I. Khái quát về Công ty hoá chất Bộ thơng mại 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty hoá chất
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy hiện nay của Công ty hoá chất gồm có 1 giám đốc và 3 phó giám đốc phụ trách 3 mảng hoạt động của Công ty và có 4 phòng ban riêng, các trung tâm, Tổng kho, cửa hàng đó là:
- Phòng tổ chức hành chính. - Phòng kế hoạch tổng hợp. - Phòng kinh doanh XNK. - Phòng kế toán tài chính.
- Trung tâm kinh doanh hoá chất. - Trung tâm kinh doanh chất dẻo vật t. - Tổng kho Đức Giang.
- Xởng sản xuất.
Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức của Công ty hoá chất Bộ th– ơng mại Sơ đồ: Tổ chức bộ máy của Công ty hoá chất Bộ th– ơng mại
• Chức năng nhiệm vụ các phòng ban.
Công ty thực hiện quản lý theo chế độ một thủ trởng trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể của cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Giám đốc Công ty là ngời đại diện pháp nhân, chịu trách nhiệm trớc pháp luật, Nhà nớc và cấp trên về quản lý sản xuất kinh doanh, kết quả hoạt động kinh doanh của toàn Công ty.
Bộ thương mại Công ty hoá chất Phòng kế hoạch tổng hợp Phòng tài chính kế toán Phòng kinh Doanh Xuất nhập khẩu Phòng tổ chức hành chính Ban giám đốc Xưởng sản xuất Trung tâm KD
hoá chất Đức GiangTổng kho
Trung tâm KD chất dẻo vật tư Cửa hàng hoá chất vật liệu điện - HN
Dới giám đốc có ba phó giám đốc phụ trách ba mảng hoạt động của Công ty. Một phó giám đốc phụ trách công tác xuất nhập khẩu, phụ trách trực tiếp phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Một phó giám đốc phụ trách công tác kinh doanh nội địa, phụ trách các cửa hàng và trung tâm bán buôn, bán lẻ, bảo vệ quân sự, an toàn kỹ thuật kho xởng. Phó giám đốc còn lại phụ trách việc liên doanh, liên kết, xây dựng cơ bản kiêm giám đốc trung tâm chất dẻo và vật t thiết bị điện.
- Phòng tổ chức hành chính: có chức năng tham mu cho giám đốc về tổ chức bộ máy, sắp xếp cán bộ, theo dõi trả lơng công nhân viên toàn Công ty, đào tạo và bồi dỡng trình độ nghiệp vụ đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Phòng có nhiệm vụ:
+ Quản lý hồ sơ, tiếp nhận và điều động bố trí cán bộ công nhân viên, đề bạt cán bộ, kỷ luật, khen thởng hay sa thải.
+ Tổ chức đời sống cán bộ lãnh đạo Công ty về vấn đề tiền lơng, tiền thởng, đào tạo bồi dỡng cán bộ, nghiên cứu tổ chức mạng lới, định ra kế hoạch về cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty nh: quản lý, sửa chữa kho xởng, mua sắm trang thiết bị phục vụ văn phòng làm việc... xây dựng mục tiêu thi đua đối với các đơn vị và cá nhân.
- Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ quản lý tài chính, vốn để phục vụ cho kinh doanh, hoạch toán phân tích lỗ lãi, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nớc theo chế độ đối với các hoạt động kinh doanh của đơn vị.
- Phòng kế hoạch: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh của Công ty, đăng ký với cấp trên và giao kế hoạch của Công ty cho các bộ phận trong Công ty. Thống kê, theo dõi giá trị lợng hàng hoá xuất, nhập, tồn, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh của toàn Công ty sau đó phân chia kế hoạch theo từng quý hoặc tháng. Quy hoạch kho vì đặc điểm của kho hoá chất rất dễ cháy nổ, độc hại, nguy hiểm nên khâu kỹ thuật sắp xếp hàng hoá là rất cần thiết. Phòng kế hoạch xây dựng quy trình sắp xếp hàng hoá để hớng dẫn cho các đơn vị trong Công ty đảm bảo an toàn trong kinh doanh.
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: là phòng trực tiếp kinh doanh mua bán các loại vật t hoá chất và một số vật t khác phục vụ cho sản xuất. Tập hợp nhu cầu của các cửa hàng và trung tâm, của khách hàng, dự đoán nhu cầu mỗi loại, quan hệ cung - cầu của thị trờng ở từng thời điểm để lên đơn hàng, làm thủ tục xuất nhập khẩu, nắm bắt thông tin, xử lý thông tin về nguồn hàng, giá bán nhằm tăng sức cạnh tranh trên thơng trờng, đồng thời đáp ứng kịp thời vật t cho nhu cầu khách hàng. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu cũng trực tiếp kinh doanh nhng chủ yếu là bán buôn, nhập khẩu với số l- ợng lớn, ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá với các tổ chức nớc ngoài. Phòng kinh doanh nhập khoảng 90% tổng số hàng hoá cho Công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh và tham gia bán hàng khoảng hơn 50% tổng doanh số bán của Công ty.
- Các cửa hàng và các trung tâm: là các đơn vị trực tiếp kinh doanh trong đó lại đợc chia thành các quầy nhỏ (9 quầy) kinh doanh các mặt hàng hoá chất và đợc phân bổ ở nhiều địa điểm khác nhau trên thành phố Hà Nội. Các cửa hàng và trung tâm đợc quản lý bằng chế độ giao khoán với mục đích nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, gắn thu nhập với kết quả lao động, về đối tợng bán là do đơn vị tự tìm ra tuy nhiên trên cơ sở phân công một số bạn hàng ban đầu, mỗi đơn vị lại chuyên môn về một số mặt hàng nhất định. Chức năng chủ yếu của các cửa hàng và trung tâm là bán hàng trên cơ sở giao khoán về doanh số bán, vốn vay lãi khấu hao tài sản cố định thuế doanh thu phải nộp Công ty, lợi tức và các khoản khác. Các trung tâm và cửa hàng có địa điểm ở Hà Nội.
+ Cửa hàng kinh doanh tổng hợp số hai có địa điểm ở thị trấn Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội.
+ Cửa hàng hoá chất vật liệu điện ở xã Thịnh Liệt -Thanh Trì - Hà Nội. + Trung tâm kinh doanh hoá chất và Thơng mại tổng hợp ở số 2 ngõ hàng Bún - Quận Ba Đình -Tp Hà Nội.
+ Trung tâm kinh doanh chất dẻo vật t thiết bị điện ở 147 Tây Sơn -Q. Ba Đình -Tp. Hà Nội. Hết quí I/2001 Trung tâm đã sát nhập vào trung tâm kinh doanh hoá chất và Thơng mại tổng hợp.
+ Tổng kho Đức Giang ở Gia Lâm - Hà Nội: đây là kho chính của Công ty có cơ sở vật chất và khối lợng hàng hóa chứa đựng lớn. Tổng kho
có chức năng giúp Công ty trong việc chứa hàng và dự trữ hàng để phục vụ quá trình kinh doanh. Tổng kho có nhiệm vụ tiếp nhận xắp xếp, bảo đảm, xuất hàng theo đúng thủ tục.
- Xởng sản xuất Công nghiệp Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội: xởng này đợc hình thành trong quá trình xắp xếp cán bộ dôi d, tuy nhiên, chỉ sản xuất với quy mô nhỏ, đơn giản, thủ công và tự hoạch toán độc lập dựa trên cơ sở vật chất của Công ty.