III. hạch toán tiêu thụ thành phẩ mở Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà nội
2. Kế toán quá trình tiêu thụ
2.1. Tài khoản sử dụng
- TK 511-Doanh thu bán hàng: Phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của Công ty trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh và các khoản giảm trừ doanh thu. TK này chi tiết thành ba TK cấp hai:
+ TK 5111-Doanh thu bán hàng hoá.
+ TK 5112-Doanh thu bán thành phẩm. TK này mở 3 TK cấp 3: - TK51121-Doanh thu Xí nghiệp vải bạt.
- TK 51122-Doanh thu Xí nghiệp vải mành. - TK 51123-Doanh thu Xí nghiệp may. + TK 5113-Doanh thu cung cấp dịch vụ.
- TK 131-Phải thu của khách hàng: Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của Công ty với khách hàng về tiền bán thành phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ.
TK này mở chi tiết theo từng đối tợng cụ thể. Có hai TK cấp 2: + TK 1311-Phải thu của khách hàng
+ TK 1312-Khách hàng ứng trớc tiền hàng.
Ngoài ra Công ty còn sử dụng các tài khoản có liên quan khác nh TK 111, TK 112, TK 3331, TK 531, TK 532, TK 811.
2.2. Trình tự hạch toán
* Hạch toán doanh thu tiêu thụ:
- Khi xuất bán trực tiếp cho ngời mua (trong nuớc) căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán phản ánh:
Nợ TK 111, 112: Nếu khách hàng thanh toán ngay. Nợ TK 1311: Nếu khách hàng mua chịu.
Có TK 5112: Giá cha thuế.
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra.
- Đối với thành phẩm đem xuất khẩu, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi bút toán:
Nợ TK 111,112: Nếu thanh toán ngay bằng tiền. Nợ TK 1311: Nếu khách hàng mua chịu.
Có TK 5112: Giá bán.
Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 000837 kế toán định khoản: Nợ TK 1311: 229.239.831
Có TK 51122: 208.399.847 Có TK 3331: 20.839.985
-Đối với những khách hàng ứng trớc tiền hàng, kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK 111,112 Có TK 1312
-Khi khách hàng đến nhận hàng:
Nợ TK 111,112: Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền . Nợ TK 1312: Phần ứng trớc và số còn nợ(nếu có).
Có TK 511 Có TK 3331 Hoặc: Nợ TK 1312
Nợ TK 111,112 Có TK 511
Song song với việc theo dõi doanh thu bán hàng kế toán còn theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.
* Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
- Giảm giá hàng bán:
Việc thực hiện giảm giá hàng bán phải có công văn của bên mua gửi đến và phải đợc sự đồng ý của giám đốc công ty, sau đó phòng kế toán sẽ tính toán dựa trên công văn, hoá đơn GTGT và thực hiện cho khách hàng đó. Nếu khách hàng khi mua hàng cha thanh toán cho Công ty thì đợc trừ vào khoản phải thu của khách hàng còn trờng hợp khách hàng mua đã thanh toán rồi thì Công ty trả cho khách hàng bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.Trình tự hạch toán nh sau:
Nợ TK 532: Tính trên tổng giá thanh toán. Có TK 131: Nếu khách hàng cha thanh toán. Có TK 111,112: Nếu khách hàng đã thanh toán. - Hàng bán bị trả lại:
Tại Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội hình thức tiêu thụ rất đa dạng.Thành phẩm của Công ty khi nhập kho đợc bộ phận KCS kiểm tra chất l- ợng do đó thành phẩm của Công ty luôn đạt tiêu chuẩn về chất lợng.Tuy nhiên, do dây chuyền sản xuất quá cũ kỹ (nhiều máy móc từ những năm Pháp thuộc vẫn còn sử dụng) do đó không tránh khỏi trờng hợp khách hàng trả lại thành phẩm do hỏng hóc hoặc có lỗi. Để giữ uy tín với khách hàng công ty thờng cho khách hàng của mình nhập lại kho sản phẩm nếu xét thấy lý do khách hàng đa ra là hợp lý.
Hàng bán bị trả lại mang đến Công ty phải có hoá đơn GTGT và đợc sự đồng ý của giám đốc, phòng sản xuất kinh doanh, thủ kho cho tiến hành nhập kho. Căn cứ vào số thực nhập thủ kho lập phiếu nhập kho. Khi nhận đợc phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT của hàng bán bị trả lại, kế toán định khoản:
Nợ TK 531: Giá không thuế của hàng bán bị trả lại. Nợ TK 3331: Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại.
Có TK 111, 112, 131 : Tổng giá có thuế của hàng bán bị trả lại.
