3. Tình hình hoạt động của Ngân hàng thương mại cổ phần NamViệt
4.1.Luân chuyển và kiểm soát chứng từ
4.4.1. Luân chuyển và kiểm soát chứng từ của giao dịch viên
Luân chuyển chứng từ
Khi tiếp nhận chứng từ để xử lý giao dịch, Giao dịch viên thực hiện:
−Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ, đặc biệt đối chiếu mẫu chữ ký, mẫu dấu của khách hàng);
−Xác định và thực hiện đúng các thao tác trên máy theo đúng hướng dẫn trong qui trình nghiệp vụ và hướng dẫn sử dụng màn hình.
Đây là các yếu tố quan trọng bảo đảm tính chính xác của các giao dịch, các biện pháp phòng ngừa và ngăn chặn các sai sót trong giao dịch chủ yếu được thực hiện tại bước này.
Khi kết thúc các giao dịch xử lý trong ngày, in báo cáo cuối ngày sau để phục vụ cho công tác kiểm tra − kiểm soát:
+Nhật ký giao dịch: Giao dịch viên in liệt kê các giao dịch tiền tệ và sắp xếp theo số thứ tự phát sinh của giao dịch.
+Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ đơn vị.
+Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ toàn ngành.
+Báo cáo kết quả đối chiếu giữa máy chủ chi nhánh và máy chủ toàn hệ thống.
+Nhật ký quỹ.
+Báo cáo nhật ký các điện thanh toán trong ngày đối với các Giao dịch viên thực hiện các giao dịch chuyển tiền hoặc các giao dịch tài trợ thương mại có liên quan tới việc lập điện thanh toán.
Kiểm tra, kiểm soát chứng từ −Nôi dung kiểm tra - kiểm soát
Để bảo đảm lần cuối việc thực hiện chính xác các giao dịch và tuân thủ chế độ chứng từ kế toán, các Giao dịch viên trước khi sắp xếp và nộp chứng từ cho bộ phận hậu kiểm phải thực hiện kiểm tra - kiểm soát chứng từ, nội dung kiểm tra − kiểm soát gồm:
+Kiểm tra giữa chứng từ thực tế với Nhật ký giao dịch nhằm kiểm tra sự khớp đúng về số lượng giao dịch thực tế với giao dịch đã được thực hiện trên máy.
+Kiểm tra kết quả đồng bộ dữ liệu giữa máy chủ chi nhánh và máy chủ toàn hệ thống, trường hợp phát sinh chênh lệch, Giao dịch viên thực hiện điều chỉnh.
+Kiểm soát lại giao dịch đã nhập đúng chức năng của chương trình đảm bảo đúng nghiệp vụ, tránh việc trùng lắp trong thực hiện giao dịch.
+Kiểm tra đảm bảo tính chính xác của các số liệu trên chứng từ, đặc biệt là số tài khoản khách hàng, số tiền giao dịch, loại tiền tệ giao dịch.
+Kiểm tra tính pháp lý của chứng từ: chữ ký khách hàng, chữ ký Giao dịch viên, chữ ký kiểm soát và chữ ký phê duyệt của cấp có thẩm quyền đối với các giao dịch vượt hạn mức của Kiểm soát viên.
+Đối chiếu tổng số tiền trên các chứng từ theo từng nghiệp vụ với số trên Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ trung tâm.
+Trường hợp các giao dịch có sử dụng các tài khoản trung gian của kế toán tổng hợp, Giao dịch viên phải có trách nhiệm kiểm tra lại việc hạch toán vào các tài khoản trung gian này bảo đảm khớp đúng giữa các giao dịch, nếu còn số dư phải báo cáo với Kiểm soát viên để tổng hợp báo cáo theo qui định.
−Trường hợp phát sinh sai sót giao dịch viên xử lý như sau:
+Nếu giao dịch sai có thể điều chỉnh lại bằng cách thực hiện chức năng Hủy giao dịch thì sau khi hủy giao dịch, Giao dịch viên phải thực hiện lại giao dịch đúng và phải bảo đảm lập đầy đủ các chứng từ, kể cả chứng từ của giao dịch hủy. Chứng từ in từ máy của giao dịch sai được đính kèm chứng từ của giao dịch hủy, được kiểm soát và lưu trữ như các chứng từ kế toán khác.
+Nếu việc điều chỉnh các giao dịch sai không thể thực hiện bằng chức năng trên mà phải thực hiện bằng các giao dịch điều chỉnh thì diễn giải của giao dịch điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh cho giao dịch số ... ngày ...Nguyên nhân điều chỉnh:….”. Trường hợp giao dịch sai có liên quan đến các bộ phận khác đặc biệt là các giao dịch chuyển tiền thì phải thông báo ngay lập tức cho các bộ phận này và lập đề nghị xin điều chỉnh để các bộ phận liên quan kịp thời có biện pháp khắc phục.
