- Phân loại vật liệu:
6- Các chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ.
Phiếu giao việc: Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, phòng kinh tế
kế hoạch sẽ tiến hành làm phiếu giáo việc (Giao khoán) gửi đến các xí nghiệp sản xuất. Phản ánh số sản phẩm sản xuất theo hợp đồng thời gian bắt đầu thi công cho đến ngày kết thúc thi công.
Giáy đề nghị tạm ứng: Khi nhận đợc phiếu giao việc và bản vẽ thiết kế
của phòng kỹ thuật xí nghiệp đợc giao khoản trong Công ty làm thủ tục xin mua vật t. Căn cứ vào bản vẽ thiết kế gửi phòng tài chính kế toán theo giấy đề nghị tạm ứng thể hiện số tiền đề nghị Giám đốc cho ứng để tiến hành sản xuất theo ký kết hợp đồng.
Phiếu chi tạm ứng: Mẫu số 02 - TT/BB QĐ 141 -TC/QĐ/CĐKT. Khi
Giám đốc phê duyệt vào giấy đề nghị tạm ứng cảu xí nghiệp, xí nghiệp đợc giao việc ra quyết định xuống cho phòng kế toán để làm phiếu chi tạm ứng cho xí nghiệp sản xuất.
Giấy uỷ nhiệm chi: Là chứng từ phản ánh số tiền thanh toán mua vật t
bằng chuyển khảo của Công ty tại ngân hàng.
Hoá đơn GTGT của ngời bán.
Bao gồm:
+ Tên gọi của chứg từ là Hoá Đơn (GTGT) hoá đơn này chỉ dùng cho các doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
+ Ngày tháng năm lập chứng từ: là ngày mà phát sinh các nghiệp vụ tại địa điểm mua hàng.
+ Đơn vị bán hàng, địa chỉ: phải ghi đầy đủ tên gọi của Công ty, địa chỉ để kế toán vào sổ chi tiết thanh toán để dễ theo dõi từng đối tợng và khi có sự cố về chất lợng hàng hoá thì tiện cho việc trả lại hoặc giảm giá hàng mua, hàng bán .
+ Số tài khoản: tuỳ từng doanh nghiệp hoặc đơn vị cá nhân có những đơn vị cá nhân không có số tài khoản thì không phải ghi. Số tài khoản này thuận tiện cho việc thanh toán với ngời bán hoặc ngời mua bằng chuyển khoản.
+ Mã số: là các mã số thuế của doanh nghiệp khighi hoá đơn phải ghi đầy đủ thuế vào các ô.
+ Cột số thứ tự: dùng để ghi th tự các loại hàng hoá dịch vụ.
+ Cột tên hàg hoá, dịch vụ: dùng để ghi tên hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp mua bán.
+ Cột đơn vị tính: dùng để ghi đơn vị tính đặc trng của các mặt hàng mà doanh nghiệp mua vào hoặc bán ra.
+ Cột số lợng: dùng để ghi số lợng của các mặt hàng mà doanh nghiệp mua vào hoặc bán ra.
+ Cột đơn giá: cột này để ghi đơn giá của một loại hàng hoá hay nhiều loại theo đơn giá quy định của doanh nghiệp.
+ Cột thành tiền: để ghi số tièn của một loại hàng hoá, hay nhiều loại cột này là kết quả của cột đơn giá x số lợng.
+ Dòng cộng tiền hàng: dòng này là tổng cộng của cột thành tiền.
+ Dòng thuế suât, tiền thuế: dòng này để ghi thuế suất đánh vào mặt hàng là bao nhiêu phần trăm và số tiền thuế của các loại hàng hoá.
+ Dòng tổng cộng thanh toán: dòng này ghi số tiền hàg cộng cả tiền thuế GTGT.
+ Số tiền viết bằng chữ: sau khi đã tính toán ra tổng số tiền phải thanh toán thì số tiền này phải viết bằng chữ, để tránh thêm bớt các số vào dòng tổng cộng thanh toán (dòng chữ số).
Cuối cùng ngời mua, kế toán trởng, thủ trởng đơn vị phải ký tên và ghi rõ họ tên để xác nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở trên.
Phiếu nhập kho
Nội dung cơ bản của phiếu nhập kho bao gồm: - Ngày tháng nhập kho.
- Số hiệu của phiếu. - Ghi Nợ TK, Ghi có TK - Họ và tên ngời nhập hàng.
- Theo số, ngày, tháng, năm, của hoá đơn hoặc phiếu nhập kho. - Nhập tại kho.
- Các cột của phiếu:
+ Các cột A, B, C, D lần lợt ghi số thứ tự , tên nhãn hiệu. quy cách, mã số, đơn vị tính của vật t.
+ Cột số 1: Ghi số lợng theo hoá đơn hoặc lệnh nhập. + Cột số 2: Thủ kho ghi số lơng thực tế nhập.
+ Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá và tính ra thành tiền của từng loại vật t. + Dòng cộng: ghi tổng số tiền của các loại vật t thực tế xuất kho.
Phiếu nhập kho đợc coi là đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp khi có đầy đủ các chữ ký sau: - Phụ trách cung tiêu - Ngời giao hàng - Thủ kho - Kế toán trởng - Thủ trởng đơn vị
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặcbộ phận sản xuất lập lập thành 2 hoặc 3 liên đợc đặt bằng giấy than viết 1 lần in đều sang 3 liên:
- Liên 1: Lu gi tại kho.
- Liên 2: Đa về phòng kế toán cộng với Hoá đơn GTGT làm căn cứ ghi sổ.
- Liên 3: Giao cho phòng vật t để theo dõi.
Phiếu xuất kho
Nội dung của phiếu xuất kho.
+ Số: ghi số thứ tự của các lần lĩnh, xuất vật t. + Ghi Nợ TK
+ Họ và tên ngời nhận vật t: ghi rõ ngời chịu trách nhiệm vơi số vật t đã xuất kho
+ Lý do xuất vật t: ghi rõ lý do lĩnh dùng vào hoạt động gì ?
+ Các cột A, B, C, D lần lợt ghi số thứ tự , tên nhãn hiệu. quy cách, mã số, đơn vị tính của vật t.
+ Cột số 1: Ghi số lơng xuất theo yêu cầu + Cột số 2: Thủ kho ghi số lơng thực tế xuất
+ Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá và tính ra thành tiền của từng loại vật t
+ Dòng cộng: ghi tổng số tiền của các loại vật t thực tế xuất kho Phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của thủ trởng, kế toán trởng, ngời nhận, thủ kho...
Phiếu xuát kho đợc đặt bằng giấy than viết 1 lần in đều sang 3 liên: - Liên 1: Lu gi tại kho
- Liên 2: Đa về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ - Liên 3: Giao cho phòng vật t để theo dõi