1. 2 Tổ chức bộ máy kế toán
2.2.1. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Đối với ngành sản xuất nói chung và công ty Cổ phần Nước và Môi trường Việt Nam nói riêng thì nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu. Tuy nhiên với các ngành sản xuất, xây lắp khác thì nguyên vật liệu là một yếu tố chính, chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản xuất sản phẩm nhưng với công ty nguyên vật liệu lại không phải là yếu tố cấu thành chính và chiếm tỷ trọng nhỏ trong giá thành sản phẩm. Là loại hình khảo sát thiết kế nên thông thường chi phí nguyên vật liệu chỉ chiếm tối đa 20% tổng giá trị hợp đồng. Do đặc điểm của sản phẩm mang tính đơn chiếc nên nguyên vật liệu phát sinh thường không cố định và không giống nhau cho từng loại hợp đồng, các loại nguyên vật liệu cũng phụ thuộc hợp đồng ký kết với khách hàng có thể phân loại thành 2 loại như sau:
Đối với hợp đồng khảo sát thiết kế, nguyên vật liệu bao gồm:
- Bút kim, bút chuyên dụng, thước kẻ, ê ke, bút chì, bút kim thước cong - Mực vẽ, các loại mực in, giấy scan, các loại giấy in ....
Đối với hợp đồng thi công xây lắp, nguyên vật liệu bao gồm: - Máy bơm, ống bê tông, ống tráng kẽm, các loại van tê cút - Xi măng, đá, cát sỏi, sắt...
Ngoài ra do tính chất công việc nên vật liệu phần lớn mà công ty sử dụng chủ yếu là xăng dầu (phục vụ cho các phương tiện vận tải sử dụng chuyên chở nguyên vật
liệu, phục vụ cho máy khoan, máy phân tích nước, máy trắc địa...) sử dụng trong quá trình khảo sát thi công và một số nguyên vật liệu phụ khác hỗ trợ cho công tác khảo sát…
Các chi phí nguyên vật liệu được tập hợp qua tài khoản TK 621: “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Tài khoản được mở chi tiết cho từng hợp đồng và có kết cấu như sau:
Bên Nợ: Tập hợp chi phí nguyên vật liệu phát sinh dùng cho sản xuất sản phẩm. Bên Có: - Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất sản
phẩm trong kỳ vào TK 154.
- Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu vượt trên mức bình thường vào TK 632.
Tài khoản không có số dư cuối kỳ.
Để quản lý hiệu quả chi phí và đảm bảo cho công tác hạch toán được chính xác, đảm bảo rõ ràng tránh sự chồng chéo nhầm lẫn khi thực hiện công việc TK 621 được mở chi tiết theo từng hợp đồng và theo cách mã hoá riêng của kế toán. Các chi phí phát sinh liên quan đến hợp đồng nào tập hợp riêng lên TK 621 của hợp đồng đó.
Quy trình hạch toán và các chứng từ sử dụng của công ty như sau:
Trước đây, công ty không sử dụng kho dự trữ vật tư nhưng khi các bộ phận sản xuất có nhu cầu về vật tư thì tự đi mua và mang hoá đơn chứng từ về cho kế toán vật liệu kiểm tra và làm phiếu nhập kho. Đó sẽ là cơ sở cho kế toán tiền thanh toán tiền vật tư mà bộ phận đó đã tự ứng trước ra. Sau đó, kế toán vật liệu cũng viết ngay phiếu nhập kho và xuất kho đồng thời để hạch toán. Tuy nhiên, hiện nay do áp dụng hình thức khoán gọn, các bộ phận tự tổ chức và tính toán mức vật tư hợp lý để đảm bảo mang lại lợi nhuận có thể cho chính họ nên công ty không sử dụng phiếu nhập kho và phiếu xuất kho nữa. Chi phí dùng cho vật tư được công ty khoán ở mức nhất định, vượt khỏi mức đó thì các bộ phận sử dụng sẽ phải tự gánh chịu. Chính vì vậy, hiện nay ở Công ty Cổ phần Nước Môi trường Việt Nam kế toán không phải mở sổ theo dõi vật tư mà chỉ tập hợp hoá đơn chứng từ hợp lý về mua vật tư do các bộ phận
sản xuất cung cấp để cuối tháng lên bảng tổng hợp vật liệu sử dụng cho từng hợp đồng và làm cơ sở để tính giá sản phẩm sau này.
