Tại Công ty xây lắp vật tư xây dựng 5, chi phí vật liệu thường chiếm khoảng từ 60% - 80% trong tổng sản phẩm. Do vậy, việc quản lý chặt chẽ, tiết kiệm vật liệu là một yêu cầu hết sức cần thiết, nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Xác định được tầm quan trọng đó, công ty luôn chú trọng tới việc quản lý vật liệu từ khâu thu mua, vận chuyển cho tới khi xuất dùng và cả trong quá trình sản xuất thi công ở hiện trường.
Vật liệu ở công ty bao gồm nhiều loại, chủ yếu là công ty mua ngoài theo giá thị trường. Điều này là tất yếu trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Song nó đã gây khó khăn cho công tác hạch toán khoản mục vật liệu. Bởi vì, công trình xây dựng thường kéo dài nên có nhiều biến động theo sự biến động cung cầu trên thị trường.
Do áp dụng hình thức khoán gọn nên công ty chịu trách nhiệm cấp vốn để các đội tự trang trải các khoản chi phí. Công ty cũng có kho vật tư riêng nhưng chỉ thực hiện cấp phát tới công trình nằm gần công ty, chi phí vận chuyển là không đáng kể. Những công trình ở quá xa thì các đội phải tự tổ chức mua vật tư và bảo quản tại kho chân công trình. Đây là một ưu điểm rất lớn trong cơ chế khoán gọn, tạo điều kiện thuận lợi cho các đội xây dựng chủ động trong thi công.
Khi các đội được công ty giao cho nhiệm vụ sản xuất thi công sẽ tiến hành triển khai công việc được giao. Mỗi bộ phận của đội sẽ đảm nhận những phần việc dưới sự chỉ đạo của đội trưởng đội xây dựng công trình.
tế tiến độ thi công, đội xây dựng lập bảng kế hoạch mua vật tư dựa trên dự toán khối lượng xây lắp và định mức tiêu hao vật tư. Căn cứ vào bảng kế hoạch mua vật tư và phiếu báo giá kèm theo có xác nhận của phòng kế hoạch, kế toán đội lập phiếu chi cấp tiền cho đội đi mua vật tư. Vật tư mua về được thủ kho đội và nhân viên cung ứng kiểm tra về số lượng, chất lượng vật tư, sau đó làm thủ tục nhập tại kho của công trường. Vì công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ nên hoá đơn mua vật tư sẽ là hoá đơn giá trị gia tăng. Phần thuế GTGT sẽ được tách riêng khỏi chi phí vật tư cho công trình. Phần thuế này do công ty hạch toán vào TK133 - Thuế GTGT được khấu trừ.
Khi có nhu cầu vật tư cho thi công, thủ kho công trường sẽ lập phiếu xuất kho. Cuối tháng, kế toán đội tập hợp chứng từ gốc và các chứng từ có liên quan nộp về phòng kế toán của công ty. Kế toán tại công ty sử dụng TK 621 để hạch toán chi phí NVL trực tiếp và các chứng từ gốc như hạn mức vật tư, phiếu xuất kho, hoá đơn mua hàng. Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán công ty sẽ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ rồi lập lên bảng kê chi phí NVL trực tiếp của công trình.
Đơn vị:CTXL&VTXD5 Mẫu số:02VT Địa chỉ:6-NGUYỄN CÔNG TRỨ Ban hành theo QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT
ngày 1/11/1995của Bộ tài chính PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 09 tháng12 năm 2005 Số :128 Nợ: Có: -Họ tên người nhận: Nguyễn Viết Phụng
-Lý do xuất kho: Thi công móng công trình Nhà A- KTX trường Đại học Bách Khoa-Hà Nội.
Số TT Tên quy cách vật tư ĐV T Số lượng Theo ct Thực xuất
Đơn giá Thành tiền 1 Cửa sổ chớp M2 10,40 550.000 5.720.000
2 Cửa sổ lùa M2 28 500.000 1.400.000
3 Khuôn cửa M2 33 110.000 3.630.000
4 gỗ ván khuôn M2 81 22.000 1.782.000
Tổng 12.532.000
Cộng thành tiền (bằng chữ):Mười hai triệu năm trăm ba mươi hai ngàn đồng chẵn Xuất, ngày 9 tháng 12 năm 2005
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho thủ trưởng đơn vị
Vật tư sử dụng cho thi công được hạch toán theo giá thực tế. Giá thực tế vật liệu bao gồm giá mua, CP vận chuyển, bốc dỡ. Tại kho công trường, kế toán sử dụng phương pháp trực tiếp để xác định giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng.
