Thụng thường khi ký kết cỏc hợp đồng xõy lắp, luụn cú điều khoản liờn quan đến bảo hành sản phẩm. Nội dung của việc bảo hành cụng trỡnh bao gồm khắc phục, sửa chữa, thay thế thiết bị hư hỏng, khiếm khuyết hoặc khi cụng trỡnh vận hành, sử dụng cú lỗi của nhà thầu gõy ra. Thời gian bảo hành được xỏc định cụ thể theo từng cụng trỡnh ghi trong hợp đồng. Vỡ vậy, đối với CTCPCKLM Sụng Đà , Hội đồng Quản trị và Ban Giỏm đốc luụn xỏc định việc bảo hành cụng trỡnh sau
bàn giao là một nhiệm vụ rất quan trọng của cụng ty. Nếu làm tốtc cụng tỏc này, nú sẽ xõy dựng được uy tớn cho cụng ty cũng như đảm bảo chất lượng của những cụng trỡnh tham gia thi cụng.
Cụng ty dự kiến mức tổn thất, hư hỏng cỏc cụng trỡnh mà cụng ty đang thi cụng để tiến hành lập dự phũng bản hành cỏc cụng trỡnh xõy lắp, chi tiết cho từng cụng trỡnh và hạng mục cụng trỡnh đang thi cụng hay đó hoàn thành. Mức trớch lập dự phũng theo quy định trong hợp đồng kinh tế đó ký kết nhưng khụng được vượt quỏ 5% giỏ trị cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh. Phũng Kế toỏn tổ chức lập dự phũng căn cứ vào số liệu cỏc chi nhỏnh gửi về vào cuối kỳ. Đõy là cơ sở để lập cỏc bảng kờ chi tiết, từ đú làm căn cứ hạch toỏn chi phớ bỏn hàng.
Đầu năm 2007, căn cứ vào doanh thu của cụng ty năm 2006 và kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2007, phũng Kế toỏn tiến hành trớch trước dự phũn bảo hành cụng trỡnh xõy lắp:
Nợ TK 627: 7.500.000.000 Cú TK 352: 7.500.000.000
( tương đương 5% doanh thu kcnawm 2007 của toàn cụng ty)
Nếu trong quỏ trỡnh thi cụng trong năm 2007, phỏt sinh chi phớ sửa chữa và bảo hành cụng trỡnh, sẽ tiến hành tập hợp chi phớ chi tiết cho từng cụng trỡnh và hạng mục cụng trỡnh đú:
Nợ TK 621: chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp Nợ TK 622: chi phớ nhõn cụng trực tiếp Nợ TK 623: chi phớ sử dụng mỏy thi cụng Nợ TK 627: chi phớ sản xuất chung Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ
Cú TK 111, 112, 152,…: cỏc tài khoản liờn quan
Khi thực hiện sửa chữa,bảo hành xong cụng trỡnh, cỏc chi nhỏnh cú cụng trỡnh phải sửa chữa, bảo hành tập hợp chi phớ liờn quan:
Nợ TK 154: chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang (chi phớ bảo hành xõy lắp) Cú TK 621: chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
Cú TK 627: chi phớ sản xuất chung
Sau đú chuyển số liệu về cụng ty, tiến hành trớch dự phũng, chi tiết cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh:
Nợ TK 352: dự phũng phải trả
Cú TK 154(1544): chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang
Trong năm 2007, cỏc cụng trỡnh cụng ty đó thi cụng khụng xảy ra sự cố hay sự cố xảy ra khụng do lỗi của thi cụng, lắp đặt của cụng ty. Vỡ vậy, cuối năm 2007, cụng ty sẽ hoàn nhập khoản dự phũng này vào khoản thu nhập khỏc:
Nợ TK 352: 7.500.000.000 Cú TK 711: 7.500.000.000
Như vậy, dự trong khi thi cụng năm 2007 và cả năm 2006, cụng ty khụng xảy ra những vấn đề sửa chữa lớn, gõy tổn hại với uy tớn cũng như tỡnh hỡnh chi phớ, giỏ thành nhưng quỏ trỡnh trớch lập dự phũng là nhiệm vụ hết sức quan trọng. Thứ
nhất, vỡ cụng ty là một doanh nghiệp chuyờn về lắp mỏy cơ khớ. Cỏc cụng trỡnh
cụng ty nhận thầu cú khối lượng thi cụng rất lớn, độ phức tạp cao, thời gian thi cụng dài, vị trớ xõy lắp cú nhiều khú khăn nờn khụng thể lường hết được những rủi ro cú thể xảy ra. Thứ hai, cỏc cụng trỡnh xõy lắp nếu xảy ra sự cố thỡ chi phớ bảo hành và khắc phục sự cố thường là rất lớn. Vỡ vậy, nếu xảy ra mà cụng ty khụng cú khoản dự phũng đủ lớn, sẽ khụng cú khả năng tài chớnh ngay để khắc phục.