−Trường hợp khớp đúng các nội dung kiểm tra - kiểm soát
Giao dịch viên ký xác nhận trên các báo cáo, chuyển Trưởng phòng hoặc chuyên viên phụ trách kiểm tra lại và ký xác nhận.
+Sắp xếp chứng từ giao dịch.
Chứng từ trên phân hệ giao dịch chi nhánh
Các chứng từ gốc do khách hàng lập phải được ghim cùng với các chứng từ in từ hệ thống.
Các chứng từ của giao dịch sai và của giao dịch hủy được ghim cùng với Nhật ký giao dịch. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các chứng từ được tập hợp sắp xếp theo từng loại giao dịch theo các mã nghiệp vụ tổng hợp trên báo cáo tổng hợp các giao dịch trong ngày của Giao dịch viên và được
sắp xếp theo số thứ tự của giao dịch do hệ thống tự động phát sinh khi nhập vào hệ thống.
+Chứng từ và báo cáo được sắp xếp như sau: Nhật ký giao dịch
Nhật ký quỹ
Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ chi nhánh.
Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ trung tâm.
Báo cáo kết quả đối chiếu giữa máy chủ chi nhánh và máy chủ trung tâm. Chứng từ giao dịch đã được sắp xếp theo thứ tự các giao dịch.
Chứng từ của phân hệ tài trợ thương mại
Mọi giao dịch liên quan đến hạch toán xuất nhập ngoại bảng, thu phí, giải ngân, thu nợ trong Phân hệ tài trợ thương mại đều phải có chứng từ.
Các chứng từ này được sắp xếp theo Nhật ký chứng từ của Phân hệ tài trợ thương mại.
Chứng từ phân hệ chuyển tiền
Bao gồm các chứng từ giao dịch in từ Phân hệ giao dịch chi nhánh và các điện thanh toán in từ các phân hệ thanh toán như thanh toán nội bộ, SWIFT, thanh toán bù trừ, thanh toán điện tử liên ngân hàng...
Các chứng từ giao dịch in ra từ Phân hệ giao dịch chi nhánh được sắp xếp cùng các chứng từ giao dịch khác theo quy định tại mục 4a.
Các điện thanh toán được sắp xếp theo các quy định như sau:
Các điện thanh toán nội bộ, SWIFT, các giao dịch bù trừ đến được sắp xếp theo Nhật ký điện thanh toán của Giao dịch viên trong ngày.
Các điện thanh toán đến hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng được sắp xếp theo thứ tự điện thanh toán và theo loại sản phẩm báo cáo điện thanh toán đi và đến . Các bảng kê trong thanh toán bù trừ.
Các chứng từ của Phân hệ quản lý nội bộ như quản lý tài sản cố định, các khoản phải thu/ phải trả…được sắp xếp và đóng theo Báo cáo liệt kê giao dịch của Phân hệ quản lý nội bộ.
+Đánh số chứng từ:
Chứng từ và báo cáo sau khi được sắp xếp thành tập phải được đánh số chứng từ trong tập.
Giao dịch viên không được đánh số chứng từ bằng bút chì, bút phủ hay các loại mực dễ phai và phải ghi rõ số lượng tờ trên góc phải tờ đầu tiên của tập chứng từ.
Giao nộp tập chứng từ
Tập chứng từ được giao nộp cho chuyên viên tập hợp chứng từ của phòng và phải bảo đảm các thủ tục ký nhận giữa 2 bên.
4.4.2. Luân chuyển và kiểm soát chứng từ của bộ phận tập hợp chứng từ phòng nghiệp vụ
Chuyên viên tập hợp chứng từ phòng nghiệp vụ thực hiện tiếp nhận toàn bộ chứng từ và báo cáo của các Giao dịch viên đã được kiểm tra và sắp xếp.
Kiểm tra chứng từ:
−Ghi rõ nguyên nhân và có xác nhận của Giao dịch viên.
−Kiểm tra sự đầy đủ các chữ ký quy định trên chứng từ, trường hợp thiếu phải đề nghị Giao dịch viên bổ sung đầy đủ các chữ ký.
−Kiểm tra về mặt số lượng chứng từ, mọi trường hợp thiếu chứng từ đều phải Kiểm tra việc đánh số và sắp xếp tập chứng từ của Giao dịch viên.
−Kiểm tra việc ký xác nhận tính đúng đắn trên các báo cáo của Giao dịch viên, gồm chữ ký của Giao dịch viên và Trưởng/Phó phòng.
Sắp xếp và nộp chứng từ, báo cáo của phòng cho Bộ phận tập hợp chứng từ toàn đơn vị. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
−Các tập chứng từ của Giao dịch viên được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn của mã Giao dịch viên trong phòng.
