Nền kinh tế nước ta đang trờn đà phỏt triển mạnh, trong những năm gần đõy, tỉ lệ GDP tăng đều giữa cỏc năm từ 8-8,5%. Cỏc quan hệ sản xuất, trao đổi, thương mại phỏt triển mạnh với quy mụ ngày càng lớn. Chớnh từ đú, nhu cầu thanh toỏn qua ngõn hàng ngày càng gia tăng. Ngay cả trong ngõn hàng, nhu cầu thanh toỏn vốn cũng tăng mạnh. Nghiệp vụ thanh toỏn vốn phỏt sinh nhiều cựng với mức độ phức tạp của nú đặt ra yờu cầu đối với cỏc ngõn hàng phải thiết kế KSNB hợp lý, chặt chẽ để đảm bảo cho nghiệp vụ diễn ra nhanh chúng, chớnh xỏc và an toàn cho khỏch hàng và ngõn hàng.
Do tớnh chất phức tạp đú, nghiệp vụ thanh toỏn vốn chịu sự điều chỉnh, kiểm soỏt của nhiều cơ quan chức năng của Nhà nước: Chớnh phủ, Bộ Tài chớnh, đặc biệt là NHNN và NHĐT&PT Việt Nam. Một hệ thống văn bản liờn quan được ban hành để tổ chức và thực hiện nghiệp vụ thanh toỏn vốn tại cỏc ngõn hàng: Cỏc văn bản quy định điều kiện để tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toỏn được tham gia vào cỏc phương thức thanh toỏn; văn bản về quy chế, quy trỡnh nghiệp vụ; văn bản về sử dụng chứng từ điện tử, chữ ký điện tử trong thanh toỏn vốn; văn bản về kiểm tra, kiểm toỏn nội bộ đối với nghiệp vụ này. Đú là cỏc quyết định như: Quyết định 353/1997/QĐ-NHNN về quy chế chuyển tiền điện tử, Quyết định 309/2002/QĐ-NHNN về Quy chế thanh toỏn điện tử liờn ngõn hàng, quyết định 543/2002/QĐ-NHNN về xõy dựng, cấp phỏt, quản lý và sử dụng chữ ký điện tử trong TTNĐTLNH, quy trỡnh chuyển tiền theo quyết định số 6953/QĐ-HĐH ngày 1/12/2004 của Tổng Giỏm đốc NHĐT&PT Việt Nam, quyết định 3329/2004/QĐ-HĐH của NHĐT&PT về quy trỡnh luõn
chuyển, kiểm soỏt và lưu trữ chứng từ hạch toỏn kế toỏn, và cỏc quy định khỏc về hệ thống tài khoản sử dụng trong dự ỏn Hiện đại hoỏ, văn bản vờ nội dung kiểm tra nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toỏn vốn…
Tại Chi nhỏnh Cầu Giấy, Ban Giỏm đốc đó trực tiếp tham gia phổ biến cỏc văn bản cho phũng nghiệp vụ, xõy dựng và tổ chức cỏc điều kiện về cơ sở hạ tầng tin học, nhõn sự và quy trỡnh thanh toỏn, chuyển tiền.
Về chữ ký điện tử (mó khoỏ bảo mật) trong TTLNH, đõy là một yếu tố của chứng từ điện tử, được mó hoỏ và luụn gắn liền với cỏc dữ liệu của chứng từ điện tử nhằm xỏc định tớnh đỳng đắn, chuẩn xỏc của cỏc yếu tố trờn chứng từ điện tử khi thực hiện truyền, nhận qua mạng mỏy tớnh giữa cỏc Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toỏn. Chữ ký điện tử trờn chứng từ điện tử cú giỏ trị như chữ ký tay trờn chứng từ giấy. Giỏm đốc chi nhỏnh trực tiếp uỷ quyền quản lý và sử dụng chữ ký điện tử cho trưởng phũng và phú phũng (KSV) của Phũng khỏch hàng Doanh nghiệp. Hai cỏn bộ này cú trỏch nhiệm bảo mật chữ ký điện tử của mỡnh, khụng tiết lộ, bàn giao cho người khỏc sử dụng trong bất kỳ trường hợp nào. Trong phũng, mỏy tớnh và cỏc trang thiết bị để sử dụng chữ ký điện tử được bố trớ, sắp xếp ở vị trớ khuất để khi sử dụng thỡ người khỏc khụng thể quan sỏt được mật mó và thao tỏc sử dụng. Định kỳ, chữ ký điện tử được thay đổi để đảm bảo tớnh bảo mật. Mó khoỏ truy nhập chương trỡnh của GDV cũng phải được thường xuyờn thay đổi để trỏnh bị lộ, cứ khoảng 10 ngày sẽ thay đổi.
