Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung là hợp lý với cơ cấu tổ chức của công ty theo mô hình trực tuyến. Mô hình này kế toán của công ty và kế toán đội, xí nghiệp có sự kiểm tra đối chiếu chặt chẽ. Kế toán đội, xí nghiệp sẽ tiến hành hạch toán ban đầu, đến cuối tháng lập báo cáo gửi lên kế toán công ty. Kế toán công ty có trách nhiệm kiểm tra, tổng hợp số liệu nhận được và tiến hành đối chiếu với số liệu mình theo dõi tại công ty. Phòng tài chính – Kế toán với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động cùng trình độ chuyên môn từ cao đẳng trở lên đáp ứng được những yêu cầu trong công tác hạch toán kế toán tại công ty. Đội ngũ kế toán tại công ty mỗi người được giao một nhiệm vụ riêng, khi cần thiết sẽ tiến hành hỗ trợ người khác, có tinh thần trách nhiệm với công việc nên công việc của phòng được giải quyết một cách nhanh chóng và có hiệu quả
Về tổ chức công tác kế toán: tổ chức công tác kế toán của công ty phù hợp với yêu cầu của công ty trong nền kinh tế thị trường. Kế toán công ty đã nhanh chóng tiếp cận với chế độ kế toán mới của Bộ tài chính, công tác kế toán được thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của công ty. Bộ máy kế toán đã đáp ứng được yêu cầu về cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản trị trong doanh nghiệp cũng như cung cấp thông tin cho đối tác, ngân hàng, cơ quan quản lý nhà nước,…
Tổ chức chứng từ kế toán: công ty có quy định về chứng từ ban đầu theo đúng quy định chuẩn của Bộ tài chính. Công ty có mẫu biểu chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ. Quy trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ, được kiểm soát của kế toán viên về tính hợp lệ, hợp lý đã giúp lãnh đạo công ty quản lý được tình hình tài chính, khi xảy ra sự cố thì có thể biết trách nhiệm của từng người trong công ty. Chứng từ gốc của các công trình, xí nghiệp của công ty đều do kế toán đội, xí nghiệp tập hợp để chuyển lên cho công ty. Ngoài các chứng từ gốc thì hệ thống chứng từ còn bao gồm các bảng tổng hợp do kế toán lập, hay
các bảng kê kèm lập kèm theo chứng từ gốc ban đầu phục vụ công tác hạch toán kế toán dễ dàng hơn.
Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản của công ty được thiết kế theo đúng quy định của chế độ kế toán theo QĐ 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Hệ thống này bao gồm các tài khoản tổng hợp, các tài khoản chi tiết. Các tài khoản chi tiết được công ty thiết lập dựa trên nhu cầu quản lý các đối tượng của công ty. Các tài khoản hạch toán chi phí được chi tiết theo mã của từng công trình, hạng mục công trình, được chi tiết theo nguồn hình thành công trình: Các công trình cho bên ngoài hay công trình nguồn vốn Tổng công ty. Các tài khoản phải thu, phải trả nội bộ được chi tiết theo từng đội, từng xí nghiệp,…
Hệ thống sổ sách kế toán: Hiện nay công ty áp dụng hình thức sổ kế toán là: Nhật ký chung. Đây là hình thức ghi sổ phù hợp với đặc điểm, yêu cầu kế toán tại công ty, kết cấu sổ đơn giản, tiện trong việc phân công lao động kế toán, việc ghi chép đơn giản, tiết kiệm thời gian và công sức. Hiện nay, công ty đang sử dụng kế toán máy trong công tác hạch toán kế toán nên việc sử dụng phương pháp này là hoàn toàn hợp lý, các kế toán viên chỉ cập nhật chứng từ ban đầu vào máy, còn máy tự động chuyển số liệu vào các sổ chi tiết và nhật ký chung cũng như các sổ cái tương ứng.
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán là: Nhật ký chung song sổ cái các tài khoản được lập theo mẫu sổ cái của hình thức sổ kế toán là: chứng từ ghi sổ. Do công ty sử dụng kế toán máy trong công tác hạch toán kế toán, số liệu kế toán sau khi nhập vào máy sẽ tự động kết chuyển sang các sổ tương ứng nên việc này không làm ảnh hưởng tới việc kiểm tra đối chiếu số liệu. Việc sử dụng hình thức sổ cái này phù hợp với đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty.
