2.2.1.1 Gửi thư mời kiểm toỏn
Gửi thư mời kiểm toỏn là cụng việc cần thiết đối với tất cả cỏc cụng ty kiểm toỏn đặc biệt cỏc cụng ty mới được thành lập. Thụng qua thư mời kiểm toỏn, khỏch hàng cú thể đó cú những nhận định ban đầu về mức độ chuyờn nghiệp của cụng ty và chất lượng dịch vụ do cụng ty cung cấp. Từ đú, khỏch hàng sẽ quyết định chấp nhận hay từ chối lời mời kiểm toỏn của cụng ty kiểm toỏn.
Hàng năm, trước khi bắt đầu mựa kiểm toỏn, Cụng ty gửi thư mời kiểm toỏn đối với khỏch hàng mới và thư chào phớ đối với khỏch hàng thường niờn. Mục đớch của việc gửi thư mời kiểm toỏn nhằm giới thiệu tới khỏch hàng những thụng tin tổng quan về Cụng ty, thụng tin về loại hỡnh dịch vụ mà IFC cung cấp và quyền lợi mà khỏch hàng được hưởng từ cỏc dịch vụ đú. Thư mời kiểm toỏn thường do bộ phận hành chớnh soạn thảo dựa trờn những dự đoỏn về nhu cầu được kiểm toỏn của khỏch hàng và được BGĐ soỏt xột trước khi gửi đi. Thụng qua hỡnh thức và nội dung của thư chào hàng, Cụng ty đó tự khẳng định mức độc chuyờn nghiệp của mỡnh với khỏch hàng, gúp phần củng cố niềm tin của khỏch hàng đối cỏc dịch vụ do IFC cung cấp.
Trong năm tài chớnh 200N, Cụng ty gửi thư chào hàng tới Cụng ty ABC và Cụng ty XYZ với nội dung như sau ( giả sử Cụng ty ABC là khỏch hàng thường niờn của Cụng ty và Cụng ty XYZ là khỏch hàng mới).
Bảng 2.1 : Nội dung thư chào hàng Cụng ty XYZ
Hà Nội, ngày 24 thỏng 12 năm 200N Kớnh gửi: Quý khỏch hàng
Về việc : Chào hàng cung cấp dịch vụ kiểm toỏn BCTC cho năm tài chớnh kết
thỳc ngày 31/12/200N
Thưa Quý Ngài,
Chỳng tụi trõn trọng cỏm ơn Quý Ngài đó dành cho chỳng tụi cơ hội giới thiệu với Quý Ngài những thụng tin về quỏ trỡnh phỏt triển và hoạt động của Cụng ty Kiểm toỏn và Tư vấn tài chớnh quốc tế (IFC). Chỳng tụi xin được đệ trỡnh kốm theo đõy hồ sơ về giới thiệu năng lực của IFC với tư cỏch của một cụng ty kiểm toỏn độc lập.
Chỳng tụi hiểu rằng việc lựa chọn đối tỏc cung cấp dịch vụ kiểm toỏn này là quyết định quan trọng của Quý Ngài. Để đạt được mục đớch kiểm toỏn Bỏo cỏo tài chớnh, Quý Ngài sẽ cần một đối tỏc am hiểu về lĩnh vực hoạt động của Quý Ngài, cung cấp dịch vụ chuyờn ngành một cỏch chuyờn nghiệp, õn cần hỗ trợ khỏch hàng. Ngoài ra, đú phải là một đối tỏc đó cú kinh nghiệm kiểm toỏn Bỏo cỏo tài chớnh cho cỏc Cụng ty hoạt động trong lĩnh vực tài chớnh và là một Hóng cú đủ năng lực cần thiết để đỏp ứng yờu cầu của Quý Ngài.
Để giỳp Quý Ngài đưa ra sự lựa chọn đỳng đắn, chỳng tụi xin giới thiệu vài nột về Cụng ty chỳng tụi – Cụng ty TNHH Kiểm toỏn và Tư vấn tài chớnh
quốc tế (IFC) và một số nhõn sự chủ chốt của chỳng tụi cũng như phương phỏp
tiếp cận kiểm toỏn của chỳng tụi. Với kiến thức chuyờn mụn khụng ngừng được nõng cao và cam kết cung cấp dịch vụ õn cần và hiệu quả, phương chõm hoạt động của chỳng tụi là: “Thành cụng của khỏch hàng là sự phỏt triển của chỳng tụi”. Sự kết hợp hài hoà cỏc yếu tố trờn đõy là nhõn tố quan trọng để chỳng tụi cú thể trợ giỳp cỏc khỏch hàng của mỡnh phỏt triển và thành cụng vượt bậc.