−Giao nộp các tập chứng từ và báo cáo cho bộ phận tập hợp chứng từ toàn đơn vị trước 8 giờ của ngày làm việc kế tiếp.
4.4.3. Luân chuyển và kiểm soát chứng từ của bộ phận tập hợp chứng từ kế toán đơn vị
In báo cáo tổng hợp nghiệp vụ toàn đơn vị:
−Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ chi nhánh. −Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ toàn ngành. −Báo cáo quỹ chính.
−Tiếp nhận chứng từ và báo cáo của các phòng nghiệp vụ. Trong quá trình giao nhận, hai bên phải mở sổ theo dõi: tên người giao, người nhận, số lượng chứng từ theo từng Giao dịch viên,.... và phải ký xác nhận việc giao nhận chứng từ.
Kiểm tra − đối chiếu:
−Kiểm tra việc tập hợp đủ số lượng tập chứng từ của các Giao dịch viên tham gia giao dịch trong ngày.
−Đối chiếu sự khớp đúng giữa báo cáo tổng hợp số lượng các loại giao dịch trong ngày giữa các báo cáo của Giao dịch viên với báo cáo của chi nhánh.
−Tổng các báo cáo theo từng mã nghiệp vụ của tất cả các Giao dịch viên bằng mã nghiệp vụ đó trên báo cáo về số tiền và số lượng chứng từ.
−Ký chữ ký xác nhận trên báo cáo tổng hợp toàn đơn vị.
Sắp xếp, chuyển chứng từ và báo cáo cho Bộ phận hậu kiểm:
−Các tập chứng từ của Giao dịch viên được sắp xếp theo phòng nghiệp vụ và theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.
−Việc giao nộp các báo cáo và chứng từ cho Bộ phận hậu kiểm phải có sổ theo dõi và tuân thủ chặt chẽ các quy định giao nộp chứng từ.
4.4.4. Luân chuyển và kiểm soát chứng từ của bộ phận hậu kiểm
In các báo cáo nghiệp vụ và báo cáo kế toán tổng hợp nhằm phục vụ cho mục đích kiểm tra − kiểm soát khi kết thúc ngày.
32 2
1 Báo cáo
liệt kê giao dịch
Báo cáo
tổng hợp giao dịch
Báo cáo
kế toán tổng hợp Chứng từ gốc
Tiếp nhận chứng từ và báo cáo của các phòng nghiệp vụ toàn đơn vị từ bộ phận tập hợp chứng từ toàn đơn vị.
Hậu kiểm chứng từ:
−Hậu kiểm chứng từ tiền gửi
+Loại giao dịch kiểm tra: các giao dịch tiền gửi không kỳ hạn bao gồm cả các giao dịch với tài khoản tiền gửi thanh toán và tiền gửi tiết kiệm; các giao dịch tiền gửi có kỳ hạn gồm cả các giao dịch vào các tài khoản tiền gửi có kỳ hạn, kỳ phiếu và chứng chỉ tiền gửi.
+Nội dung kiểm tra:
Báo cáo liệt kê giao dịch được in theo các nhóm tài khoản kế toán tổng hợp và tổng hợp theo các mã giao dịch (gửi tiền, rút tiền gửi, thanh toán lãi…) do Phân hệ tiền gửi quy định. Căn cứ vào mã giao dịch viên và số thứ tự giao dịch trên báo cáo, chuyên viên hậu kiểm thực hiện kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ gốc và báo cáo liệt kê giao dịch về nội dung nghiệp vụ, số tài khoản khách hàng, số tiền giao dịch và loại tiền tệ…Sau khi kiểm soát các giao dịch do các Giao dịch viên thực hiện, bộ phận hậu kiểm tiến hành kiểm soát các giao dịch được hạch toán tự động thể hiện trên các báo cáo này.
Báo cáo tổng hợp giao dịch cung cấp các số liệu tổng hợp về tiền gửi theo các nhóm tài khoản kế toán tổng hợp bao gồm số dư đầu ngày, số dư cuối ngày, số lượng giao dịch và số tiền ghi có, số lượng giao dịch và số tiền ghi nợ. Việc đối chiếu giữa báo cáo liệt kê giao dịch với báo cáo tổng hợp giao dịch nhằm mục đích bảo đảm tính khớp đúng giữa số lượng, số tiền giao dịch do Giao dịch viên thực hiện và số lượng, số tiền đã được cập nhật vào dữ liệu của Phân hệ tiền gửi. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Báo cáo kế toán tổng hợp thể hiện việc hạch toán ghi có/ghi nợ của các giao dịch tiền gửi trong ngày vào các tài khoản kế toán tổng hợp thuộc các hóm tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng. Bộ phận hậu kiểm đối chiếu và chấm số liệu trên báo cáo tổng hợp giao dịch với báo cáo kế toán tổng hợp nhằm bảo đảm tất cả số tiền giao dịch trong ngày (gốc và lãi tiền gửi) đều được phản ánh và hạch toán đầy đủ vào các tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng.