Đối với hợp đồng 75/06 trên thì công ty giao đã giao khoán chi phí nguyên vật liệu với mức kinh phí là 19% cho các đơn vị thực hiện hợp đồng. Khi giao khoán chi phí nguyên vật liệu thì công ty tiến hành lập bảng khoán chi phí nguyên vật liệu. Bảng giao khoán sẽ thể hiện số tiền mà công ty giao cho xí nghiệp cũng như công việc xí nghiệp thực hiện. Số tiền giao khoán trên hợp đồng sẽ phụ thuộc vào thời điểm thực hiện của hợp dồng phù hợp với nhu cầu thực tế cần sử dụng. Khi tiến hành giao khoán chi phí cho từng xí nghiệp khác nhau thì lập riêng một hợp bản giao khoán chi phí. Sau đó các bảng khoán giao khoán này được sử dụng làm chứng từ ghi lên Nhật ký - Sổ cái và sổ chi tiết của các tài khoản có liên quan như TK 141, TK 111, TK621....
Biểu 2.1: Bảng khoán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Công ty Cổ phần CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Nước Môi trường Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm2007
BẢNG KHOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP.
• Căn cứ HĐKT số: 75/06/HĐTV ngày 25/11/ năm 2006
ký với đối tác: Công ty cấp thoát nước và môi trường TP Đồng Hới
• Nội dung hợp đồng: Lập báo cáo tiền khả thi cho công trình cấp thoát nước thành phố Đồng Hới, Quảng bình.
• Giá trị hợp đồng: 1.326.472.000 đồng
• Tên đơn vị cá nhân nhận khoán: Xí nghiệp tư vấn thiết kế công nghệ cấp thoát nước
• Công việc thực hiện: lập báo cáo tiền khả thi của công trình cấp thoát nước thành phố Đồng Hới, Quảng Bình.
• Doanh thu trong kỳ thứ 6 (tháng 5/2007) của đơn vị/cá nhân. - Chưa trừ thuế: 91.219.000 đồng
- Đã trừ thuế : 82.926.436 đồng
• Căn cứ phiếu giao việc của tổng giám đốc số 173/PGV-VIWASE ngày 15/4/ 2007.
• Căn cứ Quy chế hoạt động của Công ty Cổ phần Nước Môi trường Việt Nam ; Đơn vị/cá nhân được khoán:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : 82.926.436× 19% = 15.756.023 (đồng)
(Mười lăm triệu bẩy trăm năm mươi sáu đồng không trăm hai mươi ba đồng). Tổng giám đốc Kế toán trưởng Đại diện nhận khoán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Với từng đơn vị thực hiện công ty sẽ tiến hành lập các bảng khoán chi phí tương tự như trên.
Đối với trường hợp đơn vị thực hiện có nhu cầu về nguyên vật liệu mà công ty vẫn chưa tiến hành lập bảng khoán chi phí nguyên vật liệu thì lúc này đơn vị sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng để mua nguyên vật liệu.
Ví dụ:
Biểu 2.2 : Giấy đề nghị tạm ứng
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 19 tháng 5 năm 2007
Kính gửi: Ban giám đốc công ty Cổ phần Nước và Môi trường Việt Nam Tên tôi là: Bùi Đức Lâm
Địa chỉ: Xí nghiệp tư vấn thiết kế công nghệ cấp thoát nước Đề nghị tạm ứng số tiền: 6.640.000
Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu sáu trăm bốn mươi đồng chẵn
Lý do tạm ứng: Mua nguyên vật liệu thực hiện hợp đồng 75/06 đợt 5
Giám đốc Kế toán trưởng Đội trưởng Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Tại phòng kế toán theo dõi khoản tạm ứng và kinh phí đã giao khoán cho xí nghiệp thực hiện thông qua tài khoản 141, khi giao tiền cho xí nghiệp kế toán tiền mặt lập phiếu chi, chuyển phiếu chi cho thủ qũy và thủ quỹ tiến hành xuất tiền mặt.
