1. Sự cần thiết phải tổ chức hợp lý quá trình hạch toán kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu.
Nh ta đã biết, kế toán là công việc ghi chép tính toán phản ánh con số dới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động nhng chủ yếu là dới hình thức giá trị về con số hiện có, tình hình biến động về tài sản, vật t, tiền vốn, quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình sử dụng vốn và kinh phí của Nhà nớc, tập thể hay cá nhân.. .
Trong nền kinh tế mở cửa hiện nay, giao lu thơng mại ngày càng phát triển. Đối với các đơn vị hoạt động kinh doanh XNK, khi đi vào hạch toán kinh doanh, những yêu cầu về thông tin kinh tế nói chung, nhập khẩu hàng hoá nói riêng trở thành cần thiết bởi những lý do sau:
- Kế toán phản ánh đợc toàn bộ tài sản của doanh nghiệp và sự biến động của tài sản đó.
- Kế toán phải phản ánh đợc các quan hệ kinh tế, pháp lý trong kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá từ khâu mua hàng đến khâu xuất đi, thu tiền hoặc từ khâu nhập hàng về, thanh toán cho đến khâu tiêu thụ xong. ..
- Nó còn phản ánh chính xác các khoản chi tiêu, quá trình sinh lợi và phân phối lợi nhuận.
Do vậy hoàn thiện kế toán hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu trớc hết là do lợi ích của bản thân doanh nghiệp, sau nữa là giúp Nhà nớc quản lý đợc các hoạt động kinh doanh của đơn vị, cũng trên cơ sở đó mà có những quyết định xác đáng và kịp thời.
Tổ chức hợp lý và đúng đắn việc hạch toán nhập khẩu hàng hoá có ý nghĩa rất to lớn đối với các doanh nghiệp kinh doanh XNK.
- Tổ chức đúng đắn việc hạch toán nhập khẩu hàng hoá đáp ứng đợc các yêu cầu quản lý và thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán.
- Tổ chức hợp lý hạch toán nhập khẩu hàng hoá tạo điều kiện quản lý một cách toàn diện tiền hàng, hàng hoá của đơn vị.
- Tạo điều kiện đánh giá đợc kết quả của hoạt động nhập khẩu một cách đúng đắn, chính xác, cụ thể từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính, phân tích của đơn vị.
- Cung cấp thông tin một cách kịp thời toàn diện cho các bộ phận lãnh đạo và nghiệp vụ để kip thời giao các quyết định kinh doanh.
- Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho bộ máy kế toán và hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị.
- Tạo điều kiện cho công tác kiểm tra và theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách toàn diện và chặt chẽ.
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, hoàn thiện để kế toán trở thành công cụ phản ánh chân thực các quá trình XNK, là cơ sở để điều hành, kiểm tra kiểm soát các hoạt động kinh doanh của đơn vị thì kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu phải đáp ứng đợc đầy đủ các yêu cầu sau:
- Hạch toán kinh doanh phải phù hợp với nền kinh tế thị trờng hiện nay. Thực hiện chế độ tự chủ tài chính, tự cấp phát tài chính, lấy thu nhập bù đắp các chi phí, giám sát kịp thời quá trình luân chuyển và vận động của vốn. Vấn đề phát sinh chi phí bán hàng và làm thế nào để tiết kiệm chi phí bán hàng tăng lợi nhuận cho đơn vị. Bảo đảm thông tin có hệ thống, liên tục chính xác phục vụ cho các nhà quản lý, ra các quyết định đúng đắn để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời hạch toán kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu phải tạo điều kiện áp dụng kỹ thuật tiên tiến nhất của tin học góp phần nâng cao năng suất lao động của ngời làm công tác kế toán.
