II. TèNH HèNH THỰC HIỆN CễNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CễNG TY 1 Hạch toỏn ban đầu.
a. Chứng từ kế toỏn.
Chứng từ về hàng húa, vật tư:
Húa đơn GTGT, húa đơn mua hàng, bảng kờ mua hàng, phiếu nhập kho, thẻ kho.
- Húa đơn cước vận chuyển, Biờn bản kiểm nghiệm của phũng Kỹ thuật - KCS.
- Bảng kờ chi tiết nhập vật tư.
Phiếu chi, giấy bỏo nợ, giấy thanh toỏn tạm ứng, biờn bản đối trừ cụng nợ.
Chứng từ bỏn hàng:
Húa đơn GTGT, Húa đơn kiờm phiếu xuất kho, húa đơn hàng gửi bỏn. Bỏo cỏo bỏn hàng, bảng kờ bỏn lẻ hàng húa dịch vụ.
Giấy nộp tiền
Bảng kờ nhận hàng và thanh toỏn hằng ngày. Bảng thanh toỏn hàng đại lý.
Phiếu thu, Giấy bỏo cú của Ngõn hàng, Bảng kờ nộp sộc...
Chứng từ thanh toỏn:
Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kờ nộp tiền, bảng kờ nộp sộc...
Chứng từ về tài sản cố định:
Biờn bản thanh lý tài sản cố định, bảng tớnh và phõn bổ khấu hao...
Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm cụng, bảng thanh toỏn lương.
Luõn chuyển chứng từ:
Dưới đõy trỡnh tự luõn chuyển một số chứng từ trong cụng ty.
Luõn chuyển chứng từ tiền lương:
Cuối thỏng căn cứ vào phiếu xỏc nhận sản phẩm hoàn thành của cỏc tổ sản xuất gửi lờn nhõn viờn kinh tế của phõn xưởng ghi 2 liờn xỏc nhận. 1 liờn lưu tại phõn xưởng, 1 liờn gửi về phũng Tổ chức - Lao động để làm thủ tục tớnh lương. Phũng Tổ chức - Lao động căn cứ vào Phiếu xỏc nhận sản phẩm hoàn thành của cỏc tổ sản xuất gửi lờn và đơn giỏ tiền lương khoỏn cho từng loại sản phẩm tớnh lương và lập bảng thanh toỏn lương. Đối với cỏc phũng ban căn cứ vào Bảng chấm cụng của cỏc bộ phận gửi lờn phũng Tổ chức - Lao động để làm thủ tục tớnh lương theo thời gian và gửi toàn bộ bảng bảng thanh toỏn lương của cỏc bộ phận lờn phũng kế toỏn. Kế toỏn
tiền lương cú nhiệm vụ hoàn tất bảng thanh toỏn lương tớnh toỏn cụ thể tiền lương thực tế cỏc khoản khấu trừ vào lương và số thực nhận của từng người.
Phiếu nhập kho:
Căn cứ vào kế hoạch vật liệu trong kỳ đó được phũng kế hoạch lập đầu kỳ và được nhõn viờn cung ứng thuộc biờn chế phũng kế hoạch tổ chức thu mua. Theo chế độ kế toỏn quy định: Tất cả nguyờn vật liệu về đến Cụng ty đều phải qua kiểm nghiệm của phũng KCS rồi mới làm thủ tục nhập kho. Tại Cụng ty cổ phần Que Hàn Điện Việt Đức, nguyờn tắc này được đảm bảo tuyệt đối vỡ nếu nguyờn vật liệu nhập kho khụng đảm bảo chất lượng theo đỳng quy định thỡ sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, từ đú gõy thiệt hại rất lớn đến Cụng ty. Việc kiểm nghiệm được thực hiện bởi cỏc nhõn viờn của phũng KCS. Người kiểm nghiệm phải ký tờn vào biờn bản kiểm nghiệm. Sau đú dựa vào biờn bản kiểm nghiệm, húa đơn mua hàng GTGT (húa đơn này đó được nhõn viờn phũng kế hoạch kiểm tra), hợp đồng mua hàng; kế toỏn vật liệu viết phiếu nhập kho vật tư, phiếu nhập kho vật tư được lập thành 03 liờn: liờn 1 lưu tại cuống, liờn 2 giao cho thủ kho rồi chuyển đến phũng kế toỏn để kế toỏn ghi sổ, liờn 3 giao cho người giao hàng.
Phiếu nhập kho sau khi đó cú đầy đủ chữ ký, một bản giao cho kế toỏn thanh toỏn, một bản cũn lại ghi vào thẻ kho được chuyển cho kế toỏn vật liệu để làm căn cứ ghi sổ.
Phiếu xuất kho vật liệu.
Căn cứ vào kế hoạch của phũng kế hoạch và nhu cầu sản xuất thực tế của cỏc bộ phận, cỏc đơn vị cú nhu cầu sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư. Cỏc loại vật liệu xin lĩnh được ghi theo danh mục cần dựng, số lượng quy cỏch, phẩm chất. Phũng kế hoạch viết phiếu xuất vật liệu theo yờu cầu. Thủ kho va fngười nhận vật liệu ký xỏc nhận số vật liệu thực xuất vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liờn: liờn 1 lưu tại cuống, liờn 2
thủ kho sử dụng để ghi vào sổ và chuyển lờn phũng kế toỏn cho kế toan vật liệu, liờn 3 giao cho người lĩnh vật tư.
Thẻ kho: Được mở riờng cho từng loại vật tư, hàng húa, mỗi thẻ kho
theo dừi tỡnh hỡnh xuất - nhập - tồn của từng loại vật tư, hàng húa. Thẻ kho là căn cứ để xỏc định lượng hàng xuất - nhập - tồn để lập nờn bảng tổng hợp cuối thỏng.
Kế toỏn mua nguyờn vật liệu và thanh toỏn tiền mua hàng sử dụng cỏc TK: TK152, 133, 111, 112, 331, 311...
Sau khi xỏc định giỏ nhập kho, kế toỏn ghi:
Nợ TK 152: Giỏ trị ghi trờn húa đơn chưa cú thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào.
Cú TK 111,112, 331: Tổng giỏ trị ghi trờn húa đơn. Nếu phỏt sinh khoản giảm giỏ và hàng trả lại cho bờn bỏn kế toỏn ghi:
Nợ TK 111, 112, 331 Cú TK152
Nguyờn vật liệu cuối kỳ sử dụng khụng hết nhập lại kho Nợ TK 152
Cú TK 621