Chi phớ nguyờn vật liệu đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất
Do những đặc thự của ngành xõy dựng, thời gian thi cụng dài, sản phẩm xõy lắp của Cụng ty là cỏc cụng trỡnh, cố định tại nơi thi cụng. Lơi nhuận thu được phụ thuộc rất nhiều vào chi phớ bỏ ra bởi vỡ cỏc cụng trỡnh khi đấu thầu đều cú giỏ dự toỏn trước hay núi cỏch khỏc là doanh thu của cụng trỡnh được xỏc định ngay từ đầu. Chớnh vỡ vậy, việc xỏc định đối tượng, phương phỏp hạch toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm hợp lý sẽ làm cơ sở để xỏc định chớnh xỏc doanh thu và lợi nhuận của Cụng ty.
Đối tượng tập hợp chi phớ của Cụng ty TNHH Nam Hải cú liờn quan đến tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp, ảnh hưởng tới tớnh chớnh xỏc của thụng tin kế toỏn cung cấp từ quỏ trỡnh tập hợp chi phớ. Đối tượng hạch toỏn chi phớ sản xuất của Cụng ty là cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh do cỏc đội cụng trỡnh đảm nhiệm thi cụng, hoặc do Cụng ty trực tiếp thi cụng tập trung. Mỗi đối tượng kế toỏn tập hợp
chứng từ gốc
Chứng từ hạch toỏn
Cập nhật vào mỏy tớnh
Sổ nhật
chi phớ sản xuất từ khi khởi cụng đến khi hoàn thành đểu được mở sổ chi tiết để theo dừi, tập hợp cỏc khoản mục chi phớ:
- Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp (CPNVLTT) - Chi phớ nhõn cụng trực tiếp (CPNCTT)
- Chi phớ sử dụng mỏy thi cụng (CPMTC) - Chi phớ sản xuất chung (CPSXC)
Phương phỏp hạch toỏn
Để tập hợp chi phớ sản xuất phục vụ cụng tỏc giỏ thành sản phẩm, Cụng ty đó lựa chọn phương phỏp tập hợp chi phớ trực tiếp theo từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh. Cỏc chi phớ phỏt sinh ở cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh nào thỡ được hạch toỏn vào cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đú.
Cú thể khỏi quỏt trỡnh tự hạch toỏn cỏc chi phớ và tớnh giỏ thành tại Cụng ty TNHH Nam Hải qua cỏc bước sau:
Bước 1: Tập hợp cỏc chi phớ cơ bản (CPNVLTT, CPNCTT, CPMTC, CPSXC) Bước 2: Tớnh giỏ sản phẩm dở dang
Bước 3: Tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp
Trong phạm vi chương trỡnh em xin lấy số liệu dẫn chứng năm 2008 (cụ thể thỏng 11 và thỏng12 năm 2008) của cụng trỡnh trường PTTH Hoà Phỳ - Nhà Học 3 tầng đó thi cụng từ đầu Thỏng 10/2008 để trỡnh bày tỡnh hỡnh thực tế cụng tỏc kế toỏn tập TNHH Nam Hải hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm tại Cụng ty TNHH Nam Hải theo hỡnh thức thi cụng tập trung.
2.2.2. Hạch toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
Đặc điểm
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là toàn bộ giỏ trị nguyờn vật liệu được dựng trực tiếp cho thi cụng cỏc cụng trỡnh từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành bàn giao. Ở cụng ty TNHH Nam Hải , CPNVLTT chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giỏ thành sản phẩm xõy lắp. Vỡ vậy, việc hạch toỏn chớnh xỏc, đầy đủ chi phớ nguyờn vật liệu là một yờu cầu hết sức cần thiết trong cụng tỏc quản lý chi phớ.
Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp sử dụng cho cỏc cụng trỡnh ở Cụng ty bao gồm nhiều chủng loại khỏc nhau nhưng chủ yếu được chia thành:
- Nguyờn vật liệu phụ: Vụi, sơn, đinh, dõy thừng, ống nhựa… - Nhiờn liệu: Xăng, dầu, nhớt …
- Vật liệu kết cấu: kốo, cột, khung, cốp pha.. - Cỏc vật liệu trực tiếp khỏc.
Tài khoản sử dụng
Cụng ty sử dụng TK 621 “Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp” để phản ỏnh cỏc chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp phỏt sinh liờn quan trực tiếp đến việc xõy dựng cỏc cụng trỡnh. Do Cụng ty thi cụng nhiều cụng trỡnh cựng lỳc, để thuận tiện cho việc quản lý chi tiết tới từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh và tớnh đỳng giỏ thành sản phẩm xõy lắp Cụng ty đó mở chi tiết TK 621 cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh.
Vớ dụ:
+ TK 62101: Cụng trỡnh Trường THPT Hoà Phỳ -TQ. + TK 62102: Cụng trỡnh Trường Trung cấp nghề -TQ.
+ TK 62103: Cụng trỡnh Đài Phỏt Thanh Truyền Hỡnh Na Hang -TQ. …..
Trỡnh tự hạch toỏn và lờn cỏc sổ sỏch, bỏo cỏo
Sau khi đấu thầu thành cụng cụng trỡnh Trường THPT Hoà Phỳ -TQ, Cụng ty tiến hành thi cụng tập trung, Cụng ty đó tổ chức đội xõy dựng số 1 thi cụng.
Để quản lý tốt việc xuất nhập vật tư, cũng như vật tư xuất dựng trực tiếp cho cỏc cụng trỡnh Cụng ty đó ỏp dụng cả hai hỡnh thức là mua vật tư qua kho và khụng qua kho. Kho của Cụng ty được đặt trực tiếp tại cụng trường đang tiến hành thi cụng tạo thuận lợi cho việc xuất dựng nguyờn vật liệu một cỏch nhanh chúng phự hợp tiến độ thi cụng.
Đối với cỏc nguyờn vật liệu chớnh: Sau khi trỳng thầu cụng trỡnh Trường THPT Hoà Phỳ -TQ, Cụng ty giao cho phũng kỹ thuật thi cụng nhiệm vụ khảo sỏt và lờn bản vẽ kỹ thuật dựa vào yờu cầu của chủ đầu tư. Sau đú, dựa vào khối lượng bản vẽ Phũng quản lý vật tư thiết bị tớnh số nguyờn vật liệu cần sử dụng để lờn kế hoạch mua hàng. Bờn bỏn phải giao hàng theo đỳng tiến độ thi cụng tại cụng trường và được sự giỏm sỏt chặt chẽ của người chịu trỏch nhiệm quản lý vật tư.
Đối với cỏc nguyờn vật liệu khỏc: Cụng ty giao cho một người tại cụng trường viết giấy đề nghị tạm ứng để mua nguyờn vật liệu. Giấy xin tạm ứng phải được chỉ
huy trưởng cụng trỡnh giỏm sỏt, theo dừi về số lượng, chủng loại, quy cỏch vật tư xem cú đỳng với dự toỏn hay khụng và phải được Giỏm đốc ký duyệt mức tạm ứng. Sau đú, Phũng tài chớnh- kế toỏn kiểm tra nếu đầy đủ cỏc thủ tục thỡ sẽ giải quyết tiền tạm ứng cho đội trưởng đội thi cụng. Kế toỏn lập Phiếu chi cú đầy đủ chữ ký của những người liờn quan rồi tiến hành chi tiền. Người nhận tiền tạm ứng cú trỏch nhiệm đi mua nguyờn vật liệu và nhận hoỏ đơn về rồi giao cho nhõn viờn kế toỏn cụng trỡnh. Kế toỏn Cụng trỡnh lưu lại hoỏ đơn, cuối thỏng gửi về cho kế toỏn vật tư tại phũng Tài chớnh- kế toỏn của Cụng ty.
