C. Hợp đồng ủy thác
2.3.2.1. Cơ chế và qui trình của các nghiệp vụ ủy thác tại công ty Tài chính Dầu khí
Qua hơn một năm hoạt động, tại công ty đã có nhiều hoạt động thuộc phạm vi của nghiệp vụ ủy thác đợc tiến hành và từng bớc hoàn chỉnh cả về lý luận, qui trình lẫn thao tác nghiệp vụ.
Hiện nay, nghiệp vụ ủy thác tại công ty bao gồm:
- Nghiệp vụ tiếp nhận vốn ủy thác và cho vay vốn ủy thác - Nghiệp vụ ủy thác quản lý vốn và tài sản
- Nghiệp vụ ủy thác phát hành trái phiếu, cổ phiếu
Thông thờng khi nói đến nghiệp vụ ủy thác vốn ta hiều là gồm cả hai nghiệp vụ tiếp nhận và quản lý vốn ủy thác, trong việc quản lý đã bao gồm là cho vay vốn ủy thác đó hay dùng để đầu t chứng khoán, đầu t dự án... Và có thể hiểu chỉ cần nói là nghiệp vụ quản lý vốn ủy thác là đủ vì nó đã bao hàm cả nghiệp vụ tiếp nhận và cho vay rồi nhng do điều kiện của công ty mới hình thành nên thực chất việc quản lý vốn ủy thác cha thực sự phát triển trong khi đó diễn ra nhiều nhất là hoạt động tiếp nhận và cho vay nguồn vốn ủy thác của các tổ chức tín dụng, mà chủ yếu là các ngân hàng thơng mại nên tại công ty đã có sự phân chia này để tách riêng và quản lý các nguồn từ các tổ chức tín dụng và nguồn từ các cá nhân cùng các tổ chức kinh tế khác, chủ yếu là trong ngành dầu khí.
2.3.2.1. Cơ chế và qui trình của các nghiệp vụ ủy thác tại công ty Tài chính Dầu khí chính Dầu khí
A) Cơ chế, qui trình nghiệp vụ tiếp nhận và cho vay vốn ủy thác A.1) Cơ chế của nghiệp vụ
Tại công ty Tài chính Dầu khí đã ban hành cơ chế về việc tiếp nhận và cho vay ủy thác nhằm điều chỉnh hoạt động của công ty Tài chính Dầu khí nhận vốn ủy thác từ các tổ chức tín dụng để cho vay trực tiếp đến các đối tợng vay. Cơ chế này không áp dụng để điều chỉnh hoạt động của PVFC nhận và cấp phát vốn ủy thác của Tổng công ty Dầu khí Việt Nam.
Nhận ủy thác cho vay là việc bên nhận ủy thác vay lại hoặc nhận vốn giao của bên ủy thác để cho vay trực tiếp đến các đối tợng vay. Cho vay ủy thác là việc bên cho vay ủy thác sử dụng nguồn vốn nhận ủy thác của các tổ chức tín dụng để cho vay các đối tợng vay. Bên ủy thác là tổ chức tín dụng đợc thành lập theo luật tổ chức tín dụng, bên nhận ủy thác và bên cho vay là công ty Tài chính Dầu khí, bên vay là đối tợng vay, bao gồm chủ đầu t của các dự án của ngành dầu khí cần vay vốn và các công ty thành viên của Tổng công ty có nhu cầu vay vốn ngắn hạn.
Tài khoản ủy thác là tài khoản của bên nhận ủy thác mở tại bên ủy thác để tiếp nhận vốn ủy thác. Tài khoản đợc mở riêng cho từng dự án và có thể bao gồm tài khoản VND hoặc tài khoản ngoại tệ phụ thuộc vào cơ cấu khoản cho vay ủy thác là VND hoặc ngoại tệ hoặc cả hai.
Phí ủy thác là khoản tiền mà bên nhận ủy thác đợc hởng từ việc thực hiện dịch vụ ủy thác cho vay. Mức phí ủy thác bằng chênh lệch giữa lãi suất cho vay ủy thác và lãi suất ủy thác cho vay.
Đi kèm hợp đồng ủy thác cho vay, hợp đồng đợc ký gữa bên ủy thác và PVFC điều chỉnh quan hệ cho vay và nhận ủy thác cho vay của hai bên là hợp đồng tín dụng ủy thác, hợp đồng ký giữa PVFC và bên vay, điều chỉnh quan hệ vay và cho vay của hai bên.
Mục đích của nghiệp vụ này là PVFC nhận ủy thác cho vay của bên ủy thác để cho vay trực tiếp đến bên vay phục vụ nhu cầu đầu t cho các dự án hoặc nhu cầu vốn ngắn hạn của bên vay.