Chỳng tụi rất mong muốn cú cơ hội được phục vụ cho Quý Ngài. Chỳng tụi tin rằng, chỳng tụi cú thể đúng gúp một phần cho sự phỏt triển và thành cụng của Cụng ty. Chỳng tụi mong muốn sớm nhận được sự phản hồi từ phớa Quý Ngài.
Nếu Quý Ngài cú bất cứ yờu cầu gỡ liờn quan đến thư chào hàng này cũng như cỏc dịch vụ mà chỳng tụi cú thể phục vụ, xin vui lũng liờn hệ với chỳng tụi.
Trõn trọng,
---
Nguyễn Văn A Giỏm đốc
Bảng số 2.2: Nội dung thư chào phớ Cụng ty ABC
Số 23/ IFC - CH
Hà Nội, ngày 18 thỏng 05 năm 200N
Kớnh gửi: Ban Giỏm đốc Cụng ty ABC
Về việc: Chào giỏ phớ kiểm toỏn Bỏo cỏo tài chớnh cho giai đoạn hoạt động từ ngày 01/01/200N đến ngày 30/06/200N của Cụng ty ABC
Thưa Quý Ngài,
Chỳng tụi xin bày tỏ lũng cảm ơn quý Cụng ty đó tớn nhiệm chỳng tụi trong việc kiểm toỏn Bỏo cỏo tài chớnh cỏc năm 2003,2004,2005.
Chỳng tụi trõn trọng cảm ơn quý Cụng ty đó dành cho chỳng tụi cơ hội tiếp xỳc, tỡm hiểu và chào giỏ phớ kiểm toỏn Bỏo cỏo tài chớnh cho giai đoạn hoạt động từ ngày 01/01/200N đến ngày 30/06/200N của Quý Cụng ty.
Qua kết quả khảo sỏt sơ bộ tại Quý Cụng ty, chỳng tụi xin đề xuất mức phớ cho dịch vụ kiểm toỏn Bỏo cỏo tài chớnh cho giai đoạn hoạt động từ ngày 01/01/200N đến ngày 30/06/200N của Quý Cụng ty là XXXXXX VNĐ
(Bằng chữ: ……….. đồng chẵn)
Phớ dịch vụ trờn đõy chưa bao gồm thuế Giỏ trị gia tăng
Phụ lục bảng tớnh chi tiết phớ dịch vụ kiểm toỏn Bỏo cỏo tài chớnh cho giai đoạn hoạt động từ ngày 01/01/200N đến 30/06/200N được gửi kốm theo.
Chỳng tụi rất mong muốn cú cơ hội phục vụ Quý Cụng ty. Chỳng tụi tin rằng cú thể đúng gúp một phần cho sự phỏt triển và thành cụng của Quý Cụng ty. Mong sớm nhận được sự phản hồi từ phớa Quý Cụng ty.
Nếu Quý Cụng ty cú vấn đề gỡ cần trao đổi thờm, xin vui lũng liờn hệ với chỳng tụi.
Trõn trọng,
---
Nguyễn Văn A Giỏm đốc
Sau khi khỏch hàng chấp nhận thư mời kiểm toỏn, IFC tiến hành cỏc bước cụng việc của một cuộc kiểm toỏn mà giai đoạn đầu tiờn là việc lập kế hoạch kiểm toỏn.
Giả sử, Cụng ty XYZ sẽ chấp nhận lời mời kiểm toỏn của IFC. Sau đõy, Cụng ty thực hiện lập kế hoạch kiểm toỏn cho cuộc kiểm toỏn này.
