2. Chi phớ trả trước
2.2.2 Lập kế hoạch kiểm toỏn tổng thể
2.2.2.1 Tỡm hiểu hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức và chớnh sỏch kế toỏn của Cụng ty khỏch hàng.
Trong quỏ trỡnh thực hiện kiểm toỏn, kiểm toỏn viờn cần cú những hiểu biết nhất định về lĩnh vực kinh doanh của khỏch hàng để cú thể nhận diện và hiểu được cỏc sự kiện, cỏc nghiệp vụ và thực tế hoạt động, mà điều này cú ảnh hưởng đỏng kể đến bỏo cỏo kiểm toỏn và bỏo cỏo tài chớnh.
Trong giai đoạn này, nhúm kiểm toỏn sẽ tỡm hiểu cỏc vấn đề sau:
Thứ nhất: Nhõn tố nội bộ ảnh hưởng hoạt động kinh doanh của khỏch
hàng. Cụ thể:
Một là, Hỡnh thức sở hữu và cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý. Vớ dụ như cỏc cổ đụng lớn, cỏc cụng ty con, cỏc nhà đầu tư…
Hai là, Cỏc bờn liờn quan.
Ba là, Mục tiờu kinh doanh ( sản phẩm hoặc dịch vụ chủ yếu, hoạt động kinh doanh).
Bốn là, Hoạt động kinh doanh: quy trỡnh và phương phỏp sản xuất, phõn phối sản phẩm và dịch vụ.
Năm là, Tài chớnh: quản trị tiền tệ và chớnh sỏch đầu tư.
Sỏu là, Chớnh sỏch kế toỏn.
Bảy là, Cỏc phũng ban đặc biệt như bộ phận kiểm soỏt và bộ phận kiểm toỏn.
Tỏm là, Nhõn sự chủ chốt của Cụng ty khỏch hàng: giỏm đốc, kế toỏn trưởng.
Thứ hai: Cỏc tỏc nhõn bờn ngoài ảnh hưởng hoạt động kinh doanh. Cụ thể:
Một là, Lĩnh vực hoạt động: đối thủ cạnh tranh cựng ngành, tiến bộ về cụng nghệ.
những thay đổi của nền kinh tế.
Ba là, Lợi thế cạnh tranh.
Bốn là, Cỏc văn bản phỏp lý ảnh hưởng nghiờm trọng đến hoạt động kinh doanh.
Năm là, Cỏc vấn đề quản trị hành chớnh: trụ sở chớnh, ngõn hàng giao dịch.
Cỏc thụng tin này là cơ sở để kiểm toỏn viờn phõn tớch, đỏnh giỏ và xỏc định vấn đề cần quan tõm trong cuộc kiểm toỏn. Tuy nhiờn, hiện nay, cỏc thụng tin này chỉ được khai thỏc thụng qua phỏng vấn Ban lónh đạo khỏch hàng, xem xột sổ tay về thủ tục và chế độ về hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng. Trong một số trường hợp, cỏc nguồn thụng tin này khụng đỏng tin cậy khiến kiểm toỏn viờn hiểu sai tỡnh hỡnh hoạt động của khỏch hàng. Vỡ vậy, kiểm toỏn viờn cần kết hợp với kiểm tra thực tế hoạt động tại cụng ty khỏch hàng và khai thỏc thụng tin từ nhiều nguồn khỏc nhau, độc lập với khỏch hàng về quyền lợi. Khi đú, thụng tin sẽ cú độ tin cậy cao hơn.
Đối với Cụng ty XYZ, sau quỏ trỡnh tỡm hiểu, nhúm kiểm toỏn đó thu thập cỏc thụng tin sau:
Về hỡnh thức sở hữu và cơ cấu tổ chức quản lý:
Cơ cấu tổ chức của Cụng ty XYZ như sau:
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức của Cụng ty XYZ
Hội đồng thành viên Ban Giám đốc Phòng Kế hoạch Phòng Phòng Tổ chức Lao động Xí
Cụng ty TNHH XYZ ( sau đõy gọi tắt là “Cụng ty”) thuộc sở hữu tư nhõn được thành lập theo “ Giấy phộp thành lập cụng ty” Số 4148 GP/TLDN ngày 23/3/1999 của Uỷ Ban nhõn dõn Thành phố Hà Nội. Cụng ty cú Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Số 071195 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 29/3/1999. Cụng ty đó thay đổi đăng ký kinh doanh 9 lần do Cụng ty cú nhu cầu tăng vốn điều lệ, thay đổi thành viờn gúp vốn, thay đổi người đại diện theo phỏp luật, bổ sung tờn giao dịch của Cụng ty.
