VI. Phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm với việc tăng cờng công tác quản lý chi phí sản xuất và giá
Biên bản bàn giao vật t thiết bị
- Đại diện bên giao: Nguyễn Văn Đức - Đại diện bên nhận: Vũ Văn Hải
Cùng thống nhất ký Biên bản giao nhận các vật t, thiết bị do Công ty cấp cho đơn vị:
TT Loại thiết bị Quy cách Đơn vị Số lợng Ghi chú
1 Lá côn XY-1 Bộ 10 Cấp cho Xí nghiệp
2 Vòng bi 38213 Vòng 5 Khảo sát Thuỷ lợi 4
3 Xy lanh bơm XJ-100 Cái 20
4 Mũi khoan ∅57 Cái 2
Tình trạng vật t, thiết bị: mới 100%
Hà nội, ngày 15 tháng 10 năm 1999
Đại diện bên giao Đại diện bên nhận
Sau khi tiến hành các thủ tục bàn giao vật t thiết bị cho Xí nghiệp, các chứng từ gốc đợc chuyển về cho kế toán vật t ghi sổ chi tiết tài khoản 152, đồng thời lu tại đây để cuối kỳ đối chiếu với kế toán theo dõi khối Xí nghiệp (các khoản cấp phát cho Xí nghiệp sẽ đợc kế toán chính Xí nghiệp tập hợp trên Báo cáo tổng hợp cấp phát, thanh toán gửi kèm các chứng từ cho kế toán khối Xí nghiệp vào cuối kỳ), và kế toán tổng hợp.
Đối với các vật t thông thờng, các Xí nghiệp sẽ tự tổ chức việc mua sắm và ghi các chứng từ ban đầu: hóa đơn, biên bản giao nhận... đồng thời hạch toán vào các tài khoản có liên quan của Xí nghiệp. Do vật t chủ yếu là sử dụng ngay cho quá trình sản xuất (nhiên liệu, vật liệu cho khảo sát thực địa, văn phòng phẩm cho thiết kế) nên sau khi mua sắm vật t thờng không qua kho mà đợc sử dụng trực tiếp cho công trình. Giá để hạch toán và ghi sổ là giá thực tế của vật liệu bao gồm giá mua và chi phí thu mua. Sở dĩ có thể xác định đợc giá thực tế đích danh của từng loại vật
liệu vì vật t dùng cho công tác khảo sát thiết kế thờng không đa dạng về chủng loại và đợc mua theo yêu cầu.
Cuối kỳ hạch toán, kế toán chính Xí nghiệp sẽ tập hợp các chứng từ và lập Bảng chi phí nguyên vật liệu cho các đối tợng công trình gửi lên Công ty.
Bảng 2-2:
Công ty T vấn Xây dựng Thuỷ lợi I Xí nghiệp Khảo sát Thuỷ lợi 4
Bảng chi phí nguyên vật liệu cho các đối tợng công trình
Từ tháng 9 đến tháng 12/1999 I. Tình hình tổng quát
Nguyên Công cụ Chi quản lý Chỉ tiêu vật liệu
(152) dụng cụ (153) Vật liệu phụ, vật liệu khác Công cụ Cộng
1. SDDK 5.799.422 1.259.003 0 433.338 7.491.763 2. Nhập trong kỳ 145.094.000 55.615.000 16.171.072 18.922.700 235.802.772 a. Công ty cấp 16.600.000 0 866.072 2.338.677 19.804.749 b. Tự mua 122.364.500 55.615.000 15.305.000 16.000.000 209.284.500 c. Nhập khác 6.129.500 0 0 584.023 6.713.523 3. Trả hoặc Công ty điều động 25.217.291 1.762.361 0 2.413.369 29.393.021 4. Số thực có (1+2+3) 176.110.713 58.636.364 16.171.072 21.769.407 272.687.556 II. Phân bổ cho công trình
Nguyên vật Công cụ Chi quản lý Công trình liệu
(152) dụng cụ (153) Vật liệu khác Công cụ Cộng 1. Suối Dầu 30.819.380 10.273.127 2.843.123 3.957.636 47.893.266 2. Iazul 5.735.245 2.867.622 352.937 435.969 9.364.773
Cộng 176.110.713 56.069.744 16.171.072 20.685.146 269.036.675 Kế toán chính Xí nghiệp Giám đốc Xí nghiệp
Tại phòng Kế toán Công ty, sau khi nhận đợc chứng từ và báo cáo của Xí nghiệp, kế toán khối Xí nghiệp sẽ xem xét và duyệt chứng từ, đồng thời lập “Thông báo thanh toán chứng từ chi tiêu cho Xí nghiệp”. Kế toán tổng hợp căn cứ trên “Thông báo thanh toán chứng từ chi tiêu cho Xí nghiệp” và các chứng từ, báo cáo của Xí nghiệp do kế toán khối Xí nghiệp chuyển đến sẽ tiến hành ghi Chứng từ ghi sổ và Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Công việc này đợc tiến hành trên máy vi tính, vì vậy, máy sẽ tự động lập các Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái.
Ví dụ: Ghi sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho nghiệp vụ xác định giá trị nguyên vật liệu tiêu dùng cho công trình Suối Dầu trong quý IV của Xí nghiệp khảo sát 4.
Bảng 2-3: Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Từ ngày 01/09/1999 đến ngày 31/12/1999
- Tài khoản : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp SH: 621 - Công trình : Suối Dầu
Chứng từ TK Số tiền
S
H Ngày
tháng
Diễn giải đối
ứng
Nợ Có
// SDDK
TB04 31/12/99 XN KS 4 - Chi vật t quý IV/99 152 30.819.380
TB04 31/12/99 XN KS 4 - Chi CCDC quý IV/99 153 10.273.127
31/12/99 Kết chuyển CFNVLTT quý IV/99 631 41.092.507
Cộng 41.092.507 41.092.507
Các chứng từ gốc sau đó sẽ đợc sử dụng để hạch toán trên các sổ chi tiết.
Bảng 2-4: Chứng từ ghi sổ
Ngày Ctừ Diễn giải Số tiền TKNợ TKCó
31/12/1999 436 XN KS 4 - Chi vật t cho quý IV/99 176.110.713 621 152 ...
Các Chứng từ ghi sổ đợc đăng ký số theo thứ tự lập trong ngày (Ví dụ: chứng từ trên thuộc tập chứng từ chi phí sản xuất của Xí nghiệp Khảo sát Thuỷ lợi 4 đợc lập vào ngày 31/12/1999 có số chứng từ là 436, các tập chứng từ khác sẽ đợc đánh số tiếp theo là 437, 438...). Vì Chứng từ đợc lập ngay trên máy nên không có các phần chữ ký hay cộng tổng, việc xác định tổng đợc thực hiện bởi một thao tác riêng trên máy khi kế toán muốn kiểm tra.
Sau khi lập Chứng từ ghi sổ, máy sẽ tự động lập các sổ khác theo yêu cầu quản lý của Công ty.
Bảng 2-5: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Năm 1999
Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú
Ngày tháng Số hiệu .... .... .... ... 31/12/99 436 1.566.063.346 .... ... ... ... 31/12/99 441 6.257.637.525 .... .... .... ...
Bảng 2-6: sổ cái chi tiết tài khoản 621
Từ ngày 01/09/1999 đến ngày 31/12/1999 Tên tài khoản : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chứng từ TK Số tiền
SH Ngày tháng
Diễn giải đối
ứng
Nợ Có
...
....
441 31/12/99 Kết chuyển chi phí quý IV/99 631 1.108.459.740
Cộng năm 3.727.087.775 3.727.087.775