Trong quá trình kiểm toán, kỹ thuật kiểm kê được sử dụng khá phổ biến đối với hàng tồn kho của doanh nghiệp, đối với tài sản cố định hữu hình, tiền mặt và các giấy tờ thanh toán khác. Đối với khoản mục tiền, KTV tiến hành sử dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán khá đầy đủ. Tuy nhiên trong giới hạn của khóa luận, chúng ta chỉ đề cập đến kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán là kiểm kê quỹ tiền mặt tại Công ty ABC.
Trong quá trình thu thập các bằng chứng kiểm toán khoản mục tiền mặt, KTV tiến hành thu thập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt để xác định số dư tồn quỹ tại thời điểm kết thúc niên độ, từ đó đối chiếu với sổ quỹ để kiểm tra sự khớp đúng. Biên bản kiểm kê phải có sự tham gia chứng kiến của kế toán trưởng, kế toán tiền mặt thủ quỹ và KTV. Trong quá trình kiểm kê, KTV yêu cầu không tiến hành thu chi tiền mặt tại thời điểm kiểm kê. Tuy nhiên tại Công ty ABC, KTV tin tưởng vào biển bản kiểm kê và quy trình tiến hàng kiểm kê năm trước nên trong lần kiểm toán này, KTV không tham gia vào cuộc kiểm kê.KTV tiến hành sử dụng các kỹ thuật kiểm tra chia cắt niên độ nhằm đánh giá sự đúng đắn của biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt.
Dưới đây là biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt tại Công ty ABC vào ngày kết thúc niên độ kế toán 31/12/2008
BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ
Hôm nay vào hồi 15h ngày 31/12/2008, tại phòng kế toán Công ty ABC gồm có:
Ông : Nguyễn Mạnh Hùng-Kế toán trưởng Bà : Phạm Thị Nhàn- Kế toán tiền mặt
Bà : Đỗ Thị Thủy- Thủ quỹ
Cùng tiến hành kiểm kê quỹ với nội dung như sau; Tồn quỹ VNĐ theo sổ sách: 7.400.000
Tồn quỹ VNĐ thực tế: 7.120.000
Loại tiền Số tờ Thành tiền
200.000 10 2.000.000 100.000 12 1.200.000 50.000 50 2.500.000 20.000 51 1.020.000 10.000 20 200.000 5.000 40 200.000 Tổng 7.120.000
Lý do: - Thiếu 280.000 lý do chênh lệch là khoản tạm ứng chưa lên sổ sách. Tồn quỹ USD theo sổ sách: 649USD
Tồn quỹ USD theo kiểm kê: 0 USD Lý do: - Thiếu chưa rõ nguyên nhân
Kết luận: Số liệu sau khi kiểm kế quỹ không khớp với sổ sách.
b) Lấy xác nhận
Việc tiến hành kỹ thuật lấy xác nhận do bên thứ ba độc lập cung cấp được KTV thực hiện thường xuyên trong cuộc kiểm toán đối với các tài khoản tiền gửi ngân hàng, các khoản tạm ứng, phải thu, phải trả khách hàng. Công ty ABC là khách hàng thường xuyên của AASC, nên đã nắm được những tài liệu cần chuẩn bị cho một cuộc kiểm toán của KTV, vì thế khi kết thúc niên độ kế toán, Công ty ABC tiến hành gửi thư xác nhận tới các đối tượng nêu trên, tuy nhiên, thư phúc đáp được gửi trực tiếp cho KTV. Để tiết kiệm chi phí, KTV thường tìm hiểu những khách hàng thường xuyên, có số dư lớn hoặc nợ quá hạn, đặc biệt là những khách hàng mà kế toán chưa thực hiện đối chiếu công nợ để tiến hành gủi thư xác nhận.Ở đây, chúng ta sẽ đề cập đến vấn đề gửi thư xác nhận số dư tài khoản tiền gửi tại các ngân hàng của Công ty ABC.
