Nnnnn nnnnn nn nn(n) (1) (2) (3) (4) (5)
2.3 Vấn đề lu giữ và bảo quản hồ sơ
Khi Ngân hàng quyết định cho khách hàng vay Ngân hàng sẽ ký với khách hàng một hợp đồng tín dụng. Nếu có tài sản cầm cố, sẽ có thêm hợp đồng thế chấp tài sản…
Một bộ hồ sơ tín dụng của khách hàng thờng gồm những giấy tờ sau: - Hợp đồng tín dụng giữa Ngân hàng với khách hàng vay vốn.
- Giấy theo dõi nhận nợ và trả nợ. Đây là giấy do Ngân hàng lập để tiện theo dõi quá trình vay vốn của khách hàng nh: nhận nợ, trả nợ, gia hạn nợ, số nợ quá hạn của khách hàng.
- Tờ trình thẩm định cho vay vốn của cán bộ tín dụng. Trên tờ trình này có đầy đủ chữ ký của cán bộ tín dụng và trởng phòng.
- Giấy đề nghị vay vốn kiêm phơng án trả nợ do khách hàng lập.
- Giấy tờ liên quan đến khách hàng nh chứng minh th nhân dân, hộ khẩu…
( bản phô tô)
- Hợp đồng thế chấp tài sản giữa Ngân hàng với khách hàng. Trên đó có chữ ký của khách hàng và trởng phòng.
Biên bản định giá tài sản do khách hàng, trởng phòng và cán bộ tín dụng xác nhận.
Giấy tờ liên quan chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của khách. hàng với tài sản cầm cố thế chấp nh: chứng nhận của cơ quan đăng ký về quyền sử dụng đất, phiếu xác nhận giấy tờ có giá của nơi phát hành…
Sau khi hoàn tất hồ sơ vay vốn, cán bộ tín dụng sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ gốc để lu giữ tại bộ phận kế toán. Kế toán viên phụ trách công tác kế toán tiền
vay sẽ có trách nhiệm lu giữ hồ sơ của khách hàng để tiện theo dõi quá trình vay vốn của khách hàng cho đến khi tất toán khoản vay.
Hồ sơ tín dụng đợc lu giữ, sắp xếp một cách khoa học, hợp lý cho từng khách hàng, từng loại kỳ hạn để thuận tiện cho việc kiểm tra, theo dõi nợ.
Toàn bộ các tài liệu, chứng từ kế toán đợc lu giữ trong két an toàn và đợc ghi vào sổ đăng ký lu giữ kèm theo phiếu giao nhận hồ sơ. Trong trờng hợp giải quyết các yêu cầu tạm thời mợn tài liệu ra khỏi két phải có sự chấp nhận bằng văn bản của trởng phòng và phải hoàn trả ngay trong ngày. Không đợc cho khách hàng mợn vì bất cứ lý do nào.