Cuối tháng kế toán kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu để xác định kết quả:
Nợ TK 511
Có TK 531, 532
Ví dụ: Trong tháng 11 năm 2000 tại Công ty không có nghiệp vụ giảm giá xảy ra mà chỉ có nghiệp vụ khách hàng trả lại thành phẩm đã tiêu thụ, kế toán định khoản:
Nợ TK 531: 57.647.691 Nợ TK 3331: 5.764.769 Có TK 1311: 63.412.460
* Hạch toán giá vốn hàng bán:
- Khi thành phẩm xuất kho đem tiêu thụ, căn cứ vào đơn giá bình quân gia quyền cuối tháng và căn cứ vào lợng xuất kế toán tính ra trị giá vốn hàng xuất và định khoản: (Bảng kê số 8-Biểu số 10)
Nợ TK 632 Có TK 155
- Khi có nghiệp vụ hàng bán bị trả lại kế toán ghi đồng thời với việc giảm trừ doanh thu:
Nợ TK 155: 47.647.691 Có TK 632: 47.647.691
* Hạch toán chiết khấu bán hàng:
- Tơng tự nh khoản giảm giá,bớt giá, việc thực hiện chiết khấu bán hàng cũng phải có công văn bên mua gửi đến và đợc sự đồng ý của giám đốc Công ty. Khi nghiệp vụ chiết khấu xảy ra kế toán ghi:
Nợ TK 811
Có TK 111, 112, 131
* Để phản ánh toàn bộ quá trình tiêu thụ Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà nội đã mở các sổ sau:
- Sổ chi tiết bán hàng.
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua. - Sổ tiêu thụ.
- Bảng kê số 8, 9,11.
- Nhật ký - Chứng từ số 8.
- Sổ cái các TK liên quan: TK 155, TK 511, TK 632, TK 911...
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ bán hàng (Hoá đơn GTGT) kế toán ghi vào "Sổ chi tiết bán hàng". Sổ chi tiết bán hàng đợc mở riêng cho từng thứ thành phẩm, từng loại thành phẩm. Chẳng hạn căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 03/11/2000 số 000837 và hoá đơn ngày 05/11/2000 số 000838 kế toán vào Sổ chi tiết bán hàng đối với thành phẩm vải mành PA (biểu số 13).
Để theo dõi công nợ và tình hình thanh toán công nợ của từng khách hàng, kế toán mở "Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua" (biểu số 14). Với mỗi khách hàng kế toán mở riêng một sổ chi tiết thanh toán với ngời mua.
Doanh thu đã thu tiền trong tháng phải đợc đối chiếu với quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và đợc theo dõi ở bảng kê số 1, bảng kê số 2. Doanh thu bán chịu trong tháng đợc theo dõi trên Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua. Cuối tháng căn cứ vào Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua để ghi vào "Bảng kê số 11". Đối với những khách hàng mua chịu đợc ghi vào bảng kê số 11-TK 1311; còn đối với
những khách hàng mua hàng ứng trớc tiền hàng đợc ghi vào bảng kê số 11-TK 1312. Nh vậy, ở Công ty có hai loại bảng kê số 11:
-Bảng kê số 11: Phải thu của khách hàng – TK 1311 (biểu số 15).
-Bảng kê số 11: Khách hàng ứng trớc tiền hàng – TK 1312 (biếu số 16). Bảng kê số 11 thực chất đợc mở để theo dõi khoản công nợ và tình hình thanh toán giữa Công ty với khách hàng. Bảng kê đợc mở hàng tháng theo dõi cho hai loại khách hàng, mỗi khách hàng đợc ghi vào một dòng của bảng kê.
* Cơ sở để lập bảng kê số 11:
- Căn cứ vào số d cuối tháng trớc trên bảng kê số 11 để ghi vào số d đầu tháng này.
- Căn cứ vào cột tổng cộng trên Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua để ghi vào cột ghi có TK 5112, TK 3331, nợ TK 131.
- Căn cứ vào phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng cùng với số tổng cộng trên sổ chi tiết bán hàng để ghi vào cột nợ TK 111, TK 112, có TK 131.
- Căn cứ vào chứng từ có liên quan đến việc bán hàng bị trả lại, giảm giá bớt giá cho khách hàng để ghi vào cột nợ TK 531,TK 532, TK 3331, có TK 131.
- Lấy số d đầu tháng cộng phát sinh nợ trong tháng đối với TK 1311 (phát sinh có trong tháng đối với TK 1312) trừ phát sinh có trong tháng đối với TK 1311 (Phát sinh nợ đối với TK 1312) để ghi vào cột số d cuối tháng.
Doanh thu bán hàng đợc phân biệt cho từng loại thành phẩm, từng thứ thành phẩm chi tiết trên Sổ chi tiết bán hàng, chỉ đến cuối tháng mới tập hợp toàn bộ doanh thu trên sổ chi tiết bán hàng để ghi vào Sổ tiêu thụ (biểu số 17) cột doanh thu. Đối với cột thuế GTGT trên Sổ tiêu thụ đợc tính trực tiếp trên hoá đơn GTGT. Cuối tháng kế toán phản ánh doanh thu tiêu thụ trên sổ cái TK 511 (biểu số 18)