I. Sơ lợc về ngân hàng công thơng hoàn kiếm
a. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của các phòng ban
Ngân hàng có đến 175 cán bộ công nhân viên, hầu hết cán bộ trong ngân hàng đều có trên 5 năm công tác, số cán bộ đạt trình độ đại học và trên đại học chiếm trên 80% tổng số cán bộ công nhân viên. Đội ngũ cán bộ ngân hàng nhìn chung trẻ tuổi, có trình độ nghiệp vụ khá, năng động và đoàn kết trong công tác, thờng xuyên chú trọng đến việc đổi mới công tác tổ chức cán bộ, chú ý bồi dỡng trình độ nghiệp vụ của bản thân và tận tình trong việc bồi dỡng đội ngũ cán bộ trẻ.
Ngân hàng công thơng Hoàn kiếm đợc tổ chức thành 8 phòng ban tại trụ sở chính và các phòng giao dịch và quỹ tiết kiệm nằm rải rác
Hệ thống tổ chức của chi nhánh ngân hàng công thơng Hoàn kiếm có thể đợc minh hoạ bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của ngân hàng công thơng Hoàn kiếm
+ Ban giám đốc: Ban giám đốc gồm một phó giám đốc và hai phó giám đốc. Trong hai phó giám đốc, một phó quản lý hoạt động kinh doanh của chi nhánh, một phó phụ trách công tác hành chính. Ban giám đốc trực tiếp đề ra các quết định, hớng dẫn thi hành, quản lý hoạt động của tất cả các phòng ban trong chi nhánh trong phạm vi quyền hạn của mình. Ban giám đốc là ngời thông qua các quyết định kinh doanh, ký các văn bản hợp đồng liên quan đến chi nhánh.
+ Phòng kinh doanh: Tất cả các nghiệp vụ tín dụng phát sinh trong quá trình hoạt động đều phải thông qua phòng kinh doanh (trừ
Ban giám đốc Phòng kế toán Phòng t.toán q.tế Phòng ngân quỹ Phòng nguồn vốn Phòng kiểm soát Phòng vi tính Phòng hành chính Phòng giao dịch Phòng kinh doanh Các quỹ TK
nghiệp vụ mua bán ngoại tệ và chi trả kiều hối là thực hiện trực tiếp tại phòng thanh toán quốc tế). Cho vay là nghiệp vụ chủ yếu của phòng này, bất kỳ cho vay bằng Việt nam đồng hay ngoại tệ, cho vay ngắn hạn hay cho vay trung, dài hạn. Phòng đợc chia thành hai bộ phận: bộ phận cho vay và bộ phận thu nợ. Nhiệm vụ của phòng kinh doanh là thực hiện các công đoạn từ thẩm định dự án, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, lập hồ sơ cho vay, theo dõi qua trình sử dụng vốn vay và thực hiện nghiệp vụ thu nợ, xử lý các món nợ quá hạn, nợ khó đòi. Bên cạnh đó phòng còn thực hiện các nghiệp vụ bảo lãnh L/C trả chậm, bảo lãnh cho các doanh nghiệp vay vốn nớc ngoài... Phòng cũng thực hiện nghiệp vụ huy động vốn nhng đây không phải là công việc thờng xuyên của phòng.
+ Phòng kế toán: Phòng kế toán đợc chia thanh hai bộ phận: kế toán thanh toán và kế toán nội bộ. Các kế toán viên ở bộ phận kế toán thanh toán trực tiếp giao dịch với khách hàng, thực hiện các nghiệp vụ thanh toán hộ khách hàng và thu phí dịch vụ và hạch toán các nghiệp vụ cho vay, nhận gửi... phát sinh trong ngày. Kế toán nội bộ hạch toán các khoản chi phí, thu nhập phát sinh trong quá trình hoạt động và hạch toán các khoản vốn điều chuyển.
+ Phòng thanh toán quốc tế: Phòng này còn có tên gọi là phòng kinh doanh đối ngoại vì nhiệm vụ của nó là xử lý tất cả các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. Các nghiệp vụ thanh toán quốc tế chủ yếu là mở th tín dụng, nhờ thu, chuyển tiền, mở tài khoản séc, chi trả kiều hối, mua bán ngoại tệ, nhận gửi tiết kiệm ngoại tệ... Ngoài giao dịch với khách hàng phòng còn có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại phòng nh một phòng kế toán. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong ngày đợc xử lý ngay. Cuối ngày tổng hợp cân đối chung toàn chi nhánh.
+ Phòng ngân quỹ: Phòng này thực hiện nhiệm vụ thu chi tiền mặt trực tiếp với khách hàng đến giao dịch với ngân hàng. Mọi nghiệp vụ phát sinh ở phòng phải đợc cân đối, lên sổ quỹ cuối ngày.
+ Phòng nguồn vốn: Nhiệm vụ của phòng nguồn vốn là huy động vốn và quản lý tất cả các nguồn vốn của ngân hàng, đó là các khoản tiền gửi, tiền vay, vốn điều chuyển... Công việc chủ yếu của phòng là quản lý các quỹ tiết kiệm (gồm 10 quỹ nằm rải rác khắp quận).
+ Phòng kiểm soát: phòng kiểm soát có thể thờng xuyên hoặc định kỳ kiểm tra hoạt động của tất cả các phòng ban về tính hợp pháp, hợp lệ trong hoạt động, đồng thời phối hợp kiểm soát với đoàn kiểm soát trung ơng khi cần thiết.
+ Phòng vi tính: phòng vi tính chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật máy tính của ngân hàng liên quan đến các nghiệp vụ thanh toán quốc tế, thanh toán bù trừ, thanh toán liên ngân hàng..., đồng thời lập các báo cáo, lên cân đối định kỳ...
+ Phòng giao dịch: Chi nhánh có tới ba phòng giao dịch ở Đồng xuân, Hàng da và ở Hàng gai. Mỗi phòng giao dịch gần giống nh một ngân hàng thu nhỏ, cũng có các nghiệp vụ cho vay, thu nợ, nhận tiền gửi... nhng chỉ trong phạm vi quyền hạn cho phép (Trởng phòng chỉ đợc phép ký khế ớc cho vay trị giá dới 10 triệu đồng) mọi phát sinh ở phòng đợc đa về trung tâm vào cuối ngày.
Trong hoạt động, giữa các phòng ban luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ cho nhau để cùng thực hiện mục tiêu chung của ngân hàng. Các phòng kinh doanh, phòng nguồn vốn, phòng kế toán th- ờng xuyên giao dịch trực tiếp với khách hàng, nắm bắt các thông tin, nhu cầu của khách hàng và tập hợp, gửi lên ban giám đốc để ban giám đốc đề ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động.
b.Hoạt động cơ bản của ngân hàng.
Ngân hàng công thơng chi nhánh Hoàn kiếm thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ của một ngân hàng thơng mại: huy động, cho vay, trung gian thanh toán... Các khoản huy động là tiền tiết kiệm của dân c, tiền gửi của các tổ chức kinh tế, cá nhân, các khoản tiền huy động từ phát
hành kỳ phiếu, tiền vay các tổ chức tín dụng, ngân hàng thơng mại khác...Các khoản cho vay bao gồm cho vay ngắn hạn, cho vay trung dài hạn, cho vay đối với ngành công nghiệp, ngành nông nghiệp, thơng nghiệp... Lãi cho vay là nguồn thu nhập chính của ngân hàng. Ngoài ra, ngân hàng còn có các nguồn thu nhập khác nh thu nhập từ phí thanh toán hộ, thu nhập từ dịch vụ bảo lãnh...