1. 2 Tổ chức bộ máy kế toán
2.2.2. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp
Do đặc thù của sản phẩm lĩnh vực hoạt động của công ty Cổ phần Nước và Môi trường Việt Nam cũng như sản phẩm của ngành tư vấn khảo sát thiết kế nên chi phí nhân công trực tiếp là một khoản mục chủ yếu trong giá thành sản phẩm (khoảng 30% đến 40% tổng giá thành sản phẩm). Sở dĩ khoản chi phí này chiếm một tỷ trọng cao như vậy là do công việc khảo sát thiết kế kỹ thuật đòi hỏi lao động chất xám và có trình độ kỹ thuật nhất định. Chính vì vậy, yếu tố chi phí nhân công trực tiếp có ý nghĩa rất quan trọng đối với công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của công ty.
Trong điều kiện kinh tế thị trường, công ty phải tự mình hạch toán kinh doanh thì sử dụng tiền lương một cách hiệu quả là công cụ để nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm thiết kế, từ đó tiến tới giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm.
Về nội dung chi phí nhân công trực tiếp tại Công ty cổ phần Nước và Môi trường Việt Nam bao gồm toàn bộ các khoản phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất: tiền lương, tiền công, tiền lương thêm giờ và các khoản phụ cấp có tính chất lương, trong đó có cả các khoản phải trả cho công nhân làm theo hợp đồng ngắn hạn. Khoản trích theo lương không tính vào chi phí nhân công trực tiếp mà tính vào chi phí sản xuất chung của doanh nghiệp.
Hằng năm, dựa trên khối lượng sản phẩm hoàn thành và tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty và dự toán tình hình thực hiện trong năm kế tiếp, công ty sẽ lập tổng quỹ lương và từ đó công ty sẽ thực hiện việc khoán chi phí lao động cho
các đơn vị (xí nghiệp, tổ đội…). Về phía các đơn vị sản xuất, trên cơ sở quỹ tiền lương được giao khoán từ đó các đơn vị có kế hoạch bố trí cơ cấu lao động cho hợp lý với chi phí cũng như yêu cầu công việc.
Hiện nay công ty áp dụng nguyên tắc phân phối tiền lương thống nhất cho cả công ty (tức là với cả các xưởng đội thuộc khối sản xuất trực tiếp và cả bộ phận gián tiếp thuộc khối quản lý) trên cơ sở: lương cơ bản, lương cấp bậc, lương thêm giờ, lương theo giờ năng suất, lương thưởng theo công thức:
L = Lcb+ Lthgiờ + Lth + Lnsuất L: Tổng thu nhập của cán bộ công nhân viên một tháng Lcb: Lương cơ bản
Lthgiờ: Lương làm thêm giờ, được xác định trên cơ sở số ngày làm thêm và tiền công chuẩn.
Lnsuất: Lương năng suất, được xác định cho từng cán bộ công nhân viên dựa vào năng lực, trình độ thực hiện nhiệm vụ được phân công trong từng tháng, từng năm theo điều kiện của 2 khối lao động trực tiếp sản xuất và quản lý.
Lth: Tiền thưởng
Vì điều kiện các công trình cấp thoát nước không phải tập trung ở một nơi và được rải rác nhiều điạ phương khác nhau nên công ty phải thuê nhân công ngoài để thực hiện các hợp đồng khảo sát thiết kế. Các nhân công thuê ngoài này sẽ được trả tiền công theo các hợp đồng do tổ đội ký với các cá nhân đó, tiền công phải trả này là dựa trên sự thoả thuận của 2 bên. Khoản chi phí này do tổ đội thực hiện hợp đồng quản lý trực tiếp.
Hình thức tổ chức sản xuất của công ty là hình thức khoán trực tiếp tới từng phân xưởng, từng đội sản xuất (khoán gọn), nên lương chi trả cho nhân công trực tiếp sản xuất tại các tổ đội là tính theo sản phẩm, theo hợp đồng hay theo từng dự án hoàn thành. Đối với nhân viên gián tiếp thì được tính theo tháng, theo quý. Do vậy, 2 hình thức trả lương trong công ty như sau:
-Trả lương theo thời gian: áp dụng đối với nhân viên gián tiếp trong công ty. Theo đó cơ sở để xác định lương là số ngày làm việc và lương bình quân một ngày của nhân viên đó.
Lương thời gian = tiền lương cơ bản BQ ngày × Số ngày làm việc
Trong đó lương cơ bản bình quân ngày của người lao động được dựa trên thang lương tuỳ theo trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuật, chuyên môn, bậc lương. Tiền lương tháng được quy định đối với từng bậc lương trong các thang lương.
