Để hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong các tr- ờng hợp rủi ro do các nguyên nhân khách quan làm giảm giá vật t, hàng hoá, hoặc thất thu cáckhoản nợ phải thu khó đòi có thể phát sinh ...Chế độ kế toán quy định doanh nghiệp cân thực hiện chính sách dự phòng giảm giá giá trị thu hồi của vật t, tài sản, tiền vốn trong kinh doanh.
Có thể định nghĩa thực chất là sự xác nhận về phơng diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn.
Các khoản dự phòng giảm giá có một vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp thể hiện ở các phơng diên sau:
- Phơng diện kinh tế: Dự phòng làm tăng tổng chi phí do đó làm giảm tạm thời thu nhập dòng của niên độ báo cáo- niên độ lập dự phòng. Điều này cho phép doanh nghiệp luôn thực hiện đợc nguyên tắc hạch toán tài sản theo giá phí gốc, phản ánh chính xác kịp thời hơn giá trị tài sản trên báo cáo kế toán.
- Phơng diện tài chính: Cũng do các khoản dự phòng làm lãi của niên độ báo cáo nên doanh nghiệp đã tĩch luỹ đợc một quỹ tiền tệ đáng lẽ đã đợc phân chia. Số vốn này đợc sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá thực sự phát sinh và tài trợ các khoản chi phí hay lỗ đã đợc dự phòng khi các chi phí này phát sinh ở niên độ sau.Thực chất đó là nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lu động trớc khi sử dụng thực s.
- Phơng diện thuế khoá: Dự phòng giảm giá đợc ghi nhận nh một khoản chi phí làm giảm lợi tức phát sinh để tính tóan ra số lợi tức thực tế.
Theo chế độ thời điểm lập dự phòng đợc tiến hành vào cuối niên độ kế toán, trớc khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng cho niên độ kế toán liền tới, doanh nghiệp phải hoàn nhập số dự phòng còn ở ngày 31/12 của niên độ báo cáo.
Trên cơ sở các bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của từng đối tợng cụ thể là dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán sẽ xác định số dự phòng cần lập cho niên độ tới với điều kiện số dự phòng không đợc vợt quá số lợi nhuận thực tế của doanh nghiệp. Việc lập dự phòng phải đợc tiến hành cho từng loại vật t, hàng hoá, từng khoản nợ phải thu khó đòi. Sau đó kế toán tiến hành tổng hợp toàn bộ các khoản dự phong vào bảng kê chi tiết dự phong từng loại. Để thẩm định mức độ giảm giá của các loại vật t, hàng hoá, và xác định các khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải thành lập hội đồng với các thànhviên bắt buộc là giám đốc, kế toán trởng, trởng phòng vật t hoặc kinh doanh.