Hoạt động sản xuất kinh doanh chớnh của Cụng ty theo Giấy phộp đăng ký kinh doanh là buụn bỏn tư liệu sản xuất, buụn bỏn tư liệu tiờu dựng, đại lý mua, đại lý bỏn, ký gửi hàng hoỏ, sản xuất thộp và cỏc loại thộp ống. Trong năm 2004, theo giấy phộp đăng ký kinh doanh thay đổi lần số 8, số 9, ngành nghề kinh doanh của Cụng ty được mở rộng bao gồm xõy dựng, sản xuất và buụn bỏn trang thiết bị nội thất, dịch vụ cho thuờ văn phũng.
Một số điểm trong cơ cấu tổ chức của Cụng ty XYZ:
Phũng Kinh doanh cú nhiệm vụ nghiờn cứu, phõn tớch thị trường, giỏ cả để xõy dựng phương ỏn kinh doanh hiệu quả. Phũng Kế toỏn tài chớnh cú nhiệm vụ tổ chức thực hiện cụng tỏc kế toỏn. Phũng Tổ chức lao động tiền lương cú nhiệm vụ tớnh toỏn tiền lương hàng thỏng cho người lao động trong Cụng ty theo bảng chấm cụng hàng thỏng.
Cụng ty cú cỏc đơn vị trực thuộc sau: Văn phũng đại diện tại Hải Phũng, Xớ nghiệp Vật tư và Thiết bị và Nhà mỏy Ống thộp Việt Đức. Văn phũng đại diện cú nhiệm vụ đàm phỏn với khỏch hàng để soạn thảo hợp đồng kinh tế, tổ chức thực hiện hợp đồng kinh tế, thực hiện cỏc giao dịch về mua hàng, giao hàng cho khỏch hàng. Cơ cấu văn phũng đại diện cú Trưởng Văn phũng đại diện, chuyờn viờn và nhõn viờn giỳp việc. Xớ nghiệp vật tư và thiết bị thuộc Cụng ty XYZ được thành lập theo Quyết định số 08/QĐ –
TC ngày 16/01/2001 của Cụng ty XYZ. Xớ nghiệp tổ chức kinh doanh, hạch toỏn phụ thuộc Cụng ty, nhằm thực hiện nhiệm vụ mở rộng và đa dạng hoỏ mặt hàng kinh doanh do Hội đồng thành viờn Cụng ty giao. Xớ nghiệp cú Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và con dấu riờng theo Quy định của Luật doanh nghiệp. Cú lập Bảng cõn đối kế toỏn theo quy định của Cụng ty. Được Giỏm đốc Cụng ty giao định mức vốn hoạt động phự hợp với nhiệm vụ được giao. Nhà mỏy ống thộp Việt Đức là doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh, là đơn vị thành viờn của Cụng ty XYZ, do Tổng giỏm đốc cụng ty XYZ thành lập theo Luật doanh nghiệp. Nhà mỏy tổ chức kinh doanh, hạch toỏn phụ thuộc Cụng ty, nhằm thực hiện nhiệm vụ mở rộng và đa dạng hoỏ mặt hàng kinh doanh do Hội đồng thành viờn Cụng ty giao. Nhà mỏy cú Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và con dấu riờng theo Quy định của Luật doanh nghiệp.
Mục tiờu kinh doanh
Trong những năm tới, hoạt động kinh doanh của Cụng ty hướng tới cỏc mục tiờu sau:
Một là, Cụng ty cú ý định mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hai là, Sản phẩm chớnh của Cụng ty là ống thộp cỏc loại: ống đen, ống mạ.
Ba là, Khỏch hàng chớnh của Cụng ty là cỏc nhà mỏy sản xuất, lắp rỏp xe mỏy, đồ dựng nội thất cú sử dụng ống thộp.
