thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty xi măng-đá-vôi phú thọ.
2.2.3.2 Tổ chức kế toán bán hàng tại Công ty.
Công ty Xi măng Đá Vôi Phú Thọ tiến hành hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng định kỳ vào cuối quý. Hàng quý căn cứ vào số lợng thành phẩm xuất bán, giá vốn hàng bán và giá bán, kế toán tiến hành xác định doanh thu thành phẩm tiêu thụ trong quý.
*Trờng hợp bán hàng thu tiền ngay và bán theo hợp đồng.
Trớc hết phòng kế toán kiêm bán hàng căn cứ vào yêu cầu của khách hàng hoặc căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết để viết hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT-Biểu 02).
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT 3LL– Ngày 01 tháng 10 năm 2004 02 -B
(Liên 2: Giao khách hàng) CB 4730
Đơn vị bán hàng: Công ty Xi măng Đá Vôi Phú Thọ.
Địa chỉ:Thị trấn Thanh Ba-Thanh Ba-Phú Thọ.
Điện thoại:
Số hiệu TK: 2600116271
Họ, tên ngời mua: ………. Đơn vị: Cty Xây Dựng Hùng Vơng.
Địa chỉ:TT Phong Châu-Phù Ninh-Phú Thọ.
Hình thức thanh toán: VND (đvt:1000 đ) MS : 2600216351
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
1. Xi măng
PCB30 Tấn 77 650 50.050
Cộng tiền
hàng: 50.050
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.550
Tổng cộng tiền thanh toán: 50.050 Số tiền viết bằng chữ: Năm mơi triệu không trăm năm mơi nghìn đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Liên 1- Lu giữ tại phòng kế toán kiêm bán hàng. Liên 2- Giao cho khách hàng.
Liên 3- Dùng để xuất kho thành phẩm. Sau đó sẽ chuyển sang cho phòng kế toán.
Nếu khách hàng thanh toán ngay cho Công ty bằng tiền mặt. Kế toán bán hàng sẽ tiến hành viết phiếu thu (Biểu 03). Phiếu thu này sẽ đợc viết thành 2 liên.
Liên 1- Do phòng kế toán lu giữ.
Liên 2- Giao cho khách hàng, để khách hàng thanh toán với thủ quỹ. (Biểu 03)
phiếu thu tiền mặt
Ngày 04 / 10 / 2004
Nhận của anh Đồng.
Địa chỉ: Xã Đan Hà- Huyện Hạ Hòa. Về khoản: Trả tiền mua Xi măng. Số tiền là: 3.900.000đ
(bằng chữ: Ba triệu chín trăm ngàn đồng) Kèm chứng từ gốc.
Kế toán trởng Ngời lập biểu Thủ quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau đó căn cứ vào Liên 3 hóa đơn GTGT và Liên 1 phiếu thu. Đây là những chứng từ gốc làm bằng chứng cho các số liệu ghi sổ. Kế toán tiến hành ghi vào Bảng kê doanh thu tiêu thụ sản phẩm xi măng theo định khoản.
Nợ TK 111- Tổng số tiền phải thanh toán.
Có TK 5111- Doanh thu tiêu thụ cha có thuế. Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp.
Ví dụ : Ngày 04/10/2004 anh Đồng ở huyện Hạ Hòa mua 6 tấn xi măng với hình thức thanh toán ngay bằng tiền mặt. Kế toán tiến hành viết vào hóa đơn số 150, đồng thời viết vào phiếu thu số 7431 và ghi vào Bảng kê doanh thu tiêu thụ sản phẩm xi măng theo định khoản sau :
Nợ TK 111 : 3.900
Có TK 5111 : 3.545,5 Có TK 3331 : 354,5
Nếu khách hàng thanh toán chậm theo hợp đồng (hình thức bán chịu ). Thì kế toán hạch toán nh sau :
Có TK 5111- Doanh thu tiêu thụ cha có thuế. Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp.
Ví dụ : Ngày 01/11/2004 căn cứ vào hợp đồng kinh tế với UBND huyện Lâm Thao mua với số lợng xi măng là 10 tấn. Kế toán tiến hành ghi vào Sổ chi tiết phải thu của khách hàng, đồng thời với việc ghi vào Bảng kê số 11 theo định khoản nh sau :
Nợ TK 131 :6.500 Có TK 5111:5909 Có TK 3331: 591
Trờng hợp khách hàng thanh toán tiền dới hình thức chuyển khoản qua ngân hàng (ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản).
+Nếu khách hàng dùng ủy nhiệm chi hoặc Séc chuyển khoản tại thời điểm giao hàng. Thì kế toán tiến hành ghi vào Bảng kê doanh thu tiêu thụ sản phẩm xi măng theo định khoản :
Nợ TK 112-Tổng số tiền thanh toán.
Có TK 5111- Doanh thu tiêu thụ cha có thuế. Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp.
