Để dự tốn ngân sách ngμy cμng hoμn chỉnh vμ phù hợp với thực tế, Cơng ty cần hoμn thiện hơn quy trình lập dự tốn ngân sách. Qua nghiên cứu thực tiễn, tác giả nhận thấy quy trình dự tốn ngân sách tại Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam nên đ−ợc thực hiện theo 3 giai đoạn. Mỗi giai đoạn gồm các b−ớc cụ thể sau:
Giai đoạn I: Chuẩn bị dự tốn ngân sách
B−ớc 1:Xác định mục tiêu chung của toμn Cơng ty.
ở b−ớc nμy Giám đốc Cơng ty cần phải xác định rõ mục tiêu chung của Cơng ty trong năm kế hoạch thơng qua cuộc họp với Tr−ởng các phịng ban vμ
giám đốc các đơn vị trực thuộc. Mục tiêu phải đ−ợc xây dựng dựa trên tình hình thực tế tại Cơng ty vμ mang tính phát triển. Mục tiêu cần đ−ợc cụ thể hố thμnh các số liệu cụ thể. Ví dụ, trong năm 2008, dựa vμo năng lực thực tế của cơng ty vμ tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty trong những năm gần đây Cơng ty cĩ thể đặt ra mục tiêu lμ đạt mức lợi nhuận tăng ít nhất lμ 10% so với năm 2007.
B−ớc 2:Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn ngân sách.
Để thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra ở b−ớc 1, Ban lãnh đạo Cơng ty cần phân cơng cụ thể những cá nhân ở từng xí nghiệp, từng phịng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự tốn ngân sách cho bộ phận mình.
Ngoμi ra, Ban lãnh đạo cần tiến hμnh thμnh lập riêng một bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách. Bộ phận nμy sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức chỉ đạo, tổng hợp, xem xét, kiểm tra toμn bộ các báo cáo dự tốn ngân sách để đảm bảo các báo cáo dự tốn ngân sách phản ánh đúng tiềm năng tại Cơng ty. Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách đ−ợc đặt trong Phịng Kế Tốn - Thống Kê, thuộc bộ phận Kế tốn quản trị.
B−ớc 3:Soạn thảo các mẫu biểu.
Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ tiến hμnh soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho cơng tác dự tốn ngân sách của toμn Cơng ty nhằm tạo sự thống nhất về các chỉ tiêu, cách lập dự tốn trong toμn cơng ty.
B−ớc 4:Đánh giá việc chuẩn bị dự tốn
Cuối cùng, bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ tiến hμnh rμ sốt vμ đánh giá lại việc chuẩn bị để đảm bảo rằng các báo cáo dự tốn ngân sách sẽ mang lại cho Cơng ty thơng tin hữu ích vμ chính xác nhất.
Giai đoạn II: Soạn thảo ngân sách B−ớc 1: Thu thập thơng tin
Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách cần tiến hμnh thu thập, phân tích vμ xử lý các thơng tin cĩ liên quan cần thiết cho việc dự tốn ngân sách bao gồm những thơng tin bên trong vμ bên ngoμi cĩ ảnh h−ởng đến việc lập dự tốn ngân sách nh−:
- Những thơng tin bên trong cần nghiên cứu gồm: mục tiêu vμ chính sách kinh doanh của Cơng ty nh− doanh thu, lợi nhuận, thị phần, chính sách giá, chiết khấu, thanh tốn, năng lực sản xuất kinh doanh cho phép của các đơn vị. Ngoμi ra, bộ phận chuyên trách về dự tốn cịn phải chú ý đến các yếu tố khác cĩ liên quan đến sản phẩm nh−: loại sản phẩm sản xuất, ph−ơng pháp sản xuất...; nhân tố con ng−ời nh−: trình độ, số l−ợng, tinh thần trách nhiệm ; số liệu trong quá khứ của Cơng ty: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tiền mặt vμ khấu hao TSCĐ
- Những thơng tin bên ngoμi gồm: cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lạm phát, lãi suất, mức thuế vμ tỷ giá hối đối, các quy định về mơi tr−ờng, sự khác nhau về thĩi quen sử dụng sản phẩm ở từng địa ph−ơng, các nhân tố cĩ liên quan đến khách hμng, nhμ cung cấp, các đối thủ cạnh tranh.
Bên cạnh đĩ, các cá nhân ở từng phịng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự tốn ngân sách cho bộ phận mình cũng cần thu thập các thơng tin cĩ liên quan để phục vụ tốt nhất cho cơng tác soạn thảo dự tốn ngân sách ở phận mình.
Giám đốc các Xí nghiệp vμ tr−ởng các phịng ban chức năng cĩ liên quan cĩ trách nhiệm hợp tác vμ cung cấp các thơng tin thích hợp cho bộ phận lập dự tốn ngân sách.
B−ớc 2: Cung cấp biểu mẫu cho các bộ phận.
Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ cung cấp các biểu mẫu dự tốn cho các bộ phận cĩ liên quan, cụ thể lμ cung cấp cho các cá nhân đ−ợc phân cơng chịu trách nhiệm lập dự tốn ở các bộ phận nμy. Các cá nhân nμy sẽ tiến
hμnh soạn thảo dự tốn ngân sách cho bộ phận mình vμ gửi về cho bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sau khi hoμn thμnh.
Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ tiến hμnh kiểm tra, điều chỉnh(nếu cần thiết) vμ tổng hợp tất cả các báo cáo dự tốn lại để hoμn thμnh các báo cáo dự tốn ngân sách cho toμn Cơng ty.
B−ớc 3: Xét duyệt dự tốn ngân sách
Sau khi hoμn thμnh các báo cáo dự tốn ngân sách, Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ báo cáo cho Ban lãnh đạo Cơng ty xem xét tính hợp lý của dự tốn ngân sách trong cuộc họp về dự tốn ngân sách với sự tham gia đầy đủ của giám đốc các Xí nghiệp, tr−ởng các phịng ban liên quan. Sau khi bản thảo dự tốn ngân sách đ−ợc duyệt nĩ sẽ trở thμnh dự tốn ngân sách chính thức của Cơng ty vμ sẽ đ−ợc cơng bố toμn Cơng ty để các Xí nghiệp, Phịng ban theo đĩ mμ tổ chức thực hiện.
Giai đoạn 3: Theo dõi dự tốn ngân sách
Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách về dự tốn cần phải theo dõi, so sánh vμ phân tích th−ờng xuyên sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt đ−ợc với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự tốn. Sau đĩ, tiến hμnh xem xét vμ
điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu cho các báo cáo dự tốn ngân sách để lμm căn cứ lập dự tốn ngân sách ở các kỳ tiếp theo.