Vi dụ: Ngày 06 thỏng 11 năm 2008
Biểu 1.1: Giấy đề nghị tạm ứng
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 06 thỏng 11 năm 2008
Số: 108
Kớnh gửi: Ban Giỏm đốc cụng ty TNHH Nam Hải
Tụi tờn là: Vũ Thành Nam
Địa chỉ: Cụng ty TNHH Nam Hải Đề nghị tạm ứng số tiền là: 73.920.000
Số tiền viết bằng chữ: Bảy ba triệu chớn trăm hai mươi ngàn đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Mua thộp bản mó phục vụ cụng trỡnh Trường PTTH hoà phỳ
Giỏm đốc Kế toỏn trưởng Đội trưởng Người đề nghị tạm ứng
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
Anh Vũ Thành Nam sau khi nhận được tiền tạm ứng, sẽ cú trỏch nhiệm đi mua võt tư, vật liệu mua về cú thể được lưu tại kho hoặc xuất thẳng tới chõn cụng trỡnh. Kho của Cụng ty thường được đặt ngay ở chõn cụng trỡnh để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng vật tư. Thụng thường, vật liệu được sử dụng ngay cho cụng trỡnh nhưng để thuận tiện cho cụng tỏc quản lý,kế toỏn vẫn phải phải viết Phiếu nhập kho. Trong trường hợp vật tư mua về mang tới chõn cụng trỡnh để sử dụng ngay cho thi cụng thỡ Phiếu nhập kho được viết đồng thời với Phiếu xuất kho.
Biểu 1.2: Hoỏ đơn GTGT
Mẫu số: 01GTKT- 3LL
HOÁ ĐƠN GTGT Ký hiệu: AA/2007-T
(Liờn 2: Giao cho khỏch hàng)Số: 0008934
Ngày 08 thỏng 11 năm 2008 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty Sơn Cúc
Địa chỉ: 102-Phạm Ngũ lóo-TXTQ
Số Tài khoản: 43110101477 Tại Ngõn Hàng Cụng Thương TQ Điện thoại: 027.3746971
Mó số thuế: 1000313212
Họ tờn người mua hàng: Vũ Thành Nam Địa chỉ: Số 403 Đường Long Hưng -TPTB Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản Mó số thuế: 1000251284 STT Tờn hàng hoỏ dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giỏ (Đồng) Thành tiền (Đồng) A B C 1 2 3=1*2 1 Thộp bản mó M2 8000 8.400 67.200.000 Cộng tiền hàng 67.200.000 Thuế GTGT (10%) 6.720.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn 73.920.000
Sụ tiền viết bằng chữ: Bảy ba triệu chớn trăm hai mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
Ngay sau khi anh Vũ thành Nam mua nguyờn vật liệu, anh Nam chuyển số nguyờn vật liệu đến chõn cụng trỡnh hoặc để nhập kho tại chõn cụng trỡnh hoặc dựng ngay cho cụng trỡnh.
Biểu 1.3: Phiếu nhập kho
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 08 thỏng 11 năm 2008
Họ tờn người giao vật tư: Vũ Thành Nam Địa chỉ: Cụng ty TNHH Nam Hải
Nhập tại kho: Cụng trỡnh Trờng PTTH Hoà Phú STT Tờn vật tư Mó số ĐVT Số lượng Theo chứng từ Thực nhập Đơn giỏ (Đồng) Thành tiền 1 Thộp bản mó BM M2 8000 8000 8.400 67.200.000 Cộng 8000 8000 67.200.000
Số tiền viết bằng chữ: Sỏu bảy triệu hai trăm nghỡn đồng chẵn
Đội trưởng Người giao vật tư Thủ kho
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Biểu 1.4: Phiếu xuất kho
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 08 thỏng 11 năm 2008
Họ và tờn người nhận vật tư: Trần Văn lợi
Địa chỉ: Thủ kho – cụng trỡnh trường PTTH Hoà Phỳ
Lý do xuất kho: Lắp dựng cốt thộp tại cụng trỡnh Trường Hoà Phỳ-Nhà học ba tầng Xuất tại kho: Cụng trỡnh Hoà Phỳ
STT Tờn vật tư Mó số ĐVT Số lượng Theo yờu cầu Thực xuất Đơn giỏ Thành tiền 1 Thộp bản mó BM M2 8000 8000 8.400 67.200.000 Cộng 8000 8000 67.200.000
Số tiền viết bằng chữ: Sỏu bảy triệu hai trăm nghỡn đồng chẵn.