- Các nguyên tắc và điều kiện để hoàn thiện tổ chức kế toán l u chuyển hàng hoá nhập khẩu trong các đơn vị kinh doanh XNK
Trong những năm gần đây, cùng với tốc độ tăng trởng của nền kinh tế, kim ngạch hoạt động xuất nhập khẩu ở Việt nam ngày một tăng. cá doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu ngày càng đóng mọt vai trò tích cực trong công cuộc xây dựng đất nớc phồn vinh giầu đẹp. Tuy vây, để đạt đợc mục đích của hoạt động kinh doanh là không ngừng nâng cao mức lợi nhuận, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu không đợc tự thoả mãn với những gì mình đang có mà mỗi bộ phận, mỗi cá nhân trong từng doanh nghiệp phải th-
ờng xuyên xem xét, đánh giá mặt mạnh, mặt yếu của mình để từ đó tìm ra các biện pháp phát huy u điểm, hạn chế nhợc điểm, góp phần tăng cờng hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Là bộ phận đợc giao nhiệm vụ xử lý, phản ánh các thông tin về vốn, nguồn vốn, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh... cùng với quá trình phát triển của doanh nghiệp, công tác kế toán cũng đòi hỏi không ngừng đợc hoàn thiện. phòng kế toán phải đợc tổ chức một cách hợp lý, có sự phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm đến từng thành viên, tập hợp và thông báo kịp thời các thông tin kinh tế cho các cấp quản lý để có đợc các quyết định đúng đắn trong việc điều hành các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Quá trình lu chuyển hàng hoá nhập khẩu phải đợc kế toán theo dõi chặt chẽ, thờng xuyên từ khâu mua hàng, bán hàng đến dự trữ hàng hoá, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đợc hạch toán vào các tài khoản thích hợp nhằm phản ánh chính xác tình hình biến động về tài sản của doanh nghiệp.
Để tự khẳng định mình là cánh tay mặt của công tác quản lý, đóng vai trò quan trọng đến việc thành công hay thất bại của các hoạt động kinh doanh . Khi tiến hành hoàn thiện kế toán nói chung và hạch toán kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu nói riêng cần quán triệt những nguyên tắc sau:
Một là, phải nắm vững chức năng và nhiệm vụ của hạch toán kế toán nói chung và kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu nói riêng. Cùng một lúc, nó vừa phản ánh vừa giám sát quá trình kinh doanh nhập khẩu hàng hoá, vì vậy hoàn thiện từ tổ chức bộ máy kế toán đến công tác hạch toán, góp phần nâng cao chất lợng kinh doanh của doanh nghiệp trong điều kiện nền kinh tế thị trờng ngày càng cạnh tranh gay gắt.
Hai là, phải xuất phát từ đặc trng của hoạt động nhập khẩu. Giống nh mọi hoạt động kinh tế khác, mục đích của hoạt động kinh doanh nhập khẩu là thu đợc lợi nhuận cao. Lợi ích kinh tế của hoạt động nhập khẩu là động lực của kế toán. Hạch toán kế toán là công cụ để phản ánh giám sát quá trình kinh doanh nhập khẩu hàng hoá. Do đó nó phải xuất phát từ các hoạt động kinh doanh nhập khẩu và trở lại phục vụ quá trình đó, là con đờng đúng đắn và hiện thực để tổ chức một guồng máy hạch toán hữu hiệu, khách quan và tiết kiệm.
Ba là, hoàn thiện cũng có nghĩa là sửa chữa những sai sót, những yếu tố cha khoa học để đi đến những quyết định đúng, hoàn hảo những việc đã làm trong hạch toán. Rõ ràng đó là một quá trình từ nhận thức làm thay đổi thực tế rồi lại từ thực tế phát huy, bổ xung thêm cho nhận thức và lý luận. Nh vậy, để hoàn thiện công tác hạch toán kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những quyết định về ghi chép, luân
chuyển chứng từ ban đầu của bản thân đơn vị kinh doanh nhập khẩu hàng hoá để hoàn thiện.
Bốn là, bảo đảm nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của hạch toán kinh doanh. Bởi vì hoàn thiện là để nâng cao chất lợng hạch toán kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu. Do vậy, nguyên tắc này yêu cầu khi hoàn thiện công tác hạch toán kế toán không thể tách rời hạch toán kinh doanh mà phải bám sát, phục vụ cho yêu cầu của hạch toán kinh doanh. Các thông tin hạch toán phải phù hợp với thông tin thị trờng về kinh doanh nhập khẩu hàng hoá.
