- Ban giám đốc: Đợc xây dựng trên nguyên tắc là một thủ trởng Đứng đầu là giám đốc Công ty, do Bộ thơng mại bổ nhiệm, dữ vai trò chỉ đạo và điều
2.3.1Công tác chuẩn bị nguồn hàng để xuất
1. Tình hình hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng nông sản của công ty VILEXIM
2.3.1Công tác chuẩn bị nguồn hàng để xuất
Các hình thức thu mua hàng hoá
Để thực hiện tốt hợp đồng đã ký kết thì bất kỳ một Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu nào cũng phải thực hiện chuẩn bị nguồn hàng một cách tốt nhất,
tức là phải đủ, kịp thời, đạt chất lợng. Do vậy công tác thu mua hàng hoá đầu vào đợc Công ty rất coi trọng. Có ba hình thức thu mua mà công ty thờng hay sử dụng là:
+Thu mua theo nhình thức mua đứt bán đoạn
Đây là hình thức thu mua rất hay đợc công ty sử dụng. Với hình thức này công ty phải ký hợp đồng với ngời sản xuất sau khi giao dịch với khách hàng, bởi có hợp đồng này sẽ là cơ sở để công ty khẳng định chắc chắn đã có nguồn hàng xuất khẩu. Thông thờng công ty sẽ trả tiền sau khi nhà cung ứng đã cung cấp đủ hàng hoá. Tuy nhiên một số trờng hợp ngời cung ứng là các doanh nghiệp thơng mại trong nớc thì công ty đợc thoả thuận điều khoản trả sau. Hình thức trả sau sẽ không thể thoả thuận đợc khi ngời cung ứng là ngời nông dân trực tiếp sản xuất. Do vậy công ty thờng tìm đối tác là các nông trờng, hoặc các chủ trang trại lớn hay các công ty thơng mại nội địa.
Những rủi ro thờng gặp trong hình thức này là những biến động thất thờng của giá cả thị trờng nông sản trong nớc và thế giới thờng xuyên xảy ra. Tình trạng bị ngời cung ứng ép giá khi đến hạn giao hàng cho khách hàng nớc ngoài cũng có thể xảy ra và thực tế đã có trờng hợp nh vậy xảy ra với công ty. Tuy nhiên nếu công ty thực hiện ký kết chặt chẽ các điều khoản thì các rủi ro này hiếm khi gặp phải.
- Hình thức hàng đổi hàng
Trớc năm 1999 hình thức này vẫn đợc công ty áp dụng trong một số hợp đồng thu mua hàng xuất khẩu. Tuy nhiên từ 2000 trở lại đây hình thức này đã không còn đợc áp dụng trong các hoạt động thu mua hàng nông sản của công ty. Nhợc điểm của hình thức này là quá trình trao đổi diễn ra dài, nhiều khi lại không đợc tiến hành song song khiến cho hoạt động kinh doanh của công ty bị gián đoạn, vòng quay của vốn chậm và vốn thờng bị chiếm dụng trong quá trình trao đổi hàng.
Đây là hình thức hiện nay công ty đang coi trọng nhất. Hình thức này có u điểm là: Công ty luôn có nguồn hàng cung ứng ổn định, đảm bảo chất lợng, có mối q uan hệ làm ăn lâu dài tin cậy. Tuy nhiên nó cũng có những nhợc điểm là rủi ro có thể xảy ra khi mà tình hình sản xuất, kinh doanh của nhà cung ứng gặp trục trặc, Công ty sẽ bị ràng buộc và phụ thuộc nhiều vào nhà cung ứng. Trong một số trờng hợp sẽ không đợc quyền lựa chọn hàng hoá cùng loại nhng chất lợng cao hơn của nhà cung ứng khác.
Công tác tổ chức thu mua
Một thực tế của ngành xuất khẩu ở Việt Nam là nhều ngành hàng xuất khẩu trong công tác tổ chức thu mua nguồn đầu vào còn mang tính chất thu gom manh mún, làm theo thơng vụ, không có chiến lợc lâu dài. Thực tế nầy càng đúng hon với nganhg xuất khẩu nông sản. Hình thức phổ biến hiện nay là khi một mặt hàng nào đó xuất khẩu thuận lợi thì các đơn vị kinh doanh xuất khẩu mới đi thu gom ở thị trờng nội địa để xuất ra thị trờng nớc ngoài. Khi mặt hàng ấy xuất khẩu không thuận lợi thì ngời sản xuất hayv nhà cung ứng sẽ bị ứ đọng hàng hoá trong khi các nhà xuất khẩu bỏ mặc họ, do vậy hiện tợng ngời sản xuất phá bỏ cây trồng này để trồng một loại cây khác có khả năng tiêu thụ là rất thờng xuyên. Song cũng chính vì thế nên khi các mặt hàng không còn đợc sản xuất nhiều trong nớc thì trên thị trờng thế giới giá cả lại tăng lên. Sự không đồng bộ giữa ngời sản xuất trong n- ớc và nhà xuất khẩu đã là một trong những nguyên nhân làm cho hoạt động xuất khẩu nông sản không ổn định. Công ty VILEXIM cũng không nằm ngoài tình trạng chung đó.
