1. 2 Tổ chức bộ máy kế toán
3.1.1.Về tổ chức bộ máy kế toán
Với khoảng thời gian hơn 50 năm kể từ ngày thành lập công ty cho tới nay, công ty cổ phần Nước và Môi Trường Việt Nam đã từng bước đi lên và ngày càng khẳng định mình trong công cuộc công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước. Những kết quả mà công ty đã dạt được là minh chứng hùng hồn cho sự phấn đấu liên tục, sự cống hiến hết mình của mỗi thành viên trong công ty. Cho đến nay công ty dã và đang hoàn thành tốt các chỉ tiêu đề ra, giữ được thế ổn định và tăng trưởng, được khách hàng trong và ngoài nước tín nhiệm. Đa số các hợp đồng thiết kế hay các dự án lớn đều có sự tham gia của công ty.
Cùng với việc ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin và tin học vào quản lý, hiệu quả của công tác kế toán tại công ty trong thời gian qua đã không ngừng được hoàn thiện và nâng cao, luôn luôn hoàn thành và vượt mức kế hoạch mà ban Giám đốc giao, góp phần không nhỏ vào sự lớn mạnh của Công ty. Cho đến nay thông tin kế toán đã trở thành một nhân tố quan trọng không thể thiếu được trong việc nâng cao hiệu quả, chất lượng các mặt công tác quản lý, qua đó nâng cao hiệu quả sản xuất, lành mạnh các quan hệ tài chính và nâng cao uy tín công ty trên thị trường.
Về bộ máy kế toán:
Được tổ chức tương đối chặt chẽ, với đội ngũ cán bộ kế toán giàu kinh nghiệm, năng động và sáng tạo, được bố trí công việc các hợp lý, khoa học kết hợp với sự phân công công việc đã tạo nên một bộ máy kế toán năng động và hiệu quả. Bộ máy kế toán luôn đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công
tác kế toán, kiểm tra xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời chính xác hỗ trợ cho bộ phận quản lý đơn vị.
Hiện tại công ty hạch toán theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành được ban hành theo quyết định số 15 ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Việc vận dụng theo chế độ kế toán của doanh nghiệp giúp cho việc thực hiện hạch toán và kiểm tra công tác kế toán thuận tiện hơn, đơn giản hơn. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại hạn chế trong việc tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị, việc để kế toán tài sản cố định kiêm cả chức năng thủ quỹ là vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm của kế toán. Mặc dù để kế toán kiêm cả chức năng thủ quỹ sẽ tiết kiệm được chi phí gián tiếp nhưng khi để kế toán kiêm cả chức năng thủ qũy sẽ dễ xảy ra sai phạm, gian lận trong quá trình làm việc nếu như đạo đức của người kế toán bị lung lay hoặc tạo ra sức ép công việc vì phải kiêm nhiệm thêm chức năng.
Về tổ chức công tác kế toán:
Công ty tổ chức hạch toán theo hình thức tập trung, các phòng ban, đơn vị trực thuộc chỉ bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ để hàng ngày, định kỳ ngắn chuyển chứng từ về phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán.
Mô hình kế toán tập trung giúp cho quá trình phân công công việc và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ xử lý thông tin trên máy được thuận lợi, đồng thời các kế toán viên khi thực hiện công việc của mình có thể hỗ trợ đồng nghiệp trong công việc và tiện lợi cho việc đối chiếu sổ sách, tránh xảy ra những sai sót, nhầm lẫn hoặc bỏ sót nghiệp vụ. Ngoài ra mô hình này còn rất phù hợp với doanh nghiệp có địa bàn hoạt động phân tán như VIWASE
Hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, khảo sát thiết kế các công trình nước và môi trường, với 5 đơn vị thành viên chính, cơ cấu tổ chức ở cả 3 miền đất nước, hơn thế các công trình khảo sát thường xa trung tâm nên việc luân chuyển chứng từ rất chậm, mất nhiều thời gian, một số các công trình thực hiện xong nhưng chưa hoàn tất chứng từ nên chưa quyết toán được.
Về hệ thống tài khoản kế toán:
Chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15 ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính đã đưa ra hệ thông tài khoản thống nhất dùng trong doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Nước và Môi trường Việt Nam cũng sử dụng hệ thống tài khoản đó và chi tiết thêm các tài khoản để theo dõi sự biến động.
Do đặc thù của phương pháp sản xuất sản phẩm, và đặc thù của sản phẩm nên công ty không sử dụng một số tài khoản có liên quan đến hàng tồn kho như: TK 155, TK 152, TK TK 155, TK 156, TK 157 Sản phẩm hoàn thành không phải nhập kho mà chuyển giao luôn cho khách hàng theo các hợp đồng đã ký kết từ trước nên cũng không làm phát sinh các khoản chi phí bán hàng, TK 641 cũng không được sử dụng.
Sử dụng hình thức giao khoán mức kinh phí cho các đơn vị thực hiện hợp đồng nên công ty hạch toán các khoản tạm ứng thông qua tài khoản 141. Tuy nhiên việc công ty áp dụng hình thức giao khoán cho các đơn vị thông qua tài khoản 141: “Tạm ứng” lại không được mở chi tiết cho từng loại, điều này là không hợp lý vì như vậy không thấy được các khoản tạm ứng đã sử dụng vào các mục đích như thế nào.
