II- Thực tế công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty.
1- Tổ chức chứng từ.
a/ Khi thu mua và nhập kho nguyên liệu, vật liệu.
Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản nguyên vật liệu phải đợc cung ứng đến kho của công trình và đợc cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu. Số lợng và đơn giá nguyên vật liệu để thi công công trình đợc quy định trong thiết kế dự toán. Gía này đợc thiết kế và thoả thuận trớc, tuy nhiên trên thực tế bao giờ giá ghi trên thiết kế dự toán cũng cao hơn chút ít so với giá thực tế để tránh tình trạng có biến động về giá vật liệu Công ty có thể bị lỗ. Khi nhận thầu công trình , Công ty thu mua
dự trữ vật liệu trong giới hạn sao không quá nhiều gây nhiều ứ đọng vốn nhng cũng không ít quá gây ngng trệ sản xuất, thông thờng mức dự trữ thờng đợc xác định bằng 50% khối lợng nguyên vật liệu cần cho thi công công trình.
Đối với hầu hết các loại vật liệu thờng do Công ty ký hợp đồng và trực tiếp mua, cấp cho từng công trình trừ những vật liệu rất vặt do các đội mua. Những hợp đồng mua bán vật t do Công ty ký trực tiếp với ngời cung cấp thì phải có xác nhận của giám đốc Công ty thì mới có hiệu lực về mua bán. Nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu do phòng vật t của Công ty thực hiện.
Giá cả vật liệu nhập kho đợc tính bằng giá thực tế trên hoá đơn hoặc trên hợp đồng ( thông thờng bao gồm cả chi phí vận chuyển vì trong hợp đồng mua bán thông thờng đợc thoả thuận là vật liệu phải đợc cung cấp tại chân công trình ), trong trờng hợp có các chi phí khác phát sinh trong thu mua đợc Công ty cho phép hạch toán vào chi phí của chính công trình đó chứ không cộng vào giá của vật liệu. Khi thu mua nhập kho vật liệu thủ tục đợc tiến hành nh sau:
Khi vật liệu về đến chân công trình, trên cơ sở hoá đơn bán hàng, giấy báo nhận hàng, kế toán thống kê đội tiến hành kiểm kê khối lợng và chất lợng vật liệu ghi số lợng thực nhập và lập bảng kê nhận hàng có xác nhận của hai bên. Định kỳ theo thoả thuận của bên cung cấp và đội thờng là một tháng, thống kê đội cùng với ngời cung cấo lập Biên bản nghiệm thu khối lợng có xác nhận của bên giao, bên nhập. Nếu phát hiện thừa thiếu không đúng quy cách phẩm chất thì phòng vật t thiết bị và ngời giao hàng biết để lập biên bản kiểm kê.
Biểu số:9
bản kê khai nhận hàng
Đơn vị bán: Công ty xây dựng Thanh Tùng
Ngày 20 tháng 5 năm 2000 stt chứng từ ngày nhận số xe vc
khối lợng nhận 1.213m2, loại hàng đất subbase marút dầu