Các nhà cung ứng cho Công ty trớc đây thờng là các nhà buôn ở địa ph- ơng, mối quan hệ giữa Công ty với nhà buôn lỏng lẻo, Công ty không hề có một một quan hệ ràng buộc hay một sự hớng dẫn nào về chất lợng, tiêu chuẩn kỹ thuật về hàng hoá cho ngời sản xuất. Để giảm bớt sự phụ thuộc vào các nhà buôn nhỏ ở địa phơng, thời gian qua Công ty đã thành lập một số các trạm thu mua riêng để trực tiếp thu mua hàng từ ngời sản xuất. VD: trạm thu mua lạc ở Nghệ an, trạm thu mua cà phê ở Đắc Lắc, Gạo ở Cần thơ. Với hình thức này Công ty sẽ đến các hợp tác xã để thu mua từ các kho đối với mặt hàng thóc, các mặt hàng khác sẽ phải thu
mua các lô hàng bán lẻ trên thị trờng. Ưu điểm của hình thức này là Công ty có thể giảm đợc giá thành đầu vào, chọn đợc hàng hoá chất lợng cao. Tuy nhiên hình thức này còn mới hình thành nên ngời nông dân, hoặc các địa phơng vẫn cha biết và tìm đến công ty, bên cạnh đó do đội ngũ thu mua còn mỏng vì vậy khối lợng hàng hoá thu mua đợc vẫn cha nhiều, những lô hàng lớn vẫn có thể không lọt và tầm kiểm soát của công ty. Để thu mua với số lợng và chất lợng cao đòi hỏi phải có một lực lợng thu mua đông đảo, điều này có liên quan đến chi phí thu mua hàng và do đó dặt ra một câu hỏi đối với Công ty là: liệu hình thức này so với hình thức trớc đây có hiệu quả hơn hay không? Câu trả lời là “có”nhng cần thời gian, trong giai đoạn này công ty cần tiếp thị mạnh hình ảnh của mình đến tận các địa phơng, làm cho mọi ngời đều biết đến Công ty và tìm đến buôn bángời mua với Công ty.
Việc tổ chức thu mua hàng ở các khu vc thị trờng trong nớc sẽ do ba bộ phận của công ty đảm trách, bao gồm: trụ sở chính tại Hà nội đảm trách các thị tr- ờng khu vực miền Bắc, chi nhánh tại TPHCM phụ trách các tỉnh phía Nam, văn phòng đại diện tại Đông hà-Quảng trị phụ trách các tỉnh miền Trung.
Vùng thị trờng mặt hàng cũng đợc Công ty xác định là:
- Các tỉnh Bắc Ninh, Bắc giang, Vĩnh Phúc, Thanh Hoá, Hải Phòng sẽ là nơi cung cấp các mặt hàng lạc nhân, đỗ các loại, ngô, vừng. Thái nguyên cung cấp chè, Quế. Cao Bằng, Lạng Sơn cung cấp hoa hồi, chè, quế.
- Các tỉnh miền trung là: Nghệ An, Hà Tĩnh, Huế, Qiảng trị sẽ là vùng thị trờng cung cấp lạc nhân, ngô, bột sắn, đỗ tơng, vừng, ớt quả.
- Các tỉnh Gia Lai, Đắc Lắc, Buôn Mê Thuột sẽ cung cấp cà phê và hạt tiêu, hạt điều.
- Các tỉnh Nam Bộ cung cấp các mặt hàng: Hoa quả tơi, gạo, long nhãn khô, lạc nhân, tỏi.
+ Thực hiện bao gói
Sau khi thu mua công ty thơng tập trung nguồn hàng về kho chính để tổ chức bao gói. Chi phí bao gói thờng đợc tính vào giá xuất của hàng hoá. Một số
mặt hàng mâng tính thời vụ, không cho phép đè thời gian lâu nh Hoa quả tơi, rau tơi thì công ty thực hiện đóng gói ban đầu ngay tại nơi thu mua để đảm bảo công tác vận chuyển. Sau đó sẽ tiến hành phân loại, kiểm tra chất lợng và đóng gói chính thức.
+ Kiểm tra hàng trớc khi xuất
Sau khi đóng gói hàng hoá, nếu khách hàng yêu cầu Công ty sẽ tiến hành kiểm tra lần cuối trớc khi xuất.