Kiểm toỏn là loại hỡnh dịch vụ phi lợi nhuận nờn việc quảng cỏo rộng rói thương hiệu của cụng ty trờn phương tiện thụng tin đại chỳng rất hạn chế. Hơn nữa, số lượng cỏc cụng ty kiểm toỏn tại Việt Nam khỏ lớn mà nhu cầu kiểm toỏn chưa cao nờn việc tỡm kiếm khỏch hàng luụn là một vấn đề lớn đối với tất cả cụng ty kiểm toỏn đặc biệt những cụng ty nhỏ. Số lượng cỏc khỏch hàng dựa theo uy tớn tự liờn hệ với Cụng ty khụng nhiều. Nờn trước khi bắt đầu mựa kiểm toỏn, Cụng ty phải tự tỡm kiếm thờm khỏch hàng cho mỡnh. Sau khi xỏc định nhu cầu kiểm toỏn, Cụng ty quyết định dịch vụ chào hàng phự hợp và gửi thư mời kiểm toỏn cho khỏch hàng.
Việc gửi thư mời kiểm toỏn đó cho thấy tớnh sỏng tạo và chủ động của cỏc cụng ty kiểm toỏn độc lập núi chung và IFC núi riờng. Cụng ty khụng chờ khỏch hàng tỡm đến mỡnh mà chủ động tỡm đến khỏch hàng, giới thiệu
với khỏch hàng cỏc loại hỡnh dịch vụ của mỡnh và cam kết về chất lượng của cỏc dịch vụ đú. Thụng qua thư mời kiểm toỏn, Cụng ty đó tự khẳng định mỡnh với khỏch hàng, thể hiện đẳng cấp chuyờn nghiệp của mỡnh trong việc cung cấp cỏc dịch vụ tư vấn và kiểm toỏn. Điều đú càng tạo thờm được sự tin cậy và ủng hộ của khỏch hàng đối với Cụng ty.
2.2.1.2 Thu thập thụng tin chung về khỏch hàng
Tương tự như cỏc cụng ty khỏc, cỏc cụng ty kiểm toỏn kinh doanh và hoạt động dựa trờn mục tiờu tối đa hoỏ lợi nhuận. Tuy nhiờn, kiểm toỏn là hoạt động đặc thự, bị tỏc động bởi nhiều nhõn tố khỏc nhau. í kiến của kiểm toỏn viờn về tỡnh hỡnh tài chớnh của khỏch hàng ảnh hưởng tới việc ra quyết định của người sử dụng thụng tin và ảnh hưởng đến uy tớn của bản thõn cụng ty kiểm toỏn. Vỡ vậy, bờn cạnh việc tối đa hoỏ lợi nhuận, cỏc cụng ty kiểm toỏn đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, tuõn thủ cỏc quy định của Bộ tài chớnh và nguyờn tắc đạo đức nghề nghiệp. Trờn cơ sở nguyờn tắc đú, trước khi chấp nhận một hợp đồng kiểm toỏn, Ban giỏm đốc Cụng ty đều thực hiện đỏnh giỏ rủi ro hợp đồng kiểm toỏn. Cụng ty đó sẵn sàng từ chối một số hợp đồng kiểm toỏn khi nhận thấy hợp đồng đú cú quỏ nhiều rủi ro tiềm tàng ảnh hưởng tới chất lượng của cuộc kiểm toỏn.
Thụng tin thu thập trong giai đoạn này là cơ sở để Cụng ty đỏnh giỏ rủi ro hợp đồng kiểm toỏn . Nếu rủi ro hợp đồng quỏ lớn thỡ Cụng ty từ chối cung cấp dịch vụ cho khỏch hàng để đảm bảo uy tớn và hỡnh ảnh của mỡnh. Vỡ vậy, đõy là cụng việc rất quan trọng ảnh hưởng tới tớnh đỳng đắn trong việc ra quyết định cú chấp nhận kiểm toỏn cho khỏch hàng hay khụng.