Mụi trường tin học và chương trỡnh ứng dụng
Thỏng 10 năm 2003, Chi nhỏnh Cầu Giấy là một trong bảy đơn vị được chọn ỏp dụng chương trỡnh Hiện đại hoỏ trong dự ỏn Hiện đại hoỏ NHĐT&PT Việt Nam. NHĐT&PT Việt Nam đó mời cỏc cụng ty như: Logical, Silverlake… tư vấn hỗ trợ kỹ thuật cho dự ỏn. Sau khi cõn nhắc, so sỏnh những yờu cầu, quy chuẩn và tiện ớch của những sản phẩm mà mỗi cụng ty đưa ra với những quy
định của NHNN Việt Nam, những chuẩn mực quốc tế cũng như thực tế của NHĐT&PT, NHĐT&PT đó quyết định lựa chọn sản phẩm của cụng ty Silverlake ỏp dụng cho dự ỏn.
SIBS (Silverlake Integrated Banking System) là hệ thống ngõn hàng tớch hợp Silverlake. Theo hệ thống này, cỏc nghiệp vụ ngõn hàng được xõy dựng trờn cơ sở tham số hoỏ, tức là dựa vào cỏc thuật toỏn mà cỏc nhà nghiờn cứu đưa ra cỏc tỡnh huống khỏc nhau thay đổi linh hoạt cho phự hợp với những thay đổi của mụi trường kinh doanh. Đõy cũng là hệ thống mở nờn dễ dàng nõng cấp cho phự hợp với sự phỏt triển của nghiệp vụ sau này.
Chương trỡnh SIBS phõn chia hệ thống sản phẩm dịch vụ của ngõn hàng thành cỏc phần xử lý theo từng loại nghiệp vụ gọi là cỏc phõn hệ nghiệp vụ. Cú cỏc phõn hệ nghiệp vụ như sau:
- GL (General Ledger): Phõn hệ kế toỏn tổng hợp
- Phõn hệ tiền gửi gồm hai phần: CD (Certificate of Deposit) – Tiền gửi cú kỡ hạn và DD (Demand Deposit)– Tiền gửi khụng kỡ hạn.
- LN (Loan): Phõn hệ tớn dụng
- TF (Trade Finance): Phõn hệ tài trợ thương mại
- TS (Treasury): Phõn hệ kinh doanh tiền tệ
- RM (Remittance): Phõn hệ chuyển tiền
- TM (Teller Maintenance): Cỏc giao dịch của giao dịch viờn thuộc BDS. BDS (Branch Delivery System) là hệ thống chuyển giao phõn phối sản phẩm của chi nhỏnh. Chi nhỏnh được cài đặt chương trỡnh này để cung cấp dịch vụ cho khỏch hàng.
Khi một giao dịch được thực hiện trong SIBS, giao dịch đú sẽ được hạch toỏn đồng thời và ngay lập tức vào mỏy tớnh chủ tại chi nhỏnh (local) và mỏy chủ tại Trung ương (Host). Chớnh vỡ vậy, tại Trung ương cú thể cập nhật và quản lý toàn bộ dữ liệu hoạt động của toàn hệ thống.
Nghiệp vụ thanh toỏn vốn nằm trong phõn hệ chuyển tiền của chương trỡnh. Trong phõn hệ này, hệ thống SIBS tự động sinh ra số giao dịch duy nhất (số chuyển tiền) cho mỗi giao dịch thanh toỏn vốn, thể hiện số giao dịch trong một ngày cho một loại sản phẩm chuyển tiền của một chi nhỏnh. Cấu trỳc bao gồm: BBB.P.YYMMDD.RRRRR
Trong đú: BBB: Mó chi nhỏnh
YYMMDD: Năm, thỏng ngày
P: Loại sản phẩm chuyển tiền, là một tham số trong hệ thống tham số của phõn hệ chuyển tiền.
