III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG VẬT TƯ VẬN TẢI.
1.Hoàn thiện việc hạch toán yếu tố nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
* Về việc thu mua vật liệu.
Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải, nguồn cung ứng vật liệu chủ yếu là mua ngoài, Công ty cho phép các đội chủ động mua nguyên vật liệu để phục vụ tiến độ thi công dựa trên các định mức đã đề ra.
Việc tiến hành mua nguyên vật liệu theo tiến độ thi công cũng đồng nghĩa với việc chấp nhận sự biến động của giá cả trên thị trường. Trong nhiều trường hợp sự chênh lệch giá cả nguyên vật liệu trên thị trường ở những thời điểm khác nhau là rất cao. Vì vậy việc mua vật tư phải được lập kế hoạch chặt chẽ để đảm bảo vật tư cung cấp cho sản xuất kịp thời, tránh bị thiếu hụt gây gián đoạn cho quá trình thi công hoặc mua dư thừa gây lãng phí làm tăng chi phí vật tư trong khoản mục giá thành.
Việc công ty giao cho các đội chủ động mua vật tư và xuất trực tiếp cho công trình mà không thông qua việc kiểm tra, kiểm nghiệm sẽ không thể đảm bảo được chất lượng của vật tư mua về, hơn nữa việc không kiểm nghiệm chất 80
lượng vật tư cũng tạo điều kiện diễn ra các vi phạm trong quá trình thu mua vầ bảo quản vật tư. Vì vậy, để giúp cho việc quản lý vật tư được chặt chẽ, giám đốc Công ty cùng với phòng Kinh tế - kế hoạch, Phòng Tài chính Kế toán cần bố trí thêm nhân viên thường xuyên theo dõi chi phí vật tư tại các công trình. Với những vật liệu chính, có giá trị lớn Công ty nên cử cán bộ cung ứng đi liên hệ, giao dịch và ký hợp đồng với các nhà cung cấp có tín nhiệm, đảm bảo cung cấp đủ về số lượng, đúng về chất lượng cho Công ty khi cần thiết ở mọi lúc, mọi nơi.
* Về các thủ tục nhập xuất kho vật tư:
Hiện nay ở Công ty, với mọi trường hợp nhập, xuất kho vật tư tại công ty hay khi đội sản xuất tự mua nguyên vật liệu nhập kho tại công trình đều áp dụng những thủ tục nhập, xuất như nhau. Trong trường hợp mua vật tư xuất thẳng ra công trình, kế toán đội thường viết phiếu nhập kho rồi sau đó viết luôn phiếu xuất kho. Như vậy, việc thực hiện các thủ tục nhập, xuất chỉ mang tính hình thức, phục vụ cho nhu cầu quản lý. Cách làm như trên của Công ty sẽ dẫn đến hao phí về lao động kế toán, hơn nữa vật liệu mua về không nhập kho mà Đội vẫn lập phiếu nhập kho, như vậy chưa phản ánh đúng nội dung kinh tế của TK152. Vì vậy, Công ty nên xem xét để xoá bỏ hình thức trên. Để xác định toàn bộ chứng từ gốc làm căn cứ ghi Nợ TK 621, Công ty có thể sử dụng toàn bộ hoá đơn mua hàng, biên bản giao nhận giữa bộ phận cung ứng và bộ phận sản xuất. Biên bản giao nhận được lập như sau:
Bảng 3.1:
BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƯ
Ngày.... tháng... năm...
Chúng tôi gồm:
Ông (bà): (người cung ứng vật tư) Ông (bà): (người nhận vật tư)
Đã tiến hành bàn giao số lượng vật tư sau đây:
Cộng
Đại diện bên cung ứng Đại diện bên nhận ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
Biên bản được lập tại chỗ, sau đó chuyển hoá đơn và biên bản lên phòng kế toán làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Cách làm như trên góp phần làm giảm bớt các thủ tục mang tính hành chính mà vẫn đảm bảo ghi chép, phản ánh được đầy đủ chi phí vật liệu cho thi công mà không cần các phiếu nhập kho, xuất kho.
*Về việc tính giá vật tư.
Theo quy định hiện nay, trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được tính theo công thức:
Giá thực tế vật tư = Giá mua (không có VAT) + Chi phí thu mua _
Chiết khấu, giảm giá (nếu có)
Tuy nhiên, trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty, giá trị nguyên vật liệu mua ngoài không bao gồm chi phí thu mua (chi phí vận chuyển, bốc dỡ...) mà chi phí thu mua lại được hạch toán vào TK6277 – chi phí dịch vụ mua ngoài. Việc hạch toán như trên sẽ không phản ánh đúng giá trị thực tế vật tư mua vào do đó trị giá vật tư xuất dùng trong kỳ, tồn đầu kỳ, tồn cuối kỳ cũng sai lệch theo. Chi phí vật tư sẽ giảm đi và sẽ gây nên sự thiếu chính xác trong việc tính giá thành cũng như việc phân tích các khoản mục chi phí phục vụ cho công tác quản trị. Vì vậy, để có thể cung cấp số liệu chính xác hơn cho công tác kế toán của Công ty thì khi hạch toán nguyên vật liệu mua vào, kế toán phải tính cả chi phí thu mua vào giá thực tế của nguyên vật liệu.
* Về việc hạch toán công cụ dụng cụ
Theo quy định hiện hành, các công cụ dụng cụ có giá trị lớn sử dụng cho quá trình thi công cần được phân bổ hợp lý vào chi phí sản xuất. Tuy nhiên, 82
tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải, kế toán tiến hành phân bổ luôn chi phí công cụ dụng cụ một lần vào chi phí sản xuất chung tại kỳ có nghiệp vụ phát sinh mà không quan tâm CCDC có giá trị lớn hay nhỏ. Cách thức hạch toán như vậy là chưa hợp lý, khiến cho chi phí trong kỳ hạch toán có sự biến động bất thường nếu công cụ dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn. Bên cạnh đó, việc hạch toán như vậy đã tạo ra sự quản lý lỏng lẻo trong việc bảo quản, sử dụng công cụ dụng cụ. Khi công trình hoàn thành, do các công cụ dụng cụ đã phân bổ hết nên kế toán thường không tiến hành thu hồi mặc dù các công cụ đó vẫn còn sử dụng được, điều này đã gây ra một sự lãng phí lớn nhất là đối với các công cụ dụng cụ có giá trị lớn.
Vì vậy, để phù hợp với quy dịnh hiện hành và đảm bảo việc quản lý chặt chẽ, sử dụng, tiết kiệm, hiệu quả công cụ dụng cụ thì đối với các công cụ dụng cụ có giá trị lớn như máy hàn, máy tời, máy khoan, máy bơm nước...công ty nên tiến hành phân bổ cho nhiều kỳ. Số lần phân bổ tuỳ thuộc vào mục đích và thời gian sử dụng.