Ứng dụng ERP có thành công hay không đầu tiên phụ thuộc vào cách thức, quy tình triển khai ERP. Nếu các giai đoạn của quy trình được chuẩn bị kỹ lưỡng, hợp lý thì sẽ đem đến thành công cho việc ứng dụng. Chúng tôi đề xuất quy trình triển khai ERP vào doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam trải qua 5 giai đoạn như sau:
Giai đoạn 1: Đưa ra và hoàn thiện ý tưởng
Ý tưởng là yếu tố đầu tiên và quan trọng để các nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn.Thiếu ý tưởng, các bước đi tiếp theo vẫn có thể thực hiện được, nhưng kết quả mang lại sẽ không cao, hoặc có thể chẳng đi đến đâu. Ý tưởng về triển khai ERP xoay quanh vấn đề hoạt động doanh nghiệp và ERP rất đa dạng, và ý tưởng có thể là một sự bắt đầu mới hoặc phát triển những ý tưởng chưa được thực hiện.
Sau khi có ý tưởng, chúng ta phải tiếp tục hoàn thiện ý tưởng, để có thể cụ thể hóa ý tưởng bằng cách: lập mục tiêu, xây dựng định hướng, xây dựng chiến lược. Nếu chỉ có ý tưởng mà không cụ thể hóa, không hoàn thiện thì ý tưởng sẽ chỉ nằm trong suy nghĩ của chúng ta, mà không thể thực hiện được. Hoàn thiện ý tưởng sẽ giúp ý tưởng có thể được thực hiện thành công.
Lập mục tiêu để xác định được cái mà ý tưởng cần đạt được là gì, ở mức độ như thế nào. Xây dựng định hướng để xác định được hướng đi đúng đắn, đúng hướng nhằm đạt được mục đích để ra, tránh gây ra việc lệch lạc, không đạt được mục tiêu. Xây dựng chiến lược phải dựa trên những đánh giá tổng quát về tình hình kinh tế, tài chính, quy mô, hoạt động của doanh nghiệp. Để tạo nên những bước đi cụ thể, rõ ràng giúp từng bước thực hiện đạt được mục tiêu đề ra theo đúng định hướng.
Giai đoạn 2: Chuẩn bị cho việc thực hiện ý tưởng: Tìm hiểu, tiếp cận, đánh giá và lựa chọn giải pháp
Đến lúc này, ý tưởng đã được hoàn thiện, tuy nhiên nó không thể đem lại lợi ích cho doanh nghiệp và không đạt được mục đích đề ra nếu không được triển khai thực hiện. Lúc này, doanh nghiệp cần tập trung nguồn lực, chuẩn bị chu đáo cho bước triển khai thực hiện ý tưởng. Nếu bước chuẩn bị cẩn thận, chu đáo về mọi mặt, thì sẽ đem đến thành công trong khâu thực hiện. Các doanh nghiệp thường phải thực hiện một số công việc:
Tìm nhà tư vấn giải pháp.
Tiếp cận các phần mềm mà nhà tư vấn giới thiệu hoặc tự mình tìm hiểu được.
Đánh giá, so sánh và lựa chọn phần mềm: đây là những công việc hết sức quan trọng, liên quan đến rất nhiều yêu cầu: chi phí, chất lượng, khả năng thích ứng,…
Thương lượng với các nhà cung cấp giải pháp.
Quyết định sẽ sử dụng phần mềm nào thích hợp với doanh nghiệp mình nhất.
Giai đoạn 3: Triển khai, thử nghiệm
Đây là giai đoạn khó khăn đối với doanh nghiệp và quan trọng nhất quyết định đến sự thành bại của việc ứng dụng ERP. Việc triển khai cần được làm triệt để, đồng bộ trong doanh nghiệp để đem lại hiệu quả như mong muốn. Nếu việc thực hiện không đến nơi đến chốn, việc triển khai ứng dụng sẽ không đem lại hiệu quả, ngược lại còn tốn kém chi phí, nhân lực của doanh nghiệp. Khi thử nghiệm vào doanh nghiệp, những tính năng của phần mềm sẽ được đối chiếu với những vấn đề thực tế của doanh nghiệp: tính hợp lý, khả năng phù hợp...từ đó doanh nghiệp sẽ phát hiện được những vấn đề mà phần mềm chưa giải quyết được, từ đó có hướng sửa chữa, hoàn thiện cho phù hợp với doanh nghiệp.
Một số điểm cần lưu ý trong quá trình triển khai và thử nghiệm: Chọn phương án triển khai phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp.
Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mới hệ thống máy tính, mạng và các thiết bị phần cứng nếu có yêu cầu.
Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp.
So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghiệp vụ sản xuất–kinh doanh thực tế.
Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểm còn vướng mắc.
Giai đoạn 4: Vận hành và ứng dụng thực tế
Sau khi thử nghiệm, nếu thành công, doanh nghiệp sẽ tiếp tục đưa vào vận hành trong toàn bộ doanh nghiệp, quản lý các quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Giai đoạn này, nhân viên của công ty sẽ thích nghi với ứng dụng và những kết quả của doanh nghiệp có thể được nhìn thấy rõ. Và trong giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ vừa hoạt động vừa bắt đầu hướng tới những giải pháp hỗ trợ để tăng thêm tính hiệu quả mà hệ thống quản lý đang mang lại.
Giai đoạn 5: Nâng cấp, phát triển, tái đầu tư
Sau một thời gian ứng dụng, thực tiễn công ty sẽ có nhiều sự thay đổi. Do đó cần phải nâng cấp hệ thống phần mềm cho phù hợp với thực tế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có những quyết định, bước đi hợp lý. Một hệ thống phần mềm hoạt động lâu ngày cần được nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có, mở rộng thêm những chức năng mới. Doanh nghiệp cần có kế hoạch phát triển, tái đầu tư hệ thống đang có của doanh nghiệp.