Hình thức nhận ủy thác cho vay: PVFC có thể thoả thuận với bên ủy thác chọn một trong hai hình thức ủy thác cho vay sau:
+ Hình thức thứ nhất: là hình thức ủy thác cho vay trong đó bên ủy thác giao vốn cho PVFC để cho bên vay vay. PVFC thực hiện các nghiệp vụ cho vay và hởng phí ủy thác. PVFC không phải chịu rủi ro khoản vay. Việc thẩm định tín
dụng do bên ủy thác tiến hành, PVFC có trách nhiệm tổ chức để bên ủy thác tiến hành việc thẩm định tín dụng và lập báo cáo thẩm định.
Lãi suất cho bên vay vay đợc bên ủy thác và PVFC thoả thuận và qui định trong hợp đồng ủy thác cho vay và hợp đồng tín dụng.Bên ủy thác và PVFC thoả thuận thống nhất mức phí ủy thác mà PVFC đợc hởng và qui định trong hợp đồng ủy thác cho vay.
Các rủi ro khoản vay do bên ủy thác chịu. PVFC chịu trách nhiệm bồi thờng các thiệt hại về kinh tế của bên ủy thác do lỗi của PVFC gây ra.
+ Hình thức thứ hai: là hình thức ủy thác cho vay trong đó bên nhận ủy thác ủy thác vốn cho PVFC để cho bên vay vay với mức lãi suất ủy thác thoả thuận. PVFC gánh chịu các rủi ro khoản vay. Bên ủy thác chỉ chịu những tổn thất kinh tế liên quan đến khoản ủy thác của mình.
PVFC chịu trách nhiệm tiến hành thẩm định tài chính và lập báo cáo gửi cho bên ủy thác. Lãi suất ủy thác đợc xác định cụ thể trong hợp đồng ủy thác cho vay, bao gồm lãi suất trong hạn và lãi suất quá hạn trong đó lãi suất quá hạn không vợt quá 150% lãi suất trong hạn.Lãi suất cho bên vay vay do PVFC và bên vay quyết định.Phí ủy thác mà PVFC đợc hởng bằng chênh lệch giữa lãi suất cho bên vay vay và lãi suất ủy thác trả cho bên ủy thác. Các tổn thất kinh tế liên quan đến khoản ủy thác theo hình thức này do bên ủy thác chịu. Các tổn thất kinh tế liên quan đến khoản vay do PVFC chịu.
A.2) Qui trình của nghiệp vụ a) Thẩm định tín dụng
Khi xét thấy một dự án có nhu cầu vay vốn phù hợp với khả năng nhận ủy thác để cho vay của PVFC, phòng dịch vụ ủy thác có trách nhiệm thảo luận với bên vay và tìm kiếm nguồn ủy thác phù hợp.
Khi đợc bên ủy thác chấp nhận, phòng dịch vụ ủy thác sẽ:
- Trợ giúp tổ chức để bên ủy thác tiến hành việc thẩm định tín dụng, lập báo cáo thẩm định trong trờng hợp nhận ủy thác theo hình thức thứ nhất. b) Ký kết hợp đồng:
Hợp đồng ủy thác cho vay do giám đốc (hoặc ngời đợc ủy quyền) của bên ủy thác và PVFC ký. Hợp đồng đợc lập làm 4 bản, mỗi bên giữ hai bản.Hợp đồng tín dụng ủy thác đợc lập thành 3 bản (là 4 bản nếu cho vay có bảo lãnh), bên vay giữ một bản, hai bản do bên cho vay giữ, một bản (nếu có ) do bên bảo lãnh giữ.
c) Hồ sơ rút vốn của bên vay:
Hồ sơ rút vốn và các điều kiện rút vốn của bên ủy thác đợc qui định trong hợp đồng tín dụng. Trờng hợp PVFC nhận ủy thác theo hình thức thứ nhất, các qui định này phải phù hợp với các qui định trong hợp đồng ủy thác cho vay. Khi rút vốn, bên vay gửi bộ hồ sơ rút vốn phù hợp với qui định trong hợp đồng tín dụng cho PVFC.
d) Điều chuyển vốn và giải ngân:
PVFC sẽ mở tài khoản ủy thác tại bên ủy thác để tiếp nhận vốn ủy thác. Việc mở tài khoản có thể bao gồm tài khoản VND hoặc ngoại tệ.
+ Trong trờng hợp nhận ủy thác theo hình thức thứ nhất, mỗi lần bên vay rút vốn, phòng dịch vụ ủy thác có trách nhiệm:
- Tiếp nhận và kiểm tra toàn bộ hồ sơ rút vốn theo đúng yêu cầu nội dung của hợp đồng tín dụng ủy thác.
- Lập thông báo rút vốn.
