2.2.1.1 Sơ đồ tổ chức:
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam
2.2.1.2 Diễn giải sơ đồ:
Kế tốn tr−ởng: lμ ng−ời chịu trách nhiệm chung về hoạt động tμi chính, kế tốn vμ thống kê tại Cơng ty, Kế tốn tr−ởng chịu trách nhiệm vμ cĩ quyền quyết định đối với các vấn đề cĩ liên quan vμ thuộc thẩm quyền của mình.
Kế tốn tổng hợp: giúp kế tốn tr−ởng các hoạt động về kế tốn tμi chính tại Cơng ty, tổng hợp, điều chỉnh số liệu, tính giá thμnh vμ lập báo cáo tμi chính.
Kế tốn tiền mặt: thực hiện quản lý tiền mặt tại Cơng ty, theo dõi thu chi tiền mặt vμ ghi sổ kế tốn các hoạt động liên quan đến tiền mặt.
Kế tốn thuế, doanh thu, cơng nợ, tiền l−ơng: thực hiện các báo cáo cho cơ quan thuế về các loại thuế phát sinh, theo dõi thμnh phẩm, doanh thu, lãi lỗ, cơng nợ, tiền l−ơng phát sinh tại đơn vị.
Kế tốn ngân hμng: theo dõi các nghiệp vụ thanh tốn qua ngân hμng, tiền gởi, nợ vay, ghi sổ các hoạt động phát sinh.
Kế tốn vật t−, CCDC, xây dựng: Tập hợp các số liệu chứng từ, bảng kê từ các Xí nghiệp gửi lên, xem xét việc thực hiện đúng định mức đã đề ra, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, CCDC, tình hình đầu t− xây dựng
Thủ quỹ Kế tốn tr−ởng Kế tốn ngân hμng Kế tốn vật t−, CCDC, xây dựng Kế tốn tμi sản cố định & thống kê Kế tốn tiền mặt Kế tốn thuế, doanh thu, cơng nợ, tiền l−ơng Kế tốn tổng hợp, giá thμnh Phụ trách kế tốn các đơn vị trực thuộc
cơ bản, sửa chữa lớn, sửa chữa th−ờng xuyên, ghi sổ kế tốn các hoạt động phát sinh.
Kế tốn TSCĐ vμ thống kê: Quản lý danh sách TSCĐ tại Cơng ty, theo dõi tăng giảm, khấu hao, thanh lý TSCĐ, thực hiện các cơng việc kiểm kê tμi sản theo quy định của Cơng ty, lập các báo cáo thống kê theo yêu cầu Cục Thống kê vμ yêu cầu quản lý nội bộ, ghi sổ kế tốn các hoạt động phát sinh.
Thủ quỹ: quản lý chặt chẽ số tiền tồn quỹ hμng ngμy, thu chi tiền mặt dựa trên các chứng từ đã đ−ợc phê duyệt tại đơn vị.
Phụ trách kế tốn các đơn vị trực thuộc: chịu trách nhiệm toμn bộ phần hμnh kế tốn tại đơn vị mình, định kỳ hμng quý, năm lập các báo cáo kế tốn tại đơn vị mình báo cáo lên cho Phịng Kế Tốn - Thống Kê Cơng ty.
Kế tốn nghiệp vụ tại các đơn vị trực thuộc: chịu sự phân cơng trực tiếp của phụ trách kế tốn tại từng đơn vị, chịu trách nhiệm về những phần hμnh d−ợc giao. Kế tốn nghiệp vụ tại các đơn vị trực thuộc cũng gồm các phần hμnh: vật t−
nguyên liệu, tiền l−ơng, giá thμnh, doanh thu, cơng nợ.
2.3 Thực trạng cơng tác dự tốn tại Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam.
2.3.1 Mục đích nghiên cứu cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam
Nghiên cứu mơ hình lập dự tốn vμ thực trạng cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam nhằm nhận dạng vμ phân tích các yếu tố liên quan đến cơng tác dự tốn ngân sách. Từ đĩ, đánh giá các −u điểm, nh−ợc điểm cịn tồn tại vμ tiến tới đề xuất các giải pháp nhằm hoμn thiện cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty.
Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam hiện đang sử dụng cụm từ “lập kế hoạch” để thay thế cho “lập dự tốn”.