- Lương theo sản phẩm: Hình thức trả lương theo số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Hình thức này áp dụng đối với nhân công trực tiếp sản xuất tại các xí nghiệp, tổ đội khảo sát thiết kế. Riêng tại công ty Cổ phần Nước và Môi trường Việt Nam do áp dụng hình thức khoán chi phí theo hợp đồng nên lương theo sản phẩm của nhân công cũng được khoán thành quỹ lương. Theo đó, căn cứ vào khối lượng công việc của phòng ban, doanh nghiệp tiến hành khoán quỹ lương, quỹ lương thực tế này phục thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được giao. Tiền lương thực tế của nhân viên cũng phụ thuộc vào qũy lương thực tế của xí nghiệp tổ đội khảo sát và số lượng lao động.
Lương theo
sản phẩm = Sản lượng hoàn thànhTrong tháng × Đơn giá tiền lương
sản phẩm hoàn thành
Trong đó đơn giá tiền lương được 2 bên thoả thuận trong “hợp đồng giao khoán nội bộ” theo các “phiếu giao việc”. Đơn giá thường là giá theo mức doanh nghiệp đã quy định đối với từng loại hợp đồng và công việc.
Công ty Cổ phần Nước Môi trường Việt Nam sử dụng TK 622 để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng hợp đồng và có kết cấu như sau:
Bên Nợ: Chi phí nhân công trực tiếp phát sinh Bên Có: Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp TK này không có số dư.
Hằng ngày, nhân viên kế toán tại các bộ phận sẽ theo dõi số ngày làm việc thực tế của từng cá nhân trong phân xưởng mình phụ trách thông qua “Bảng chấm công”, cuối tháng nộp bảng chấm công lên phòng Tài vụ, từ đó nhân viên kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tiến hành tính lương của từng nhân viên của bộ phận, lập bảng lương và ghi sổ kế toán chi tiết. Với các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ không được phản ánh vào bảng lương (trừ 6% khoản trích trừ lương CBCNV) mà được chi tiết hơn vào chi phí sản xuất chung gián tiếp của công ty.
Khi nhận lương khoán cho bộ phận trực tiếp thực hiện hợp đồng, thủ quỹ tiến hành giao tiền cho bộ phận được nhận giao khoán. Đối với mỗi hợp đồng thiết kế của công ty có rất nhiều bộ phận liên quan đến sản phẩm, vì vậy mỗi hợp đồng sẽ được tổng hợp chi phí dựa trên nhiều phiếu giao việc và hợp đồng giao khoán cho các bộ phận có liên quan trực tiếp đến sản xuất sản phẩm.
Đối với công nhân lao động trực tiếp tại các xí nghiệp thiết kế thì lương được giao khoán đến các tổ đội qua “Bảng khoán tiền lương”. Khoản tiền này là số tiền doanh nghiệp đã tính toán để chi cho việc chi cho nhân công. Mỗi bộ phận liên quan được lập riêng một bảng khoán tiền lương này. Khi tiến hành giao xuất tiền ra khỏi quỹ giao cho đơn vị thì kế toán tiến hành lập các chứng từ tương tự như với trường hợp khoán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Khi sử dụng số tiền trên vào việc chi trả lương thì kế toán tại các đội khảo sát sẽ gửi chứng từ lên phòng tài vụ và phòng tài vụ lập bảng thanh toán lương năng suất. Lương năng suất được trả cho các nhân viên trực tiếp thiết kế khảo sát tuỳ theo khối lượng công việc họ tiến hành khi thực hiện hợp đồng có tính đến những đóng góp để hoàn thành hợp đồng. Bảng thanh toán lương năng suất được kèm theo phiếu chi và bảng lương có cùng nội dung và số tiền làm cơ sở để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp.
Biểu 2.8: Bảng khoán tiền lương
Công ty Cổ phần CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Nước và Môi trường Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BẢNG KHOÁN TIỀN LƯƠNG.
• Căn cứ HĐKT số: 75/06/HĐTV ngày 25 tháng 11 năm 2006 ký với đối tác: Công ty cấp thoát nước và môi trường TP Đống Hới
• Nội dung hợp đồng: Lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi.
• Giá trị hợp đồng: 1.326.472.000đồng
• Tên đơn vị cá nhân nhận khoán: xí nghiệp tư vấn thiết kế công nghệ cấp thoát nước
• Công việc thực hiện: Lập báo cáo tiển khả thi
• Doanh thu trong kỳ thứ 6 (tháng 5/2007) của đơn vị/cá nhân. - Chưa trừ thuế: 91.219.000 đồng
- Đã trừ thuế : 82.926.436đồng
• Căn cứ phiếu giao việc của tổng giám đốc số 173/PGV-VIWASE ngày 15/4 năm 2007.
