Tháng 05/2007, doanh nghiệp đưa phần mềm IAS ( Integrated Accounting System ) vào hoạt động trong toàn doanh nghiệp
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được hạch toán toàn bộ trên phần mềm này. Cuối kỳ, IAS hỗ trợ kế toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, đồng thời phần mềm cho phép in các Báo cáo tài chính
2.2.6.7.1. Tổng quan về phần mềm IAS:
Phần mềm kế toán Việt Nam IAS thực hành các loại kế toán khác nhau: kế toán sản xuất, kế toán thương mại – dịch vụ, kế toán hành chính sự nghiệp,…
Hướng dẫn toàn bộ công việc của các phần hành kế toán: kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán tồn kho, kế toán tạm ứng, kế toán tài sản cố định, kế toán tổng hợp. Nó giúp kế toán giảm bớt khối lượng công việc, giúp cập nhật các số liệu một cách nhanh chóng, đồng thời cung cấp các báo cáo tài chính và một số báo cáo quản trị. Kế toán viên chỉ cần lập các chứng từ gốc, còn các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và các báo cáo kế toán đều được tự động hóa.
2.2.6.7.2. Đặc điểm:
- Đầy đủ - Tức thời
- Linh hoạt: có thể thêm các danh mục đối tượng, tài khoản hay các nghiệp vụ phát sinh bất cứ lúc nào
- Hệ thống mở: cho phép kết nối với các máy tính khác và máy chủ trong nội bộ doanh nghiệp, giúp việc truyền tải thông tin được liền mạch
- Bảo mật
- Tiện dụng: cho phép người dùng có thể in các hóa đơn, chứng từ, các mẫu báo cáo tài chính và một số báo cáo quản trị
2.2.6.7.3. Mô tả việc nhập liệu trên phần mềm:
2.2.6.7.3.1. Tạo danh mục hệ thống:
Trước khi cập nhật các dữ liệu số dư đầu kỳ hay các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, doanh nghiệp phải tạo các danh mục có liên quan, gồm:
- Danh mục bộ phận và đối tượng: + Danh mục bộ phận gồm:
Mã bộ phận: 01, 02, 03,…
Tên bộ phận: Phòng giám đốc, Phòng kinh doanh, Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu,…
+ Danh mục đối tượng:
Mã đối tượng: 01, 02, 03,…
Mã bộ phận: mã các phòng ban đã được tạo trong danh mục bộ phận Tên đối tượng
Mã số thuế Địa chỉ Điện thoại
Đồng thời phải xác định đối tượng đó thuộc nhóm nào trong 3 nhóm: nhân viên, khách hàng hay nhà cung cấp
- Danh mục tài khoản: cho phép doanh nghiệp tự tạo các tài khoản dùng trong doanh nghiệp:
+ Mã tài khoản + Tên tài khoản + Loại tài khoản + Cấp tài khoản
- Danh mục kho, nhóm vật tư và vật tư:
+ Danh mục kho: cho phép doanh nghiệp xác định mã số kho, tên kho, điện thoại và địa chỉ kho
Kế toán xác định kết quả kinh doanh tại CTy CP Đầu tư và Sản xuất Giày Thái Bình
+ Danh mục nhóm vật tư: doanh nghiệp phải thiết lập mã nhóm vật tư và xác định tên nhóm vật tư đó
+ Danh mục vật tư: gồm mã vật tư, mã tài khoản theo dõi, mã nhóm, quy cách, đơn vị tính, cách tính đơn giá vật tư
- Danh mục tỷ giá: giúp doanh nghiệp cập nhật tỷ giá hàng ngày, để tiện cho việc theo dõi các khoản tiền, công nợ có gốc ngoại tệ
2.2.6.7.3.2. Cập nhật số dư đầu kỳ:
Sau khi đã tạo được danh mục hệ thống, kế toán tiến hành cập nhật số dư đầu kỳ các tài khoản, gổm 2 nhóm:
- Số dư vật tư: toàn bộ các loại hàng tồn kho như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm,…
- Số dư tài khoản: cập nhật toàn bộ số dư các tài khoản theo danh mục tài khoản đã có 2.2.6.7.3.3. Cập nhật nghiệp vụ phát sinh trong kỳ:
Nghiệp vụ phát sinh trong kỳ chủ yếu thuộc 1 trong 5 loại phát sinh chủ yếu:
- Phát sinh tiền mặt: thẻ phát sinh tiền mặt tương tự sổ nhật ký thu / chi tiền mặt: những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu / chi tiền mặt, kế toán cập nhật vào thẻ này. Kế toán chỉ cần nhập các số liệu trên phiếu thu / phiếu chi tiền mặt vào phiếu thu/ phiếu chi tiền mặt trên phần mềm và lưu lại, cuối kỳ, máy tiến hành tổng hợp lại
- Phát sinh chuyển khoản: tương tự sổ nhật ký chi / thu tiền gửi ngân hàng, cách nhập liệu tương tự cách nhập vào thẻ phát sinh tiền mặt
- Phát sinh tạm ứng: theo dõi các nghiệp vụ phát sinh đến việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng. Chứng từ được sử dụng là phiếu chi tạm ứng / phiếu thu tạm ứng
- Phát sinh tổng hợp: tương ứng với sổ nhật ký chung, dùng để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng chịu, mua hàng chịu, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, các khoản thuế và các nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ,…Tùy theo nghiệp vụ phát sinh mà có các loại chứng từ khác nhau để hạch toán
- Phát sinh vật tư: tương tự sổ kế toán chi tiết vật tư, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến xuất – nhập các loại hàng tồn kho đều được hạch toán vào thẻ vật tư. Chứng từ sử dụng: hóa đơn, phiếu nhập kho / phiếu xuất kho
2.2.6.7.3.4. Khóa sổ cuối kỳ:
Vào cuối kỳ, phần mềm hỗ trợ việc kết chuyển tự động để tính giá thảnh sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Chọn: Báo cáo – Kết chuyển cuối kỳ
Để kết chuyển số dư các tài khoản sang kỳ mới, chọn: Hệ thống – khóa sổ cuối tháng – khóa sổ, máy sẽ tự động chuyển các số dư kỳ hiện tại sang kỳ tiếp theo
2.2.6.7.3.5. Sổ sách kế toán:
Phần mềm gồm 7 nhóm sổ, cho phép người dùng có thể in ra để so sánh, đối chiếu và lưu trữ
- Sổ kế toán tiền mặt - Sổ kế toán chuyển khoản - Sổ kế toán tạm ứng - Sổ kế toán vật tư
- Sổ kế toán thuế giá trị gia tăng - Sổ kế toán công nợ
- Sổ kế toán tổng hợp
2.2.6.7.3.6. Báo cáo tài chính: Bao gồm các loại báo cáo:
- Bảng cân đối số phát sinh - Bảng cân đối kế toán - Bảng kết quả sản xuất - Bảng lưu chuyển tiền tệ