doanh chứng khoỏn.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý
Cơ cấu tổ chức
Là một cụng ty TNHH cú hai thành viờn trở lờn, bộ mỏy quản lý của IFC được tổ chức theo mụ hỡnh quản lý tập trung. Cụng ty cú 1 giỏm đốc điều hành và 5 phú giỏm đốc điều hành. Dưới phú giỏm đốc điều hành là cỏc giỏm đốc chuyờn mụn theo lĩnh vực như kiểm toỏn, đào tạo, tư vấn… và cỏc trưởng, phú phũng. Bộ mỏy quản lý của IFC được khỏi quỏt ở sơ đồ 1.1
Sơ đồ 2.1 Bộ mỏy quản lý của Cụng ty
Để tất cả cỏc hoạt động được tổ chức, điều hành một cỏch hiệu quả, từng cấp quản lý, bộ phận được quy định quyền hạn và nghĩa vụ cụ thể trong quy chế nhõn viờn của cụng ty. Cụ thể:
Giỏm đốc Cụng ty cú nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của Cụng ty; phỏt triển cỏc hoạt động dịch vụ; duy trỡ, mở rộng mạng lưới khỏch hàng; quản lý, sử dụng tài sản và vốn của Cụng ty một cỏch hiệu quả; đào tạo,
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH HÀNH
Cỏc Giỏm đốc chuyờn mụn theo lĩnh vực (kiểm toỏn, thuế, tư vấn, đào tạo...) P. Giỏm đốc điều hành 3 P. Giỏm đốc điều hành 2 Phũng Nghiệp vụ I P. Giỏm đốc điều hành 1 P. Giỏm đốc
điều hành 4 P. Giỏm đốc điều hành 5
Phũng Nghiệp vụ II Phũng Tư vấn Phũng Kiểm toỏn Đầu tư Xõy dựng
cơ bản Phũng Hành chớnh kế toỏn Phũng Nghiệp vụ III
phỏt triển trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ cũng như chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cỏn bộ, nhõn viờn và trực tiếp chỉ đạo chuyờn mụn một số phũng và hợp đồng lớn.
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toỏn, Giỏm đốc chịu trỏch nhiệm soỏt xột tất cả cỏc cụng việc đó được thực hiện và phờ duyệt kế hoạch kiểm toỏn cuối cựng. Kế hoạch kiểm toỏn chưa được Giỏm đốc phờ duyệt thỡ nhúm kiểm toỏn chưa thể thực hiện cụng tỏc kiểm toỏn. Ngoài ra, Giỏm đốc thay mặt Cụng ty về mặt phỏp lý để thỏa thuận và ký kết hợp đồng kiểm toỏn.
Phú Giỏm đốc cú nhiệm vụ giỳp việc cho Giỏm đốc, thay mặt cho Giỏm đốc lónh đạo Cụng ty trong thời gian Giỏm đốc đi vắng theo sự phõn cụng của Giỏm đốc. Phú Giỏm đốc thực hiện cụng việc đầu tiờn của giai đoạn lập kế hoạch kiểm toỏn: đỏnh giỏ rủi ro hợp đồng. Đõy là cụng việc quan trọng ảnh hưởng uy tớn của Cụng ty. Phú Giỏm đốc sau khi thu thập một số thụng tin về khỏch hàng sẽ tiến hành đỏnh giỏ rủi ro hợp đồng. Nếu rủi ro hợp đồng được đỏnh giỏ ở mức thấp thỡ Cụng ty chấp nhận cung cấp dịch vụ cho khỏch hàng. Trong suốt toàn bộ cuộc kiểm toỏn núi chung và trong quỏ trỡnh lập kế hoạch kiểm toỏn núi riờng, Phú Giỏm đốc trực tiếp chỉ đạo, soỏt xột cỏc cụng việc được thực hiện. Ngoài ra, Phú Giỏm đốc tham gia việc lựa chọn nhúm kiểm toỏn thực hiện cuộc kiểm toỏn.