Cỏc thụng tin thu thập trong giai đoạn này cú tớnh chất phức tạp liờn quan đến tớnh chớnh trực của Ban lónh đạo Cụng ty khỏch hàng, cơ cấu tổ chức và quản lý, đặc điểm hoạt động kinh doanh và mụi trường kiểm soỏt và kết quả tài chớnh… Cụ thể, về tớnh chớnh trực của Ban lónh đạo, kiểm toỏn viờn cần tỡm hiểu liệu Ban giỏm đốc cú dớnh lớu gỡ đến cỏc hoạt động phi phỏp hay khụng, trỡnh độ chuyờn mụn của cỏc thành viờn trong Ban
giỏm đốc, việc phõn bổ quyền hạn và trỏch nhiệm của từng thành viờn trong Ban giỏm đốc như thế nào, cú tập trung quyền lực vào một cỏ nhõn hay một nhúm người hay khụng… Về cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh, kiểm toỏn viờn tỡm hiểu cơ cấu tổ chức, mạng lưới chi nhỏnh của khỏch hàng, trong năm tài chớnh vừa qua, cụng ty khỏch hàng cú thực hiện việc chuyển đổi hay sỏp nhập nào khụng… Về hoạt động kinh doanh và mụi trường kiểm soỏt, kiểm toỏn viờn tỡm hiểu đặc thự của hoạt động kinh doanh của khỏch hàng, những biến động trờn thị trường trong lĩnh vực đú, cỏc đối thủ cạnh tranh của khỏch hàng… Về kết quả tài chớnh, kiểm toỏn viờn phỏng vấn cỏc nhõn vật chủ chốt của khỏch hàng như Giỏm đốc, kế toỏn trưởng để tỡm hiểu xem trong năm vừa qua họ cú phải chịu ỏp lực trong việc bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh theo số liệu dự kiến nào khụng. Đõy là một vấn để rất quan trọng, ảnh hưởng khụng nhỏ tới tớnh trung thực, hợp lý của BCTC.
Cụng ty XYZ là khỏch hàng mới của IFC. Ban giỏm đốc Cụng ty cử một Phú Giỏm đốc am hiểu về lĩnh vực hoạt động của XYZ chịu trỏch nhiệm đối với cuộc kiểm toỏn này. Phú Giỏm đốc thực hiện đỏnh giỏ rủi ro hợp đồng kiểm toỏn, xem xột khả năng chấp nhận kiểm toỏn cho khỏch hàng và đại diện cho Cụng ty tổ chức cỏc buổi gặp mặt và thảo luận trực tiếp với Ban giỏm đốc khỏch hàng. Phú Giỏm đốc thu thập một số thụng tin về khỏch hàng làm cơ sở để đỏnh giỏ rủi ro hợp đồng thụng qua một số nguồn tin đỏng tin cậy mà mỡnh cú được.
Cỏc thụng tin về Cụng ty XYZ mà Phú Giỏm đốc đó thu thập được gồm:
Cụng ty TNHH XYZ ( sau đõy gọi tắt là “Cụng ty”) thuộc sở hữu tư
nhõn được thành lập theo “ giấy phộp thành lập cụng ty” số 4148 GP/TLDN ngày 23/3/1999 của Uỷ Ban nhõn dõn thành phố Hà Nội. Cụng ty cú giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 071195 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 29/3/1999. Cụng ty đó thay đổi đăng ký kinh doanh 9 lần do Cụng ty cú nhu cầu tăng vốn điều lệ, thay đổi thành viờn
gúp vốn, thay đổi người đại diện theo phỏp luật, bổ sung tờn giao dịch của Cụng ty.
Hoạt động sản xuất kinh doanh chớnh của Cụng ty theo giấy phộp đăng ký kinh doanh là buụn bỏn tư liệu sản xuất, buụn bỏn tư liệu tiờu dựng, đại lý mua, đại lý bỏn, ký gửi hàng hoỏ, sản xuất thộp và cỏc loại thộp ống. Trong năm 2004, theo giấy phộp đăng ký kinh doanh thay đổi lần số 8, số 9, ngành nghề kinh doanh của Cụng ty được mở rộng bao gồm xõy dựng, sản xuất và buụn bỏn trang thiết bị nội thất, dịch vụ cho thuờ văn phũng.
Về cơ cấu tổ chức, Cụng ty cú 3 phũng ban: phũng kinh doanh, phũng kế toỏn tài chớnh, phũng tổ chức, lao động tiền lương. Cụng ty cú một văn phũng đại diện tại Hải Phũng, một xớ nghiệp vật tư và thiết bị và một nhà mỏy ống thộp Việt Đức. Xớ nghiệp và nhà mỏy thuộc Cụng ty nhưng cú Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và cú con dấu riờng theo quy định của Luật Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh và hoạch toỏn kinh tế phụ thuộc vào Cụng ty.
