II. Một số đặc điểm cơ bản của công ty VPPCửu Long có ảnh hởng đến
1. Đặc điểm về cơ cấu tổ chức của công ty VPPCửu Long
Công ty văn phòng phẩm Cửu Long là một doanh nghiệp nhà nớc, thuộc loại vừa và nhỏ, hạch toán kinh doanh độc lập, do đó cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty tơng đối gọn nhẹ với các phòng ban bộ phận sau:
(Nguồn: Quy chế hoạt động của công ty văn phòng phẩm Cửu Long- Phòng TC-HC) 1.1 Ban giám đốc:
Bao gồm: giám đốc, một phó giám đốc, một kế toán trởng.
+ Giám đốc: Là ngời lãnh đạo cao nhất công ty, chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị, tổng giám đốc của tổng công ty,trớc pháp luật về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Phó giám đốc:phụ trách nội chính và sản xuất kinh doanh, giúp việc cho giám đốc thực hiện nhng chức năng,nhiệm vu, đợec phân công điều hành một số công việc cụ thể của công ty,thay mặt giám đốc công ty trong một số trờng hợp khi đợc uỷ quyền bằng văn bản và chịu trách nhiệm cá nhân trớc giám đốc và pháp luật.
+ Kế toán trởng: là ngời giúp việc về mặt tài chính kế toán và chiu trách nhiệm trớc giám đốc và nhà nớc về công tác tài chính kế toán của công ty, đồng thời là ng- ời đứng đầu bộ máy kế toán công ty, hoạt động theo điều lệ kế toán trởng.
Giúp việc cho giám đốc còn có các phòng ban chức năng và nghiệp vụ. Các bộ phận này chịu sự lãnh đạo điều hành trực tiếp của giám đốc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, cấp dới phục tùng cấp trên, cá nhân phục tùng tổ chức.
1.2. Các phòng ban chức năng: a. Phòng tổ chức- hành chính: Phòng Tài Chính- Kế toán Phòng Kỹ Thuật – Sản Xuất Phòng Tổ chức- Hành chính Phòng Vật Tư Phân Xưởng Nhựa Phân Xưởng Chai PET Phân Xưởng Văn Phòng Phẩm Ban Giám Đốc
* Biên chế của phòng gồm có:10 ngời
* Chức năng của phòng tổ chức hành – hành chính là:
Là bộ phận tham mu cho lãnh đạo công ty thực hiện quản lý các lĩnh vực công tác nh: Tổ chức cán bộ ; lao động- tiền lơng; đào tạo; tuyển dụng; bảo vệ chính trị nội bộ; công tác văn th lu trữ, hành chính tạp vụ, khánh tiết và chăm sóc sức khoẻ cho ngời lao động trong công ty
Sơ đồ : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức- Hành chính của công ty văn phòng phẩm Cửu Long hiện nay:
Nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức trên ta thấy, thực tế hiện nay phòng tổ chức- hành chính của công ty văn phòng phẩm Cửu Long mới chỉ chủ yếu thực hiện chức năng tổ chức lao động- tiền lơng đợc thể hiện rất mờ nhạt. Điều này là cha hợp lý, bởi vì đây là chức năng quan trọng của phòng Tổ Chức- Hành Chính , nhng thực tế là chức năng này lại chủ yếu do phòng Tài Chính- Kế Toán đảm nhận. Chính bất hợp lý này sẽ làm giảm hiệu quả của công tác quản lý tiền lơng, tiền thởng trong công ty rất nhiều. Do đó công ty cần quan tâm hơn nữa vấn đề này trong thời gian tới .
