3. Tổ chức thực hiện kế hoạch xuất khẩu
3.3. Đàm phán ký kết hợp đồng
a. Các hình thức đàm phán
Đàm phán là việc bàn bạc, trao đổi với nhau các điều kiện mua bán giữa các doanh nghiệp xuất nhập khẩu để đi đến ký kết hợp đồng. Thông th- ờng có các hình thức: đàm phán qua th tín, đàm phán qua điện thoại, đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp... Hình thức thứ ba thờng đợc dùng khi có điều kiện phải giải quyết cặn kẽ để thuyết phục nhau hoặc là những hoạt động lớn, phức tạp.
Khi đàm phán ta phải tiến hành theo các bớc sau:
- Bớc 1: Chào hàng: đây là việc nhà kinh doanh thể hiện rõ ý định bán hàng của mình, là lời đề nghị ký kết hợp đồng.
- Bớc 2: Hoàn giá: khi ngời nhận nhận đợc đơn chào hàng nhng không chấp nhận hoàn toàn đơn chào hàng đó mà đa ra một lời đề nghị mới thì lời đề nghị này gọi là hoàn giá.
- Bớc 3: Chấp nhận: là sự đồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều kiện chào hàng mà phía bên kia đa ra. Sau đó tiến hành ký kết hợp đồng.
- Bớc 4: Xác nhận: sau khi hai bên thỏa thuận với nhau về điều kiện giao dịch, có thể ghi lại tất cả các thỏa thuận gửi cho bên kia. Đó là văn kiện có chữ ký của cả hai bên.
- Đối với các đơn vị xuất nhập khẩu nớc ta, hợp đồng thể hiện bằng văn bản là một hình thức bắt buộc. Đây là hình thức tốt nhất để bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
Khi ký kết hợp đồng cần chú ý những điểm sau:
- Hợp đồng cần trình bày rõ ràng, sáng sủa, phản ánh đúng nội dung đã thỏa thuận, không để tình trạng mập mờ và tránh suy luận.
- Hợp đồng cần đề cập đầy đủ mọi vấn đề, tránh việc phải áp dụng tập quán để giải quyết những vấn đề bên kia không đề cập đến. Trong hợp đồng không đợc có những điều khoản trái với luật lệ hiện hành ở nớc ngời xuất khẩu và nhập khẩu.
- Ký kết hợp đồng phải là ngời thực sự có thẩm quyền ký kết.
- Ngôn ngữ dùng trong hợp đồng là ngôn ngữ phổ biến mà hai bên đều thông thạo.
c. Thực hiện hợp đồng
Sau khi hợp đồng đợc ký kết thì đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải thực hiện theo các quy định ghi trong hợp đồng, tiến hành sắp xếp lại những phần việc phải làm, ghi thành bảng biểu theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, ghi lại những diễn biến kịp thời, những văn bản phát đi và nhận đợc để xử lý và giải quyết cụ thể. Đồng thời phải đảm bảo đợc quyền lợi quốc gia và kinh tế của đơn vị.
Sơ đồ 1: Trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác thời kỳ 1998 - 2002
• Xin giấy phép xuất khẩu:
Theo nghị định 57/CP ngày 31 tháng 7 năm 1998 của Chính phủ. Th- ơng nhân là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập theo quy định của luật pháp đợc phép xuất khẩu hàng hoá, dịch vụ theo ngành nghề đã đăng ký kinh doanh. Vì vậy các doanh nghiệp hoặc cá nhân đã có đăng ký kinh doanh tại cục Hải quan tỉnh, thành phố thì không phải xin giấy phép kinh doanh xuất khẩu nếu nh mặt hàng xuất khẩu nằm trong danh mục hàng hoá đã đăng ký hàng hóa kinh doanh. Nếu hàng hoá xuất khẩu nằm ngoài danh mục các mặt hàng phải có giấy phép kinh doanh xuất khẩu thì phải xin giấy phép xuất khẩu. Hiện nay việc cấp giấy phép xuất khẩu đợc quy định nh sau:
- Bộ thơng mại sẽ cấp giấy phép hàng hoá mậu dịch.
- Tổng cục hải quan cấp giấy phép xuất khẩu hàng hoá phi mậu dịch.
• Kiểm tra L/C (nếu phơng thức thành toán là tín dụng chứng từ).
Xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần) Kiểm nghiệm hàng hóa Giải quyết khiếu nại (nếu có) Ký kết hợp đồng xuất khẩu
Mua bảo hiểm
Gửi hàng lên tàu Kiểm tra L/ C Làm thủ tục hải quan Làm thủ tục thanh toán Chuẩn bị hàng hóa Thuê tàu Thanh lý hợp đồng
L/C là th tín dụng trong phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ. Nó là bản cam kết của ngân hàng ngời nhập khẩu cam kết sẽ thanh toán cho ngời xuất khẩu nếu ngời này xuất trình một bộ chứng từ phù hợp với L/C đã mở. Phơng thức thanh toán L/C đảm bảo cho ngời xuất khẩu nhận đợc tiền hàng. Ngời xuất khẩu phải kiểm tra L/C xem ngời nhập khẩu mở L/C có phù hợp hay không. Nếu doanh nghiệp thấy không phù hợp thì đề nghị ngân hàng mở L/C tu chỉnh lại cho phù hợp. Vấn đề kiểm tra L/C là rất quan trọng bởi nó liên quan tới việc có đợc thanh toán hay không.
• Chuẩn bị hàng hoá cho xuất khẩu.
Hàng hoá xuất khẩu đợc thu gom thành từng lô hàng xuất khẩu. Hàng hoá phải đợc chuẩn bị đầy đủ về cả số lợng và chất lợng theo hợp đồng. Hàng hoá đợc tập trung thì phải đóng gói, bao bì theo thoả thuận trong hợp đồng. Bao bì đóng gói hàng hoá phải đảm bảo cho chất lợng của hàng hoá và phù hợp với điều kiện vận chuyển, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bốc xếp và di chuyển hàng hoá, tạo điều kiện cho việc nhận biết và phân loại hàng hoá. Gây ấn tợng tốt đẹp cho khách hàng.
• Thuê tàu.
Tuỳ theo từng hợp đồng đã đợc ký kết và điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng đó, mà ngời xuất khẩu có thể phải thuê tàu hoặc không phải thuê tàu. Trong trờng hợp phải thuê tàu thì ngời xuất khẩu dựa vào các căn cứ sau đây:
- Những điều khoản trong hợp đồng mua bán. - Đặc điểm của hàng hoá xuất khẩu.
- Điều kiện vận tải.
Chọn hãng tàu có uy tín có thể đảm bảo chuyên chở hàng hoá cho mình với giá cớc hợp lý. Tuỳ theo số lợng và tính chất của hàng hoá mà
thuê loại tàu là: tàu chợ hoặc tàu chuyến. Nếu thuê tàu chợ thì phải đăng ký lu khoang và lu cớc trớc với đại lý vận tải, còn thuê tàu chuyến phải có
hợp đồng vận tải. Khi thuê tàu vận tải cụ thể cần chú ý đến các vấn đề : giá c- ớc, tuổi tàu, chất lợng tàu, tuỳ theo từng loại hàng hoá xuất khẩu mà có thể thuê tàu thờng hoặc tàu chuyên dụng vận tải.
• Kiểm tra hàng hoá xuất khẩu.
Kiểm tra chất lợng hàng hoá xuất khẩu là công việc cần thiết, nó đảm bảo quyền lợi cho khách hàng, ngăn chặn kịp thời những hậu quả xấu, đảm bảo uy tín cho ngời xuất khẩu.
Trớc khi xuất khẩu, ngời xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng hoá về phẩm chất, số lợng, trọng lợng, bao bì...(tức là kiểm nghiệm hàng hoá). Việc kiểm tra hàng hoá ở doanh nghiệp do bộ phận kiểm tra chất lợng của doanh nghiệp tiến hành kiểm tra.
• Làm thủ tục hải quan.
Hàng hoá vận chuyển qua biên giới quốc gia để xuất khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Thủ tục hải quan là một công vụ để quản lý hành vi buôn bán của các thơng nhân theo pháp luật của Nhà nớc. Hàng hoá đã làm thủ tục hải quan thì mới đợc thông qua. Đầu tiên chủ hàng phải khai báo chi tiết về hàng hoá lên tờ khai để hải quan kiểm tra: loại hàng, tên hàng, số lợng, khối lợng, giá trị hàng hoá, phơng tiện vận tải, xuất khẩu cho nớc nào... và chủ hàng phải tính thuế xuất khẩu cho lô hàng đó. Sau đó đa hàng hoá vào vị trí để các nhân viên hải quan kiểm tra xác minh lại. Sau khi hoàn thành các thủ tục của hải quan, thì chủ hàng thực hiện các quyết định của hải quan. Nếu đúng với quy định của Nhà nớc thì hàng hoá đợc thông qua, còn sai lệch thì phải hiệu chỉnh lại hoặc không đợc thông qua.
• Mua bảo hiểm.
Chuyên chở hàng hoá trong thơng mại quốc tế (nhất là đờng biển) th- ờng gặp rất nhiều rủi ro, tổn thất. Do vậy cần phải mua bảo hiểm cho
hàng hoá xuất khẩu. Tuỳ theo các điều khoản trong hợp đồng và từng điều kiện cụ thể mà ngời xuất khẩu có thể phải mua bảo hiểm hoặc không phải mua
bảo hiểm cho hàng hoá đó. Mua bảo hiểm bảo đảm quyền lợi cho cả ngời mua và ngời bán. Tuỳ vào loại hàng hoá có giá trị nh thế nào để có thể mua bảo hiểm hàng hoá theo 3 mức khác nhau:
- A - bảo hiểm mọi rủi ro.
