Những năm qua cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế quản lý kinh tế chuyển sang nền kinh tế nhiều thành phần theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc, các doanh nghiệp đã thực sự phải vận động để tồn tại và đi lên bằng chính thực lực của mình. Cơ chế thị trờng đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động, sản xuất kinh doanh phải có lãi, tự mình tìm các nguồn vốn để sản xuất đồng thời phải tự bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh ngay cả khi hoạt động thuận lợi, phát đạt cũng nh khi có nguy cơ thua lỗ, phá sản. Muốn đạt đợc điều đó thì đỏi hỏi công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung và công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ phải ngày đợc củng cố, hoàn thiện để thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế tài chính, góp phần vào công việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Cũng nh các doanh nghiệp sản xuất khác, ở Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán bên cạnh những u
điểm còn có những hạn chế nhất định. Yêu cầu của công tác kế toán nói chung và kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng phải phản ánh chính xác, phù hợp các thông tin kinh tế tài chính, cung cấp số liệu cho lãnh đạo Công ty, Nhà nớc và các bên liên quan những thông tin hữu ích. Trớc kia trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung công ty đợc Nhà nớc giao chỉ tiêu kế hoạch, từ khâu nguyên liệu đầu vào đến khâu tiêu thụ sản phẩm đầu ra đều đợc Nhà nớc đảm nhận, Công ty chỉ lo tổ chức sản xuất để hoàn thành tốt nhất các chỉ tiêu kế hoạch Nhà nớc giao. Nhng khi chuyển sang kinh tế thị trờng, Công ty có quyền chủ động trong kinh doanh theo phơng thức thanh toán độc lập, lấy thu bù chi, chịu trách nhiệm trớc cơ quan chủ quản về mọi mặt hoạt động của mình. Công ty phải đơng đầu với sự cạnh tranh gay gắt, nhà quản lý sẽ không có đợc thông tin chính xác để giúp họ ra quyết định đúng đắn, Nhà nớc sẽ không nắm bắt đợc tình hình tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty, các doanh nghiệp khác có mối quan hệ với Công ty sẽ không biết đợc khả năng sản xuất và tiêu thụ các mặt hàng để đa ra quyết định cho vay, đầu t... nếu nh không có một hệ thống kế toán hoàn thiện phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin kinh tế của doanh nghiệp. Vì vậy, hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ là một trong những yêu cầu cần thiết, nhất là trong điều kiện kinh tế thị trờng hiện nay.
III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội.
Có thể nói, công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội đã đạt đợc những kết quả tốt. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực, công tác kế toán vẫn còn một số điểm hạn chế. Công ty cần có biện pháp hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán kế toán nói chung, kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả nói riêng.
Trên cơ sở thực trạng của công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả và trớc yêu cầu của việc hoàn thiện công tác này ở Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội em mạnh dạn xin đề xuất một số biện pháp nhằm không ngừng nâng cao chất lợng công tác kế toán tại Công ty.
1. Về cách đánh giá thành phẩm.
Tại Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội, thành phẩm nhập kho đợc đánh giá theo giá thành công xởng thực tế, thành phẩm xuất kho đợc đánh giá theo giá đơn vị bình quân song giá thành công xởng thực tế và giá đơn vị bình quân chỉ đ- ợc xác định vào cuối tháng. Để đáp ứng đợc yêu cầu theo dõi sự biến động một cách thờng xuyên của nghiệp vụ nhập - xuất - tồn thành phẩm kế toán có thể sử dụng một loại giá thống nhất ổn định để ghi chép - đó là giá hạch toán.
Công ty nên tổ chức đánh giá thành phẩm theo hai loại giá là giá hạch toán và giá thực tế trong đó chọn giá đầu kỳ làm giá hạch toán. Cuối tháng căn cứ vào bảng tính giá thực tế do bộ phận giá thành chuyển sang kế toán tính ra hệ số giá.