Qua phỏng vấn và kiểm tra tài liệu, KTV xác định được Công ty ABC hiện có tài khoản tiền gửi tại hai ngân hàng là Bank of Misubishi và Vietcombank. KTV yêu
cầu Công ty ABC gửi thư xác nhận khẳng định về số dư tài khoản tiền gửi của Công ty vào ngày kết thúc niên độ. Phản hồi của hai ngân hàng về số dư tiền gửi được thể hiện trên giấy làm việc
Biểu5 : Trích giấy tờ làm việc của KTV
Công ty TNHH DV Tư vấn Kế toán và Kiểm toán
Auditing and accounting financial consultancy service company THÀNH VIÊN INPACT QUỐC TẾ
Tên khách hàng: Công ty ABC Tham chiếu:
Niên độ kế toán:31/12/2008 Người thực hiện:ĐTVA Bước công việc: Lấy xác nhận Ngày thực hiện:
Theo xác nhận của Ngân hàng Bank of Misubishi tại ngày 31/12/2008
Số dư tài khoản tiền gửi VNĐ của Công ty ABC: 48.976.000 VNĐ Số dư tài khoản tiền gửi USD của Công ty ABC: 1.070,45 USD
Theo xác nhận của Ngân hàng Vietcombank tại ngày 31/12/2008
Số dư tài khoản tiền gửi VNĐ của Công ty ABC: 24.000.000 VNĐ Số dư tài khoản tiền gửi USD của Công ty ABC: 501,05 USD Khớp với số liệu trên bảng cân đối phát sinh tài khoản.
( Trích: Phòng đầu tư nước ngoài AASC; File kiểm toán của Công ty ABC)
Bảng 2.7: Mẫu thư xác nhận của AASC
Hà Nội, ngày27 tháng 01 năm 2009
Công ty ABC
Khu công nghiệp bắc ninh Kính gửi: Ngân hàng VietCombank
Địa chỉ: 539 Lý Thường Kiệt
Chúng tôi là kiểm toán viên của công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán AASC đang thực hiện kiểm toán tại công ty XYZ. Công ty ABC có mở tài khoản tiền gửi tại Quý Ngân Hàng do đó để tạo điều kiện thuận lợi cho chúng tôi trong việc đưa ra kết luận kiểm toán, xin Quý Ngân Hàng vui lòng xác nhận cho chúng tôi thông tin sau: Tính đến ngày kết thúc niên độ kế toán 31/12/2008:
Số dư tài khoản tiền gửi VNĐ của Công ty ABC là 24.000.000 VNĐ Số dư tài khoản tiền gửi USD của Công ty ABC: 501,05 USD
Rất mong quý công ty xác nhận và nhanh chóng gửi kết quả xác nhận cho chúng tôi càng sớm càng tốt và gửi trực tiếp cho kiểm toán viên chúng tôi trướctrước ngày 01/03/2009 bằng thư hoặc Fax theo địa chỉ dưới đây:
Kiểm toán viên NMH - Phòng đầu tư nước ngoài
Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán AASC Số 1 Lê Phụng Hiểu
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!
Giám đốc Công ty ABC
Ngân hàng VietCombank
Chúng tôi đã đối chiếu với sổ sách kế toán và
Đồng ý : x Không đồng ý: Với số dư tiền VNĐ là 24.000.000 VNĐ
Với số dư tiền USD là 501.05 USD
( Trích: Phòng đầu tư nước ngoài AASC; File kiểm toán của Công ty ABC)
c) Phỏng vấn
Khi thực hiện thử nghiệm khảo sát đối với hầu hết các khoản mục trên báo cáo tài chính, KTV của AASC đặc biệt rất hay sử dụng thủ tục phỏng vấn kế toán trưởng và các nhân viên kế toán. Công ty ABC là khách hàng thường xuyên của Công ty, cho nên KTV không sử dụng bảng câu hỏi đánh giá hệ thống KSNB mà dựa vào đánh giá của cuộc kiểm toán năm trước. Qua phỏng vấn Ban Giám đốc, quy trình KSNB tại Công ty ABC được đánh giá là khá, và không có sự thay đổi nhiều trong năm nay.Tại ABC, KTV chỉ sử dụng những câu hỏi “đóng” và câu hỏi “mở” để thu thập những bằng chứng chi tiết và đầy đủ hơn, để qua đó tìm hiểu những thay đổi trong hệ thống KSNB và chính sách kế toán của Công ty.Ở đây, chúng ta tiến hành nghiên cứu kỹ thuật phỏng vấn được áp dụng trong kiểm toán khoản mục doanh thu bán hàng về việc: doanh thu được ghi nhận khi nào, qui trình bán hàng và việc theo dõi sổ như thế nào. Sau qua trình phỏng vấn, KTV thu được các câu trả lời và mô tả lại hệ thống