2.3.2 Mơ hình lập dự tốn tại Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam
Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam lμ một doanh nghiệp nhμ n−ớc trực thuộc Tổng Cơng ty Hố Chất Việt Nam nên việc dự tốn ngân sách chịu sự ảnh h−ởng của Tổng Cơng ty Hố Chất Việt Nam. Hiện Cơng ty lập dự tốn ngân sách theo mơ hình thơng tin phản hồi cụ thể nh− sau:
Hμng năm, Tổng Cơng ty Hố Chất Việt Nam sẽ ban hμnh một số chỉ tiêu kế hoạch định h−ớng chung cho các đơn vị trực thuộc thuộc ngμnh sản xuất phân bĩn nh−: Sản l−ợng sản phẩm chủ yếu, Tổng giá trị sản xuất, Doanh thu, Lợi nhuận. Dựa vμo các chỉ tiêu chung nμy đồng thời căn cứ vμo điều kiện, khả năng hoạt động của các Xí nghiệp trực thuộc, Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam sẽ phân bổ các chỉ tiêu nμy xuống cho các Xí nghiệp.
Căn cứ vμo chỉ tiêu do Cơng ty đ−a xuống đồng thời căn cứ vμo các điều kiện cũng nh− khả năng, ph−ơng tiện của mình, các Xí nghiệp sẽ xem xét xem cần tăng hay giảm các chỉ tiêu nμo vμ trình lên Cơng ty.
Trên cơ sở các chỉ tiêu do các Xí nghiệp đề nghị, Cơng ty sẽ xem xét vμ
đánh giá toμn diện khả năng hoạt động của từng Xí nghiệp vμ yêu cầu các Xí nghiệp chỉnh sửa các chỉ tiêu đề nghị cho hợp lý hơn. Dựa trên các chỉ tiêu đã đ−ợc chỉnh sửa, Cơng ty sẽ tiến hμnh tổng hợp vμ lập kế hoạch cho toμn Cơng ty vμ trình lên Tổng Cơng ty Hố Chất Việt Nam.
Trên cơ sở Kế hoạch do Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam đề nghị kết hợp với tầm nhìn tổng quan về toμn bộ hoạt động của Cơng ty, Tổng Cơng ty Hố Chất Việt Nam sẽ xem xét vμ yêu cầu Cơng ty Phân bĩn Miền Nam giải trình vμ điều chỉnh kế hoạch (nếu cần thiết). Kế hoạch sau khi điều chỉnh sẽ đ−ợc trình lại cho Tổng Cơng ty Hố Chất Việt Nam phê duyệt. Kế hoạch sau khi đ−ợc phê duyệt sẽ trở thμnh Kế hoạch chính thức của Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam.
2.3.3 Quy trình dự tốn ngân sách tại Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam.
Hμng năm, vμo cuối quý III, Tổng Cơng ty Hố Chất Việt Nam sẽ cĩ văn bản tạm giao các chỉ tiêu chung cho năm kế hoạch xuống Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam vμ yêu cầu Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam lập kế hoạch cho năm kế hoạch theo một số biểu mẫu đ−ợc quy định sẵn nh− sau:
Biểu 1: Kế hoạch các chỉ tiêu chủ yếu. Biểu 2: Kế hoạch Tổng giá trị sản xuất Biểu 3: Kế hoạch chi phí sản xuất theo yếu tố Biểu 4: Kế hoạch Xuất Nhập Khẩu
Biểu 5: Kế hoạch đầu t− xây dựng Biểu 6: Kế hoạch khấu hao TSCĐ
Biểu 7: Kế hoạch sửa chữa lớn
Biểu 8: Kế hoạch lao động vμ tiền l−ơng
Biểu 9: Kế hoạch khoa học cơng nghệ vμ mơi tr−ờng
Biểu 10: Kế hoạch chi tiết sản xuất, tiêu thụ, vμ kết quả tμi chính Biểu 11: Tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Sau khi nhận đ−ợc các chỉ tiêu chung do Tổng Cơng ty giao, Ban giám đốc Cơng ty sẽ họp bμn với tr−ởng các phịng ban trong Cơng ty để thống nhất về việc lập kế hoạch cho năm kế hoạch. Thơng qua cuộc họp, Ban giám đốc giao cho Phịng Kế Tốn – Thống Kê chịu trách nhiệm chính trong việc lập kế hoạch đồng thời yêu cầu các Phịng ban chức năng khác nh− Phịng Kinh doanh, Phịng Tổng hợp, Phịng Sản Xuất phối hợp vμ hỗ trợ cho Phịng Kế Tốn – Thống Kê. Cũng trong cuộc họp nμy Ban Giám Đốc sẽ tạm phân phối các chỉ tiêu chung do Tổng Cơng ty giao xuống cho các Xí nghiệp dựa trên điều kiện thực tế tại từng xí nghiệp.