Hệ số giá = Trị giá thực tế TP tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế TP nhập trong kỳ Trị giá hạch toán TP tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán Tp nhập trong kỳ Từ đó tính ra:
Trị giá thực tế thành phẩm hệ số Trị giá hạch toán TP
xuất trong kỳ giá xuất trong kỳ
Nh vậy trong hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ áp dụng tại Công ty, việc ghi chép nhập - xuất - tồn thành phẩm đợc thực hiện trên bảng kê số 8 theo số lợng, giá hạch toán và giá thực tế:
Về nhập kho thành phẩm: Hàng ngày khi nhận đợc phiếu nhập kho do thủ kho gửi lên kế toán ghi vào dòng tơng ứng cột số lợng đã nhập và ghi theo giá hạch toán phần ghi nợ TK 155, có TK liên quan.
Về xuất kho thành phẩm: Căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán ghi vào cột số lợng xuất và ghi trị giá theo giá hạch toán của thành phẩm phần có TK 155, nợ TK liên quan.
Cuối tháng căn cứ vào hệ số giá để tính giá thực tế xuất kho thành phẩm cho từng hoá đơn, chứng từ.
Để có hệ số giá thành phẩm làm căn cứ tính chuyển nh trên cần phải tiến hành lập bảng tính giá thực tế thành phẩm. Tuy Công ty có mở "Bảng kê số 9" nhng đó chỉ là sổ tổng hợp cho tất cả các thành phẩm. Vì vậy theo em khi sử dụng giá hạch toán, bảng kê số 9 nên sửa lại mở cho mỗi thành phẩm một cột với 2 loại giá là giá hạch toán và giá thực tế (biểu số 24).
Biểu số 24: Bảng kê số 9 Tính giá thực tế thành phẩm Tháng...năm... TT Chỉ tiêu TK155 - thành phẩm Vải mành PA Vải bạt 3x4 ... ...
Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT I. Số d đầu tháng II. Số d phát sinh trong tháng ... III. Cộng số d đầu tháng và phát sinh trong tháng IV. Hệ số giá
V. Xuất trong tháng VI. Số d cuối tháng
2. Về việc sử dụng TK kế toán và ghi nhận doanh thu bán hàng.
Theo trình bày ở trên mọi trờng hợp xuất kho có hoá đơn GTGT đều đợc coi là tiêu thụ, khi đó kế toán ghi luôn bút toán ghi nhận doanh thu. Theo em nh vậy là cha thật phù hợp. Nếu trong trờng hợp hàng giao nhận tại kho Công ty cho ng- ời đại diện của khách hàng và Công ty thực hiện việc vận chuyển đến địa điểm mà khách hàng yêu cầu, trong trờng hợp này có thể coi nh hàng đã tiêu thụ và có thể ghi các bút toán ghi nhận doanh thu vì lúc này Công ty chỉ thực hiện vận chuyển hộ khách hàng. Còn trong trờng hợp thành phẩm không đợc giao nhận tại kho của Công ty mà đợc vận chuyển đến địa điểm giao nhận rồi mới giao cho đại diện của bên đặt hàng lúc này khi hàng xuất ra khỏi kho của Công ty nhng cha giao cho khách hàng nên cha đợc coi là tiêu thụ. Điều này hoàn toàn hợp lý vì thứ nhất hàng thực chất cha giao, thứ hai vận chuyển đến địa điểm giao nhận phải mất nhiều ngày, mức độ rủi ro cao. Theo em trong trờng hợp giao hàng tại các địa điểm xa cha nên coi nh hàng đã tiêu thụ ngay sau khi xuất kho Công ty, để đề phòng rủi ro, khi hàng xuất kho nên viết "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" đồng thời phải sử dụng TK 157 - "Hàng gửi bán" để theo dõi số hàng này. Khi đó bút toán ghi nhận hàng xuất kho:
Nợ TK 157 Có TK 155
Đối với TK 155 và TK 632 Công ty nên mở chi tiết cho 2 TK này nh sau: TK 155 - Thành phẩm
TK 1551: Vải bạt TK 1552: Vải mành TK 1553: Sản phẩm may Tk 632 - giá vốn hàng bán
TK 6321: Vải bạt TK 6322: Vải mành TK 6323: Sản phẩm may
Chỉ khi nào khách hàng nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán thì viết hoá đơn GTGT và ghi nhận doanh thu. Có nh vậy mới phản ánh chính xác doanh thu thực tế phát sinh trong kỳ, việc hạch toán hàng bán bị trả lại cũng nh giảm giá hàng bán đợc chính xác, phản ánh đúng chất lợng sản phẩm của Công ty.