Trưởng phũng cỏc phũng ban cú nhiệm vụ trực tiếp lónh đạo phũng trong lĩnh vực, cụng việc được giao; quản lý danh sỏch khỏch hàng thuộc phũng, hướng dẫn và đào tạo nhõn viờn mới, quản lý về hành chớnh đối với nhõn viờn trong phũng; đối với cỏc trưởng phũng kiểm toỏn/ tư vấn cú nhiệm vụ soỏt xột File và Bỏo cỏo kiểm toỏn dự thảo, soỏt xột chi tiết kế hoạch kiểm toỏn, File làm việc để đảm bảo rằng File đó được hoàn thành trước khi trỡnh Giỏm đốc và trước khi xuống khỏch hàng.
Thụng thường, trưởng phũng hoặc cỏc kiểm toỏn viờn cú nhiều kinh nghiệm được chỉ định làm trưởng nhúm kiểm toỏn. Trong giai đoạn lập kế
hoạch kiểm toỏn, sau khi hợp đồng kiểm toỏn được ký kết, trưởng nhúm thực hiện cỏc cụng việc cũn lại của giai đoạn này. Trưởng phũng lập và đệ trỡnh kế hoạch kiểm toỏn cho Ban Giỏm đốc soỏt xột. Ngoài ra, cỏc trưởng nhúm kiểm toỏn tham gia thiết kế cỏc mẫu giấy tờ soỏt xột, cỏc bảng cõu hỏi liờn quan toàn bộ cuộc kiểm toỏn núi chung và giai đoạn lập kế hoạch núi riờng.
Chức năng nhiệm vụ của cỏc phũng ban
IFC được tổ chức thành 7 phũng ban: phũng NV1, phũng NV2, phũng NV3, phũng XDCB, phũng Tư vấn, phũng Hành chớnh – Kế toỏn. Mỗi phũng cú chức năng riờng nhưng cú sự liờn kết chặt chẽ với nhau, gúp phần tạo ra sự lớn mạnh cho toàn Cụng ty.
Phũng Hành chớnh - kế toỏn chịu trỏch nhiệm cỏc hoạt động diễn ra trong nội bộ Cụng ty. Cơ cấu tổ chức của phũng bao gồm: một trưởng phũng và cỏc nhõn viờn: nhõn viờn kế toỏn, nhõn viờn hành chớnh, nhõn viờn IT… Phũng Hành chớnh - kế toỏn cú hai chức năng chớnh:
Một là, chức năng hành chớnh: chịu trỏch nhiệm về cỏc vấn đề về nhõn sự, bố trớ thời gian, sắp xếp lịch cụng tỏc, điều kiện đi lại ăn ở cho nhõn viờn trong Cụng ty khi đi làm việc tại cụng ty khỏch hàng.
Hai là, chức năng kế toỏn: thực hiện hạch toỏn, ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong Cụng ty.
Cỏc phũng nghiệp vụ
Hiện nay, Cụng ty cú 5 phũng nghiệp vụ: phũng NV1, phũng NV2, phũng NV3, phũng XDCB, phũng Tư vấn. Trong quỏ trỡnh hoạt động, cỏc phũng này đang dần cú sự chuyờn mụn hoỏ theo đối tượng khỏch hàng. Phũng NV1 kiểm toỏn khỏch hàng là cỏc bưu điện tại cỏc tỉnh thành trờn khắp cả nước. Phũng NV2 kiểm toỏn đối cỏc khỏch hàng là cỏc Tổng cụng ty, cỏc doanh nghiệp ,cỏc cơ quan và tổ chức Nhà nước. Phũng NV3 kiểm toỏn đối cỏc khỏch hàng là cỏc doanh nghiệp cú vốn đầu tư nước ngoài, cỏc dự ỏn quốc tế. Phũng XDCB cung cấp dịch vụ quyết toỏn cụng trỡnh XDCB
đối tất cả dự ỏn xõy dựng trờn cả nước. Phũng Tư vấn chuyờn cung cấp cỏc dịch vụ tư vấn như tư vấn thuế, tư vấn cỏc vấn đề liờn quan tài chớnh doanh nghiệp…
Trong bất kỳ một cuộc kiểm toỏn nào, dự kiểm toỏn cho bất kỳ đối tượng khỏch hàng nào, tất cả cỏc phũng ban đều thực hiện lập kế hoạch kiểm toỏn theo quy trỡnh mà Cụng ty đó đề ra. Theo từng đối tượng của cuộc kiểm toỏn, quy trỡnh lập kế hoạch kiểm toỏn của Cụng ty khỏc nhau.