RRRRR: Số chạy
Cụng tỏc tin học hoỏ và ỏp dụng cụng nghệ ngõn hàng hiện đại cũng được quan tõm đầu tư từ phớa NHĐT&PT Trung ương và tại Chi nhỏnh. Năm 1995, chi nhỏnh mới chỉ cú 2 mỏy vi tớnh, đến năm 2003 là 30 mỏy, nhưng đến năm 2005, chi nhỏnh đó đầu tư nõng cấp hệ thống mỏy vi tớnh, nõng tổng số mỏy lờn hơn 80 mỏy. Đồng thời chỳ trọng cụng tỏc đào tạo, bồi dưỡng trỡnh độ tin học của cỏn bộ nhõn viờn. Đặc biệt là cỏc nhõn viờn phụ trỏch về mảng tin học. Hiện tại, Tổ điện toỏn là đơn vị phụ trỏch cụng nghệ thụng tin của toàn chi nhỏnh, bao gồm 4 chuyờn gia về tin học và ứng dụng tin học trong hoạt động ngõn hàng. Hiệu quả hoạt động của Chi nhỏnh cũng vỡ thế được nõng cao. Riờng đối với nghiệp vụ thanh toỏn vốn, với đặc điểm dựa trờn nền tảng cụng nghệ cao, tốc độ xử lý và tớnh chớnh xỏc của nghiệp vụ phụ thuộc nhiều vào mức độ tin học hoỏ, chất lượng thanh toỏn được nõng lờn rừ rệt.
Đặc thự quản lý
NHĐT&PT Việt Nam núi chung cũng như chi nhỏnh Cầu Giấy núi riờng cú quan điểm trong quản lý hoạt động kinh doanh rất rừ ràng và chặt chẽ. Trong đú sự tăng trưởng hoạt động kinh doanh luụn gắn liền với đảm bảo an toàn, bền vững. Đú là quan điểm đỳng đắn để duy trỡ sự phỏt triển của ngõn hàng.
Quản lý thực hiện theo nguyờn tắc tập trung, tuy vậy cú sự phõn nhiệm, uỷ quyền rất rừ ràng trong cụng tỏc. Từng bộ phận, phũng ban nghiệp vụ, từng cỏ nhõn được giao nhiệm vụ, quyền hạn và trỏch nhiệm rất rừ ràng và được thể hiện bằng văn bản. Đõy là một biểu hiện tớch cực để KSNB cú thể phỏt huy hiệu quả hoạt động.
Cơ cấu tổ chức và chớnh sỏch nhõn sự
Nghiệp vụ thanh toỏn vốn được tập trung xử lý tại phũng Dịch vụ khỏch hàng doanh nghiệp của chi nhỏnh. Đầu ngày GDV sẽ nhận tiếp quỹ từ bộ phận kho quỹ của Chi nhỏnh, tuỳ theo hạn mức giao dịch của GDV. Sau đú, GDV tiếp nhận và xử lý cỏc yờu cầu về chuyển tiền từ khỏch hàng, thụng qua cỏc cụng cụ như: Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, sộc du lịch, sộc bảo chi… GDV là cỏc nhõn viờn thực hiện cỏc giao dịch chi tiết, nhập số liệu vào mỏy và hoàn tất cỏc giao dịch theo quy định. GDV được chia thành:
- GDV khỏch hàng: thực hiện cỏc giao dịch ngoài quầy (Front End) trực tiếp với khỏch hàng tại màn hỡnh BDS: thu chi tiền mặt, chuyển tiền đi… - GDV nội bộ: GDV trong quầy (Back End) xử lý cỏc giao dịch chuyển tiền
đến từ TTBT, T5, SWIFT… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cỏc giao dịch được hoàn tất sau khi cú sự phờ duyệt của KSV. KSV là người được giao nhiệm vụ kiểm soỏt và cú thẩm quyền duyệt cỏc giao dịch do cỏc GDV thực hiện trong hạn mức được Giỏm đốc chi nhỏnh cho phộp. KSV cú thể là trưởng hoặc phú phũng hoặc cỏn bộ cú đủ năng lực được phõn cụng làm nhiệm vụ này.