Giá thực tế xuất kho = Số vật liệu thực tế xuẫt x Đơn giá thực tế xuất
Đối với công trình KTX Đại học Bách Khoa Hà Nội trong quý IV nguyên vật liệu được xuất làm 2 đợt, đợt 1 với tổng trị giá nguyên vật liệu xuất kho là 127.740.411 đ, đợt 2 là 79.312.762 đ. Mỗi đợt như vậy kế toán sẽ căn cứ vào các phiếu xuất kho là 1 căn cứ để lên bảng kê chứng từ phát sinh bên Có TK 136 và ghi Nợ các tài khoản. Sau đó tiến hành lập bảng kê chi tiết nguyên vật liệu công trình hoặc bảng kê chứng tư bên Có TK 152. Đối với đợt xuất nguyên vật liệu lần thứ nhất trong quý IV
Bảng kê số 1
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ PHÁT SINH BÊN CÓ TK 136 VÀ GHI NỢ CÁC TÀI KHOẢN.
10/10 TT tiền mua vtư
các loại 60.636.565 20.301.805 4.334.760 15/10 TT tiền xmăng 6.840.000 6.218.181 621.819
18/10 TT tiền mua sơn 9.428.947 8.979.950 448.997
31/10 TT tiền nhân công
tháng 10/05 31.190.000 31.190.000
30/11 TT tiền nhân công
tháng 11/05 21.814.000 41.814.000 2/11 TT tiền mua gạch picenza 16.548.000 15.169.000 1.379.000 10/11 TT tiền tiếp khách 2.900.000 2.900.000 21/11 TT tiền chi phí công trình 11.037.000 23/11 TT tiền tàu xe 1.500.000 25/11 TT tiền mua, vận chuyển vật liệu 42.129.235 31.413.100 2.216.135 8.500.000 ... ... ... ... ... ... ... 28/11 TT tiền phá dỡ 8.350.000 8.350.000 28/11 TT cát, đá 5.828.000 5.828.000 30/11 TT tiền mua xi măng 1.900.000 1.727.272 172.728 Tổng cộng 297.290.300 127.740.411 11.360.889 8.350.000 18.214.000 131.625.000 Ngày 30/11/2005
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ BÊN CÓ TK 152 Công trình KTX Đại học Bách Khoa Hà Nội (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày Nội dung Tổng số tiền
Các tài khoản ghi bên nợ
621
3/10 Xuất vật tư các loại 8.507.000 8.507.000
4/10 Xuất xi măng 6.013.638 6.013.638
6/10 Xuất gạch men 16.408.400 16.408.400
10/10 Xuất vật tư nước 2.042.100 2.042.100
11/10 Xuất xi măng, gạch men
22.549.456 22.549.456
12/10 Xuất vật tư các loại 7.170.000 7.170.000
14/10 Xuất thiết bị vệ sinh
19.250.000 19.250.000
18/10 Xuất vật tư điện 18.037.500 18.037.500
26/10 Xuất ống thép 4.163.500 4.163.500 10/11 Xuất xi măng 5.181.818 5.181.818 24/11 Xuất gạch picenza 13.790.000 13.790.000 29/11 Xuất vật tư 4.627.000 4.627.000 Tổng 127.740.411 127.740.41 1 Ngày lập 30/11/2005
Bảng kê chi tiết nguyên vật liệu dùng để tập hợp chi phí phát sinh cho hoạt động trực tiếp thi công xây lắp của mỗi công trình. Bảng kê chi tiết đựoc ghi hàng ngày khi có nghiệp vụ xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ cho từng công trình.
Sau đó căn cứ vào các Bảng kê số 1 kế toán lập chứng từ ghi sổ : Công ty XL&VTXD5 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 30 tháng 11 năm 2005 Kèm theo... Chứng từ gốc Số : 483 ST T
Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
1. Hoàn chứng từ TM CT KTX Bách Khoa :
- Chi phí nguyên vật liệu
- Thuế GTGT được khấu trừ
- Chi phí trực tiếp công trình
- Chi phí máy
- chi phí nhân công
152 133 6271K 623 334 136 127.740.411 386.164 18.214.000 8.350.000 131.625.000 297.315.575 Cộng 297.315.575 297.315.575 Kế toán trưởng Người lập (Ký,họ tên) (ký, họ tên) Công ty XL&VTXD5 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 30 tháng 11 năm 2005 Kèm theo... Chứng từ gốc Số : 485 ST T
Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
1.
Xuất nguyên vật liệu vào GT ctrình KTX Đại học Bách Khoa Hà Nội 621 152 127.740.411 127.740.411
Cộng 127.740.411 127.740.411 Kế toán trưởng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Người lập
(Ký,họ tên) (ký,
Từ các chứng từ ghi sổ này, căn cứ vào các nội dung ghi trên chứng từ để kế toán tiến hành vào máy bằng cách cập nhật một chứng từ mới như sau:
Từ màn hình nhập liệu :
Kế toán nháy đúp chuột vào mục 5. Tổng hợp trên màn hình nhập liệu, sau đó chọn phiếu kế toán khác.Sau đó ấn F4 để thêm một chứng từ mới
hoặc ấn vào nút thêm trên màn hình giao diện. Sẽ xuất hiện màn hình nhập liệu sau:
Sau đó ấn F4, xuất hiện màn hình nhập liệu để nhập một chứng từ ghi sổ, ví dụ để cập nhật chứng từ ghi sổ số 483:
ở ô “ctừ” nhập PK (phiếu khác)
ở ô “ngày” nhập ngày của chứng từ là ngày 30/11 ở ô “số” nhập số của chứng từ là số 483
ở ô “diễn giải chứng từ ” ghi nội dung diễn giải của chứng từ ở ô “TK Nợ” ghi số hiệu tài khoản nợ của chứng từ ghi sổ cần cập
nhật
Sau khi nhập xong tất cả các thông tin cần thiết ấn nút “ Chấp nhận ”
Từ đó máy sẽ tự động vào các sổ liên quan như Sổ chi tiết TK 621, Sổ Cái tài khoản 621. Đồng thời các nội dung từ chứng từ ghi sổ này cũng được ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.