2.2.1.3 Đỏnh giỏ rủi ro hợp đồng
Với thỏi độ thận trọng nghề nghiệp, Kiểm toỏn viờn luụn cho rằng bất kỳ một cuộc kiểm toỏn nào đều cú khả năng xảy ra rủi ro và cú thể kiểm toỏn viờn khụng thể lường trước hết được tất cả rủi ro đú. Do đú, trước khi chấp nhận một hợp đồng kiểm toỏn, việc đỏnh giỏ rủi ro hợp đồng kiểm toỏn là một trong những bước cụng việc đầu tiờn mà Cụng ty luụn tiến hành trong mọi cuộc kiểm toỏn.
Việc đỏnh giỏ rủi ro này được thực hiện trờn cơ sở cỏc thụng tin được thu thập ở trờn. Tuy nhiờn kết quả đỏnh giỏ thường mang tớnh chủ quan và xột đoỏn nghề nghiệp cao. Vỡ vậy, cụng việc này thường giao cho kiểm toỏn viờn cú trỡnh độ chuyờn mụn cao và cú nhiều năm kinh nghiệm.
Để đảm bảo việc đỏnh giỏ rủi ro được chớnh xỏc, IFC cũn xõy dựng một bảng gồm cỏc cõu hỏi chớnh về vấn đề liờn quan rủi ro hợp đồng. Mỗi cõu hỏi chớnh cú nhiều cõu hỏi phụ kốm theo để giỳp cho việc trả lời được
chớnh xỏc. Kiểm toỏn viờn khi thực hiện đỏnh giỏ sẽ tiến hành trả lời bảng cõu hỏi này và đưa ra kết luận cuối cựng.
Sau khi trả lời bảng cõu hỏi, kiểm toỏn viờn sẽ đưa ra mức rủi ro thớch hợp. Nếu hợp đồng được đỏnh giỏ ở mức rủi ro thụng thường thỡ kiểm toỏn viờn cú thể chấp nhận kiểm toỏn cho khỏch hàng mà khụng cần phải điều tra xem xột gỡ thờm. Nếu hợp đồng rủi ro ở mức cú thể kiểm soỏt được hoặc rủi ro ở mức cao thỡ kiểm toỏn viờn phải cú những suy xột và cỏch xử lý hợp lý trong giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện kiểm toỏn.
Trờn cơ sở cỏc thụng tin thu thập kết hợp với việc phỏng vấn trực tiếp Ban Giỏm đốc Cụng ty XYZ, Phú Giỏm đốc trả lời bảng cõu hỏi đỏnh giỏ rủi ro hợp đồng.
Biểu 2.3 Bảng đỏnh giỏ rủi ro hợp đồng kiểm toỏn Cụng ty XYZ
Người lập: Nguyễn Văn B Khỏch hàng: Cụng ty XYZ
Kỳ bỏo cỏo: Từ ngày 01/01/200N đến ngày 31/12/200N
Chỉ dẫn chung:
Bảng này bao gồm một số cõu hỏi chớnh về những vấn dề liờn quan tới rủi ro hợp đồng. Cỏc cõu trả lời khẳng định chỉ ra sự tồn tại của rủi ro hợp đồng và đưa ra cỏc giải phỏp thớch hợp. Mặc dự hầu hết cỏc vấn đề được đưa ra dưới đõy sẽ ảnh hưởng đến đỏnh giỏ của chỳng ta về rủi ro hợp đồng nhưng vẫn cú những vấn đề liờn quan rất ớt trong cỏc trường hợp cụ thể. Do vậy cỏc hộp trả lời cú thể được bỏ qua trong cỏc trường hợp cỏc vấn đề đưa ra là khụng liờn quan trực tiếp tới rủi ro hợp đồng.
Đặc điểm về tớnh chớnh trực của Ban Giỏm đốc Rủi ro hợp
Tham chiếu
đồng a. Ban lónh đạo của khỏch hàng cú dớnh lớu đến cỏc hoạt
động phi phỏp, cố tỡnh trỡnh bày sai lệch bỏo cỏo tài