3. Mô hình giaodịch một cửa
3.9. Nhận xét về Mô hình giaodịch một cửa
Mô hình giao dịch một cửa là mô hình mới, bắt đầu áp dụng từ cuối năm 2005. Đến nay mô hình đã và đang được nhiều ngân hàng áp dụng, mới đầu đã cho thấy nhiều điểm tích cực đáng kể, mang lại hiệu quả cao trong chất lượng dịch vụ thanh toán cho các tổ chức tín dụng đặc biệt là các ngân hàng thương mại. Tuy nhiên, đây vẫn còn là mô hình mới đối với các tổ chức tín dụng Việt Nam, nó chỉ mới được áp dụng chưa đến 3 năm nên còn có nhiều hạn chế mà chúng ta cần phải từng bước khắc phục.
3.9.1. Ưu điểm
Khách hàng
Giao dịch Giao dịch Giao dịch Giao dịch
viên 1 viên 2 viên 3 viên 4 Quy chính
Kiểm soát Dịch vụ khách hàng (7) (1) (2) 3 (6) (4) (5)
Áp dụng mô hình giao dịch một cửa trong thanh toán góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ một cách rõ rệt. Về phía khách hàng: họ chỉ phải thực hiện giao dịch với một giao dịch viên và nhận kết quả tại giao dịch viên đó, giúp họ thực hiện các giao dịch một cách nhanh chóng, thuận tiện, giảm thiểu được thời gian giao dịch, giảm thiểu sự phiền hà thay vì phải đi nhiều cửa và làm việc với nhiều người như mô hình giao dịch đa cửa trước đây. Còn về phía ngân hàng họ có thể tiết kiệm được chi phí giao dịch, trong cùng một thời gian như trước đây họ có thể phục vụ tốt hơn cho nhiều khách hàng hơn, tạo điều kiện cho ngân hàng đa dạng hoá dịch vụ cung cấp.
Cơ sở vật chất kỹ thuật được trang bị hiện đại, hệ thống trang thiết bị được kết nối hoàn chỉnh thành mạng để cập nhật xử lý, kiểm tra, kiểm soát, khai thác và lưu trữ dữ liệu một cách an toàn, chính xác, nhanh chóng và thuận tiện. Ngoài ra còn có hệ thống camera để theo dõi đảm bảo an toàn tuyệt đối cho khách hàng thể hiện tính chuyên nghiệp và hiện đại trong giao dịch. Các dịch vụ thanh toán nhanh chóng và thuận tiện với thời gian tính bằng giây sẽ được phổ biến như thanh toán lương, lệnh thường trực, uỷ nhiêm thu, uỷ nhiệm chi, dịch vụ trả lương….
Với giao dịch một cửa, ngân hàng có thể dễ dàng cung cấp dịch vụ quản lý tiền mặt cho khách hàng là các công ty lớn, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ hiện đại như thẻ ATM, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ và khả năng kết nối từ xa thông qua ngân hàng trên Internet, ngân hàng tại nhà…Ngân hàng cũng có thể tăng cường khả năng quản lý điều hành trên mọi phương diện hoạt động như quản lý vốn, quản lý cho vay và khả năng thanh toán.
Thiết lập quy chế, quy trình nghiệp vụ một cách cụ thể, chính xác. Phân cấp, phân quyền rõ ràng để đảm bảo sự an toàn cho cả khách hàng lẫn ngân hàng. Mỗi giao dịch viên được quy định một hạn mức giao dịch nhất định mà tại các giao dịch có giá trị nhỏ hơn hạn mức thì giao dịch viên có thể tự duyệt, hạn mức này tuỳ thuộc vào từng ngân hàng cụ thể áp dụng cho mỗi giao dịch viên, trong một hạn mức cho phép các giao dịch viên có thể quyết định giao dịch với khách hàng mà không cần phải qua cán bộ cấp cao hơn, trong các chứng từ chỉ cần một chữ ký của giao dịch viên, điều này giúp hạn chế tối đa thời gian giao dịch, tạo sự tự chủ cho các giao dịch viên. Tuy nhiên đối với những
giao dịch vượt hạn mức thì giao dịch viên phải chuyển giao dịch sau khi mình thực hiện lên cho kiểm soát duyệt, được kiểm soát duyệt thì giao dịch mới thành công. Điều này càng giúp nâng cao tính chuyên nghiệp và an toàn trong giao dịch.
Hầu hết các giao dịch đều được thực hiện sau khi được sự chấp nhận của giao dịch viên và kiểm soát viên mà không cần qua kế toán viên. Nói như thế không có nghĩa là các giao dịch viên hay kiểm soát viên muốn thực hiện giao dịch thế nào cũng được. Mà cuối ngày toàn bộ các chứng từ hạch toán bao gồm cả chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc đính kèm, kể cả bảng kê giao dịch sau khi được các bộ phận liên quan kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu phải được tập trung về bộ phận kế toán tổng hợp để tiến hành kiểm tra và đối chiếu lại một lần nữa, và tại đây chứng từ kế toán được bảo quản và lưu trữ. Như vậy tính an toàn và chính xác trong giao dịch lại càng được nâng cao.
