Khách hàng cĩ nhu cầu vay vốn ở NHNT sẽ đến bộ phận TD được thành lập ở các chi nhánh nơi khách hàng đặt trụ sở chính. Tại đây, khách hàng sẽ trình bày nhu cầu vay vốn của mình với NVTD. Đồng thời, NVTD sẽ tham vấn cho khách hàng lựa chọn loại hình cho vay phù hợp, đưa ra những điều kiện vay mà NHNT cĩ thể đáp ứng như lãi suất, thời hạn vay, hình thức bảo đảm, điều kiện ràng buộc … Qua tiếp xúc như vậy, NVTD sẽ biết được khách hàng cĩ thuộc đối tượng cho vay hay khơng ?
Để giải quyết câu hỏi trên, NVTD căn cứ điều 2 khoản 2 mục a của qui chế cho vay của TCTD đối với khách hàng (ban hành kèm theo quyết định số 1627/2001/QĐ- NHNH ngày 31/12/2001 của Thống đốc NHNN) và hướng dẫn của NHNT cĩ nêu rằng các pháp nhân Việt Nam gồm DN nhà nước, hợp tác xã, cơng ty trách nhiệm hữu hạn,
cơng ty cổ phần, DN cĩ vốn đầu tư nước ngồi và các tổ chức khác cĩ đủ các điều kiện qui định tại điều 94 Bộ luật dân sự và các pháp nhân nước ngồi. Nếu khách hàng thuộc một trong những đối tượng trên thì NVTD sẽ hướng dẫn các loại hồ sơ khách hàng cần cung cấp cho NH. Cĩ một yêu cầu mà NVTD khi nhận hồ sơ vay vốn của khách hàng là phải kiểm tra sơ bộ các yếu tố sau nhằm tránh tình trạng khách hàng bổ sung sửa chữa nhiều lần :
- Đủ loại và đủ số lượng theo yêu cầu.
- Cĩ chữ ký và dấu xác nhận của cơ quan liên quan.
- Phù hợp về mặt nội dung giữa các tài liệu khác nhau trong hồ sơ.
Bất cứ khách hàng nào khi vay vốn tại NHNT đều phải cĩ đủ năng lực pháp luật theo qui định của pháp luật. Nếu là khách hàng vay vốn lần đầu, pháp nhân cần phải cung cấp đầy đủ các hồ sơ pháp lý sau :
Quyết định thành lập (nếu cĩ).
Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư.
Giấy phép hành nghề của cơ quan quản lý ngành chuyên mơn (đối với những ngành nghề kinh doanh cĩ điều kiện theo qui định của nhà nước).
Biên bản gĩp vốn hoặc chứng nhận gĩp đủ vốn pháp định (đối với các cơng ty cổ phần, trách nhiệm hữu hạn, liên doanh), quyết định giao vốn.
Quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế tốn trưởng. Điều lệ hoạt động, qui chế tài chính.
Nghị quyết của hội đồng quản trị về việc vay vốn và ủy nhiệm người đi vay vốn (nếu việc vay vốn và người được ủy quyền vay vốn khơng được đề cập trong điều lệ). Đối với các đơn vị hạch tốn phụ thuộc phải cĩ văn bản của cơng ty mẹ hoặc tổng cơng ty ủy quyền cho phép vay vốn và hạn mức được phép vay vốn.
Các văn bản pháp lý khác liên quan tư cách pháp nhân của khách hàng.
Ở các lần vay tiếp theo, khách hàng khơng phải cung cấp lại hồ sơ pháp lý nhưng phải bổ sung các văn bản cần thiết nếu cĩ thay đổi như : tăng/giảm vốn điều lệ, bổ sung ngành hàng kinh doanh, thay đổi thành viên gĩp vốn, thay đổi người đứng đầu DN, kế tốn trưởng … Tuy nhiên, chỉ những khách hàng nào đáp ứng được yêu cầu về
năng lực pháp luật thì các NVTD mới tiếp tục các bước thẩm định tiếp theo.
Một điều cần lưu ý khi đánh giá tính pháp lý ở bước này, các NVTD cần làm rõ trong tờ trình là thiện chí trả nợ của người đi vay. Mục tiêu nhằm giúp lãnh đạo bộ phận trực tiếp cho vay và người được ủy quyền quyết định cho vay ra quyết định đúng đắn, hạn chế được mức thấp nhất rủi ro về đạo đức, thiếu năng lực, trình độ, kinh nghiệm … vv… phát hiện sớm các âm mưu lừa đảo … vv … Do đĩ, NVTD cần nêu rõ các nội dung thu thập được về khả năng quản lý điều hành SXKD, tư chất (tính cách và uy tín) của chủ DN trong tờ trình.