3. Về việc trích lập dự phòng. * Dự phòng phải thu khó đòi.
Để đề phòng những rủi ro tổn thất có thể xảy ra Công ty nên trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Có nh vậy Công ty mới có thể chủ động khi có rủi ro xảy ra.
+ Phơng pháp xác định các chỉ tiêu ghi sổ kế toán liên quan đến dự phòng phải thu khó đòi:
Căn cứ thực tế khả năng trả nợ đợc xác định bằng một trong các cách sau để tính dự phòng nợ phải thu khó đòi lập cho niên độ sau:
C1: Có thể ớc tính một tỷ lệ phải thu khó đòi trên tổng số bán chịu: Số dự phòng phải thu cần
lập cho niên độ tới =
Doanh số bán
chịu x
Tỉ lệ phải thu khó đòi - ớc tính
C2: Dựa trên sổ chi tiết thanh toán với ngời mua của từng khách hàng phân loại theo thời hạn thu nợ, các khách hàng quá hạn đợc xếp loại khách hàng nghi ngờ, doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng trên và trên cơ sở thông tin phản hồi từ khách hàng kể cả bằng phơng pháp xác minh, xác định số dự phòng cần lập theo % số khó thu.
Số dự phòng cần lập cho niên độ tới của khách hàng
= Số nợ phải thu của khách hàng
x Tỷ lệ ớc tính không thu đợc ở khách hàng đáng
đáng ngờ đáng ngờ ngờ + TK hạch toán:
Công ty sử dụng TK 139 để theo dõi khoản dự phòng phải thu khó đòi. +Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi(Sơ đồ 28 )
Sơ đồ số 28: Hạch toán thành phẩm phải thu khó đòi
TK131 TK 139 TK 642 (6)
Số thiệt hại do nợ khó đòi Trích lập dự phòng phải thu không đòi đợc đã xử lý xoá sổ khó đòi vào cuối niên độ KT
TK 721
Hoàn nhập dự phòng phải Số nợ khó đòi đã xoá thu khó đòi (cuối niên độ) Số lớn hơn dự phòng đã lập
Theo em công ty nên lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo cách 2, nh vậy đối với khoản nợ phải thu khó đòi của công ty giầy Hiệp Hng là 139.890.202, dự đoán khả năng thanh toán là 80% kế toán sẽ tính ra số dự phòng nh sau:
Số dự phòng cần lập cho niên độ tới = 139.890.202 x 20% = 27.996.040 và định khoản:
Nợ TK 6426:27.996.040 Có TK 139: 27.996.040
4. Về công tác tăng cờng tiêu thụ sản phẩm.
Vấn đề tiêu thụ sản phẩm là vấn đề quan trọng hàng đầu của các doanh nghiệp . Muốn sản phẩm sản xuất ra tạo đợc thế cạnh tranh thì Công ty trớc hết phải phân tích, nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm do mình sản xuất, có đợc
những chiến lợc cụ thể cho từng giai đoạn, phù hợp với diễn biến của thị trờng. Bên cạnh đó Công ty phải chú ý đến việc nâng cao chất lợng sản phẩm, tiêu chuẩn hoá và kiểm tra chất lợng sản phẩm bảo đảm giữ uy tín của Công ty đối với khách hàng, tạo nên hàng rào bảo hộ mậu dịch của sản phẩm.
Hiện nay mặc dù sản phẩm của Công ty đợc tiêu thụ rộng khắp trong cả n- ớc, tuy nhiên các khách hàng thờng lấy trực tiếp từ Công ty hoặc Công ty mang đến giao trực tiếp cho khách hàng, Công ty không mở các đại lý bán hàng rộng khắp ,do vậy Công ty không chủ động đợc trong việc giao hàng kịp thời cho khách, nhất là các khách hàng ở xa. Vì vậy Công ty nên mở các đại lý và có mức hoa hồng thoả đáng để khuyến khích bán đợc nhiều sản phẩm.