Công ty không mở các tài khoản dự phòng đặc biệt là dự phòng phải thu khó đòi. Trong quá trình hoạt động tài chính của công ty thì trích lập dự phong có ý nghĩa rất quan trọng. Trích lập dự phòng thực chất là trích trước khoản chi phí có thể phát sinh trong tương lai vào khoản chi phí hiện tại để công ty có thể chủ động về tài chính nếu có những sự cố xảy ra. Công ty VIWASE thực hiện các hợp đồng tư vấn dựa trên sự thoả thuận của công ty và khách hàng theo các yêu cầu thiết kế. Mỗi hợp đồng liên quan đến một khách hàng riêng, do vậy khoản phải thu của đơn vị phát sinh với số lượng lớn và đối tượng phải thu cũng rất đa dạng. Doanh thu của công ty sẽ được nhận theo từng đợt, khoản tiền này được theo dõi trên tài khoản 131 “phải thu khách hàng” được mở chi tiết cho các khách hàng. Nhưng thực tế, khi công ty tiến hành hợp đồng, không phải lúc nào công ty cũng đã nhận được hoặc nhận đủ số tiền do khách hàng trả. Vì vậy việc trích lập khoản dự phòng phải thu là rất cần thiết.
Hình thức sổ Công ty áp dụng hiện nay là hình thức “Nhật ký – Sổ cái”, đây là hình thức kế toán tương đối đơn giản và thuận tiện với điều kiện về tổ chức sản xuất của Công ty. Với hình thức này công ty chỉ có duy nhất một loại Nhật ký – Sổ cái vừa đóng vai trò sổ nhật ký, vừa là Sổ cái do vậy công việc ghi chép của kế toán được giảm bớt hơn so với các hình thức khác. Ngoài ra cách ghi sổ như vậy tạo điều kiện thuận lợi cho viêc vận dụng tin học vào làm công tác kế toán giúp cho công việc của bộ phận kế toán được giảm nhẹ, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Công việc đối chiếu, kiểm tra, lên báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành của sản phẩm của công ty nhanh chóng chính xác, thống nhất đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời.
Chứng từ kế toán của công ty được lập và luân chuyển theo quy định của Bộ Tài chính. Ngoài những chứng từ theo mẫu sẵn, công ty còn tiến hành lập các bảng khoán chi phí lương, chi phí trực tiếp (bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung)…Các chứng từ này được sử dụng để ghi sổ và được lưu trữ tại phòng tài vụ.
Hiện nay công ty đang sử dung phần mềm kế toán CIC đây là một phần mềm kế toán của kế toán xây dựng. Điều này phù hợp vì quá trình công ty thực hiện là một phần của quá trình xây dựng nên các công trình cấp thoát nước nên hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm để hạch toán. Theo đó, hằng ngày, kế toán viên chỉ phải nhập số liệu vào máy sau đó máy sẽ tự động tổng hợp số liệu và in ra các biểu mẫu sổ: sổ cái, sổ chi tiết…các báo cáo tổng hợp đã được thiết kế theo mẫu.
Tuy nhiên hiện nay tại công ty việc vận dụng phần mềm kế toán chưa hiệu quả. Phần mềm được đưa vào sử dụng từ năm 2007, còn khá mới và chưa được hoàn thiện, do đó còn gây một số sai sót trong quá trình thực hiện: kết chuyển sai chi phí, tập hợp sai nợ phải thu của các khách hàng…Bên cạnh đó là sự thích nghi với phần mềm của các kế toán cũng chưa được tốt chưa khai thác được tiện ích lớn do phần mềm mang.
Về hệ thống báo cáo kế toán:
Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Bên cạnh đó là các báo cáo công nợ, báo cáo tồn qũy tiền mặt… Tuy nhiên công ty lại không tiến hành lập các báo cáo quản trị để cung cấp thông tin sử dụng nội bộ của công ty. Trên thực tế, các báo cáo quản trị có vai trò rất quan trọng để đánh giá việc sử dụng có hiệu quả hay không các chi phí để sản xuất sản phẩm, do vậy có tác động lớn đến việc quản lý sản xuất.
Theo quy định thì báo cáo tài chính được lập vào cuối kỳ kế toán, tuy nhiên cuối mỗi kỳ kế toán công việc rất nhiều, việc lập các báo cáo lại chỉ do kế toán tổng hợp lập, vì vậy gây ra hiện tượng chậm về thời gian lập báo cáo kế toán. Vào khoảng thời gian cuối năm, các công việc cần được hoàn chỉnh để lên báo cáo nhưng không phải bộ phận nào cũng hoàn thành điều này cũng cản trở việc thực hiện lập báo cáo. Bên cạnh đó, mặc dù có sự hỗ trợ của máy tính và phần mềm kế toán nhưng vì mới sử dụng nên phần mềm chưa được hoàn thiện và các kế toán viên chưa sử dụng thành thạo .