+ Trong trờng hợp nhận ủy thác theo hình thức thứ hai, các thủ tục điều chuyển vốn và giải ngân đợc tiến hành:
- Trờng hợp bên vay rút vốn đúng lịch rút vốn thì tiến hành nh trong trờng hợp nhận ủy thác theo hình thức thứ nhất.
- Trờng hợp bên vay rút vốn không đúng lịch rút vốn, phòng dịch vụ ủy thác có trách nhiệm tiến hành các thủ tục đàm phán với bên ủy thác để
điều chỉnh lịch rút vốn ủy thác cho phù hợp. Các thủ tục sau đó đợc tiến hành nh trong trờng hợp nhận ủy thác theo hình thức thứ nhất.
e) Thu nợ và lãi:
Thu nợ gốc lãi: đến kỳ thu nợ gốc, lãi PVFC tiến hành các thủ tục thu nợ gốc, lãi từ bên vay, trích khoản phí ủy thác đợc hởng của mình và chuyển trả phần còn lại cho bên ủy thác.
Điều chỉnh kỳ hạn nợ, gia hạn nợ: Khi đến hạn trả nợ nếu bên vay không có khả năng trả hết nợ và có văn bản đề nghị PVFC gia hạn nợ hoặc điều chỉnh kỳ hạn nợ thì:
- Trong trờng hợp nhận ủy thác theo hình thức thứ nhất, PVFC xem xét và gửi yêu cầu của bên vay và ý kiến của mình cho bên ủy thác. Việc điều chỉnh thế nào do bên ủy thác quyết định. Trong trờng hợp bên vay đợc điều chỉnh kỳ hạn nợ hoặc gia hạn nợ, bên vay đợc hởng mức lãi suất bằng mức lãi suất cho vay trong hạn.
- Trong trờng hợp nhận ủy thác theo hình thức thứ hai, PVFC xem xét và quyết định chấp thuận hay không chấp thuận đề nghị của bên vay.
f) Hoàn trả vốn ủy thác và lãi ủy thác:
Đối với mỗi hình thức nhận ủy thác, việc hoàn trả vốn ủy thác và lãi ủy thác đợc thực hiện khác nhau:
- Trờng hợp nhận ủy thác theo hình thức thứ nhất, ngay khi nhận đợc thông báo, phòng kế toán lập ủy nhiệm chi chuyển trả phần vốn gốc và lãi cho bên ủy thác.
- Trờng hợp nhận ủy thác theo hình thức thứ hai, việc hoàn trả vón ủy thác và lãi ủy thác đợc thực hiện theo hợp đồng đã ký với bên ủy thác.
Khi đến hạn hoàn trả vốn ủy thác mà PVFC cha có khả năng trả hết số vốn ủy thác do bên vay cha trả hết nợ, PVFC lập văn bản đề nghị bên ủy thác điều chỉnh kỳ hạn ủy thác hoặc gia hạn ủy thác để bên ủy thác xem xét và cho điều
B) Cơ chế và qui trình nghiệp vụ ủy thác quản lý vốn B.1) Cơ chế của nghiệp vụ
Công ty Tài chính Dầu khí đã ban hành cơ chế về việc tiếp nhận ủy thác quản lý vốn bằng tiền để điều chỉnh hoạt động tiếp nhận ủy thác quản lý vốn bằng tiền từ các tổ chức, cá nhân trong và ngoài ngành Dầu khí.
Nhận ủy thác quản lý vốn bằng tiền là việc bên nhận ủy thác nhận vốn giao của bên ủy thác để thực hiện quản lý theo những mục đích đã thỏa thuận, không trái với các qui định của Pháp luật. Bên ủy thác là các tổ chức, cá nhân ủy thác vốn cho bên nhận ủy thác quản lý để thực hiện quản lý theo những mục đích đã thỏa thuận theo hợp đồng, không trái với qui định của pháp luật. Bên nhận ủy thác quản lý vốn là công ty Tài chính Dầu khí(PVFC). Hợp đồng ủy thác quản lý vốn là hợp đồng đợc ký giữa bên ủy thác và PVFC, điều chỉnh quan hệ ủy thác quản lý vốn giữa hai bên.
Vốn ủy thác đợc quản lý theo mục đích khai thác lợi thế của các bên trong quá trình tìm kiếm cơ hội đầu t, nâng cao hiệu quả kinh doanh, sinh lợi không trái với qui định của Pháp luật hiện hành.