Về phương pháp hạch toán kế toán: công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này phù hợp với điều kiện sản xuất của công ty, đáp ứng được yêu cầu trong quản lý hàng tồn kho tại công ty, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
Về hệ thống báo cáo kế toán: Kế toán công ty lập đầy đủ hệ thống báo cáo theo quy định và mẫu biểu của Bộ Tài chính bao gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo được lập và gửi tới những nơi cần thiết theo quy định. Ngoài ra, kế toán công ty còn lập những báo cáo phục vụ cho mục đích quản trị trong công ty như báo cáo công nợ với khách hàng, báo cáo giá thành, báo cáo quỹ,…
Về công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp: do công ty áp dụng hình thức khoán gọn cho các đội xây dựng nên kế toán đội tiến hành tập hợp chi phí và cuối tháng hoàn chứng từ về cho kế toán công ty hạch toán theo dõi. Công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ, bảng kê, bảng tổng hợp thống nhất về biểu mẫu, thời gian gửi chứng từ về công ty cho kế toán công ty theo dõi. Công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên dịch vụ nhà ở và khu đô thị đã đáp ứng được yêu cầu chung về theo dõi quá trình xây dựng theo tiến độ thi công, cung cấp thông tin kịp thời cho ban giám đốc. Đối tượng hạch toán, tính giá thành sản phẩm xây lắp được xác định là công trình, hạng mục công trình là hợp lý, giúp công tác hạch toán có hiệu quả hơn, đa số các chi phí được đội tập hợp trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình. Mỗi công trình đều có bản thiết kế riêng, có dự toán chi phí riêng nên ban giám đốc có thể đánh giá mức độ hoàn thành thi công của từng công trình, sẽ có biện pháp hữu hiệu, có kế hoạch điều chỉnh quá trình cung cấp vốn cho các đội để giúp việc thi công hiệu quả hơn, hoàn thành hợp đồng xây lắp.
Các khoản chi phí phát sinh cho các công trình được tập hợp theo khoản mục chi phí cấu thành như sau: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung. Các tài khoản tương ứng được mở chi tiết cho từng yếu tố đã đáp ứng được yêu cầu chung về tập hợp chi phí và cung cấp thông tin kịp thời. Các khoản mục chi phí được hạch toán có những ưu điểm, nhược điểm như sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: do các công trình được xây dựng, thi công tại nhiều địa điểm khác nhau, phân tán nên việc công ty áp dụng hình thức khoán gọn là hợp lý, các đội tự tiến hành mua nguyên vật liệu sử dụng cho công trình và nguyên vật liệu được mua dùng trực tiếp. Đây là hình thức phù hợp với đặc điểm của ngành xây dựng. Tuy nhiên, nguyên vật liệu được công ty khoán mức chi phí và các đội mua về được sử dụng trực tiếp cho các cônh trình, hạng mục công trình nên khó cho việc quản lý chi phí thực tế phát sinh, các chủ công trình và đội trưởng thi công tự chịu trách nhiệm quản lý và thu mua vật tư theo định mức. Điều đó rất dễ xảy ra hiện tượng khai khống vật tư sử dụng, mất mát vật tư, sử dụng vật tư không đúng tiêu chuẩn khi không có sự kiểm soát chặt chẽ của những người có trách nhiệm. Có nhiều trường hợp việc sử dụng vật tư không đúng tiêu chuẩn, không đủ số lượng đã dẫn đến tình trạng công trình thi công không đảm bảo kỹ thuật đặt ra. Do các công trình có thời gian thi công có khi đến vài năm. Chi phí đầu vào cho các nguyên vật liệu không ngừng thay đổi theo mức tăng giảm của thị trường. Hiện nay, tất cả các nguyên vật liệu đều tăng giá rất nhanh do các yếu tố thị trường chi phối trong khi đó dự toán chi phí cho các công trình được lập khi công trình bắt đầu khởi công xây dựng. Vì thế, nên khi có sự thay đổi giá cả thị trường của nguyên vật liệu đầu vào thì tổng công ty có dự toán cấp bù kinh phí do tăng giá. Đây là một hoạt động vô cùng cần thiết góp phần giảm bớt những việc có thể làm giảm chất lượng công trình thi công.