Đội trưởng Thủ kho Người nhận vật tư
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
Dựa trờn cỏc chứng từ về nhập, xuất kho vật tư thỡ thủ kho lập thẻ kho, kế toỏn cụng trỡnh lập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn cho cụng trỡnh mà Cụng ty đang thi cụng. Cỏc chứng từ này là cơ sở hỗn hợp cho cụng tỏc quản lý về chủng loại, khối lượng,
giỏ trị vật tư tại kho và dựng đỳng cho mục đớch thi cụng đó đề ra, đỏp ứng đầy đủ yờu cầu kế toỏn.
Cuối thỏng, kế toỏn cụng trỡnh THPT Hoà Phú thực hiện cụng tỏc tập hợp cỏc chứng từ tại cỏc đội XD gửi về Phũng Tài chớnh- kế toỏn của Cụng ty. Kế toỏn vật tư sau khi xem xột kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ và khớp đỳng giữa cỏc chứng từ mà kế toỏn cụng trỡnh gửi lờn. Sau đú, kế toỏn tiến hành nhập dữ liệu vào mỏy tớnh, ghi bỳt toỏn nhập xuất nguyờn vật liệu và định kỳ hàng thỏng lập Bảng kờ chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp và Bảng kờ hoỏ đơn bỏn hàng hoỏ, dịch vụ mua vào phục vụ cho thi cụng cụng trỡnh. Đõy là những bảng kờ quan trọng khụng chỉ phục vụ cho việc theo dừi chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp mà cũn dựng để kiểm tra, đối chiếu số liệu được chặt chẽ, cung cấp thụng tin cho quản lý về cỏc vấn đề như chi phớ, thuế, quản lý chứng từ. Mẫu cỏc bảng kờ của cụng ty như sau:
Biểu 1.5: Bảng kờ chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
BẢNG Kấ CHI PHÍ NGUYấN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP
Thỏng 11 năm 2008
Cụng trỡnh trường Hoà Phỳ
STT Nội dung Giỏ chưa thuế VAT Cộng
1 Thộp cuộn D6-D8 14.670.000 1.467.000 16.137.000
2 Thộp D14-D25 15.000.000 1.500.000 16.500.000
3 Thộp bản mó 67.200.000 6.720.000 73.920.000
……… …… …. ……..
Cộng 534.230.000
Người lập biểu Kế toỏn trưởng Đội trưởng
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
Biểu 1.6: Bảng tổng hợp nguyờn vật liệu trực tiếp
BẢNG TỔNG HỢP NGUYấN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Năm 2008 Cụng trỡnh Tờn NVL ĐVT Số lượng Thành tiền Cụng trỡnh trường Hoà Phỳ Nguyờn vật liệu chớnh 630.468.389 1.Thộp cuộn D6-D8 kg 1000 14.670.000 2. Thộp cõy D14-D25 kg 1000 15.000.000 3. Thộp bản mó M2 8000 49.500.000 …………. … …. ….. Nguyờn vật liệu phụ 201.356.127
1.Băng keo Cuộ
n 200 1.240.000 2. Thộp buộc Kg 900 7.740.000 ………….. Nhiờn liệu 61.654.484 1. Xăng M92 Lớt 500 6.745.500 2. Dầu diezel Lớt 198 2.932.182 ………. … … … Cộng 1.340.218.500 Cụng trỡnh Trường trung cấp nghề …… …… ….. …… …. …… ….. Tổng Cộng 20.367.890.390
Hàng ngày, khi Phũng tài chớnh- kế toỏn nhận được hoỏ đơn, chứng từ do kế toỏn cụng trỡnh chuyển lờn hoặc do nhà cung cấp chuyển đến, kế toỏn Cụng ty cú nhiệm vụ phản ỏnh cỏc nghiệp vụ vào sổ Nhật ký chung. Số liệu trờn sổ Nhật ký chung được kế toỏn Cụng ty đối chiếu chặt chẽ với cỏc bảng kờ hoỏ đơn, chứng từ và cỏc giấy tờ cú liờn quan.