Sau cuộc họp, Phịng Kế Tốn - Thống Kê sẽ cĩ cơng văn thơng báo đến các Xí nghiệp các chỉ tiêu do Ban giám đốc đề nghị. Các Xí nghiệp cĩ trách nhiệm xem xét xem nên điều chỉnh tăng, giảm các chỉ tiêu nμo vμ gửi lên các Phịng ban chức năng cĩ liên quan.
Sau khi nhận đ−ợc chỉ tiêu do các Xí nghiệp đăng ký, các Phịng ban chức năng sẽ xem xét vμ yêu cầu các Xí nghiệp điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế hơn (nếu cần thiết). Các chỉ tiêu kế hoạch sau khi điều chỉnh sẽ đ−ợc các Phịng ban chức năng tổng hợp lại vμ chuyển sang Phịng Kế tốn- Thống kê lμm cơ sở lập kế hoạch cho toμn Cơng ty (theo 11 biểu mẫu đ−ợc nêu ở trên).
Kế hoạch sẽ đ−ợc Phịng Kế tốn – Thống Kê trình bμy trong một cuộc họp với thμnh phầm tham dự lμ: Ban giám đốc Cơng ty, Tr−ởng các phịng ban vμ
Giám đốc các Xí nghiệp. Trong cuộc họp nμy, Ban Giám Đốc Cơng ty dựa vμo tầm nhìn tổng quan vμ những giải trình của cấp d−ới để xem xét vμ chính thức phê duyệt chỉ tiêu cho toμn Cơng ty vμ cho từng Xí nghiệp. Cũng trong cuộc họp nμy, tất cả những vấn đề cịn v−ớng mắc liên quan đến việc lập kế hoạch sẽ đ−ợc đ−a ra phân tích vμ bμn luận để cĩ đ−ợc sự thống nhất ngay trong cuộc họp. Nếu kế hoạch cần cĩ sự thay đổi, điều chỉnh thì Phịng Kế Tốn - Thống Kê sẽ phối hợp với các Xí nghiệp vμ các Phịng ban để tiến hμnh cơng việc nμy theo những
kết quả đã đ−ợc thống nhất trong cuộc họp vμ trình lại cho Ban Giám Đốc kế hoạch hoμn chỉnh. Kế hoạch hoμn chỉnh sẽ đ−ợc gửi lên Tổng Cơng ty xem xét. Dựa vμo tầm nhìn tổng quan vμ kế hoạch do Cơng ty đề nghị, Tổng Cơng ty sẽ xem xét vμ yêu cầu Cơng ty điều chỉnh những điểm ch−a hợp lý (nếu cĩ). Kế hoạch sau khi điều chỉnh sẽ đ−ợc trình lại cho Tổng Cơng Ty. Kế hoạch do Tổng Cơng ty thơng qua sẽ lμ kế hoạch chính thức của năm kế hoạch.
2.3.4 Các báo cáo dự tốn tại Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam.
Hiện nay, Cơng ty khơng tự thiết kế hệ thống mẫu biểu các kế hoạch cho riêng mình mμ chỉ lập kế hoạch theo những mẫu biểu do Tổng Cơng ty Hố Chất Việt Nam quy định sẳn cụ thể nh− sau:
2.3.4.1 Kế hoạch các chỉ tiêu chủ yếu năm 2007
Kế hoạch các chỉ tiêu chủ yếu đ−ợc xây dựng nhằm mục đích đăng ký với cơ quan quản lý cấp trên một số các chỉ tiêu chủ yếu Cơng ty dự kiến thực hiện trong năm kế hoạch nh− chỉ tiêu: Sản l−ợng sản phẩm chủ yếu, Tổng giá trị sản xuất, Tổng doanh thu, Tổng lợi nhuận. Trong đĩ, mỗi chỉ tiêu đều đ−ợc thể hiện trên 2 khía cạnh: tạm giao vμ chính thức.