trên giấy tờ làm việc như sau:
Biểu6 : Trích giấy tờ làm việc của KTV
Công ty TNHH DV Tư vấn Kế toán và Kiểm toán
Auditing and accounting financial consultancy service company THÀNH VIÊN INPACT QUỐC TẾ
Tên khách hàng: Công ty ABC Tham chiếu:
Niên độ kế toán:31/12/2008 Người thực hiện:ĐTVA
Bước công việc: Phỏng vấn Ngày thực hiện:
I/ Bán sản phẩm Bước 1 :
-Khách hàng yêu cầu gửi báo giá -HPV gửi báo giá sang bên khách hàng
-Hai bên thỏa thuận về giá bán, số lượng, thời điểm giao hàng qua thư điện tử -Khách hàng gửi đơn đặt hàng
Bước 2:
-Tổng Giám Đốc, Phòng bán hàng, làm chỉ thị sản xuất giao cho phòng thiết kế đính kèm thông số kỹ thuật do bên khách hàng yêu cầu
-Xưởng sản xuất ra sản phẩm
-Bộ phận kiêm tra chất lượng kiểm tra khuôn, kiểm tra bản thử cho sản phẩm cuối cùng
Bước 3:
-Thời điểm giao hàng, bộ phận kiểm sales lập Tờ khai hải quan, Phiếu giao nhận hàng chuyển cho bên vận chuyển hàng do bên Sumitomo thuê (trên phiếu giao nhận hàng có chữ ký của bên nhận và bên giao hàng); commercial inv;, giấy đề nghị mang hàng hóa thiết bị ra khỏi kho giao cho nhân viên vận chuyển để bảo vệ kiểm tra trước khi đi ra khỏi máy bay tuy nhiên không thấy sự xác nhận lại của bảo vệ cho việc kiểm tra này
-Hai lần trong tháng (vào ngày 15 và 30 hàng tháng) kế toán viết hóa đơn đỏ cho tất cả các lần xuất trong tháng. Số tiền trên hóa đơn được viết theo USD, quy ra theo tỷ giá ngân hàng VCB tại ngày viết hóa đơn.
Note:
-Không có hợp đồng bán hàng (người Nhật làm việc dựa trên uy tín, tin cậy)
-Deliver note đã lưu đầy đủ so với năm trước, tuy nhiên giấy đề nghị mang hàng hóa thiết bị ra khỏi kho hết tháng không lưu.
( Trích: Phòng đầu tư nước ngoài AASC; File kiểm toán của Công ty ABC)
Để có thể đánh giá được hệ thống KSNB này vẫn hoạt động tốt, KTV thực hiện thêm các kỹ thuật kiểm tra tài liệu, quan sát để có kết luận chính xác hơn.
d)Quan sát
Quan sát là phương pháp được KTV sử dụng để đánh giá thực trạng hoạt động của đơn vị được kiểm toán. Sau khi tiến hành phỏng vấn, KTV sẽ tiến hành quan sát quá trình thực hiện và kiểm tra chi tiết các khoản mục nhằm đảm bảo đưa ra được những kết luận chính xác nhất.Trong quá trình kiểm toán khoản mục hàng tồn kho của Công ty ABC, KTV phát hiện thấy nhiều vấn đề về hệ thống kiểm soát nội bộ. Đồng thời, thấy có nhiều sự bất hợp lý trong câu trả lời của thủ kho, vì vậy KTV tiến hành xuống kho quan sát quá trình xuất nhập hàng tồn kho của Công ty ABC. KTV tiến hành quan sát việc ghi chép, lưu trữ kho và cả quá trình kiểm soát khi ra khỏi xưởng để có sự đánh giá chính xác.
Biểu7 : Trích giấy tờ làm việc của KTV
Công ty TNHH DV Tư vấn Kế toán và Kiểm toán
Auditing and accounting financial consultancy service company THÀNH VIÊN INPACT QUỐC TẾ
Tên khách hàng: Công ty ABC Tham chiếu:
Niên độ kế toán:31/12/2008 Người thực hiện:ĐTVA
Bước công việc: Quan sát Ngày thực hiện:
- Hàng hóa lưu kho được mã hóa đầy đủ, tuy nhiên do có sự chuyên môn hóa trong sản xuất nên nguyên vật liệu được lưu giữ bên cạnh bộ phận sản xuất. Điều này khó khăn trong việc kiểm kê và bảo quản nguyên vật liệu.
- Thủ kho xuất kho nhưng không trực tiếp kiểm tra mà ghi chép dựa trên thông báo của bộ phận yêu cầu, điều này là không bảm bảo cho việc ghi chép chính xác.
trong việc kiểm tra của Ban Giám đốc đối với tình hình lưu kho. Dễ xảy ra trường hợp gian lận.
- Cuối ngày khi các công nhân ra khỏi xưởng có nhân viên bảo vệ kiểm tra để tránh tình trạng mất mát do gian lận.