Mục tiờu của Cụng ty là duy trỡ sự ổn định và phỏt triển của Cụng ty, thu nhập cỏn bộ cụng nhõn viờn ngày một tăng, thương hiệu của Cụng ty được nhiều người biết tới.
Quan điểm của Cụng ty: Cụng ty cho rằng trong tương lai Cụng ty sẽ hoạt động kinh doanh tốt và sẽ cạnh tranh được với cỏc hóng trong ngành.
Hoạt động kinh doanh của Cụng ty bao gồm hoạt động thương mại và hoạt động sản xuất.
thộp xõy dưng tại Văn phũng Cụng ty và xớ nghiệp tại Hà Nội.
Thứ hai, Hoạt động sản xuất: Sản phẩm chớnh của Cụng ty là ống thộp cỏc loại: ống đen, ống mạ. Khỏch hàng chớnh của Cụng ty là cỏc nhà mỏy sản xuất, lắp rỏp xe mỏy, đồ dựng nội thất cú sử dụng ống thộp.
động thờm vốn gúp của sỏng lập viờn
Chớnh sỏch kế toỏn
Chế độ hạch toỏn kế toỏn của Cụng ty được đăng ký tại Bộ Tài Chớnh là chế độ hạch toỏn kế toỏn của Việt nam. Năm tài chớnh của Cụng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thỳc ngày 31/12 theo dương lịch. Việc ghi chộp trờn chứng từ kế toỏn, sổ sỏch và bỏo cỏo kế toỏn của Cụng ty phải được thể hiện bằng cỏc con số Ảrập và bằng tiếng Việt. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp kế toỏn là đồng Việt Nam. BCTC đựa lập bằng đồng Việt Nam (VNĐ), theo nguyờn tắc giỏ gốc và phự hợp với cỏc nguyờn tắc kế toỏn được chấp nhận chung tại Việt Nam. Trong năm nay, Cụng ty đó lần đầu tiờn ỏp dụng cỏc Chuẩn mực Kế toỏn Việt Nam (VSA): VSA01 (Chuẩn mực chung), VSA06 ( Thuờ tài sản ), VSA10 (Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giỏ hối đoỏi ), VSA15 ( Hợp đồng xõy dựng ), VSA16( Chi phớ đi vay ), VSA24 ( Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ ).
Cỏc Chuẩn mực Kế toỏn mới này khụng ảnh hưởng quan trọng đến số liệu trỡnh bày trờn BCTC năm nay và năm trước.
Hạch toỏn TSCĐ và KHTSCĐ: được hạch toỏn theo nguyờn giỏ, khấu hao luỹ kế theo giỏ trị cũn lại. KHTSCĐ được ỏp dụng theo phương phỏp đường thẳng dựa trờn thời gian sử dụng ước tớnh của tài sản phự hợp với Quyết định số 206/QĐ – BTC của Bộ Tài chớnh.
Trong năm, Cụng ty cú tạm tăng một số hạng mục mới của Nhà mỏy: nhà cửa vật kiến trỳc, mỏy múc thiết bị chớnh.
Ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận trờn cơ sở hàng đó xuất kho, hoỏ đơn đó phỏt hành, người mua đó chấp nhận thanh toỏn khụng phõn
biệt đó thu được tiền hay chưa.
Doanh thu xuất khẩu chủ yếu bỏn theo giỏ FOB tại cảng Hải Phũng.
Hàng tồn kho được hạch toỏn theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Giỏ hàng xuất kho và hàng tồn kho được tớnh theo phương phỏp bỡnh quõn thỏng.
Hạch toỏn ngoại tệ:Cỏc nghiệp vụ phỏt sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra VNĐ theo tỷ giỏ của ngõn hàng giao dịch tại thời điểm phỏt sinh nghiệp vụ. Số dư ngoại tệ cuối kỳ của tài sản và cụng nợ được chuyển sang VNĐ theo tỷ giỏ bỡnh quõn liờn ngõn hàng tại ngày lập BCĐKT. Cỏc khoản chờnh lệch tỷ giỏ được hạch toỏn vào kết quả kinh doanh trong kỳ.
Chi phớ quản lý được hạch toỏn theo nguyờn tắc thực chi. Chi phớ quản lý doanh nghiệp bao gồm chi phớ quản lý kinh doanh, chi phớ hành chớnh và chi phớ chung khỏc.
