác có ấn tợng tốt với các nhà xuất khẩu, họ sẽ tìm lại và có những hợp đồng lớn hơn. Nhng TOCONTAP lại cha thực hiện đợc điểm này, với TOCONTAP mỗi hợp đồng xuất khẩu thì bản thân nó phải mang lại cho Công ty một khoản lợi nhuận, không thoả mãn đợc điểm này hợp đồng rất khó đợc ký kết ngay. Vì vậy thời gian qua, khu vực thị trờng của Công ty cũng bị eo hẹp lại, doanh số xuất khẩu thấp, hợp đồng giá trị nhỏ và khách hàng không ổn định. Số l- ợng hợp đồng có giá trị lớn giảm, số lợng hợp đồng giá trị nhỏ lại tăng lên.
3.4. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Để thực hiện hợp đồng mây tre đan xuất khẩu Công ty TOCONTAP phải trải qua nhiều giai đoạn công việc khác nhau:
- Chuẩn bị hàng mây tre đan xuất khẩu.
Trớc những năn 1990 việc tổ chức các cơ sở sản xuất hàng mây tre đan bao gồm các hình thức chủ yếu là xí nghiệp, hợp tác xã, tổ sản xuất và t nhân, trong đó
chủ yếu là hợp tác xã và tổ sản xuất. Trong giai đoạn này TOCONTAP đã dựa vào các đơn vị kinh doanh tập thể, các đầu mối ngành dọc nh Công ty Ngoại Thơng các cấp để mua hàng xuất khẩu. Hàng năm, Công ty TOCONTAP ký hợp đồng với các Công ty Ngoại thơng cấp tỉnh, thành phố, sau đó các Công ty này ký hợp đồng với các cấp huyện, thị xã, và tiếp đó các Công ty hoặc xí nghiệp cấp huyện, thị xã lại ký hợp đồng với các cơ sở sản xuất. Cuối cùng các cơ sở sản xuất giao cho các thành viên sản xuất của họ. Quá trình giao hàng cũng từ cơ sở sản xuất, giao ngợc trở lại cho tới Công ty TOCONTAP, việc thanh toán tiền hàng cũng theo trình tự: TOCONTAP trả tiền hàng cho các Công ty cấp tỉnh, thành phố, sau đó đợc trả cho Công ty hoặc xí nghiệp, thị xã và cuối cùng mới đến tay cơ sở sản xuất. Cách tổ chức thu gom và thanh toán tiền hàng trong thời kỳ này gây ra nhiều phiền hà, khó khăn và chậm chễ trong tất cả các khâu sản xuất kinh doanh , nó chỉ thích hợp trong hợp đồng xuất khẩu theo nghị định th.
Từ năm 1990 trở lại đây, các xí nghiệp hợp tác xã sản xuất hàng mây tre đan theo hình thức tập trung dần dần bị giải thể. Hiện nay, việc tổ chức sản xuất hàng mây tre đan chủ yếu dựa vào hình thức tổ chức bao gồm nhiều hộ gia đình. Đại diện tổ sản xuất trực tiếp đứng ra ký hợp đồng với Công ty TOCONTAP, sau đó về giao kế hoạch cho các thành viên thực hiện. Trong quá trình sản xuất, Công ty cho cán bộ đi kiểm tra tiến độ, chất lợng hàng hoá. Đến thời hạn giao hàng, tổ sản xuất phải giao hàng tại địa điểm quy định và tại đây hàng đợc đem ra kiểm tra chất lợng lần cuối cùng. Tuy gọi là tổ sản xuất nhng không tập trung tại một địa điểm để sản xuất mà sau khi nhận số lợng, các thành viên phải sản xuất tại nhà đủ số lợng, đúng thời gian quy định. Tổ trởng kiểm tra chất lợng, số lợng và thu hàng đóng gói, kẻ bao bì và giao hàng cho TOCONTAP. Thời kỳ này, một tổ sản xuất có thể ký hợp đồng sản xuất với nhiều Công ty xuất khẩu hàng mây tre đan nếu đảm bảo thời gian và chất lợng quy định. Ngợc lại, một Công ty xuất khẩu hàng mây tre cũng có thể ký hợp đồng thu mua hàng hoá với nhiều tổ sản xuất để đảm bảo lợng hàng xuất khẩu và thời gian xuất khẩu.
đứt bán đoạn và uỷ thác xuất khẩu. Mỗi phơng thức có những u nhợc điểm khác nhau, tuỳ thuộc vào ngời áp dụng từng phơng thức, vào từng thời kỳ, từng mặt hàng sao cho phù hợp. Nhng trong thực tế việc áp dụng phơng thức mua đứt bán đoạn vẫn đợc áp dụng nhiều hơn và thông dụng hơn. Vì, dùng phơng thức này quyền bình đẳng giữa ngời sản xuất và ngời xuất khẩu đợc thực hiện, hơn nữa quyền lợi của ngời sản xuất không bị mất hoặc bị hạn chế.
Tóm lại, việc áp dụng các phơng thức thu mua trong công tác huy động hàng xuất khẩu nói chung và hàng mây tre đan nói riêng rất quan trọng, nó góp phần thúc đẩy hoặc cản trở hoạt động xuất khẩu của Công ty.
- Giá thu mua hàng mây tre đan xuất khẩu.
Giá thu mua có ý nghĩa quan trọng hợp đồng xuất khẩu, nó là tiền đề cho việc ký kết hợp đồng ngoại thơng. Nó vừa phải đảm bảo lợi ích cho nhà sản xuất, vừa phải đảm bảo cho nhà kinh doanh xuất khẩu có lãi. Đồng thời thông qua đó ngời ta biết đợc mức giá tối thiểu đầu vào của sản phẩm. Việc định giá thu mua hàng mây tre xuất khẩu khá phức tạp, vì mỗi mặt hàng, mỗi đề tài, có giá trị khác nhau, hay các mặt hàng có cùng đề tài nhng kích cỡ khác nhau thì giá cũng khác nhau. Vì vậy, đòi hỏi ngời cán bộ giao dịch phải hiểu rõ kỹ thuật đan, mức hao phí lao động để ớc lợng tơng đối chính xác giá cả hàng hoá thu mua. Hiện nay, việc định giá ở Công ty TOCONTAP dựa chủ yếu vào các hình thức sau:
+ Thứ nhất là tiền công sản xuất hàng mây tre đan: Để có đợc một sản phẩm mây tre đan hoàn chỉnh thì nhà sản xuất phải trải qua các công đoạn sau:
* Chọn nguyên liệu. Nguyên liệu (mây, giang...) phải không đợc non quá hoặc già quá, không bị kiến đục, không mốc, không mục ải…