Chi phí sử dụng MTC là những chi phí bỏ ra trong quá trình sử dụng MTC bao gồm: những chi phí về thuê máy, nhiên liệu chạy máy, về sửa chữa MTC...
Trong điều kiện hiện nay, công ty chưa có khả năng đầu tư trang bị MTC, nên đối với những công trình cần phải sử dụng thì công ty sẽ thuê ngoài theo 2 hình thức: thuê trọn gói và thuê không trọn gói.
Khi thuê MTC, một số máy như: lu 10 tấn, máy san, ô tô tải công ty đã thuê theo hình thức trọn gói tức là thuê theo khối lượng công việc hoàn thành ứng với từng ca máy, mọi chi phí phát sinh khi sử dụng MTC bên cho thuê phải hoàn toàn chịu. Một số máy như: máy đầm, máy cán thép... công ty thuê máy + công nhân lái máy của bên cho thuê còn công ty tự chịu chi phí nhiên liệu chạy máy.
Khi thuê, công ty mà trực tiếp là đội trưởng công trình đó và đơn vị cho thuê máy tiến hành ký kết hợp đồng. Do vậy, để theo dõi và hạch toán những chi phí phải trả do đi thuê MTC thì kế toán sử dụng các chứng từ gốc như: Hợp đồng sử dụng thiết bị MTC. Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, phiếu chi, hoá đơn giá GTGT... căn cứ vào các chứng từ trên kế toán sẽ lập bảng tổng hợp theo dõi chi phí sử dụng MTC. Từ đó, kế toán sẽ kết chuyển để tính GTCT.
Cuối tháng, kế toán đội tập hợp các chứng từ gốc cùng các chứng từ có liên quan nộp lên phòng kế toán của công ty. Căn cứ vào đó kế toán công ty lên Bảng kê chứng từ bên Có TK 136, sau đó lập Chứng từ ghi sổ. Từ Chứng từ ghi sổ kế toán căn cứ vào nội dung ghi trên Chứng từ ghi sổ để vào máy chi tiết cho đối tượng công trình KTX Đại học Bách Khoa Hà Nội. Số liệu nàycũng được cập nhật vào sổ cái TK 623 và các sổ khác có liên quan.
Đối với công trình KTX Đại học Bách Khoa Hà Nội chỉ phát sinh chi phí sử dụng máy thi công vào tháng 11.
Căn cứ vào Bảng kê số 1(ở trên) kế toán lập chứng từ ghi sổ số 483 (ở trên ). Sau đó cập nhật chứng từ ghi sổ này vào máy. Số liệu ở chứng từ này cũng sẽ được tự động cập nhật vào Sổ chi tiết và Sổ Cái TK 623.
Sổ cái TK 623- Quý IV năm 2005
SỔ CÁI TÀI KHOẢN NĂM 2005 Tên tài khoản 623: chi phí sử dụng máy thi công
Quý IV Chứng từ
Ngày Số
Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Có Số dư đầu kỳ 31/10 511 Hoàn chứng từ TM CT đường Vĩnh Thực 136 4.406.463 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 30/11 483 Hoàn chứng từ TM CT KTX Bách Khoa 136 8.350.000 ... ... ... ... . ... Cộng phát sinh trong kỳ 1.004.931.439 Số dư cuối kỳ