• Căn cứ Quy chế hoạt động của Công ty Cổ phần Nước Môi trường Việt Nam ; Đơn vị cá nhân được khoán 82.926.436× 30% = 24.877.931 đồng.
Trong đó:
1. Tiền lương năng suất : 82.926.436× 18% = 14.926.931 đồng
2. Tiền lương ngày công: 82.926.436× 12% = 9.951. 000 đồng
(Hai mươi bốn triệu tám trăm bẩy mươi bẩy nghìn chín trăm ba mươi mốt đồng). Tổng giám đốc Kế toán trưởng Đại diện nhận khoán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.9: Bảng thanh toán lương năng suất.
CÔNG TY CỔ PHẦN Nước và Môi Trường Việt Nam
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG NĂNG SUẤT
Đơn vị: Xí nghiệp tư vấn thiết kế công nghệ cấp thoát nước. HĐKT số: 75/06- HĐTV ngày 25/11/2006.
STT Họ và tên Số tiền được lĩnh Ký tên
1 Nguyễn Thành Tài 1.881.204 2 Trần Hoà 1.881.204 3 Vương Tất Thân 1.439.124 4 Lê Thanh Hà 1.439.124 5 Bùi Đức Lâm 1.186.500 .... ... ... ... Tổng cộng 14.926.931
Bằng chữ:Mười bốn triệu chín trăm hai mươi sáu nghìn chín trăm ba mươi mốt đồng Duyệt P. Tài vụ P. KH và QLDA Phụ trách đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Lương năng suất được tính dựa trên phần việc mà nhân viên tham gia vào hờp đồng thiết kế đó. phần lương năng suất này được trả theo từng hợp đồng mà nhân công thực hiện. Xí nghiệp sẽ tự tính phần lương năng suất dựa theo mức độ đóng góp công sức, kỹ thuật của ngươờ thực hiện. Tại công ty giao khoán phần lương năng suất đó để đơn vị thực chi trả cho công nhân.
Lương ngày công của công nhân viên thì được tính dựa trên bảng chấm công và lương cơ bản, bậc lương của từng người.
Biểu 2. 10: Bảng chấm công
CÔNG TY CỔ PHẦN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Nước và Môi Trường Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc.
BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 5năm 2007
Xí nghiệp Tư vấn, thiết kế công nghệ cấp thoát nước.
STT Họ và tên 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 ... 27 28 29 30 cộng 1 Nguyễn Thành Tài X X X X X X X X X X X X X X X X 26 2 Trần Hoà X X X X X X X X X X X X X X X X 26 3 Vương Tất Thân X X X X X X X X X X X X X X X X 26 4 Lê Thanh Hà X X X X X X X X X X X X X X X X 26 5 Vũ Thị Hậu X X X X X X X X X X X X X X X X 26 6 Bùi Đức Lâm X X X X X X X X X X X X X X X X 26 ... Phụ trách xí nghiệp Cán bộ chấm công (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bi
ểu 2.11 : Bảng thanh toán tiền lương
Công ty Cổ phần Nước Môi trường Việt Nam Số 5, Đường thành - Hoàn Kiếm – Hà Nội
Xí nghiệp Tư vấn, Thiết kế công nghệ cấp thoát nước.
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
Tháng 5 năm 2007 Đơn vị tính: Đồng
STT Họ và tên Lcb Lthgiờ Lnsuất Lth Tổng
lương BHXH, BHYT thuế TN Còn lĩnh 1 Nguyễn Thành Tài 1.233.000 1.881.204 3.114.204 73.980 3.040.224 2 Trần Hoà 1.233.000 1.881.204 3.114.204 73.980 3.040.224 3 Vương Tất Thân 1.047.000 1.439.124 2.486.124 62.820 2.423.304 4 Lê Thanh Hà 1.047.000 1.439.124 2.486.124 62.820 2.423.304 5 Bùi Đức Lâm 1.047.000 1.186.500 2.233.500 62.820 2.170.680 .... ………… ... ... ... ... ... Tổng 9.951.000 14.926.931 24.877.931 336.420 24.541.511
Tổng cộng xí nghiệp thiết kế công nghệ được lĩnh: 24.541.511đồng
(Bằng chữ: Hai mươi tư triệu năm trăm bốn mươi mốt nghìn năm trăm mười một đồng)
Giám đốc duyệt Kế toán trưởng Phòng tổng hợp Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau khi giám đốc xí nghiệp ký nhận bảng lương tháng, kế toán tiền lương tiến hành lập phiếu chi để chi trả lương cho nhân viên. Sau đó kế toán lập bảng thanh toán lương giao cho xí nghiệp, công nhân nhận tiền lương và ký xác nhận vào bảng lương đó.