Phũng Dịch vụ khỏch hàng Doanh nghiệp hoạt động nhằm đỏp ứng cỏc yờu cầu của doanh nghiệp: thu chi tiền mặt, chi trả lương, thanh toỏn, chuyển tiền… Tổng số nhõn viờn trong phũng là 7, trong đú cú 2 KSV, 4 GDVvà 1 nhõn viờn làm nhiệm vụ đi thanh toỏn bự trừ. Cơ cấu trờn tương đối phự hợp với mức độ cụng việc phỏt sinh. Cỏc KSV là cỏc nhõn viờn cú kinh nghiệm
cụng tỏc lõu năm, được Giỏm đốc chi nhỏnh uỷ quyền kiểm soỏt, phờ duyệt giao dịch bằng văn bản cụ thể. Họ cú nhiệm vụ kiểm soỏt, phờ duyệt cỏc giao dịch vượt quỏ hạn mức giao dịch của GDV. Cỏc GDV đều cú trỡnh độ đại học trở lờn, nắm vững quy trỡnh nghiệp vụ với phẩm chất đạo đức trung thực và đỏng tin cậy. Trong quy trỡnh chuyển tiền theo quyết định số 6953/QĐ-KT2 ngày 1/12/2004 do Tổng Giỏm đốc NHĐT&PT Việt Nam ban hành quy định rất cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn của GDV, KSV. Cỏc nhõn viờn đều cú tờn và mật khẩu riờng để truy nhập vào chương trỡnh.
Trỡnh độ của cỏc nhõn viờn và sự sắp xếp, bố trớ cụng việc như trờn về cơ bản cú thể đỏp ứng được yờu cầu cụng việc. Sự sắp xếp đú đảm bảo thực hiện được nguyờn tắc “4 mắt” trong kiểm soỏt. Một giao dịch phỏt sinh được kiểm tra qua GDV, sau đú phải được sự phờ duyệt của KSV mới hoàn thành. Việc thiết kế mụ hỡnh giao dịch như vậy giỳp giảm thiểu sai sút, rủi ro trong nghiệp vụ thanh toỏn vốn.
Bờn cạnh đú, qua quan sỏt cú thể thấy việc bố trớ khụng gian làm việc trong phũng rất hợp lý. Một dóy bàn dài gồm năm quầy để GDV tiếp xỳc với khỏch hàng. Phớa trong là bàn của 2 KSV và một bàn của GDV đi TTBT. Mỗi quầy giao dịch được trang bị một mỏy vi tớnh, giữa hai quầy cú một mỏy in lazer, mỏy đếm tiền, mỏy soi tiền. Điều này rất thuận lợi để tiến hành cụng việc. Sau khi hoàn tất giao dịch tại phũng Dịch vụ khỏch hàng, cuối ngày tất cả cỏc chứng từ liờn quan đến cỏc giao dịch trong ngày phải được tập hợp và chuyển đến phũng kế toỏn tổng hợp (GL) để kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp của cỏc chứng từ, tớnh chớnh xỏc của cỏc giao dịch, kịp thời phỏt hiện cỏc sai sút để kịp thời điều chỉnh (Hậu kiểm). Cỏc cỏn bộ tại phũng kế toỏn hầu hết là cú thõm niờn cụng tỏc lõu năm, cú kinh nghiệm và hiểu biết sõu sắc về nghiệp vụ. Chứng từ sau khi kiểm soỏt đỳng mới được lưu trữ, bảo quản tại chi nhỏnh.
Như vậy, qua xem xột cỏc yếu tố trờn, cú thể nhận thấy rằng, việc tổ chức KSNB nghiệp vụ thanh toỏn vốn tại NHĐT&PT chi nhỏnh Cầu Giấy về cơ bản đó tuõn thủ cỏc nguyờn tắc tổ chức kiểm soỏt. Thứ nhất, việc thiết lập KSNB như trờn đảm bảo bao trựm được toàn bộ cỏc hoạt động liờn quan đến nghiệp vụ thanh toỏn vốn, đồng thời khụng cú sự chồng chộo. Thứ hai, Chi nhỏnh đó đảm bảo phõn tỏch được ba chức năng: xử lý nghiệp vụ thanh toỏn vốn, ghi chộp sổ sỏch và bảo quản tài sản, thụng tin của đơn vị. Thứ ba, đảm bảo được sự độc lập tương đối giữa cỏc bộ phận: phũng nghiệp vụ, hậu kiểm tạo điều kiện phỏt huy hiệu quả hoạt động của cỏc bộ phận này.