+ Chỉ tiêu tạm giao lμ chỉ tiêu do Tổng Cơng ty tạm giao xuống cho Cơng ty. Các chỉ tiêu tạm giao đ−ợc xác định dựa trên cơng văn do Tổng Cơng ty gửi xuống.
+ Chỉ tiêu chính thức lμ chỉ tiêu do Cơng ty xây dựng vμ đã đ−ợc Tổng Cơng ty thơng qua. Các chỉ tiêu chính thức đ−ợc xác định nh− sau:
o Chỉ tiêu Sản l−ợng sản phẩm chủ yếu: thể hiện chi tiết cho từng loại sản phẩm chủ yếu mμ Cơng ty sản xuất (NPK, Lân, Axít, Bao bì). Chỉ tiêu nμy đ−ợc tính từ việc tổng hợp chỉ tiêu Sản l−ợng sản phẩm chủ yếu do các Xí nghiệp đăng ký (vμ đã đ−ợc thơng qua).
o Chỉ tiêu Tổng giá trị sản xuất đ−ợc xác định dựa trên việc tham chiếu chỉ tiêu Tổng giá trị sản xuất ở Kế hoạch Tổng giá trị sản xuất năm
2007 đ−ợc trình bμy chi tiết trong mục 2.3.4.2 ( Phụ lục 2.2)
o Các chỉ tiêu Tổng doanh thu, Tổng lợi nhuận đ−ợc xác định dựa trên việc tham chiếu số liệu từ Kế hoạch chi tiết sản xuất, tiêu thụ, vμ kết quả tμi chính đ−ợc trình bμy trong mục 2.3.4.10. (Phụ lục 2.10)
(Kế hoạch các chỉ tiêu chủ yếu năm 2007 đ−ợc thể hiện chi tiết ở phụ lục 2.1)
2.3.4.2 Kế hoạch Tổng giá trị sản xuất năm 2007
Kế hoạch Tổng giá trị sản xuất năm 2007 đ−ợc xây dựng nhằm mục đích dự tính Giá trị sản xuất của từng loại sản phẩm chủ yếu vμ Tổng giá trị sản xuất của các sản phẩm nμy trong năm kế hoạch để cĩ cơ sở so sánh với các năm tr−ớc. Trong đĩ:
+ Giá trị sản xuất: lμ giá trị sản xuất của từng loại sản phẩm chủ yếu. Chỉ tiêu nμy đ−ợc tính theo cơng thức:
Giá trị sản xuất từng loại sp = Số l−ợng sp sản xuất X Giá cố định của từng loại SP
Trong đĩ, giá cố định của từng loại sản phẩm đ−ợc xây dựng từ năm 1994 vμ đ−ợc áp dụng cho đến nay.
+ Tổng giá trị sản xuất: lμ tổng giá trị sản xuất của các sản phẩm chính trong năm kế hoạch đ−ợc tính theo giá cố định. Chỉ tiêu nμy đ−ợc xác định bằng cánh tính tổng Giá trị sản xuất của các sản phẩm chính (đã đ−ợc tính ở trên)
(Kế hoạch giá trị sản xuấtnăm 2007 đ−ợc thể hiện chi tiết ở phụ lục 2.2)
2.3.4.3 Kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố năm 2007
Kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố năm 2007 đ−ợc xây dựng nhằm xác định tổng các loại chi phí cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty trong năm kế hoạch. Các yếu tố chi phí đ−ợc đề cập trong bảng kế hoạch nμy lμ chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân cơng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoμi vμ chi phí bằng tiền khác, các yếu tố nμy đ−ợc xây dựng cho dựa trên số l−ợng sản phẩm sản xuất dự tính cho năm kế hoạch.