Mặt khác để có thể cạnh tranh trên thị trờng, Công ty phải duy trì tốt mối quan hệ với các khách hàng thông qua các đợt tiếp xúc trực tiếp đợc tổ chức một cách thờng xuyên, có hệ thống với các khách hàng khác nhau để nâng cao uy tín và thanh thế của Công ty trên thị trờng. Ngoài ra Công ty còn phải có biện pháp khuyến khích thoả đáng nhiều hơn nữa đối với những khách hàng mua hàng của Công ty với số lợng lớn hoặc đối với những khách hàng thanh toán tiền hàng trớc thời hạn quy định. Cụ thể đối với những khách hàng mua với số lợng lớn Công ty nên giảm giá cho họ, còn với những khách hàng thanh toán tiền hàng trớc thời gian quy định cho họ hởng khoản chiết khấu.
.5. Về công tác thu hồi nợ.
Công ty có rất nhiều khách hàng, ngoài những khách hàng đến mua hàng và thanh toán ngay thì Công ty còn có hàng loạt khách hàng thờng xuyên đến nhận hàng trớc và thanh toán sau. Số khách hàng này chiếm phần lớn số lợng khách của Công ty. Vì vậy số d "nợ phải thu khách hàng" của Công ty hiện nay rất lớn, lớn hơn nguồn vốn kinh doanh của Công ty. Điều này đặt ra cho kế toán Công ty trách nhiệm nặng nề, phải thờng xuyên theo dõi kiểm tra một lợng tài sản khá lớn của Công ty đang bị chiếm dụng. Do vậy Công ty phải tăng cờng công tác
đòi nợ, tìm và hoàn thiện các biện pháp thích hợp từ mềm dẻo đến cứng rắn để thu hồi nợ với điều kiện các biện pháp đó phải bảo đảm không ảnh hởng đến lợi ích Công ty mà vẫn giữ đợc bạn hàng. Theo em một biện pháp hữu hiệu cho vấn đề này là thực hiện tính lãi nợ quá hạn thanh toán theo hợp đồng đã thoả thuận đối với những khách hàng nợ quá hạn.
6. Vể việc mở sổ chi tiết.
ở Công ty có mở sổ chi tiết tiêu thụ nhng chỉ có chỉ tiêu doanh thu, thuế GTGT, tổng cộng khối lợng mà không có chỉ tiêu giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, các khoản giảm trừ doanh thu, do đó kế toán không nắm đợc một cách chi tiết các khoản chi phí và các khoản giảm trừ phát sinh liên quan và không xác định đợc kết quả lỗ, lãi của từng loại thành phẩm, thứ thành phẩm trên sổ chi tiết tiêu thụ. Vì vậy theo em kế toán nên mở sổ chi tiết tiêu thụ theo (biểu số 25).
Biểu số 25: Sổ chi tiết tiêu thụ
Mặt hàng Số l- ợng Tổng doanh thu Các khoản giảm trừ 531 532 Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán L i gộpã CP bán hàng CPQL doanh nghiệp L iã (lỗ) - Vải các loại - Vải 718 - Vải 195 - Vải 3 x 3 …… 7. Về việc hạch toán tổng hợp thành phẩm
Theo em mọi trờng hợp xuất dùng (trừ xuất tái chế) đều phải hạch toán giá vốn hàng bán và doanh thu riêng. ở công ty khi xuất kho thành phẩm đi giới thiệu sản phẩm và xuất trực tiếp từ phân xởng sản xuất kế toán đã định khoản sai.Vì vậy hai trờng hợp trên định khoản nh sau:
- Trờng hợp xuất kho thành phẩm đi giới thiệu : BT 1: Nợ TK 632 : 6.029.309
Có TK 155: 6.029.309 BT 2: Nợ TK 641: 6.029.309
Có TK 512 : 6.029.309
- Trờng hợp xuất thành phẩm trực tiếp từ phân xởng sản xuất phục vụ cho hội nghị tiếp khách :
BT 1: Nợ TK 632 : 7.540.950 Có TK 154: 7.540.950