b, Giải pháp về xử lý thông tin
2.2.2.3.Hoàn thiện qui trình tham dự thầu
Để hoàn thiện công tác đấu thầu, quá trình tham dự thầu của công ty cần được quy trình hoá. Quy trình này phải có sự gắn kết chặt chẽ và thống nhất, nhịp nhàng công việc của những cán bộ, nhân viên, các bộ phận tham gia. Trên thực tế, quy trình đấu thầu của công ty vẫn được tiến hành dựa trên kinh nghiệm rút ra các gói thầu công ty đã tham gia.
Do đó, trong thời gian tới, ban lãnh đạo và nhân viên tham gia đấu thầu cần hoàn thiện quy trình tham gia dự thầu, tăng chất lượng hồ sơ dự thầu trong khi rút ngắn được thời gian lập hồ sơ, cụ thể:
- Lập danh mục tổng thể và chi tiết những công việc cần làm, ghi rõ ai làm và tiến độ thực hiện từng bước của quy trình dự thầu. Phân công rõ ràng cụ thể công việc, nhiệm vụ của từng phòng, bộ phận; nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân với nhiệm vụ được giao thông qua việc quy định cụ thể thời gian, khối lượng công việc cần hoàn thành.
- Kết hợp công việc của các phòng, các bộ phận liên tục, thường xuyên nhằm tạo sự nhịp nhàng, chặt chẽ, giải quyết nhanh chóng và dứt điểm các công việc cùng lúc, phát hiện và sửa chữa các sai sót một cách kịp thời, tiết kiệm thời gian, đảm bảo kịp tiến độ dự án cho bên mời thầu.
- Tiến hành bổ sung, đào tạo chuyên môn hóa cán bộ đấu thầu bởi họ là những người trực tiếp tham gia vào chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ dự thầu; tăng cường huấn
luyện, nâng cao kĩ năng làm việc, kĩ năng đàm phán và các kiến thức luật, kinh tế cho cán bộ tham gia vào quá trình ký kết hợp đồng.