Trên cơ sở tham khảo ý kiến của các phịng ban khác, Phịng Kế Tốn – Thống Kê sẽ dựa vμo số l−ợng sản phẩm sản xuất vμ các yếu tố liên quan khác để lập kế hoạch nμy cụ thể nh− sau:
ắ Chi phí nguyên vật liệu
Yếu tố chi phí nguyên vật liệu cho năm kế hoạch đ−ợc Phịng Kế Tốn – Thống Kê xây dựng trên cơ sở tổng hợp chi phí nguyên vật liệu của các loại sản phẩm mμ Cơng ty sản xuất.
Chi phí nguyên vật liệu của từng loại sản phẩm đ−ợc tính theo cơng thức sau:
Chi phí NVL 1 loại sp = Số l−ợng sản phẩm sản xuất x Chi phí NVL cho 1 đơn vị sp
Trong đĩ, Chi phí NVL cho 1 đơn vị sản phẩm đ−ợc xây dựng dựa trên định mức l−ợng nguyên vật liệu của từng loại sản phẩm vμ đơn giá của từng loại nguyên vật liệu theo cơng thức:
Chi phí NVL 1 đơn vị sp = Định mức l−ợng NVL cho 1 đơn vị sp X Đơn giá
Trong đĩ, đơn giá nguyên vật liệu đ−ợc tính theo đơn giá tại thời điểm lập dự tốn. Định mức l−ợng nguyên vật liệu đ−ợc xác định dựa trên định mức hợp lý mμ Phịng Sản Xuất của Cơng ty xây dựng. Cụ thể trong nh− sau:
Nguyên liệu Định mức I. ẹềNH MệÙC NVL SX 1 TẤN NPK (tấn) DAP 0,250 Urea 0,190 SA 0,180 Kali 0,105 Cao lanh 0,375 II.ẹềNH MệÙC NVL SX 1 TẤN LÂN (tấn) Apatit 0,30000 Secpentin 0,429 H2SO4 0,32150 III. ẹềNH MệÙC NVL SX 1 TẤN AXÍT (tấn) Luu huỳnh 1,099 Xúc tác 0,001 IV. ẹềNH MệÙC NVL SX 1 BAO Bè PP (kg) Hạt PP 0,098 Hạt taical 0,011 Chỉ may 0,001
ắ Chi phí nhân cơng
Chi phí nhân cơng bao gồm Tổng quỹ tiền l−ơng của các loại sản phẩm, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí cơng đoμn đ−ợc xây dựng dựa trên cách tính nh− sau:
Tổng quỹ tiền l−ơng đ−ợc xây dựng dựa trên việc tính tổng Quỹ tiền l−ơng theo doanh thu của từng loại sản phẩm. Quỹ tiền l−ơng theo doanh thu của từng loại sản phẩm đ−ợc tính dựa trên Doanh thu vμ Tỷ lệ % tiền l−ơng trên doanh thu.
Trong đĩ, Doanh thu của từng loại sản phẩm đ−ợc xác định dựa trên việc tham chiếu chỉ tiêu Doanh thu trên Kế hoạch chi tiết sản xuất, tiêu thụ vμ kết quả tμi chính năm 2007 đ−ợc trình bμy chi tiết ở mục 2.3.4.10. (Phụ lục 2.10).
Tỷ lệ % tiền l−ơng trên doanh thu năm 2007 đ−ợc Tổng Cơng ty Hố Chất Việt Nam quy định cụ thể nh− sau: NPK: 2%; Lân:7%; Axit: 20%; Bao bì:7%.
Quỹ tiền l−ơng theo doanh thu đ−ợc tính trên cơ sở khốn từ lúc nguyên vật liệu mua về cho đến khi sản phẩm hoμn thμnh nhập kho, ngoμi ra quỹ tiền l−ơng cịn bao gồm l−ơng của bộ phận gián tiếp, tiền l−ơng nghỉ phép, tiền l−ơng tiêu thụ sản phẩm, tiền l−ơng lμm thêm giờ, riêng các khoản chi phí tiền cơm ca, phụ cấp độc hại, chi phí bốc dở nguyên vật liệu khi nhập kho vμ xuất kho thì đ−ợc tính ngoμi l−ơng theo doanh thu.
Các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đ−ợc tính bằng 17% l−ơng cơ bản. Trong đĩ, l−ơng cơ bản trong năm 2007 sẽ đ−ợc Phịng Tổng Hợp dự tính dựa trên mức l−ơng cơ bản năm 2006 vμ kế hoạch nhân sự trong năm 2007