−Hậu kiểm chứng từ tiền vay
Loại giao dịch kiểm tra: các giao dịch hạch toán nợ gốc và nợ lãi, các giao dịch xuất nhập tài sản thế chấp, cầm cố tiền vay.
Kiểm tra các giao dịch hạch toán nợ gốc và nợ lãi:
Báo cáo liệt kê giao dịch được in theo các nhóm tài khoản kế toán tổng hợp và tổng hợp theo các mã giao dịch (giải ngân, thu nợ gốc, thu nợ lãi, giao dịch điều chỉnh gốc, giao dịch điều chỉnh lãi) do Phân hệ tiền vay quy định. Căn cứ vào mã giao dịch viên và số thứ tự giao dịch trên báo cáo, chuyên viên hậu kiểm thực hiện kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ gốc và báo cáo liệt kê giao dịch về nội dung nghiệp vụ, số tài khoản khách hàng, số tiền giao dịch và loại tiền tệ…Sau khi kiểm soát các giao dịch do các Giao dịch viên thực hiện, bộ phận hậu kiểm tiến hành kiểm soát các giao dịch được hạch toán tự động thể hiện trên các báo cáo này.
Báo cáo tổng hợp giao dịch cung cấp các số liệu tổng hợp về tiền gửi theo các nhóm tài khoản kế toán tổng hợp bao gồm số dư đầu ngày, số dư cuối ngày, số lượng giao dịch và số tiền ghi có, số lượng giao dịch và số tiền ghi nợ. Việc đối chiếu giữa báo cáo liệt kê giao dịch với báo cáo tổng hợp giao dịch nhằm mục đích bảo đảm tính khớp đúng giữa số lượng, số tiền giao dịch do Giao dịch viên thực hiện và số lượng, số tiền đã được cập nhật vào dữ liệu của Phân hệ tiền vay.
Báo cáo kế toán tổng hợp thể hiện việc hạch toán ghi có/ghi nợ của các giao dịch tiền gửi trong ngày vào các tài khoản kế toán tổng hợp thuộc các nhóm tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng. Bộ phận hậu kiểm đối chiếu và chấm số liệu trên báo cáo tổng hợp giao dịch với báo cáo kế toán tổng hợp nhằm bảo đảm tất cả số tiền giao dịch trong ngày (gốc và lãi tiền vay) đều được phản ánh và hạch toán đầy đủ vào các tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng.
Kiểm tra các giao dịch xuất nhập tài sản thế chấp, cầm cố tiền vay.
2
1 Báo cáo liệt kê
giao dịch nhập/xuất tài sản thế chấp, cầm cố
Báo cáo kế toán tổng hợp ngoại bảng giao dịch nhập xuất tài sản
thế chấp, cầm cố Chứng từ gốc
nhập/xuất tài sản thế chấp, cầm cố
Đối chiếu giữa chứng từ gốc và báo cáo liệt kê giao dịch nhập/xuất tài sản thế chấp cầm cố nhằm bảo đảm các giao dịch được nhập vào hệ thống khớp đúng với chứng từ gốc phát sinh.
Đối chiếu giữa báo cáo liệt kê giao dịch và báo cáo kế toán tổng hợp các giao dịch nhập/xuất tài sản thế chấp cầm cố nhằm bảo đảm việc hạch toán kế toán tổng hợp đúng và chính xác. Ngoài ra, bộ phận hậu kiểm phải thực hiện đối chiếu báo cáo chi tiết phát sinh nhập xuất tài sản cầm cố thế chấp với bộ phận kho quỹ trực tiếp nhập, xuất tài sản cầm cố thế chấp để đảm bảo sự khớp đúng giữa tài sản hạch toán kế toán và tài sản thực tế đang quản lý tại kho quỹ. Các báo cáo yêu cầu phải có xác nhận của bộ phận kho quỹ.
−Hậu kiểm chứng từ giao dịch thanh toán:
Căn cứ chứng từ gốc và các báo cáo của Phân hệ thanh toán, việc kiểm tra kiểm soát của Bộ phận hậu kiểm được thực hiện trên các nội dung sau:
+Kiểm soát các điện đi, kịp thời phát hiện sai sót trong lập điện, nhất là trường hợp điện thanh toán 2 lần.
+Kiểm soát điện đến và trạng thái xử lý. Đặc biệt chú ý các điện đến chưa được xử lý, đang được hạch toán trên tài khoản phải trả trong thanh toán bằng điện.
+Kiểm soát việc xử lý và hạch toán các điện thanh toán thông qua các tài khoản trung gian của Phân hệ thanh toán và các phân hệ có liên quan.