II. QUY TRèNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
3.Giỏm sỏt và điều hành hợp đồng
3.1.Khỏi niệm, vai trũ của giỏm sỏt và điều hành hợp đồng
Hoạt động giỏm sỏt hợp đồng đề cập đến những cụng việc mà mỗi bờn phải thực hiện để đảm bảo rằng mỗi bờn thực hiện cỏc nghĩa vụ của mỡnh như đó quy định (hay ngầm quy định) trong hợp đồng.
Cần phải thiết lập một hệ thống nhắc nhở về cỏc nghĩa vụ hợp đồng tại cỏc thời điểm thớch hợp đểc cỏc bờn cú thể thực hiện đỳng cỏc nghĩa vụ của mỡnh trong hợp đồng. Việc thiết lập hệ thống thu nhập cỏc thụng tin về thực hiện hợp đồng của bờn đối tỏc cũng cần phải thực hiện để thụng qua đú theo dừi tiến độ và thời gian biểu của cỏc cụng đoạn để cú thể nhắc nhở đối tỏc ở cỏc thời điểm thớch hợp nhằm đạt hiệu quả cao và tối ưu húa quy trỡnh tổ chức thực hiện hợp đồng.
Như vậy, giỏm sỏt hợp đồng là một hệ thống bỏo cỏo sớm, cảnh tỉnh về cỏc giai đoạn mà mỗi bờn phải thực hiện để đảm bảo cho hai bờn trỏnh được sự chậm trễ hoặc sai sút trong thực hiện hợp đồng.
Khi cả hai bờn thực hiện trung thực cỏc nghĩa vụ hợp đồng thỡ kết quả hợp đồng sẽ được nõng cao, đem lại lợi ớch cho cả hai bờn. Tuy nhiờn, trong thực tế cú nhiều vấn đề nảy sinh trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng mà lỳc xõy dựng hợp đồng khụng dự đoỏn trước được. Cú một số nguyờn nhõn chớnh như: một là cỏc bờn hiểu cỏc điểu khoản hợp đồng theo hướng khỏc nhau; hai là cú những sự cố mà khụng thể khắc phục để cú thể trung thành với cỏc nghĩa vụ đó ký như trong hợp đồng; ba là cú một số cỏc điều khoản trong hợp đồng cú khi cũn để “mở” mà cỏc bờn phải quyết định trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng. Một số cỏc tỡnh huống trờn cú thể là thứ yếu, nhưng một số khỏc lại rất quan trọng điều đú yờu cầu mỗi bờn phải cú sự điều hành trước những thay đổi đú để hợp đồng được tiến hành thuận lợi.
Điều hành hợp đồng là tất cả cỏc quy định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề khụng tớnh được hoặc khụng giải quyết được một cỏch đầy đủ trong thời gian xõy dựng hợp đồng. Trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng, thường xuyờn cú cỏc tỡnh huống này một cỏch cú lợi nhất trờn cơ sở đỏnh giỏ thực tế về tỡnh hỡnh và những khả năng lựa chọn cú thể tỡm được.
Giỏm sỏt hợp đồng liờn quan đến việc nhận dạng và theo dừi cỏc sự kiện. Nú cũng lưu ý đến việc quản lý ở những điểm mấu chốt của vấn đề đang được đặt ra và tổ chức hàng loạt hoạt động giỏm sỏt xung quanh cỏc sự kiện đú nhằm phũng ngừa những rủi ro. Hoạt động giỏm sỏt cũn tạo ra những dữ liệu thụng tin quan trọng cho hoạt động điều hành hợp đồng.
Giỏm sỏt và điều hành hợp đồng là hoạt động khụng thể thiếu được trong quỏ trỡnh tổ chức thực hiện hợp đồng.
3.2.Nội dung, phương phỏp giỏm sỏt và điều hành hợp đồng
Việc giỏm sỏt và điều hành hợp đồng đũi hỏi phải xỏc định những thành phần chủ yếu trong hợp đồng cú tớnh chất sống cũn đối với việc thực hiện hợp đồng thành cụng. Cỏc điều khoản hợp đồng cần giỏm sỏt chặt chẽ là: Khối lượng hàng húa, Chất lượng hàng húa, Bao bỡ hàng húa, Lịch giao hàng, Chỉ định tàu, cảng,Chứng từ cần thiết để xuất trỡnh hải quan và cỏc thủ tục khỏc, Giỏ và thanh toỏn, Khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
Để tiến hành giỏm sỏt hợp đồng người ta thường sử dụng cỏc phương phỏp: Hồ sơ theo dừi hợp đồng, Phiếu giỏm sỏt hợp đồng, Phiếu chỉ số giỏm sỏt hợp đồng, cỏc phương phỏp sử dụng mỏy điện toỏn. Trong đú phiếu giỏm sỏt hợp đồng được sử dụng nhiều nhất. Điều hành hợp đồng thường tập trung giải quyết cỏc vấn đề: Sự thay đổi về quy định chất lượng hàng húa trong hợp đồng, cỏc giải quyết khi giao hàng khụng phự hợp với quy định trong hợp đồng, lịch giao hàng, điều chỉnh giỏ, cỏc điều khoản thanh toỏn, hợp đồng vận tải, bảo hiểm và giải quyết cỏc trường hợp khiếu nại, tranh chấp (nếu cú).