Thu nhập hoạt động tài chớnh bao gồm lói thu từ hoạt động đầu tư, tiền gửi cú kỳ hạn và khụng kỳ hạn, cho vay tớn dụng, đầu tư trỏi phiếu, cổ phiếu… được hạch toỏn theo nguyờn tắc thực thu.
Nguồn vốn, quỹ
Nguồn vốn kinh doanh của Cụng ty hỡnh thành do đúng gúp của cỏc thành viờn.
Cỏc quỹ của Cụng ty hỡnh thành từ lợi nhuận hoạt động kinh doanh theo cỏc quy định trong điều lệ cụng ty. Theo điều lệ cụng ty, lợi nhuận sau thuế được phõn phối như sau: Quỹ dự trữ tài chớnh: 10%, Quỹ phỳc lợi 5%, Quỹ khen thưởng 3%, Quỹ đầu tư phỏt triển 20%.
Đơn vị chia lói vào thời điểm cuối năm sau khi kết thỳc việc kiểm toỏn và xỏc định kết quả kinh doanh.
Cụng ty hoạt động theo luật Doanh nghiệp, do đú cỏc chớnh sỏch, cỏc khoản chi tiờu do Giỏm đốc, Hội đồng thành viờn quyết định. Cụng ty cần cú sự tư vấn về việc ỏp dụng cỏc chớnh sỏch này cú phự hợp khụng cho mục đớch thuế.
Cỏc loại thuế mà đơn vị phải nộp: Thuế GTGT( 5% đối với hàng hoỏ thộp, 10% đối với hàng hoỏ xi măng), thuế TNDN (32%), thuế TNCN, cỏc loại thuế khỏc theo quy định.
2.2.2.2 Tỡm hiểu hệ thống kiểm soỏt nội bộ và đỏnh giỏ rủi ro kiểm soỏt
Trong quy trỡnh kiểm toỏn của IFC, việc tỡm hiểu và đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng được tiến hành trong cả giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch. Trong giai đoạn lập kế hoạch, tỡm hiểu và đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ sẽ giỳp cho kiểm toỏn viờn cú những hiểu biết sõu hơn về hệ thống kiểm soỏt nội bộ, về thiết kế thủ tục kiểm soỏt, từ đú đỏnh giỏ liệu BCTC của khỏch hàng cú thể kiểm toỏn được khụng, phỏt hiện những sai sút tiềm tàng trờn từng khoản mục, chu trỡnh. Đồng thời, qua đú cú thể quyết định mức rủi ro kiểm soỏt ảnh hưởng đến rủi ro phỏt hiện từ đú ảnh hưởng số lượng bằng chứng kiểm toỏn cần thu thập.
Hầu hết cỏc khỏch hàng của Cụng ty chưa nhận thức và phỏt huy hết vai trũ của hệ thống kiểm soỏt nội bộ của mỡnh. Cỏc chớnh sỏch, cỏc thủ tục kiểm soỏt được thiết kế và sử dụng đụi khi chỉ mang tớnh hỡnh thức.Trong trường hợp hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng được thiết kế quỏ đơn giản và thiếu chặt chẽ, để đảm bảo tớnh hiệu quả, cỏc thể thức khảo sỏt được bỏ qua, kiểm toỏn viờn giả định rủi ro kiểm soỏt là lớn nhất và rủi ro phỏt hiện do đú sẽ thấp. Trong trường hợp ngược lại, kiểm toỏn viờn phải tỡm hiểu để cú sự hiểu biết về hệ thống kiểm soỏt nội bộ một cỏch chi tiết. Kiểm toỏn viờn thường đỏnh giỏ mức rủi ro kiểm soỏt là thấp cho hầu hết cỏc phần hành của cuộc kiểm toỏn trước khi cuộc kiểm toỏn bắt đầu.
Để cú thể đưa ra những đỏnh giỏ chớnh xỏc về hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng, trờn cơ sở cỏc thụng tin đó thu thập, kiểm toỏn viờn sẽ mụ tả chi tiết trờn giấy tờ làm việc của mỡnh bằng bảng cỏc cõu hỏi đỏnh giỏ mụi trường kiểm soỏt, về thủ tục kiểm soỏt.