Hình thức giao dịch một cửa làm đơn giản hoá quy trình luân chuyển chứng từ trong hệ thống ngân hàng, làm giảm bớt sự cồng kềnh trong bộ máy, do đó giảm thiểu chi phí hoạt động của ngân hàng. Thay vì đối với mỗi giao dịch quá trình luân chuyển chứng từ đều phải từ giao dịch viên sang kế toán như mô hình giao dịch đa cửa trước đây, thì trong mô hình này các giao dịch viên có thể tự duyệt trong hạn mức hoặc đẩy cho kiểm soát duyệt nếu quá hạn mức, rồi cuối ngày mới tập trung chứng từ lên cho bộ phận kế toán kiểm tra. Như vậy giúp rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ, giảm thiểu thời gian cho cả ngân hàng lẫn khách hàng.
Mỗi giao dịch viên đầu ngày được tạm ứng một lượng tiền, giấy tờ có giá và các tài sản khác. Số lượng bao nhiêu tuỳ thuộc vào quy định riêng của từng ngân hàng để họ thực hiện giao dịch với khách hàng. Thế nhưng số tiền này được kiểm soát một cách chặt chẽ để tránh tình trạng giao dịch viên sử dụng vào mục đích khác, gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động của ngân hàng. Đầu ngày giao dịch viên được ứng khoản tạm ứng nói trên, trong quá trình giao dịch nếu như số dư tồn quỹ vượt hạn mức thì giao dịch viên phải điều chiuyển phận thừa về cho bộ phận quỹ, còn nếu thiếu thì có quyền đề nghị tiếp thêm. Tại bất kỳ thời điểm nào trong giao dịch thì số dư tồn quỹ phải khớp với số dư tồn quỹ trên sổ kế toán. Cuối ngày tất cả các khoản trên phải được chuyển về bộ phận quỹ. Trong trường hợp giao nhận tiền theo bao nguyên niêm phong vào cuối ngày giao dịch,
đầu ngày giao dịch hôm sau giao dịch viên không được nhận lại chính bao nguyên niêm phong mà hôm trước mình đã nộp nhằm tránh tình trạng giao dịch viên niêm phong thiếu và hôm sau lại nhận lại, số tiền thiếu có thể sử dụng vào mục đích riêng. Điều này cho thấy sự quản lý chặt chẽ trong mô hình giao dịch một cửa.
Tiêu chí bảo mật trong giao dịch một cửa đặc biệt được chú trọng, để đảm bảo tính bảo mật cho các giao dịch cũng như cho các giao dịch viên thì mỗi giao dịch viên được cấp một mã khoá bảo mật để thực hiện nghĩa vụ theo thẩm quyền như vấn tin các giao dich. Tạo tính an toàn và chính xác trong giao dịch.
Như vậy, việc áp dụng hình thức giao dịch một cửa đều có lợi cho cả ngân hàng lẫn khách hàng. Làm cho khách hàng hài lòng hơn với sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng, do đó làm tăng nhu cầu sử dụng sản phẩm ngân hàng của khách hàng, từ đó thúc đẩy tính cạnh tranh và xu hưóng ngày càng đa dạng hoá dịch vụ cung cấp của các ngân hàng thương mại.
3.9.2. Nhược điểm
Bên cạnh rất nhiều những ưu điểm mà mô hình giao dịch một cửa mang lại cho cả ngân hàng lẫn khách hàng thì vẫn còn tồn tại một số những hạn chế nhất định.
Để thực hiện giao dịch một cửa cần phải có một lượng vốn ban đầu rất lớn để trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, hệ thống phần mềm công nghệ hiện đại…mà vốn đang là một vấn đề quan trọng đối với nhiều ngân hàng.
Hệ thống cơ sở vật chất hiện đại và công nghệ tiên tiến đòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ cao, sử dụng thành thạo các phần mềm tin học, các thao tác phải gọn gẽ và chính xác. Hơn nữa, trong mô hình này các giao dịch viên vừa là các kế toán viên cũng vừa là thủ quỹ nên phải có một đội ngũ giao dịch viên không những thành thạo tin học mà trình độ nghiệp vụ chuyên môn cũng phải thật chắc để xử lý giao dịch tốt hơn.
Khách hàng chỉ thực hiện giao dịch với một giao dịch viên và nhận kết quả giao dịch từ giao dịch viên đó nên đòi hỏi ngoài trình độ nghiệp vụ chuyên môn thì giao dịch viên phải có phẩm chất đạo đức tốt, bởi họ là đại diện cho ngân hàng, là bộ mặt của cả ngân hàng.
Quá trình phân công và quản lý sâu và chặt chẽ hơn cho từng giao dịch viên, kiểm soát viên, bộ phận quỹ…như đã phân tích ở trên tạo một mạng lưới quản lý cồng kềnh, muốn quản lý hiệu quả cao thì trình độ cán bộ quản lý đòi hỏi phải cao hơn, phải thường xuyên được học hỏi nâng cao tính chuyên nghiệp.
Một hạn chế nữa giao dịch được hoàn tất tại phòng dịch vụ, phòng kế toán và phòng ngân dịch vụ tách rời khỏi nhau trong quá trình giao dịch. Nếu phát sinh sai sót thì không thể khắc phục ngay, quá trình khắc phục về sau gặp khó khăn hơn. Và có nhiều trường hợp sai sót không thể khắc phục được dẫn đến tình trạng giao dịch viên xử lý ẩu như sai sót trên các chứng từ, chẳng hạn như số tiền bằng chữ hay thiếu chữ ký của khách hàng trong bảng kê tiền mặt…mà giao dịch viên không thể gặp lại được khách hàng thì lúc đó họ có thể ký khống…