( Trích: Phòng đầu tư nước ngoài AASC; File kiểm toán của Công ty ABC)
Tuy nhiên việc quan sát này chưa thể hiện tính dầy đủ nên cần thực hiện đi kèm với các kỹ thuật kiểm toán khác.
e)Thủ tục phân tích
Thực hiện thủ tục phân tích kiểm đối với khoản mục chi phí quản lý được các kiểm toán viên AASC thực hiện một cách đơn giản, KTV chỉ thực hiện phân tích xu hướng biến động chi phí qua các năm chứ không thực hiện tính toán và phân tích các tỷ suất tài chính.
Biểu 8: Trích giấy tờ làm việc củaKTV
Công ty TNHH DV Tư vấn Kế toán và Kiểm toán
Auditing and accounting financial consultancy service company THÀNH VIÊN INPACT QUỐC TẾ
Tên khách hàng: Công ty ABC Tham chiếu:
Niên độ kế toán:31/12/2008 Người thực hiện:ĐTVA
Khoản mục
6421. Chi phí nhân viên quản lý 6422. Chi phí vật liệu quản lý 6423. Đồ dùng văn phòng 6424. Khấu hao TSCĐ 6425. Thuế, phí và lệ phí 6427. Dịch vụ mua ngoài 6428. Chi phí bằng tiền khác Tổng
Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch
1.327.784.472 1.469.842.642 142.058.170 137.360.098 68.996.910 -68.363.188 449.797.619 488.264.735 38.467.116 556.202.271 3.210.800 606.872.169 134.563.088 2.998.840.040 6.214.630.557 911.270.498 3.000.000 966.960.924 285.736.860 4.194.042.569 8.388.115.138 355.068.227 -210.800 360.088.755 151.173.772 1.195.202.529 2.173.484.581
( Trích: Phòng đầu tư nước ngoài AASC; File kiểm toán của Công ty ABC)
Sau khi tiến hành tổng hợp số liệu theo năm, KTV tiến hành phân tích, tổng hợp số liệu theo tháng để đánh giá tình hình biến động chi phí theo từng tháng, trên cơ sở đó xác định quy mô mẫu chọn nhằm thu thập được những bằng chứng thích hợp nhất phục vụ cho việc ra kết luận kiểm toán. Dựa vào bảng phân tích tổng hợp số liệu theo tháng, KTV sẽ thấy được tình hình biến động các loại chi phí theo các tháng, qua đó tập trung vào kiểm tra các tháng có sự biến động bât thường là các tháng có chi phí tăng cao và giảm mạnh, đồng thời kết hợp với việc kiểm tra tháng có chi phí trung bình để tìm ra nguyên nhân biến động.
Biểu9: Trích giấy tờ làm việc của KTV
Công ty TNHH DV Tư vấn Kế toán và Kiểm toán
Auditing and accounting financial consultancy service company THÀNH VIÊN INPACT QUỐC TẾ
Tên khách hàng: Công ty ABC Tham chiếu:
Niên độ kế toán:31/12/2008 Người thực hiện:ĐTVA
Bước công việc: Tổng hợp số liệu theo tháng Ngày thực hiện:
6421 6422 6423 6424 6427 6428 TỔNG
T2 110.230.400 2.396.303 41.111.432 70.043.268 56.502.819 10.729.116 291013.338 T3 119.995.646 3.668.894 35.695.888 70.362.888 66.275.926 20.077.793 316.076.398 T4 117.796.219 3.103.747 38.537.367 70.362.888 91.367.841 16.432.636 337.600.698 T5 113.866.460 4.791.248 41.330.971 79.103.869 37.976.633 16.360.258 293.429.466 T6 110.345.494 2.396.303 41.472.746 79.103.869 91.257.432 24.874.713 347.054.281 T7 110.183.000 1.275.835 37.870.086 79.103.869 98.329.324 28.852.521 355.614.671 T8 109.980.119 1.535.410 33.923.252 79.247.444 46.562.636 30.705.506 301.954.367 T9 118.074.724 10.306.027 45.061.236 79.103.869 73.005.612 18.595.948 344.147.443 T10 121.941.043 700.000 39.069.992 79.103.869 131.561.311 51.768.798 424.145.040 T11 114.472.821 22.660.012 48.636.795 78.269.412 95.126.537 18.966.322 378.131.899 T12 116.338.005 18.199.433 42.914.203 77.421.850 137.235.646 19.500.925 411.610.062 Tổng 1.469.842.642 68.966.910 488.264.735 911.270.498 966.960.924 285.736.860 4.194.042.569 Note:
- 6425 là khoản thuế , phí và lệ phí chỉ phát sinh vào đầu tháng 1 số tiền là 3.000.000VNĐ.
( Trích: Phòng đầu tư nước ngoài AASC; File kiểm toán của Công ty ABC)