Biểu 2.3 : Phiếu chi
Mẫu số 02-TT Công ty cổ phần Nước và Môi trường Việt Nam. Quyển số 5 Số 5 - Đường thành - HK – HN Số 4526
PHIẾU CHI Nợ TK 141 (Ngày 20 tháng 5 năm 2007) CóTK 111
Họ và tên người nhận tiền: Bùi Đức Lâm
Địa chỉ: Công ty Cổ phần Nước và Môi trường Việt Nam. Lý do chi: Chi tiền tạm ứng cho xí nghiệp mua nguyên vật liệu
Số tiền: 6.640.000 (viết bằng chữ: sáu triệu sáu trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn)
Kèm theo 01 chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền:6.640.000
(viết bằng chữ): Sáu triệu sáu trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Người tạm ứng sau khi nhận được tiền sẽ có trách nhiệm chuyển tiền về xí nghiệp để sử dụng cho các nhu cầu tại đơn vị mình. Đội trưởng phụ trách xí nghiệp có nhiệm vụ tính toán mức nguyên vật liệu cần sử dụng và lên kế hoạch mua hàng để giao cho người đi mua vật liệu và chuyển thẳng đến nơi khảo sát thiết kế để thực hiện công việc. Số nguyên vật liệu mua về được kiểm tra chất lượng, quy cách, chủng loại và số lượng rồi chuyển vào sử dụng.
Định kỳ từ 3 đến 5 ngày các xí nghiệp và các phòng ban tham gia sản xuất khác phải tập hợp các hoá đơn, chứng từ kinh tế phát sinh gửi lên phòng Tài vụ.
Biểu 2 .4: Hoá đơn giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN Mẫu số 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG EY/2007B
Liên 2 giao cho khách hàng Số: 004756 Ngày 15/5/2007
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hồng Hà Địa chỉ: 252 Tân Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Số tài khoản: 31010000062300 Mã số thuế: 0303173114 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Liên
T ên đơn vị: Xí nghiệp kết cấu - Công ty Cổ phần Nước và Môi trường Việt Nam Địa chỉ: Số 5 Đường Thành – Hoàn Kiếm – Hà Nội.
Số Tài khoản: 211.10.000000113 Mã số thuế: 0100104972-1 Hình thức thanh toán: Thanh toán ngay bằng tiền mặt
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Sốlượng Đơn giá Thành tiền
1 Bút chì vẽ Hộp 3 40.000 120.000 2 Bút viết Hộp 5 50.000 150.000 3 Compa Hộp 5 55.000 275.000 4 Giấy in (A0) Tập 2 350.000 700.000 5 Giấy thường Tập 4 40.000 160.000 6 Mực in Hộp 2 300.000 600.000 7 Thước kẻ Hộp 5 30.000 150.000 Cộng tiền hàng: 2.155.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế: 215.500 Tổng tiền thanh toán: 2.370.500
Số tiền thanh toán bằng chữ: Hai triệu ba trăm bẩy mươi nghìn năm trăm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Dựa trên các hoá đơn giá trị gia tăng do xí nghiệp kết cấu, xí nghiệp tư vấn thiết kế công nghệ và phòng dự toán gửi lên, kế toán bảng phân bổ nguyên, vật liệu.
Biểu 2.5 : Bảng phân bổ vật liệu
CÔNG TY CỔ PHẦN Nước và Môi Trường Việt Nam
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU
Tháng 5 năm 2007 STT Ghi có tài khoản
Đối tượng sử dụng
Tài khoản 141
Ghi chú 1 TK 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
* Hợp đồng 75/06 - cấp nước TP Đồng Hới - Mua bút vẽ văn phòng phẩm
- Mua giấy scan
- Mua bút kim, thước cong, dung dịch thử ô nhiễm ….….….….….….….….….….….….….
Cộng
*Hợp đồng 136/06 - cấp nước nông thôn Yên Bái
2.155.000 250.470 820. 701
38.821.868
- Mua giấy in A0 ngoại
- Nhiên liệu phục vụ máy phân tích nước - Mực vẽ, mực in EPSON ….….….….….….….….….….….…. Cộng 350.676 386.416 800.596 7.235.518
2 TK 627- chi phí sản xuất chung. ………
……
…. ……… …..