- B - bảo hiểm có bồi thờng tổn thất riêng. - C - bảo hiểm miễn tổn thất riêng.
Nếu ngời xuất khẩu phải mua bảo hiểm thì cần lu ý chọn hãng bảo hiểm nào có uy tín để ký kết hợp đồng bảo hiểm, có thể ký kết hợp đồng bảo hiểm bao hoặc bảo hiểm chuyến tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể. Doanh nghiệp cần nghiên cứu xác suất rủi ro để ký hợp đồng mua bảo hiểm ở mức suất phí phù hợp.
• Giao hàng lên tàu.
Sau khi hoàn tất các thủ tục trên doanh nghiệp phải giao hàng lên tàu nếu nh trong hợp đồng quy định. Trớc tiên doanh nghiệp phải đa hàng hoá vào đúng nơi quy định trong cảng cho phù hợp với điều kiện của phơng tiện vận tải (ở nớc ta chủ yếu là tàu biển). Sau đó phải trình bản đăng ký hàng chuyên chở cho ngời vận tải để lấy sơ đồ xếp hàng khi tàu đến cảng. Khi bốc xếp hàng hoá lên tàu thì cần chú ý xem chi phí bốc xếp thuộc về ai, ai là ngời chỉ dẫn bốc xếp để đảm bảo chất lợng hàng hoá. Khi bốc xếp hàng xong chủ hàng phải lấy đợc vận đơn hoàn hảo.
• Làm thủ tục thanh toán.
Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch đàm phán kinh doanh của doanh nghiệp. Do đặc điểm buôn bán với nớc ngoài, nên thanh toán trong kinh doanh thơng mại quốc tế phức tạp hơn nhiều. Hiện nay ngời ta thờng dùng các phơng thức thanh toán sau:
- Thanh toán bằng th tín dụng chứng từ (L/C). L/C là loại giấy mà ngân hàng bảo đảm hoặc hứa hẹn sẽ trả tiền cho ngời xuất khẩu.
Thanh toán bằng L/C là phơng thức thanh toán bảo đảm hợp lý an toàn, thuận tiện, hạn chế rủi ro cho cả bên mua và bên bán.
- Thanh toán bằng phơng thức nhờ thu: nếu hợp đồng xuất khẩu quy định thanh toán bằng phơng thức này, thì ngay sau khi giao hàng, ngời xuất khẩu phải hoàn thành việc lập bộ hồ sơ chứng từ gồm: bộ chứng từ hàng hoá, hối phiếu thanh toán và giấy uỷ thác nhờ thu, ngời xuất khẩu trình bộ chứng từ này cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng nhờ thu tiền hộ. Chứng từ thanh toán phải hợp lệ, chính xác và nhanh chóng giao cho ngân hàng uỷ thác nhằm thu lại vốn. Đơn vị kinh doanh đợc kiểm tra bộ chứng từ trong một thời gian nhất định, nếu trong thời gian này đơn vị kinh doanh nhập khẩu không có lý do chính đáng để từ chối thanh toán thì ngân hàng xem nh yêu cầu đòi hỏi tiền là hợp lệ.
• Giải quyết khiếu nại (nếu có).
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu khách hàng vi phạm hợp đồng thì doanh nghiệp có thể khiếu nại. Trong trờng hợp có tranh chấp hai bên th- ơng lợng đợc thì không sao, còn nếu không thơng lợng đợc thì doanh nghiệp có thể khiếu nại lên trọng tài hoặc toà án. Việc khiếu nại phải thận trọng, tỷ mỷ, kịp thời trên các căn cứ của các chứng từ kèm theo, có tình có lý để rút ra kinh nghiệm cho các đợt tới.
Nhìn chung doanh ngiệp cần hạn chế tối đa việc vi phạm hợp đồng của khách hàng, bởi vì đa ra kiện tụng thờng rất phức tạp, ít có lợi và tốn chi phí và làm ảnh hởng đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trờng.
Tóm lại, trên đây là các nội dung chính của quá trình xuất khẩu hàng hoá. Tuy nhiên trong thực tế tuỳ vào từng trờng hợp cụ thể doanh nghiệp có thể thực hiện đầy đủ các bớc trên hoặc bỏ bớt đi những bớc không cần thiết. Một điểm cần lu ý là doanh nghiệp cần phải đảm bảo chữ tín với khách hàng kể cả trong nớc và nớc ngoài. Doanh nghiệp cần thực hiện tốt các công việc trên và cố gắng để không xảy ra tranh chấp với khách hàng.