II I: tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty cổ
3.4. Kế toán nhập xuất tồn kho vật t, hàng hoá
3.4.1. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
3.4.1.1. Quy trình nhập kho vật t.
Khi có nhu cầu mua của công ty hoặc có đơn đặt hàng cần mua vật t, hàng hoá của khách hàng thì giám đốc công ty viết lệnh mua vật t, sau khi đã đợc phòng kiểm tra chất lợng hàng hoá nhận là đạt yêu cầu thì sẽ đợc nhập kho.
Khi nhập kho thủ quỹ viết phiếu nhập kho, ngời nhập kho phải mang phiếu nhập kho để đối chiếu số lợng hàng trên phiếu nhập và số lợng hàng thực nhập, sau đó thủ kho và ngời nhập ký xác nhận vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập làm 3 liên.
- Liên 1: Lu tại sổ gốc
- Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho - Liên 3: Để làm chứng từ thanh toán.
VD : Ngày 9/12/2004 Công ty Nhập kho Máy in theo hoá đơn GTGT thủ kho lập viết Nhập kho nh sau:
hOá ĐƠN (gtgt)
Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 9 tháng12 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty Thông Tin
Địa Chỉ: 23 Láng Hạ Số tài khoản...
Điện thoại...MS... Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Đức Anh
Đơn vị : Công ty CPTM Quốc Tế Thành Nh
Địa chỉ 46 Chùa Láng- Hà nội Số tài khoản... Điện thoại. 04.74714757 MS: 01001085085-1
STT Tên hàng hoá,dịch vụ ĐVT Số Lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 1*2
1 KonicaMinolta1300w Chiếc 9 2.124.900 19.124.100
2 Konica Minolta 1350w Chiếc 7 2.361.000 16.527.000
Cộng Tiền hàng: 35.651.100 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.565.110 Cộng tiền thanh toán: 39.216.210 Số tiền viết bằng chữ: Ba mơi chín triệu hai trăm mời sáu nghìn hai trăm
mời nghìn đồng chẵn
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị ( Kí ,tên) (Kí tên) (Kí, Đóng dấu, tên)
Biểu số 1:
Thơng Mại Quốc Tế Thành Nh Theo QĐ:1141-TC/ĐCĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính pHIếU NHậP KHO Ngày 09 tháng 12 năm 2004 Nợ .156,1331.Số... Có.331 Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Xuân Sơn
theo...Số...Ngày...Tháng...Năm... Của...
Nhập tại kho : Anh Đỗ Ngọc Hải
S TT Tên hàng Mã Số Đơn vị Số lợng Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá Thành tiền 1
1 Konica Minolta 1300w Chiêc 9 9 2.124.900 19.124.100
2
2 KonicaMinolta1350w Chiếc 7 7 2.361.000 16.527.000
Cộng: 35.651.100
Nhập ,Ngày 9 Tháng 12 Năm 2004 Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho (Kí,họ tên) (Kí,họ tên) (Kí,họ tên) (Kí,họ tên)
3.4.1.2 Quy trình xuất kho vật t.
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hoá của công ty thì viết giấy đề nghị xuất hàng ( theo yêu cầu của khách hàng hoặc nhu cầu của công ty). Giám đốc công ty căn cứ vào yêu cầu của khách hàng ra lệnh xuất kho. Kế toán kho sẽ viết phiếu xuất kho ( hay lệnh xuất kho) có ghi số lợng và đơn giá.
Phiếu xuất kho gồm 3 liên:
- Liên 1: Lu tại phòng kế toán kho để làm căn cứ ghi thẻ kho
- Liên 2: Khách hàng mang đến phòng kế toán để làm căn cứ ghi hoá đơn giá trị tăng.
- Liên 3: Nội bộ
Nếu công ty tiêu thụ ra ngoài khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kế toán sẽ viết phiếu thu làm 3 liên nh sau:
- Khách hàng cầm 2 liên sang đa thủ quỹ 1 liên và nộp tiền còn 1 liên khách hàng giữ.
- Liên còn lại chuyển sang phòng kế toán làm căn cứ để viết hoá đơn giá trị gia tăng.
Nếu khách hàng thanh toán bằng séc, chuyển khoản, uỷ nhiệm chi thì gặp kế toán bán hàng quy chuyển sang tiền VNĐ để viết hoá đơn giá trị gia tăng.
Nếu khách hàng cha trả tiền thì kế toán tiêu thụ căn cứ vào hợp đồng mua hàng giữa khách hàng và công ty hoặc phiếu thu( nếu có) và phiếu nhập kho viết hoá đơn (GTGT) thành 3 liên, trên đó ghi rõ số lợng đơn gía, thành tiền và đủ chữ ký của thủ trởng đơn vị hoặc kế toán trởng. Khách hàng cần
hoá đơn GTGT xuống thủ kho để thủ kho xác nhận vào hoá đơn và giao hàng.
- Thủ kho nhận 1 hoá đơn GTGT để tổng hợp và phân loại, đóng thành tập, cuối tháng chuyển lên phòng kế toán để đối chiếu và ghi sổ.
- Khách hàng nhận1 hoá đơn GTGT và phiếu thu.
- Phòng kế toán giữ 1 liên của phiếu xuất kho và 1 liên của hoá đơn GTGT làm chứng từ gốc để ghi vào các bảng kê và sổ kế toán tiêu thụ.
Phiếu xuất kho gồm 3 liên
Liên 1: Lu tại phòng kế toán kho để làm căn cứ ghi thẻ kho
Liên 2: Khách hàng mang đến phòng kế toán để làm căn cứ ghi hoá đơn giá trị tăng.
- Liên 3: Nội bộ