Ví dụ : Ngày 01/12/2004 UBND huyện Thanh Thủy mua 14 tấn xi măng với hình thức thanh toán bằng ủy nhiệm chi. Kế toán tiến hành ghi vào Bảng kê doanh thu tiêu thụ sản phẩm xi măng, theo định khoản sau :
Nợ TK 112 : 9.100 Có TK 5111 :8.272,7 Có TK 3331 :827,3
+Nếu khách hàng dùng ủy nhiệm chi hoặc Séc chuyển khoản để thanh toán nợ tiền mua hàng theo hợp đồng. Thì kế toán tiến hành hạch toán :
Nợ TK 112- Tổng giá thanh toán. Có TK 131-Tổng giá thanh toán.
+Trờng hợp khách hàng mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, hoặc tiền gửi ngân hàng, nhng cha nhận hàng ngay mà sang quý sau khách hàng mới tiến hành nhận hàng. Kế toán tiến hành ghi sổ theo trình tự sau :
-Khi nhận tiền kế toán ghi vào hóa đơn cha nhận hàng trong quý theo định khoản :
Nợ TK 111, 112
Có TK 331
-Sang quý sau khi khách hàng tiến hành nhận hàng. Phòng kế toán nhận đợc hóa đơn của kho gửi về, thì tiến hành hạch toán và ghi vào Bảng kê doanh thu tiêu thụ sản phẩm xi măng theo định khoản :
Nợ TK 331 Có TK 5111 Có TK 3331
Ví dụ : Ngày 18/09/2004 anh Hòa công nhân của Công ty mua 1 tấn xi măng và thanh toán ngay bằng tiền mặt. Nhng anh Hòa cha tiến hành nhận hàng ngay, mà cho tới ngày 05/10/2004 mới nhận hàng. Kế toán tiến hành ghi sổ nh sau :
Khi nhận tiền, kế toán ghi vào hóa đơn cha nhận hàng, đồng thời ghi vào phiếu thu 6314 ngày 18/09/2004, theo định khoản :
Nợ TK 111 :650 Có TK 331 :650
Sang quý sau (ngày 05/10/2004), khi anh Hòa nhận hàng. Kế toán căn cứ vào Hóa đơn của kho gửi về tiến hành ghi vào Bảng kê doanh thu tiêu thụ sản phẩm xi măng theo định khoản :
Nợ TK 331 :650 Có TK 5111 :590,9 Có TK 3331 :59,1
+Trờng hợp sản phẩm xi măng sử dụng cho việc sửa chữa nhỏ trong Công ty. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành ghi vào Bảng kê doanh thu tiêu thụ sản phẩm xi măng theo định khoản.
Nợ TK 627 Có TK 5111 Có TK 3331 Đồng thời ghi : Nợ TK 3331 Có TK 133 *Trờng hợp bán hàng theo hình thức hàng đổi hàng.
Trớc hết kế toán căn cứ vào Hóa đơn GTGT của hàng đa đi đổi. Kế toán tiến hành ghi theo định khoản.
Nợ TK 131-Tổng giá thanh toán.
Có TK 5111- Doanh thu tiêu thụ sản phẩm cha có thuế. Có TK 3331- Thuế GTGT của hàng đa đi đổi.
Khi nhập kho vật t hàng hóa. Kế toán ghi : Nợ TK 152- Giá cha có thuế.
Nợ TK 133- Thuế GTGT đợc khấu trừ. Có TK 331- Tổng giá thanh toán.
Cuối quý. Kế toán tiến hành đối chiếu để bù trừ và ghi : Nợ TK 331
Có TK 131
Ngoài doanh thu tiêu thụ sản phẩm xi măng. Công ty còn có khoản thu dịch vụ vận tải xi măng, trong trờng hợp bán giao hàng tại đơn vị mua hoặc vận chuyển xi măng cho khách hàng theo yêu cầu của khách hàng (đơn vị mua). Số doanh thu vận tải là số cớc phí vận chuyển và phải chịu mức thuế suất thuế GTGT là 5%. Quá trình hạch toán doanh thu vận tải cũng giống nh quá trình hạch toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm xi măng.
Để theo dõi quá trình tiêu thụ. Hàng ngày căn cứ vào Hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu xuất kho thành phẩm. Kế toán tiến hành mở Bảng kê doanh thu tiêu thụ sản phẩm xi măng và Bảng kê doanh thu vận tải để theo dõi. Bảng kê này đợc theo dõi
hàng quý, cuối mỗi quý kế toán phải tiến hành cộng sổ để xác định doanh thu bán hàng của toàn bộ số hàng xuất bán (biểu 04 và biểu 05).
(Biểu 04)
Bảng kê doanh thu tiêu thụ Xi măng- Quý 4 năm 2004.