Thụng thường, khi tỡm hiểu và đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ, nhúm kiểm toỏn tiến hành tỡm hiểu và đỏnh giỏ từng yếu tố cấu thành, bao gồm: mụi trường kiểm soỏt, hệ thống tin học nội bộ doanh nghiệp và phương phỏp, quy trỡnh kế toỏn.
2.2.2.2.1 Về mụi trường kiểm soỏt
Về lý thuyết, cỏc nhõn tố trong mụi trường kiểm soỏt bao gồm: đặc thự về quản lý, cơ cấu tổ chức , chớnh sỏch nhõn sự, cụng tỏc kế hoạch, uỷ ban kiểm soỏt và cỏc yếu tố thuộc mụi trường bờn ngoài như mụi trường phỏp lý. Tuy nhiờn, trờn thực tế, khi tỡm hiểu về mụi trường kiếm soỏt, kiểm toỏn viờn chỉ tỡm hiểu cơ cấu tổ chức của cụng ty, cỏc thành viờn trong ban giỏm đốc, trỡnh độ chuyờn mụn, nhiệm vụ và quyền hạn của họ.Những thụng tin này đó được kiểm toỏn viờn thu thập trong bước trờn. Ngoài ra, kiểm toỏn viờn cú thể thu thập thờm thụng tin thụng qua phỏng vấn,xem xột hồ sơ kiểm toỏn cỏc năm trước và quan sỏt thực tế cỏc hoạt động diễn ra trong cụng ty khỏch hàng.
Ở giai đoạn này, kiểm toỏn viờn thực hiện phõn tớch đỏnh giỏ mụi trường kiểm soỏt căn cứ trờn những thụng tin đó thu thập. Kiểm toỏn viờn đỏnh giỏ xem cơ cấu tổ chức của khỏch hàng cú hợp lý hay khụng, nhiệm vụ và chức năng của từng phũng ban cú được quy định rừ ràng, cụ thể khụng, cú xảy ra tỡnh trạng chồng chộo khụng, ban lónh đạo và nhõn viờn của cụng ty cú đủ năng lực và trỡnh độ để đảm nhận cụng việc được giao khụng, hoạt động của cụng ty cú bị ảnh hưởng nặng nề bởi những thay đổi trong nền kinh tế khụng. Thụng qua việc phỏng vấn cỏc thành viờn trong Ban giỏm đốc về những vấn đề tồn tại trong cụng ty, về mục tiờu và
phương hướng phỏt triển, kiểm toỏn viờn sẽ đỏnh giỏ liệu Ban giỏm đốc cú thống nhất về quan điểm và lợi ớch hay khụng. Việc xảy ra tranh chấp, bất đồng ý kiến giữa cỏc thành viờn sẽ khiến cho mụi trường kiểm soỏt của Cụng ty xấu đi.
Sau đú, kiểm toỏn viờn tập hợp cỏc kết quả đỏnh giỏ để trả lời cỏc cõu hỏi liờn quan mụi trường kiểm soỏt trong bảng cõu hỏi đỏnh giỏ về mụi trường kiểm soỏt do Cụng ty thiết kế.
2.2.2.2.2 Tỡm hiểu hệ thống tin học nội bộ doanh nghiệp
Ngày nay, việc ứng dụng cỏc thành tựu khoa học kỹ thuật vào sản xuất, quản lý tại cỏc doanh nghiệp đó trở nờn rất phổ biến. Đối với lĩnh vực tài chớnh - kế toỏn núi riờng, hầu hết cỏc cụng ty đó sử dụng phần mềm kế toỏn thay thế cho việc ghi chộp, hạch toỏn thủ cụng trước đõy. Vỡ vậy, khi thực hiện kiểm toỏn, kiểm toỏn viờn phải tỡm hiểu phần mềm kế toỏn đú để nhận biết quỏ trỡnh ghi chộp, nhập số liệu và lập bỏo cỏo tài chớnh của khỏch hàng. Trong một số trường hợp, việc tỡm hiểu này nằm ngoài khả năng của nhúm kiểm toỏn, trưởng nhúm kiểm toỏn sẽ xỏc định nhu cầu sử dụng