Tổng cộng 221.186.04
1
Kế toán tiến hành tổng hợp chứng từ gốc do các đơn vị chuyển lên, hoặc do nhà cung cấp chuyển đến, kế toán tổng hợp có nhiệm vụ phản ánh vào Nhật ký - Sổ cái. Số liệu trên Nhật ký sổ cái được đối chiếu chặt chẽ với các bảng kê hoá đơn và chứng từ gốc.
Biểu 2.6: Sổ Nhật ký - Sổ cái
CÔNG TY CỔ PHẦN Nước và Môi Trường Việt Nam
SỔ NHẬT KÝ SỔ CÁI Năm 2007 Thứ tự dòng Ngày Tháng ghi sổ Chứng từ
Số hiệu Ngày tháng Diễn giải
Số tiền phát sinh
Tài khoản 111 Tài khoản 141 Tài khoản 621
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
A B C D E 1 4 5 2 3 4 5
…. ……… ………. … ……….. ……….. ……….. ……….. ……….. ……….. ……….. ………..
11/5 BKPC 08 8/5 cho xí nghiệp kết cấuChi tiền mặt tạm ứng 6.640.000 6.640.000 6.640.000
18/5 BKHĐ09 15/5 Hoá đơn GTGT mua văn phòng phẩm 2.370.500 2.370.500 2.155.000
20/5 BK 53 20/5 Khoán chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp 8.194.182 8.194.182 8.194.182 31/5 kết chuyển CFNVL TT tháng 5 38.821.868 cộng phát sinh trong tháng 54.706.042 9.921.417 36.589.193 ….. ….. …. ……… ………. … ……….. ……….. ……….. ……….. ……….. ……….. ……….. ……….. 30/6 30/6 Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hợp đồng 75/06 ……….. ……….. ……….. ……….. ……….. ……….. 27.159.862 …. ……… ………. … ……….. ……….. ……….. ……….. ……….. ……….. ……….. ………..
Biểu 2.7: Sổ chi tiết tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
CÔNG TY CỔ PHẦN Nước và Môi Trường Việt Nam
SỔ CHI TIẾT
TK621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Hợp đồng 75/06 Lập báo cáo tiền khả thi dự án cấp thoát nước Đồng Hới Tháng 5 năm 2007
Chứng từ
Số hiệu Ngày Nội dung
TK đối ứng
Số tiền
nợ có
….
BK12 14/4 Mua linh kiện máy vi tính 141 8.350.000 BK16
22/4 Chi mua xăng dầu phục vụ
máy 141 1.050.000
……… …….. ……… ……….. …………. ………
BKHĐ19 2/5 Mua linh kiện thay thế máy in 141 4.157.023
BKHĐ24 6/5 Mua mực và giấy in 141 1.303.747
BKHĐ 29 15/5 Mua văn phòng phẩm 141 2.155.000
BK 53 20/5 Mua linh kiện máy Photocopy,
máy in. 141 6.640.000
BKHĐ 30
29/5 Chi phí xăng dầu 141 1.500.253
31/5 Kết chuyển chi phí NVL trực
tiếp của hợp đồng 75/06 38.821.868
……… …….. ……… ……….. …………. ………
30/6 Kết chuyển chi NVL trực tiếp
của hợp đồng 75/06 154 27.159.862
Cộng phát sinh
Trong trường hợp khi bắt đầu hợp đồng, khách hàng vẫn chưa chuyển tiền ứng trước cho công ty thì để đảm bảo tiến độ công việc, phòng kế toán có trách nhiệm đi vay ngân hàng hay tạm rút vốn của công ty để giao cho bộ phận sản xuất.
Một đặc điểm nổi bật tại công ty là đối với những khoản chi không lớn hoặc nằm trong khả năng tài chính của đơn vị nhận khoán thì các đơn vị này không cần chờ tiền tạm ứng mà tự bỏ tiền mình ra chi khi cần thiết. Đến khi có tiền tạm ứng sẽ viết “giấy đề nghị thanh toán” kèm theo các chứng từ gốc để công ty quyết toán.