Ngày,
tháng Tên sản phẩm ĐVT Số lợng Đơn giá (1000đ) Thành tiền (1000đ)
01-th10 Xi măng PCB 30 Tấn 70 650 45.500 04-th10 Xi măng PCB 30 Tấn 6 650 3.900 ... ... ... ... ... ... 31-th12 Xi măng PCB 30 Tấn 58 650 37.700 Cộng 39.691 25.799.150 (Biểu 05)
bảng kê doanh thu vận tải- quý 4 năm 2004.
Ngày, tháng Tên dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá (1000đ) Thành tiền (1000đ) 01-th10 Vận chuyển xi măng km 350 2 700 04-th10 Vận chuyển xi măng km 20 2 40 ... ... ... ... ... ... 31-th12 Vận chuyển xi măng km 440 2 880 Cộng 265.763 531.526
*Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng.
Hiện nay Công ty cha sử dụng một chính sách nào trong thanh toán nh giảm giá, chiết khấu bán hàng đối với khách hàng mua với khối lợng lớn, thanh toán trớc thời hạn. Vì vậy cha khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh tiền hàng để tạo vòng quay vốn nhanh. Đây là một vấn đề cần xem xét thêm để thúc đẩy quá trình tiêu thụ và tuần hoàn vốn.
Ngoài ra số hàng bán bị trả lại, do không đúng quy cách phẩm chất hay không đảm bảo chất lợng hầu nh là không có. Nếu có sản phẩm sai quy cách phẩm chất, hay không đảm bảo chất lợng thì Công ty sẽ tiến hành xử lý ngay trớc khi nhập kho cũng nh xuất kho thành phẩm.
Do vậy hiện nay Công ty không có khoản nào làm giảm trừ doanh thu bán hàng.
*Kế toán thanh toán với ngời mua : Trong vấn đề tiêu thụ sản phẩm ngoài việc theo dõi doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, thì việc theo dõi các khoản phải thu của khách hàng cũng rất quan trọng. Có khách hàng thì Công ty mới tiêu thụ đợc sản phẩm sản xuất ra, tuy nhiên không phải khách hàng nào cũng đợc Công ty u tiên bán chịu. Bởi vì nếu quá nhiều khách hàng mua chịu và số tiền mua
chịu quá lớn, thì số vốn lu động của Công ty sẽ bị chiếm dụng lớn, từ đó không làm tăng vòng quay vốn lu động, dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn kém, ảnh hởng không nhỏ đến hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Do vậy việc theo dõi, đôn đốc, thanh toán nợ là việc quan trọng, đòi hỏi phải đ- ợc theo dõi chặt chẽ, liên tục để đảm bảo cho các khách hàng thanh toán đúng thời hạn, đảm bảo đủ vốn lu động cho Công ty.
Để tiện theo dõi những khách hàng đã ký kết hợp đồng dài hạn với Công ty, đợc phép mua chịu. Kế toán bán hàng tiến hành mở sổ chi tiết đối tợng thanh toán và Bảng kê số 11 (TK 131- Phải thu của khách hàng) để theo dõi.
Hàng ngày khi có khách hàng đến mua hàng, kế toán bán hàng phải kiểm tra tính pháp lý của các hóa đơn GTGT rồi tiến hành theo dõi công nợ nh sau :
+Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán sẽ phân loại từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh với các hóa đơn thanh toán, để ghi vào sổ chi tiết đối tợng thanh toán theo từng mã khách hàng. Căn cứ vào số hóa đơn, ngày lập để ghi vào ngày tháng, số chứng từ. Căn cứ vào số tiền cần phải thu trên hóa đơn để ghi vào cột tiền nợ, khi khách hàng trả nợ, kế toán phải lập phiếu thu và chuyển sang cho thủ quỹ thu tiền. Căn cứ vào số tiền mà khách hàng trả để ghi vào cột tiền có. Cuối tháng kế toán tiến hành tổng hợp số phát sinh nợ, số phát sinh có để tính ra số d của khách hàng, còn số d đầu kỳ chính là số d cuối tháng trớc chuyển sang.
+Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết đối tợng thanh toán để lập Bảng kê số 11
Kết cấu của sổ chi tiết đối tợng thanh toán và bảng kê số 11 (Xem biểu 06 và biểu 07).
*Kế toán thuế GTGT phải nộp.
Tài khoản sử dụng : Hiện nay để theo dõi thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ. Công ty sử dụng 2 tài khoản :
+TK 133- Thuế GTGT đợc khấu trừ : Phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ và còn đợc khấu trừ.
+TK 3331- Thuế GTGT phải nộp : Phản ánh số thuế GTGT phải nộp, đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách Nhà nớc.
Công ty Xi măng Đá Vôi Phú Thọ là đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế. Cho nên phần thuế GTGT đợc hạch toán riêng khỏi doanh thu và đợc xác định :
= -
Trong đó :
= Thuế GTGT
phải nộp Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu vào
Thuế GTGT đầu
= x