Tương tự như vậy đối với đợt xuất nguyên vật liệu lần 2 kế toán cũng sẽ kiểm tra các chứng từ như phiếu xuất kho xem có hợp lệ hay không từ đó tiến hành lên bảng kê bên Có TK 136. Sau đó lập bảng kê chứng từ bên Có TK 152.
Bảng kê số 2
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ BÊN CÓ TK 136
Công trình: KTX Đại học Bách Khoa Hà Nội
Ngày Nội dung Tổng Số tiền Các tài khoản ghi bên Nợ
152 133 623 627 334
05/12 TT tiền mua vật tư các loại 24.804.402 22.549.456 2.254.946 10/12 TT tiền mua thiết bị vệ sinh 21.175.000 19.250.000 1.925.000
14/12 TT tiền nhân công tháng 12/2005 19.405.000 19.405.000
20/12 TT tiền tiếp khách 9.000.000 9.000.000
24/12 TT tiền vật tư phụ 3.500.000 3.500.000
... ...………. ... ... ... ... 30/12 TT tiền xi măng, gạch picenza 20.869.000 18.971.817 1.897.183
... ...………. ... ... ... …... ... 30/12 Thanh toán tiền nhân công tháng
12/2005 11.037.000
Tổng cộng 158.248.303 79.312.762 7.931.276 14.169.265 56.835.000
Hà Nội, ngày 31/12/2005 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ BÊN CÓ TÀI KHOẢN 152 Công trình: KTX Đại học Bách Khoa Hà Nội
Ngày Nội dung Tổng số tiền Các tài khoản ghi bên nợ
621 5/12 Xuất gạch xây, dây điện, sơn 6.806.000 6.806.000 9/12 Xuất vật tư nước 2.127.000 2.127.000 13/12 Xuất gạch lát 6.408.000 6.408.000 13/12 Xuất vật tư nước 1.280.000 1.280.000 15/12 Xuất đá xẻ 13.298.000 13.298.000 16/12 Xuất xi măng 2.072.727 2.072.727 16/12 Xuất thép các loại 8. 979.950 8. 979.950 20/12 Xuất cát, gạch, đá 5.828.000 5.828.000 21/12 Xuất xi măng 6.218.128 6.218.128 27/12 Xuất xi măng 1.727.272 1.727.272 27/12 Xuất gạch lát 6.750.000 6.750.000 27/12 Xuất sơn 2.818.182 2.818.182 28/12 Xuất vật tư điện 2.467.000 2.467.000 28/12 Xuất cửa các loại 12.532.000 12.532.000
Công ty XL&VTXD5
CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 12 năm 2005
Kèm theo... Chứng từ gốc Số : 650
Từ chứng từ ghi sổ, kế toán máy sẽ vào máy, căn cứ vào các thông tin trên Chứng từ ghi sổ như số chứng từ, ngày tháng lập chứng từ, nội dung ghi trên chứng từ để vào máy về các thông tin số, ngày, đối tượng, diễn giải, TK Nợ, TK Có...Số liệu này sẽ được cập nhật vào các sổ có liên quan như sổ Sổ Cái TK621, sổ chi tiết TK 621.
Các nội dung trên chứng từ ghi sổ này cũng được ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ , với số tiền là :79.312.762 đ.
STT Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
1.
Xuất vật tư vào GT ctrình KTX Đại học Bách Khoa
Hà Nội 621 152 79.312.762 79.312.762
Sổ chi tiết TK 621- Quý IV- Năm 2005
SỔ CÁI TK 621
Công ty XL&VTXD5 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 2005
Qúy IV- năm 2005
Tài khoản: 621- Chi phí nguyên liêu, vật liệu trực tiếp
Chứng từ
Ngày Số Diễn giải
TK đối ứng
Phát sinh
Nợ Có
...
31/10 467 Xuất vật tư vào công trình nhà
thi đấu đa năng 152 30.620.870 31/10 513 Xuất vật tư vào công trình đảo
Vĩnh Thực 152 529.476.410 ... ... ... ... ...
30/11 485
Xuất nguyên vật liệu vào giá thành công trình KTX Đại học
Bách Khoa Hà Nội (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
152 127.740.411
... ... ... ... ...
31/12 650
Xuất vật tư vào giá thành công trình KTX Đại học Bách Khoa Hà Nội 152 79.312.762 ... ... ... ... ... Tổng phát sinh nợ 24.604.004.917 Kế toán trưởng Người lập (ký, họ tên) (ký, họ tên)