Để trỏnh sự trựng lặp trong việc trỡnh bày mẫu sổ, với sổ Nhật ký chung em xin được trớch dẫn trong những trang cuối của bài viết này. Do vậy, khi hạch toỏn cỏc khoản mục chi phớ chủ yếu và lờn cỏc sổ sỏch em chỉ xin trỡnh bày loại sổ chi tiết và sổ cỏi của cỏc tài khoản tương ứng để hạch toỏn cỏc khoản chi phớ.
Trờn cơ sở cỏc dữ liệu từ sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toỏn mỏy sẽ tự động lờn Sổ chi tiết tài khoản 62101: Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp- cụng trỡnh trường Hoà Phỳ. Số liệu trong sổ này được đối chiếu và kiểm tra với Bảng kờ hoỏ đơn, chứng từ và Bảng kờ chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp phỏt sinh trong quỏ trỡnh thi
cụng cụng trỡnh, đồng thời là sơ sở để lập Bảng tổng hợp chi phớ sản xuất kinh doanh và thẻ tớnh giỏ thỏnh sản phấm sau này.
Biểu 1.7: Sổ chi tiết tài khoản
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 62101: Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp Cụng trỡnh: Trường Hoà Phỳ-Nhà Học Ba Tầng Năm 2008 Chứng từ SH NT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Cú ……… ….. …… …. VL11-01 08/11 Xuất thộp cuộn D6-D8 Phục vụ cụng trỡnh Trường Hoà phỳ 152 14.670.000 VL11-02 08/11 Xuất thộp cõy D14- D25 Phục vụ cụng trỡnh Trường Hoà Phỳ 152 15.000.000 …… …… ………. …. …… …… KC11NVL- THPTHP 30/11 K/C chi phớ NVLTT- CTTPTTHHP 154 1.340.218.500 ….. …. …… ……
Hàng thỏng, trờn cơ sở dữ liệu từ Sổ Nhật Ký chung, Sổ Chi tiết tài khoản 621 phần mềm kế toỏn mỏy sẽ tự động tổng hợp số tiền lờn Sổ cỏi TK 621 theo dừi chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp cho tất cả cỏc cụng trỡnh.
Biểu 1.8: Sổ cỏi tài khoản 621
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
TK 621: Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp Năm 2008 Chứng từ SH NT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Cú …….. …. …….. …… VL11-04 08/11 Xuất thộp cuộn D6-D8 Phục vụ cụng trỡnh Trường Hoà phỳ 152 14.670.000 VL11-04 08/11 Xuất thộp cõy D14- D25 Phục vụ cụng trỡnh Trường Hoà Phỳ 152 15.000.000 …… …… ………. …. …… …… KC11NVL- THPTHP 30/12 K/C chi phớ NVLTT- CTTPTTHHP 154 1.340.218.500 KC11NVL- TCN 30/12 K/c chi phớ NVLTT cụng trỡnh Trường Trung Cấp nghề 154 1.468.890.800 …….. …… ……. …… Cộng phỏt sinh 20.367.890.39 0 20.367.890.390
Người lập biểu Kế toỏn trưởng
(ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Dựa trờn số liệu cỏc Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 621, Sổ cỏi TK 621, kế toỏn sẽ theo dừi số liệu tổng hợp của tất cả cỏc cụng trỡnh trờn Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết và Sổ cỏi tài khoản của tất cả cỏc cụng trỡnh với kết cấu sổ tương tự.