Các hình thức nhận ủy thác quản lý vốn tại công ty Tài chính Dầu khí:
Hình thức thứ nhất: là hình thức quản lý vốn trong đó bên ủy thác vốn cho PVFC để PVFC quản lý và sử dụng vào các mục đích sinh lời, trong đó bên ủy thác không chỉ định cụ thể mục đích sử dụng vốn. PVFC quyết định việc sử dụng và kinh doanh vốn ủy thác, đảm bảo an toàn vốn, không trái với các qui định của pháp luật hiện hành. Lãi suất và phí ủy thác: lãi suất ủy thác đợc hai bên trong hợp đồng thoả thuận và qui định thống nhất trong hợp đồng; PVFC đợc hởng mức phí ủy thác bằng chênh lệch giữa lãi suất ủy thác và lãi suất mà PVFC đợc hởng từ việc quản lý và kinh doanh vốn ủy thác. Các rủi ro trong quản lý vốn do PVFC chịu.
Hình thức thứ hai: là hình thức ủy thác quản lý vốn trong đó bên ủy thác vốn cho PVFC để PVFC quản lý và kinh doanh theo các danh mục và phơng
án đã đợc bên ủy thác chấp nhận (có thể do PVFC t vấn ). Bên ủy thác là ng- ời cuối cùng quyết định và phê duyệt danh mục hay phơng án kinh doanh. Lãi suất ủy thác do hai bên thoả thuận và đợc ghi rõ trong hợp đồng. Bên ủy thác và PVC thoả thuận thống nhất mức phí ủy thác mà PVFC đợc hởng. Các rủi ro trong quản lý và kinh doanh do bên ủy thác chịu, PVFC chịu trách nhiệm bồi thờng mọi thiệt hại cho bên ủy thác trong trờng hợp do lỗi của PVFC gây ra.
B.2) Qui trình nghiệp vụ: a) Tiếp nhận vốn ủy thác
+ Trong trờng hợp nhận vốn ủy thác theo món: Sau khi kí kết hợp đồng ủy thác quản lý vốn, vào ngày chuyển vốn ủy thác (có trong hợp đồng) bên ủy thác có trách nhiệm chuyển số vốn ủy thác vào các tài khoản do PVFC chỉ định.
+ Trong trờng hợp nhận ủy thác quản lý vốn theo hạn mức:
- Trong thời hạn ủy thác, bên ủy thác có thể chuyển vốn PVFC làm nhiều lần nhng tổng số d thực tế không vợt quá hạn mức ủy thác đã thoả thuận trong hợp đồng hạn mức ủy thác quản lý vốn.
- Mỗi lần tiếp nhận ủy thác vốn, phòng dịch vụ ủy thác có trách nhiệm lập 2 bản khế ớc nhận vốn (và hai bản thoả thuận chuyển vốn ủy thác ) trong đó 01 khế ớc nhận vốn gửi cho bên ủy thác còn 01 bản sao khế ớc nhận vốn gửi cho phòng tài chính kế toán.
- Vào ngày chuyển vốn ủy thác, bên ủy thác có trách nhiệm chuyển số vốn ủy thác vào tài khoản do PVFC chỉ định.
- Phòng tài chính kế toán có trách nhiệm phối hợp cùng với phòng dịch vụ ủy thác trong việc tiếp nhận vốn ủy thác.
Căn cứ vào phơng án sử dụng vốn đã đợc giám đốc công ty phê duyệt, các phòng nghiệp vụ của công ty có trách nhiệm triển khai theo chức năng, nhiệm vụ của phòng mình cụ thể là:
+ Đối với mục đích cấp tín dụng, tiền gửi tại các tổ chức tín dụng:
- Phòng dịch vụ ủy thác có trách nhiệm triển khai tổ chức thực hiện theo các bớc đợc qui định trong qui trình thực hiện nghiệp vụ tiếp nhận và cho vay vốn ủy thác.
- Đối với trờng hợp gửi tiền tại các tổ chức tín dụng, phòng kinh doanh tiền tệ có trách nhiệm cung cấp cung cấp thông tin về lãi suất tiền gửi tại các tổ chức tín dụng.
- Doanh thu sẽ đợc hạch toán cho phong dịch vụ ủy thác. + Đối với các mục đích đầu t:
- Do phòng dự án và phát triển thực hiện
- Doanh thu sẽ đợc hạch toán cho các phòng theo hoạt động. c ) Hoàn trả vốn ủy thác và lãi ủy thác:
Vốn và lãi của mỗi khoản ủy thác sẽ đợc hoàn trả một lần vào ngày đáo hạn của khoản ủy thác đó.
Bên ủy thác có thể rút vốn ủy thác trớc hạn khi có nhu cầu nhng phải thông báo trớc cho bên nhận ủy thác (thời gian đợc hai bên qui định cụ thể trong hợp đồng ủy thác).
- Trong trờng hợp này, đối với khoản ủy thác rút trớc hạn. Bên ủy thác đợc hởng lãi suất ủy thác trả trớc hạn nh qui định trong hợp đồng ủy thác. - Ngay sau khi nhận đợc thông báo rút vốn trớc hạn của bên ủy thác, phòng