- Chi phí nhân công trực tiếp: công nhân trực tiếp đa số là công nhân do các đội thuê ngoài, đây là chính sách sử dụng lao động hợp lý. Công ty đã có chính sách linh hoạt phù hợp với công tác xây dựng, đáp ứng được yêu cầu sử dụng nhân công của đội một cách linh hoạt. Việc áp dụng chính sách này giúp cho công ty hạn chế được chi phí di chuyển lực lượng lao động và có thể tận dụng được lực lượng lao động tại địa phương. Hình thức trả lương cho công nhân trực tiếp là theo hình thức khoán cũng phù hợp, nó cũng đã phần nào khuyến khích người lao động làm việc. Việc hạch toán chi phí này đơn giản, công ty tiến hành hạch toán cả các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn vào chi phí nhân công trực tiếp. Công ty không truy thu các khoản trích theo lương của công
nhân thuê ngoài để nộp cho cơ quan cấp trên cũng như không mua BHXH, BHYT cho họ do tính chất công việc mang tính mùa vụ. Các khoản BHXH, BHYT công ty trả vào lương cho công nhân tự mua bảo hiểm. Tuy nhiên việc theo dõi chi phí này tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên dịch vụ nhà ở và khu đô thị còn một số hạn chế:
Việc trả lương cho nhân công thuê ngoài là dựa theo đơn giá khoán và số công mà người lao động thực làm trong tháng, được áp dụng chung cho tất cả nhân công thuê ngoài, điều đó mới chỉ quan tâm tới số lượng lao động mà chưa thực sự quan tâm đến chất lượng của lao động. Người lao động có tay nghề cao cũng như lao động có tay nghề thấp, khi có cùng một số công nhất định thì lương được trả là như nhau. Việc trả lương như vậy không thực sự khuyến khích nhân công lao động tích cực.
Công ty không tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trong danh sách vào chi phí nhân công. Mặc dù đội ngũ nhân viên này không nhiều và chi phí này không lớn song điều này dẫn đến hiện tượng có tháng phát sinh nhiều và có tháng không phát sinh, làm chi phí nhân công trực tiếp biến động
- Chi phí sử dụng máy thi công: Đối với máy thi công thì khi đội có nhu cầu thì đội tiến hành mua và được đội quản lý tại các đội. Các đội tiến hành lập thẻ tài sản cố đinh tại đội để theo dõi máy thi công đối với máy thi công mua về đủ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định, còn đối với máy thi công mua về không đủ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định thì ghi vào chi phí toàn bộ giá trị mua về và không tiến hành phân bổ chi phí cho các tháng. Việc quản lý máy thi công như thế tạo điều kiện cho các đội chủ động dùng máy thi công trong xây dựng, song nhiều khi cũng gây nên hiện tượng lãng phí khi máy thi công không sử dụng mà vẫn phải trích khấu hao. Nhiều khi, các đội phải tiến hành thuê máy thi công bên ngoài để phục vụ công tác xây dựng. Như thế nhiều khi có thể giảm chi phí xuống hơn là sử dụng máy thi công của đội do công trình ở xa, chi phí vận chuyển máy thi công quá lớn. Hiện nay, công ty vẫn hạch toán chi phí sử dụng máy thi công bao gồm cả các khoản trích theo lương của công nhân điều khiển máy thi công bao gồm: BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn. Do các khoản trích theo lương này được các kế toán đội tiến hành lập và trích vào chi phí, còn công ty chỉ tiến hành thanh toán tiền lương theo dự toán thông qua TK 1412 mà không theo dõi chi phí nhân công của công
nhân sử dụng máy thi công qua TK 334. Kế toán đội sẽ tiến hành lập bảng tổng hợp chi phí nhân công, sau đó tiến hành tính các khoản trích theo lương và hạch toán vào chi phí, phần còn lại nộp về công ty theo quy định. Việc hạch toán các khoản chi phí này theo quy định phải hạch toán vào TK 6271. Công ty hạch toán vào TK 6231 làm cho chi phí sử dụng máy thi công tăng lên. Dự toán chi phí sử dụng máy thi công đã lập không bao gồm chi phí này, nên việc hạch toán chi phí như vậy làm cho thông tin liên quan đến việc quản lý chi phí sử dụng máy thi công không chính xác.
Hiện nay, công ty chưa thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn máy thi công mà khi phát sinh tại công trình nào thì sẽ tập hợp vào công trình đó. Việc làm này sẽ làm tăng chi phí đột biến ở một số công trình, hạng mục công trình không phản ánh chính xác giá thành thực tế của công trình, hạng mục công trình đó.
- Chi phí sản xuất chung: công ty không hạch toán các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp và công nhân điều khiển máy thi công vào chi phí sản xuất chung theo quy định của nhà nước. Điều đó làm cho chi phí này chưa phản ánh đúng các khoản mục phát sinh để từ đó có biện pháp tiết kiệm chi phí hợp lý. Trong khi hạch toán chi phí sản xuất chung, có những khoản chi có giá trị nhỏ, nhiều khi chi mua không có hóa đơn, chứng từ gốc nên gây khó khăn cho việc kiểm soát chi phí thực phát sinh