Công ty VPP Cửu Long là một doanh nghiệp vừa và nhỏ tách ra khỏi công ty VPP Hồng Hà, trớc đây công ty có bộ phận chuyên trách về chức năng tổ chức lao động- tiền lơng riêng nhng hiện nay bộ phận này đã tách ra và sát nhập vào phòng tài chính – kế toán, bộ phận còn lại đợc tổ chức lại thành phòng tổ chức – hành chính chủ yếu thực hiện các chức năng tổ chức hành chính . Ta có thể thấy cơ cấu tổ chức của bộ máy làm công tác tiền lơng đợc thể hiện ở sơ đồ vận động của dòng tiền lơng trong công ty nh sau:
Trởng phòng tổ chức- hành chính Sửa chữa và xây dựng cơ bản Y tế, bảo vệ Lễ tân, phục vụ, vệ sinh công nghiệp Đào tạo, biên chế kế hoạch hoá nhân lực Thờng trực thi đua,khen thởng, kỷ luật Chủ trì đánh giá thực hiện công việc Bảo hộ lao động, BHXH,và các chính sách xã hội
Sơ đồ 2: Sự vận động của dòng tiền lơng trong công ty VPP Cửu Long
Theo đờng nét liền: phản ánh sự quản lý trực tiếp Theo đờng nét đứt phản ánh thông tin phản hồi Mũi tên hai chiều phản ánh quan hệ phối hợp
Trong đó, phòng tổ chức – hành chính ra các quyết định về lao động, tổ chức và quản lý về mặt nhân sự- tổ chức, xếp lơng cho ngời lao động, lập kế hoạch lao động, quản lý hồ sơ nhân sự và thực hiện các chế độ chính sách với ngời lao động. Sau đó chuyển sang cho phòng tài chính – kế toán. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh, dới sự chỉ đạo của Giảm Đốc công ty và tham mu của trởng phòng Tổ chức- hành chính, phòng Tài chính- kế toán sẽ tiến hành xây dựng định mức lao động,đơn giá tiền lơng, lập kế hoạch quỹ lơng và xác định các hình thức tiền lơng, tiền thởng để trình cơ quan nhà nớc có thẩm quyền xét duyệt và sau đó tính trả lơng cho ngời lao động trong công ty .
Hàng tháng các xí nghiệp, phân xởng sản xuất chuyển cho phòng tài chính – kế toán các hợp đồng hoàn thành trong tháng để phong tài chính tính lơng cho ngời lao động sau đó trình giám đốc phê duyệt, sau đó sẽ chuyển đến các xí nghiệp để phân phối cho ngời lao động
Theo đờng nét đứt phản ánh là phòng tổ chức – hành chính quản lý về số l- ợng cán bộ công nhân viên trong công ty, lu trữ hồ sơ lao động trong công ty để làm cơ sở đánh giá, khen thởng, kỷ luật, thi nâng bậc cho ngời lao động …
b. Phòng tài chính – kế toán:
* Biên chế của phòng có 8 ngời, trong đó có 4 kế toán lơng: một ngời phụ trách về tính lơng cho khối quản lý ; 3 kế toán viên còn lại tính ơng cho khối sản xuất
Tổ chức – hành chính
Công nhân Trưởng ca, tổ trưởng sx
Xí nghiệp – Phân xưởng xưởngxưởng
* Thực hiện nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, quản lý và xây dựng các nguồn tài chính của công ty, chỉ đạo hạch toán nội bộ, chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về việc thực hiện nguyên tắc, chế độ hạch toán kinh tế của công ty ; lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm trong công ty Bên cạnh đó, phòng TC-… KT còn có vai trò rất quan trọng trong các quyết định về chính sách tiền lơng trong công ty nh: hàng năm thống kê, tổng hợp báo cáo lao động – tiền lơng trong công ty; thống kê, xây dựng định mức lao động và đơn giá tiền lơng, tính toán lơng hàng năm, trình giám đốc và các cơ quan nhà nớc phê duyệt
c. Phòng kỹ thuật (nay là xí ngiệp cơ điện): Phòng có biên chế 3 ngời, với chức năng là hoàn thiện công nghệ sản xuất hiện có, nghiên cứu công nghệ mới vào sản xuất, phối hợp với phòng tài chính-kế toán xác các định mức lao động, vật t, nguyên vật liệu vào sản xuất. Quản lý về máy móc thiết bị, tổ chức thực hiện bảo quản, sửa chữa đảm bảo máy móc thiết bị hoạt động ổn định, liên tục …
d. Phòng kinh doanh vật t: Phong có biên chế 5 ngời, với chức năng là cung ứng vật t nguyên liệu theo yêu cầu kế hoạch sản xuất của công ty và kinh doanh vật t nguyên vật liệu để thực hiện kế hoạch doanh thu của công ty giao, giúp giám đốc xây dựng các hợp đồng kinh tế,tiếp thị kinh doanh xuất nhập khẩu.
1.3. Bộ phận trực tuyến:
Bao gồm đơn vị sản xuất là: Xí nghiệp bao bì nhựa PP; Phân xởng chai nhựa PET và bộ phận văn phòng phẩm. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sản xuất
Trong đó: Xí nghiệp PP và phân xởng PET là những đơn vị sản xuất phụ thuộc