Tại phòng kế toán tiền lương tiến hành tập hợp chi phí nhân công phát sinh ở các bộ phận thực hiện hợp đồng: xí nghiệp thiết kế, phòng dự toán...và phản ánh chi phí vào sổ kế toán chi tiết TK 622 và ghi lên Nhật ký - Sổ cái.
Ngoài các nhân viên trong biên chế, công ty Cổ phần Nước và Môi trường Việt Nam còn phải thuê thêm các chuyên gia, nhân công ngắn hạn hoặc các cộng tác viên thông qua việc ký kết các hợp đồng sử dụng nhân công thuê ngoài dưới dạng khoán công việc và chi phí này được tính cho chi phí nhân công trực tiếp. Số tiền, thời gian, công việc thuê chuyên gia, thông dịch viên, nhân công do 2 bên thoả thuận và ghi rõ trong hợp đồng. Khi kết thúc hợp đồng thuê biên lai thanh toán tiền công sẽ được lập và chuyển đến cho kế toán tiến hành định khoản và phản ánh vào sổ chi tiết TK 622, và TK 334.2. Đồng thời kế toán lập bảng kê phân loại chi phí nhân công thuê ngoài. Hợp đồng lập báo cáo tiền khả thi về công trình cấp thoát nước theo hợp đồng số 75/06 của công ty Cổ phần nước và Môi trường Việt Nam có một vấn đề gặp phải là nguồn nước chính cung cấp nước cho nhà máy nước bị ô nhiễm nặng. Để công việc thiết kế đảm bảo kỹ thuật, xưởng đề nghị công ty thuê 02 chuyên gia Hà Lan tư vấn và 01 thông dịch viên., để xử lý nguồn nước trước khi nước được đưa vào cung cấp cho nhu cầu sử dụng.
Để thuê chuyên gia nghiên cứu và đưa ra giải pháp xử lý nguồn nước công ty tiến hành ký hợp đồng kinh tế với chuyên gia và thoả thuận về thời gian, công việc, tiền công cho chuyên gia. Sau khi ký hợp đồng, các chuyên gia thực hiện và nhận thù lao, các phiếu chi liên quan đến nghiệp vụ đó được chuyển về phòng kế toán. Kế toán viên sẽ tiến hành lập bảng kê chi phí nhân công thuê ngoài và hạch toán chi phí nhân công đó vào sổ.
Biểu 2.12 : Bảng kê phân loại chi phí nhân công thuê ngoài
CÔNG TY CỔ PHẦN Nước và Môi Trường Việt Nam
BẢNG KÊ PHÂN LOẠI CHI PHÍ NHÂN CÔNG THUÊ NGOÀI Ngày 16 tháng 5 năm 2007
Ghi có TK 334.2
TT Diễn giải Số hiệu tài
Khoản Số tiền Ghi chú
1 Chi phí thuê chuyên gia 622 334.2 12.080.000 2 Chi phí thuê thông dịch viên 622 334.2 2.000.000 3 Chi phí thuê can hoạ cho HĐ 622 334.2 4.400.000
Cộng 18.480.000
Khi kết thúc hợp đồng thiết kế hay kết thúc kỳ kế toán thì kế toán tiền lương tiến hành tập hợp chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh dựa trên các chứng từ gốc, lập bảng kê phân bổ tiền lương.
Do thực tế sản xuât của công ty, một xí nghiệp có thể đảm nhiệm nhiều hợp đồng cùng một thời gian và nhiều xí nghiệp cùng tham gia trong một hợp đồng, nên để xác định được phần việc do các xí thực hiện trong một hợp đồng kế toán cần phân loại chi phí nhân công trực tiếp và phân loại tiền lương. Khi thanh toán lương và thanh toán tiền cho nhân công thuê ngoài kế toán dựa trên nội dung của chứng từ liên quan để phân loại chi phí nhân công theo từng hợp đồng và theo từng đơn vị thực hiện riêng. Công việc này do kế toán lương thực hiện dựa trên cơ sở là các chứng từ do các xí nghiệp thực hiện chuyển lên phòng tài vụ của công ty. Sau khi phân loại xong các loại chứng từ đó kế toán lập bảng kê phân bổ tiền lương cho các xí nghiệp liên quan đến từng hợp đông
Biểu 2.13 : Bảng kê phân bổ tiền lương
CÔNG TY CỔ PHẦN Nước và Môi Trường Việt Nam
BẢNG KÊ PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG
Tháng 5 năm 2006
STT Diễn giải Tổng số Ghi nợ TK
TK 622 TK642
1 Phân bổ lương xí nghiệp tư vấn thiết kế công nghệ cấp thoát nước (hợp đồng số 75/06)
24.877.931 24.877.931 2 Phân bổ lương phòng dự toán (hợp đồng số
75/06)
7.453.168 3 Phân bổ lương phòng kỹ thuật (Hợp đồng