Năm là, hoạt động nhập khẩu cũng nh các hoạt động kinh tế nói chung rất đa dạng, ở mỗi đơn vị khác nhau, việc tổ chức, bố trí hạch toán có khác nhau nhng có một cái chung nhất là dựa vào chế độ luật lệ do Nhà nớc quy định.
Sáu là, trong điều kiện thế giới hiện nay, khoa học kỹ thuật phát triển nhanh chóng. Nhiều phát minh và thành tựu khoa học gắn với quản lý kinh tế. Hoàn thiện hạch toán kế toán nói chung và hạch toán kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu nói riêng phải theo hớng hiện đại hoá công tác kế toán, đa vào những thành tựu khoa học tính toán, tin học vào công tác kế toán.
Muốn hoàn thiện hạch toán lu chuyển nhập khẩu hàng hoá, trong các đơn vị kinh doanh XNK phải có những điều kiện tiền đề cần thiết sau:
- Đơn vị kinh doanh XNK phải là đơn vị đợc nhà nớc cho phép hoạt động. Phải có t cách pháp nhân và đợc phép quan hệ giao dịch buôn bán với nớc ngoài. Phải là một đơn vị kế toán cơ sở, trên cơ sở đó tổ chức kế toán đợc xác lập về tổ chức bộ máy, về tổ chức công tác kế toán và cũng từ đó tổ chức mô hình và quy trình kế toán.
- Phải nắm vững chế độ kế toán hiện hành, căn cứ vào đó, xuất phát từ điều kiện và tình hình hoạt động kinh doanh cụ thể của đơn vị mình mà đổi mới công tác tổ chức kế toán và cũng từ đó tổ chức mô hình và quy trình kế toán.
- Các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải xác lập đợc mô hình kinh doanh gọn nhẹ, hợp lý, ổn định, mô hình tổ chức quản lý thích hợp, tiên tiến, tiết kiệm.
- Có đội ngũ nhân viên kế toán hiểu biết nghiệp vụ kế toán ngoại thơng, có kinh nghiệm và chịu khó học hỏi. Bởi vì, muốn tổ chức và tiến hành công tác hạch toán kế toán đợc tốt thì phải có đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán mạnh, có cơ cấu đồng bộ về trình độ. Các cán bộ nhận viên kế toán phải là ngời thạo việc, hiểu biết nghiệp vụ, vị trí của mình đợc phân công và biết cách thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ. Trong đội ngũ đó, phải có những hạt nhân vững chắc mà trớc hết đó là kế toán trởng.
- Các kế toán viên phải tơng đối thông thạo ngoại ngữ. Hoạt động nhập khẩu là hoạt động buôn bán với các công ty nớc ngoài. Do vậy kế toán phải thờng xuyên tiếp xúc với các chứng từ bằng tiếng nớc ngoài đặc biệt là tiếng Anh.
- Để làm tốt công tác kế toán thì một trong những điều kiện không thể thiếu đợc là phải tạo ra và cung cấp các phơng tiện làm việc cần thiết tối thiểu. Phải làm sao để nhân viên kế toán làm việc thoải mái có hiệu quả. Nhanh chóng áp dụng các phơng tiện tính toán hiện đại vào công tác kế toán.
- Trong những năm qua, kể từ khi Nhà nớc thực hiện chính sách mở cửa nền kinh tế thì cũng là lúc hoạt động XNK bung ra một cách mạnh mẽ. Tuy nhiên một thực tế cho thấy rằng các chính sách quy định của nhà nớc đã không đợc đổi mới cho phù hợp để bám sát tình hình trên. Do vậy trong thời gian tới, để có các doanh nghiệp và cơ sở có điều kiện để hoàn thiện bộ máy kế toán và tuân thủ các quy định của Nhà nớc thì Nhà nớc phải đa ra các văn bản hớng dẫn cụ thể hơn, phải thực hiện quản lý chặt chẽ hơn nữa không chỉ trong công tác hạch toán mà còn trong hoạt động kinh doanh XNK nói chung.